¿Cómo tomar buenas actas de reuniones con XMind?

Tomar buenas actas de reuniones es una habilidad esencial para adquirir en el trabajo, ya que estos puntos importantes que se han anotado son un resumen de la discusión pasada de la reunión para que usted y su equipo los revisen más tarde. Además, saber cómo tomar buenas actas de reunión rápidamente durante y después de la reunión demuestra un fuerte profesionalismo y productividad.

Hoy, ¡hablemos sobre cómo tomar actas de reunión impresionantes fácilmente con XMind! También tenga en cuenta que nuestro equipo acaba de lanzar XMind.works, la edición web de XMind, lo que hace aún más fácil tomar actas de reuniones. En la página web de XMind.works, puedes conectar servicios de unidad personal (Dropbox/Google Drive/OneDrive) para que puedas crear un nuevo mapa mental o editar los existentes con XMind en cualquier lugar y momento. Todas las funciones funcionan exactamente como la versión de escritorio, ¡así que no habrá dificultades de aprendizaje!

¿Qué hace que una acta de reunión sea buena?

Las buenas actas de reuniones no necesitan solo un resumen de las reuniones pasadas, sino que también implican un flujo lógico claro a lo largo de la discusión de la reunión. El propósito de las actas de reuniones es facilitar tanto a los participantes como a los ausentes. Los participantes usan el resumen para refrescar la memoria de la discusión de la reunión y especificar algunos objetivos comerciales y acciones del siguiente paso. A los ausentes se les entregan las actas de la reunión para conocer el tema principal y la discusión de la reunión y actualizarse en la misma página que los participantes.

Por lo tanto, los siguientes puntos hacen que una acta de reunión sea buena:

• Escribir en un flujo lógico claro

Las reuniones están compuestas por interacción y discusión. Si estás registrando todo cronológicamente, las actas de reuniones probablemente se volverán muy desordenadas. Así que, lo más importante es tomar los puntos clave de cada orador y resumirlos en un mapa lógico claro, haciendo que tus actas sean más legibles.

• Notas comprehensivas con destacados

Las actas de reuniones comprensivas son más que bienvenidas, pero en la mayoría de los casos, los destacados también son importantes. Los destacados significativos captan la atención de los lectores y les ahorran tiempo de leer las notas comprensivas, y estos son especialmente útiles al presentar las actas a tu ocupado gerente. Se recomienda usar viñetas al tomar actas de reuniones.

• Tener una conclusión para guiar la próxima reunión

Si se decide un plan de negocios futuro o una acción durante la reunión, entonces una conclusión debe incluir una instrucción clara de quién está a cargo y qué hacer a continuación. Sin embargo, una conclusión no siempre necesita ser una acción definitiva porque, en muchos casos, no hay una conclusión/acción al final de la reunión. El equipo puede haber alcanzado un cierto acuerdo o no y esperará hasta la próxima reunión para retomarlo. Es crucial entonces registrar ese progreso como la conclusión final de la reunión anterior para que guíe la siguiente.

• Incluir información básica

Fechas, ubicación, participantes. La información básica puede pasarse por alto fácilmente, pero es super necesaria para mantener como registro.

¿Cómo registrar con alta eficiencia y productividad?

Haz Preparativos Antes de la Reunión

• Comprender el contexto y el propósito/tema de la reunión próxima

Una reunión eficiente (cruzada o dentro de departamentos) generalmente tiene un tema/objetivo especificado y temas de discusión. Por lo tanto, comprender el tema general y las tareas de una reunión con antelación te da más control sobre el contenido de la reunión y el proceso de toma de actas.

También es útil cuando los participantes comienzan a desviarse del tema, puedes recordar la tarea/principal a tiempo.

• Conocer bien a los participantes

Para esas reuniones de mayor escala y más importantes, es necesario estudiar la información de los participantes clave si no te son familiares, facilitando el proceso de toma de notas.

• Organizar y previsualizar materiales relacionados con la reunión antes de que comience

Si hay algún material que deba discutirse durante la reunión, es mejor que hagas una investigación de antecedentes, organices y previsualices algunas páginas o diapositivas para familiarizarte con el contenido principal que se discutirá en la reunión.

Usa XMind para tomar actas de reuniones

• Usa la estructura y enfócate en los puntos clave para construir un flujo lógico

Cuando te acostumbras a cómo funciona XMind, notarás que no hay necesidad de anotar actas palabra por palabra, sino usar la estructura (mapa mental) incorporada. La plantilla de estructura lógica existente te permite tener más tiempo para pensar, organizar y captar las ideas centrales y la estructura lógica de los oradores para componer un resumen de reunión cohesivo y estructurado.

• Usa la función de Audio para anotar aparte y como respaldo de discusión

La función de Audio en XMind resulta especialmente conveniente al intentar capturar información verbal durante reuniones u otras actividades. Al insertar una nota de audio en cualquier caja temática, el tomador de actas no tiene que preocuparse si se pierde un punto durante la discusión a ritmo rápido, pero puede tomarse su tiempo para revisar la pieza de audio y trasladarla a texto después de la reunión.

¿Cómo reorganizar las actas de la reunión?

• Agrupadas por Tareas

• Agrupadas por Oradores

Como mencionamos al principio, ¡XMind lanzó su edición web – XMind.works! Se puede usar en cualquier momento y lugar con un navegador, haciéndolo mucho más fácil para tomar y compartir tus actas de reuniones. Vea un ejemplo a continuación: esta edición web funciona exactamente como la de escritorio, ¡pruébala ahora!