Como Gerir uma Equipa Remota

Nos últimos anos, o trabalho remoto tem se tornado uma escolha popular para muitas pessoas. Mas surge uma questão: como, como empregador, gerenciar uma equipe remota?

Já na década de 1990, coincidiendo com a primeira onda de computadores pessoais, as pessoas começaram a perceber a possibilidade de trabalhar em casa. Atualmente, há muitas pessoas em diversos setores que podem trabalhar remotamente. O surgimento de empregos altamente qualificados e a implementação de tecnologias fizeram com que o trabalho remoto fosse amplamente reconhecido não apenas por grandes corporações, mas também por pequenas empresas.

E para muitas pessoas, o trabalho remoto economiza mais do que apenas tempo de deslocamento - poder trabalhar tranquilamente em um ambiente familiar e acolhedor ajuda na eficiência e evita o contato social no local de trabalho. Para as empresas, é um mundo completamente digital. O que vem junto é que a necessidade de se reunir no escritório está gradualmente diminuindo. Antes era impossível realizar reuniões sem pessoas sentadas juntas, e agora tudo é feito online.

Dificuldades na Gestão de Equipes Remotas

Supervisão

Para empresas, a supervisão pode ser outro obstáculo ao trabalhar remotamente. Não parece ser possível monitorar se seus funcionários estão trabalhando e quando começam a trabalhar. A falta de supervisão pode causar baixa produtividade, e desconexão na comunicação e entrega de trabalho.

Barreira de Comunicação

Mesmo que tenhamos todos os tipos de aplicativos que permitem a troca de mensagens instantâneas e reuniões online, informações ou detalhes importantes podem ser omitidos ou mal interpretados. Em muitos casos, falar pessoalmente reduz a dificuldade de filtragem de palavras e a possibilidade de mal-entendidos. Às vezes é necessário revisar detalhes cara a cara sem digitar blocos de palavras, digamos, no WhatsApp ou no Facebook Messenger.

Conhecimento

Para os funcionários, trabalhar remotamente cria uma barreira que os bloqueia de outros colegas. A discussão também é uma parte essencial do trabalho em grupo. Ao trabalhar em um ambiente de escritório, os funcionários têm fácil acesso a uma ampla variedade de recursos e insights de outros. Em comparação, pode ser difícil entrar em contato com outras pessoas ou adquirir conhecimento trabalhando remotamente. Isso poderia levar a erros no trabalho ou a um estresse adicional para os funcionários.

O que você pode fazer para otimizar a gestão de uma equipe remota?

Definir Metas

Estabelecer expectativas compartilhadas com todos envolvidos é muito importante, especialmente quando você está gerenciando uma equipe multifuncional.

Uma das chaves é definir expectativas desde o início e acompanhá-las. Enquanto isso, certifique-se de que essas expectativas sejam alcançáveis e realistas.

Por exemplo, criar métricas claras em torno de e revisar regularmente o desempenho dos funcionários. Deixe seus funcionários saberem como você planeja gerenciar a equipe.

Incentive os membros da equipe a registrar seus marcos de trabalho. O que eles realizaram nas últimas semanas e quais são os problemas em andamento? Simplesmente acompanhe o trabalho concluído. Isso ajuda a revisar e corrigir erros e obstáculos.

Crie um registrador de marco na estrutura de cronograma/espinha de peixe do Xmind assim.

Realizar Reuniões Regulares de Equipe

As pessoas estão espalhadas por toda parte quando trabalham remotamente, então a comunicação oportuna é essencial. É muito fácil se perder no caos e realizar trabalhos duplicados ou omissões se não souberem no que os outros estão trabalhando no momento.

Além das mensagens instantâneas, também é necessário acompanhar o progresso do trabalho uns dos outros através de reuniões regulares. Isso pode ser feito uma vez por semana para discutir os pontos chave nos projetos atuais, fazer brainstorm de ideias e apresentar questões e obstáculos. Você poderia designar uma pessoa para registrar as notas e compartilhar as atas das reuniões com os membros da equipe para fácil acompanhamento.

O que você poderia fazer com o Xmind é estabelecer uma árvore de tabela: um excelente modelo de notas/resumo. Registre participantes, horários e temas, discussões e tarefas a fazer, e revisões em um único modelo e compartilhe com outros membros.

Você também pode considerar usar Slack ou Microsoft Teams como uma comunidade de trabalho. Por exemplo, configure um canal no Slack para projetos e incentive os membros da equipe a interagir a qualquer hora do dia. Qualquer pessoa pode compartilhar ideias no canal e discutir o que está confuso e o que precisa ser melhorado. Isso não só estimula a sincronia apertada da informação, mas também incentiva a interação ativa dentro dos grupos.

Tempo Individual

Em vez de entrar em contato aleatoriamente ou fazer chamadas telefônicas, você pode realizar reuniões individuais regulares com seus membros da equipe e tentar evitar conteúdos rígidos de conferência durante a chamada.

Também é importante para você, como gerente, proporcionar uma maneira para que os membros da equipe discutam quaisquer questões que não se sintam à vontade para discutir em ambiente de grupo.

E não se esqueça de pensar inclusivamente para seus membros da equipe ao definir metas. Você também deve considerar os obstáculos atuais nas situações remotas dos outros, e demonstrar cuidado. Mostre à sua equipe que você está tranquilo com a ocasional viagem no TikTok ou algum tempo de lazer com gatos e cães. É compreensível que essas distrações sejam inevitáveis. E é saudável fazer pausas. Então, lutar contra elas é um esforço fútil.

Ou, por exemplo, encorajar uma maneira criativa de coletar sentimentos e feedback dos membros sobre a vida ou o trabalho recentes. Crie um rastreador de humor ou painel de persona onde os membros da equipe possam escrever o que aconteceu recentemente no trabalho, como estão se sentindo ou apenas uma lista de hobbies com as coisas que amam fazer. O único propósito disso é se aproximar de sua equipe e aumentar a proximidade entre os membros quando a interação presencial não é uma opção disponível.

Assim como estes dois Organogramas abaixo. Deixe as pessoas escolherem as fotos de perfil dos seus avatares e anotarem suas informações básicas e seu cargo - como um quadro de informações. Mas também adicione seus MBTIs, signos, e talvez uma frase engraçada que eles adoram.

Incentivar a Socialização da Equipe

Os membros da equipe muitas vezes não conseguem interagir informalmente e socialmente durante o dia de trabalho quando trabalham remotamente. E esses momentos de interação são importantes para criar uma cultura de equipe positiva.

Encoraje os funcionários a postar suas rotinas diárias apenas para compartilhar ou discutir maratonas de programas de TV recentes e as corridas de sábado. Além disso, considere agendar uma série de eventos sociais, como jogos virtuais ou celebrar aniversários dos membros da equipe ou outros aniversários.

Aqui estão alguns jogos de construção de equipe online para considerar:

1. Quebra-Gelo: para iniciar seus jogos de construção de equipe online

2. Duas Verdades e uma Mentira: contar em rodada três fatos intrigantes sobre si mesmo, um dos quais é falso

3. Charadas em Vídeo: cada membro imitando um objeto para que o restante da equipe adivinhe

4. Desafio Foto de Sua Vida: incumbidos de resumir sua vida em uma imagem tirada em seus telefones

5. Viajante do Tempo: Membros da equipe usam vídeo chat e se revezam descrevendo uma era

6. Jogo de Lobisomem: mínimo de 7 participantes e divididos em dois grupos para ‘caçar’ e ‘matar’

Tomando o jogo de lobisomem como exemplo. Construa a regra do jogo no modelo de Matriz e compartilhe com os membros da equipe como tutorial.

Outras Ferramentas que Podem Ser Úteis

Gerenciar uma equipe remota não é tão difícil quanto parece, embora muitos desafios possam surgir devido ao fato de que os membros da equipe possam estar em diferentes cidades ou até mesmo países.

Ferramentas de eficiência e aplicativos de produtividade podem ser úteis como assistência para sua gestão. Aqui estão algumas outras ferramentas que você pode conferir.

1. Trello: Colaboração & comunicação combinadas

2. Basecamp: Maneira organizada de gerenciar projetos e trabalhar com membros da equipe e clientes

3. HubSpot: CRM Gratuito para seu suporte ao cliente, vendas e marketing

4. Notion: Espaço de trabalho combinado para as necessidades diárias de trabalho e vida

5. Slack: Produto e comunidade de negócios

6. Discord: Falar, conversar, se reunir e permanecer próximo de amigos e comunidades

7. Microsoft Teams: Mantenha-se conectado e acesse conteúdo compartilhado a qualquer momento com equipes

Referências

https://www.chanty.com/blog/how-to-manage-a-remote-team/

https://www.hermanmiller.com/zh_cn/research/categories/white-papers/five-important-tips-for-managing-remote-teams/

https://www.callbridge.com/blog/tips-for-managing-remote-teams-successfully/

https://www.crossover.com/perspective/the-history-of-remote-work