Prepare-se para o Futuro de Eventos Híbridos com Mind Map

Os eventos híbridos que atendem tanto ao público presencial quanto ao online explodiram em popularidade nos últimos anos, e essa tendência deve continuar. 62% dos organizadores de eventos dizem que planejam continuar com eventos virtuais além de retornar aos eventos presenciais no futuro.

Se uma abordagem híbrida para eventos veio para ficar, como os organizadores de eventos podem se preparar para esse futuro?

O Que É um Evento Híbrido?

Eventos híbridos são eventos que possuem tanto um público ao vivo quanto um público virtual. No momento, o público ao vivo geralmente é muito menor que o público online, devido a restrições de viagem e outras, levando a um maior foco no componente de streaming do evento. Isso exige algumas mudanças importantes na condução dos eventos para oferecer a melhor experiência no novo formato.

Por Que os Eventos Híbridos São o Futuro?

A adoção rápida de formatos de eventos virtuais ocorreu por necessidade, mas os eventos híbridos permanecerão mesmo quando as coisas voltarem ao normal. As tecnologias usadas para coisas como eventos virtuais e trabalho remoto se tornaram ferramentas cotidianas que todos sabem usar como resultado. Isso remove uma barreira de entrada e tornou muitas pessoas mais abertas a participar de eventos virtualmente.

Agora que os públicos estão acostumados a eventos virtuais, o tempo e as despesas de viagem e acomodação para encontrar ao vivo são inconveniências opcionais. Para qualquer pessoa que assistir a eventos nacionais ou internacionais, este é um grande benefício dos eventos híbridos.

Seguir estas cinco dicas ajudará a oferecer a melhor experiência em eventos híbridos:

1. Mudando Sua Abordagem à Interação com o Público

Embora o público virtual muitas vezes supere o público ao vivo, eles não têm uma presença física na sala. Como resultado, eles não conseguem chamar a atenção do orador ou interagir com a mesma facilidade que o público ao vivo. Os eventos precisam levar isso em consideração para garantir que todos os membros do público se sintam envolvidos, o que pode exigir algumas mudanças.

Por exemplo, técnicas comuns de interação com o público, como pedir sugestões, votação ou responder a perguntas improvisadas ainda são possíveis, com algumas alterações. Em vez de votar com levantando as mãos ou pedir ao público para se manifestar com sugestões, use ferramentas digitais como pesquisas por SMS para obter suas respostas. Isso dá aos participantes virtuais a mesma prioridade que o público ao vivo e tem o benefício adicional de permitir que você exiba e visualize respostas e resultados durante as apresentações.

As empresas têm muito a aprender com o mundo dos e-sports aqui, onde eventos híbridos são frequentemente as datas mais importantes e lucrativas do ano. Por exemplo, competições como The International fornecem aos apresentadores um feed moderado da discussão online para comentar e responder em tempo real, além de votações, enquetes e sistemas de apostas simuladas, para estimular debates sobre o resultado das próximas partidas. Embora nem todas essas técnicas sejam úteis em um contexto de evento de negócios, é uma ótima demonstração do uso de ferramentas de streaming para envolver ambos os públicos.

2. Introdução de Perguntas e Respostas Digitais

A mudança na abordagem da interação é mais necessária durante as sessões de perguntas e respostas. Além da questão de os participantes presenciais dominarem potencialmente a conversa, o público ao vivo pode não ser facilmente audível para o público virtual. Isso pode criar uma má experiência em que o público virtual pode não ouvir a pergunta que está sendo respondida.

Ao fazer os participantes enviarem suas perguntas por meio do serviço de streaming durante as apresentações, em vez de abrir o espaço ao final, os moderadores podem apresentar aos oradores uma lista de perguntas para serem respondidas, tiradas igualmente de participantes ao vivo e virtuais. Todas as perguntas podem ser exibidas na tela, para que você não precise se preocupar em obter áudio claro do público.

Use mapas mentais para categorizar as perguntas, garantindo que, ao exibi-las ou respondê-las, cada categoria e público sejam bem abordados.

O próximo evento Agents of Hybrid combina o melhor dos dois mundos. Todos os participantes podem enviar suas perguntas de perguntas e respostas pelo serviço de streaming, e os participantes virtuais podem optar por participar de videochamadas de capacidade limitada para interação direta.

3. Considere Fusos Horários

Abrir seus eventos para participantes virtuais significa que seu público pode estar espalhado por várias localizações e fusos horários.

Se você espera ter uma audiência amplamente distribuída ou internacional em seu evento, realizar a mesma sessão em vários horários diferentes ao longo do evento pode ajudar a garantir que todos que desejam assistir a uma apresentação ao vivo possam fazê-lo, independentemente de sua localização. A possibilidade de comparecer a eventos distantes com o mínimo de complicações é uma vantagem chave dos eventos virtuais, e acomodar diferentes fusos horários aproveita ao máximo esse benefício.

Use mapas mentais para marcar a localização do orador e listar o horário, para que você possa encontrar o momento certo para o orador e o público.

Por exemplo, o evento híbrido de longa data MozCon agenda grupos de discussão informais regulares e oportunidades de networking ao longo do dia para que os participantes se envolvam em debates por meio de chat de texto e voz. Agendar sessões curtas ao longo do dia garante que os participantes não percam nada, independentemente de onde estejam se conectando. Além disso, fornecer as ferramentas e o tempo para fazê-lo garante que a interação e o networking não sejam benefícios exclusivos para o público presencial.

4. Visualizar Discussões

Quando os oradores não conseguem discutir ideias de forma recíproca com o público da mesma forma que em um evento exclusivamente ao vivo, visualizá-las pode ajudar os participantes a seguir as ideias. Por exemplo, os oradores e moderadores podem usar um aplicativo de mapeamento mental como auxílio didático para mostrar ideias e sugestões, e seus relacionamentos, adicionando e desenvolvendo o mapa mental ao longo da sessão.

XMind Pitch Mode permite que os oradores transformem esses mapas em slides de apresentação interativos com o pressionar de um único botão, permitindo que os oradores naveguem facilmente tanto em slides quanto em mapas mentais para dar ajudas visuais às suas respostas nas discussões. Isso também pode ser usado para desenvolver ideias ao longo de uma sessão e resumi-las com uma apresentação final.

5. Espere Problemas Técnicos

Organizar um evento híbrido significa que você precisa gerenciar o lado técnico do streaming, além de todos os problemas técnicos habituais, problemas de PA e programação tardia que podem surgir em um evento ao vivo. Mesmo os maiores e mais antigos eventos de streaming enfrentam problemas como perda de qualidade de áudio ou vídeo, problemas de rede e mais.

Quase 40% dos eventos virtuais e híbridos enfrentam pelo menos uma falha técnica. Como resultado, uma equipe técnica com experiência em conduzir eventos de streaming é vital para garantir que, quando ocorrer um problema, ele possa ser resolvido com o mínimo de interrupção para o evento. Agendar tempo suficiente para testar completamente a configuração de streaming antes de o evento entrar no ar pode evitar um início conturbado enquanto você tenta solucionar os problemas.

Eventos Híbridos Vieram para Ficar

Agora é o momento perfeito para as empresas se aperfeiçoarem na realização de eventos híbridos. Adquirir as ferramentas e o conhecimento necessários para conduzir um evento híbrido de sucesso agora trará benefícios nos próximos anos, à medida que eles continuem a crescer em popularidade. Não tenha medo de experimentar formatos e tentar novas ferramentas e métodos, já que os eventos híbridos são um território novo para todos.