5 Pasos para una Gestión de Proyectos Exitosa con Mapas Mentales

En cuanto al origen de la gestión de proyectos, se cree ampliamente que nació durante la Segunda Guerra Mundial. Algunos dicen que 'En medio del desorden de la guerra, nació el orden de la gestión de proyectos'. Durante los años 40, el Ejército de EE. UU. comenzó a aplicar métodos de gestión de proyectos para planificar y coordinar el trabajo en el Proyecto Manhattan. Con el tiempo, la gestión de proyectos comenzó a aplicarse a la fabricación industrial, la tecnología, las finanzas, y muchos otros campos.

5 Pasos Principales

La gestión de proyectos es una serie de actividades realizadas en el proceso de lograr una tarea. En general, hay 5 pasos principales en un proceso de gestión de proyectos: iniciación del proyecto, planificación del proyecto, ejecución de tareas, monitoreo y cierre del proyecto. Podemos usar mapas mentales para desglosar cada paso y ver qué podemos hacer.

1º: Iniciación del Proyecto

2º: Planificación

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Se debe desarrollar un plan de acción completo y detallado para todas las fases del proyecto.

Tu planificación debe incluir descomposición de tareas, programación, plan de comunicación, presupuestación, plan de adquisiciones y gestión de riesgos.

1. Desglosa tu tarea con el marco MECE para asegurarte de que cada escenario esté cubierto;

2. Programa tus tareas con la estructura WBS para identificar recursos para cada elemento que facilite órdenes de tareas, control de crisis, restricción de tiempo y verificación de procedimientos;

3. Asegura comunicaciones regulares entre equipos y departamentos;

4. Planifica tu presupuesto con un conocimiento comprensivo de los recursos utilizados y la cantidad. Esto incluye recursos de software, hardware, mano de obra, etc.;

5. Planifica tus compras, siempre haz una lista.

3º: Ejecución

Durante el proceso de ejecución de tu proyecto. Presta atención a la asignación de recursos, la gestión de equipos y la gestión de la comunicación.

1. Asegúrate de que tus recursos estén asignados respecto al uso de materiales y la capacidad del personal y basado en tu plan de presupuesto; también, asegúrate de que tus recursos estén en su lugar, bien distribuidos y utilizados como deben;

2. Coordina tus equipos y gestiona las emociones de tus miembros para evitar energía negativa;

3. Gestión entre departamentos: asegúrate de que los requisitos llevados a cabo entre cada departamento se entiendan y comuniquen bien;

4. Haz un plan de lista de verificación para cada fase de tus tareas. Usa Tree Table para verificar tu cronograma de entrega.

4º: Monitoreo

Monitorea tu plan para identificar si el progreso se está desviando del plan y, de ser así, identifica cambios y contrólalos a tiempo.

1. Establece un sistema de informes para ajustes de emergencia para monitorear el alcance de la ejecución y el consumo del presupuesto;

2. Los objetivos de cada fase se cumplen y se verifica la calidad entregada;

3. Para cualquier alteración, infórmalo de manera correspondiente y registra la evaluación.

5º: Cierre del Proyecto

Asegúrate de que el proyecto tenga su verificación de aceptación de cada persona a cargo respectivamente; archiva tus archivos para propósitos de datos; y finalmente, revisa y resume lo que ocurrió en el progreso.

Referencia

https://corporatefinanceinstitute.com/resources/knowledge/other/smart-goal/

https://en.wikipedia.org/wiki/MECE_principle

https://people.ucalgary.ca/~design/engg251/First%20Year%20Files/wbss.pdf

Dependiendo de los requisitos de tu proyecto:

1. Comprende y confirma qué vas a hacer: contexto del proyecto y objetivos finales;

2. Usa los principios SMART para desglosar objetivos para que sean S (específicos), M (medibles), A (alcanzables), R (relevantes) y T (limitados en el tiempo).

3. Comprende el alcance de tu proyecto: qué es necesario y debe hacerse y haz una lista de ello.