5 Pasos para una Gestión de Proyectos Exitosa con Mapas Mentales

Respecto al origen de la gestión de proyectos, se cree ampliamente que nació durante la Segunda Guerra Mundial. Algunos dicen que «En medio del desorden de la guerra, nació el orden de la gestión de proyectos». Durante la década de 1940, el Ejército de EE. UU. comenzó a aplicar métodos de gestión de proyectos para planificar y coordinar el trabajo en el Proyecto Manhattan. Con el tiempo, la gestión de proyectos empezó a aplicarse a la fabricación industrial, la tecnología, las finanzas y muchos otros campos.

5 pasos principales

La gestión de proyectos es una serie de actividades realizadas en el proceso de alcanzar una tarea. En general, hay 5 pasos principales en un proceso de gestión de proyectos: inicio del proyecto, planificación del proyecto, ejecución de tareas, proceso de monitoreo y cierre del proyecto. Podemos usar mapas mentales para desglosar cada paso y ver qué podemos hacer.

1.º: Inicio del proyecto

2.º: Planificación

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Se debe desarrollar un plan de acción general integral y detallado para todas las fases del proyecto.

Tu planificación debe incluir descomposición de tareas, programación, plan de comunicación, presupuesto, plan de adquisiciones y gestión de riesgos.

1. Desglosa tu tarea con el marco MECE para garantizar que se cubra cada escenario;

2. Programa tus tareas con la estructura WBS para identificar recursos para cada elemento y facilitar el orden de tareas, el control de crisis, la restricción de tiempo y la verificación de procedimientos;

3. Asegura comunicaciones regulares entre equipos y departamentos;

4. Planifica tu presupuesto con una comprensión integral de los recursos usados y su cantidad. Esto incluye software, hardware, mano de obra, etc.;

5. Planifica tus compras; haz siempre una lista.

3.º: Ejecución

Durante el proceso de ejecución de tu proyecto, presta atención a la asignación de recursos, la gestión de equipos y la gestión de la comunicación.

1. Asegúrate de que tus recursos se asignen considerando el uso de materiales y la capacidad del personal, y con base en tu plan de presupuesto; también asegúrate de que tus recursos estén disponibles, bien distribuidos y utilizados como corresponde;

2. Coordina tus equipos y gestiona las emociones de los miembros para evitar energía negativa;

3. Gestión interdepartamental: asegúrate de que los requisitos ejecutados entre cada departamento se comprendan y comuniquen bien;

4. Haz un plan de lista de verificación para cada fase de tus tareas. Usa Tree Table para revisar tu cronograma de entregas.

4.º: Monitoreo

Monitorea tu plan para identificar si el progreso se desvía del plan y, de ser así, identificar cambios y controlarlos a tiempo.

1. Establece un sistema de reportes para ajustes de emergencia con el fin de monitorear el alcance de la ejecución y el consumo del presupuesto;

2. Se cumplen los objetivos en cada fase y se verifica la calidad entregada;

3. Para cualquier modificación, informa en consecuencia y registra la evaluación.

5.º: Cierre del proyecto

Asegúrate de que el proyecto tenga su verificación de aceptación por parte de cada responsable; archiva tus archivos para fines de datos; y, por último, revisa y resume lo ocurrido durante el progreso.

Referencia

https://corporatefinanceinstitute.com/resources/knowledge/other/smart-goal/

https://en.wikipedia.org/wiki/MECE_principle

https://people.ucalgary.ca/~design/engg251/First%20Year%20Files/wbss.pdf

Según los requisitos de tu proyecto:

1. Comprende y confirma qué vas a hacer: contexto del proyecto y objetivos finales;

2. Usa los principios SMART para desglosar objetivos que sean S (específicos), M (medibles), A (alcanzables), R (relevantes) y T (con límite de tiempo).

3. Comprende el alcance de tu proyecto: qué es necesario y obligatorio hacer, y haz una lista de ello.