9 dic 2024
Una guía detallada para crear una estructura de desglose de recursos
Anna
Ya sea planificando un evento, gestionando un proyecto de construcción o lanzando un producto, organizar eficazmente los recursos es vital para lograr los mejores resultados. De lo contrario, los cronogramas del proyecto pueden retrasarse, los miembros del equipo pueden estar sobrecargados o el presupuesto puede excederse sin una visibilidad clara de quién está haciendo qué.
Dado que la gestión de recursos puede determinar el éxito o el fracaso de un proyecto, las estructuras de desglose de recursos (EDR) entran en juego para evitar malentendidos y planificar todo lo que se tiene en mano. Si eres un recién nombrado como gerente de proyecto, debes revisar esta guía, reflexionando sobre qué significa EDR y cómo asignar los recursos del proyecto sin problemas.
Entendiendo la Estructura de Desglose de Recursos (EDR)
Principalmente, la estructura de desglose de recursos (EDR) se refiere a una lista sistemática de recursos necesarios para manejar y ejecutar el ciclo completo de un proyecto. Proporciona una visión completa de los recursos humanos o no humanos necesarios para completar un proyecto.
Además, EDR ofrece un marco estratégico para maximizar la utilización de los recursos y minimizar los desperdicios para mejorar la eficiencia general del proyecto. En resumen, es como un diagrama jerárquico que divide las necesidades de recursos de un proyecto en componentes manejables, como se discute a continuación:
Recursos Financieros: Es la parte más crucial de un proyecto, y debe ser monitoreada y rastreada para garantizar su salud financiera, evitando exceder el presupuesto.
Recursos de Tiempo: La gestión del tiempo es otro aspecto vital de la asignación de recursos, que involucra establecer plazos y crear un cronograma para cada fase del proyecto. Además, incluye desarrollar cronogramas detallados y rastrear hitos para garantizar que el proyecto se mantenga dentro del marco de tiempo planeado.
Recursos Humanos: Esta categoría de recursos se asigna en función de la experiencia y las competencias de los trabajadores para confirmar que las habilidades adecuadas se asignen a las tareas correctas.
Recursos Informacionales: Después de ejecutar la asignación de recursos humanos, se dividen las bases de datos y los sistemas de información, que pueden usarse en la toma de decisiones, planificación y ejecución. Incluye informes de la industria y acceso a software especializado, evitando el riesgo de malentendidos entre las partes interesadas y los trabajadores diarios.
Recursos Materiales: Estos son los ítems tangibles necesarios para la ejecución del proyecto, como herramientas, suministros y materiales de construcción. Además de estos ítems físicos, los recursos materiales incluyen la asignación de espacios físicos para el movimiento y almacenamiento de esos materiales, garantizando su disponibilidad oportuna.
Aplicaciones Reales de EDG
La plantilla de estructura de desglose de recursos ha sido crucial en el éxito de muchos proyectos a gran escala, y hemos decidido mencionar algunos de ellos en detalle. Al leer sobre estos casos en tiempo real y sus descripciones, obtendrás una visión clara de la EDR y su incuestionable importancia:
1. Proyecto Crossrail (Reino Unido)
Crossrail es una línea de ferrocarril a través de Londres, que fue el proyecto más complicado ya que fue uno de los mayores proyectos de infraestructura en Europa. Inicialmente, esta línea enfrentó numerosos desafíos, incluyendo múltiples partes interesadas, túneles complejos y excedentes presupuestarios.
Sin embargo, con la ayuda de EDR, se estableció una gestión precisa de recursos para coordinar con las partes interesadas y controlar los costos. También se informa que este proyecto enfrentó un aumento significativo de presupuesto, pero EDR ayudó a mitigar riesgos, rastrear dependencias de recursos y gestionar retrasos inesperados.
2. Renovación de la Ópera de Sídney
Como sitio de patrimonio cultural, la Ópera de Sídney se sometió a una renovación a gran escala para modernizar instalaciones, como mejorar espacios de actuación. Allí, los gerentes de proyecto utilizaron una estructura de desglose de recursos para asignar consultores de patrimonio, materiales de construcción y materiales de ingeniería modernos, como iluminación y acústica.
Los informes indicaron que este proyecto se completó sin comprometer la icónica estatua del edificio, ya que EDR ayudó significativamente a fusionar elementos antiguos y nuevos. Aunque enfrentó muchas dificultades, como condiciones climáticas extremas y cambios de diseño por parte de líderes políticos, tardó 14 años en completarse sin limitaciones presupuestarias, todo gracias a EDR.
3. Proyecto de Expansión del Canal de Panamá
Este proyecto, conocido como el Proyecto del Tercer Juego de Esclusas, fue una tarea monumental que tenía como objetivo aumentar la capacidad del canal y permitir el paso de barcos más grandes. Fue el proyecto más desafiante, ya que implicó la construcción de complejos de esclusas masivas y una extensa excavación con cuencas de ahorro de agua.
Sin embargo, EDR ayuda dividiendo la mano de obra, el equipo y los materiales en categorías basadas en la ubicación geográfica, asegurando que cada fase tenga los recursos necesarios en el sitio. De esta manera, la expansión del Canal de Panamá se completó en 2016 y aumentó la capacidad de transporte marítimo global.
Guía Paso a Paso para Crear Tu EDR
Para crear tu propia estructura de desglose de recursos, debes probar Xmind AI para acelerar el proceso mientras te enfocas en cada detalle. A través de él, puedes utilizar una plantilla de estructura de desglose de recursos pre-diseñada en lugar de crear una desde cero. Notablemente, está equipada con una función de Copiloto AI, que te ayuda a generar ideas y definir claramente los objetivos del proyecto, asegurando que nada se pase por alto.
Esta herramienta de mapeo mental en la nube puede ayudarte a coordinar tareas, rastrear el progreso y actualizar a las partes interesadas con el progreso en tiempo real. Para hacerlo, facilita el compartir proyectos EDG, ya sea enviando invitaciones por correo electrónico, insertando enlaces, publicando en la web o estableciendo permisos de acceso.
Además, los usuarios pueden personalizar la apariencia de la EDR desde todos los aspectos para que aparezca visualmente coherente y presentable a las autoridades a través del modo presentación. Para elaborar una EDR a través de una plantilla bien diseñada, debes navegar a las siguientes instrucciones y optimizar tu flujo de trabajo:
Paso 1. Crear un Mapa Nuevo Usando Plantillas de Xmind
Accede a Xmind AI en línea usando tu navegador preferido y crea una cuenta para continuar. A través del panel, haz clic en el botón “Nuevo Mapa” en la parte superior derecha y elige tu plantilla favorita de la sección “Proyecto y Gestión”. Una vez que elijas una plantilla del panel “Nuevo Mapa”, serás dirigido a otra pantalla para el proceso de edición.
Paso 2. Incluir Información Textual en los Cajas de Texto Existentes
En la plantilla previsualizada, toca dos veces la casilla de texto e ingresa los detalles de tu proyecto usando tu teclado. A continuación, toca el icono “Notas” en la barra de herramientas flotante y agrega detalles sobre tu proyecto como notas al pie personales.
Paso 3. Insertar Enlaces Externos en los Datos
Además de agregar notas, usa la barra de herramientas flotante inferior para presionar el icono “Enlace” o usa la tecla de acceso rápido “CTRL + K” para insertar un enlace URL de fuentes de información externas.
Paso 4. Introducir Datos Numéricos con Ecuaciones
Para agregar datos numéricos a la sección de presupuesto de tu proyecto, haz clic en el icono “Ecuación” en la barra inferior. Presiona la tecla “Enter” para agregar otro subtema y hacer el mapa mental de EDR más completo.
Paso 5. Tormenta de Ideas con el Copiloto AI de Xmind
Si te falta inspiración, selecciona una caja que necesite atención y presiona el icono “AI Copilot” a la derecha de la barra de herramientas flotante. Generará nuevas ideas de contenido para dejar que te inspires y agregues detalles en las categorías correspondientes.
Paso 6. Crear Nuevas Relaciones, Temas y Subtemas
Luego, toca el icono “Relación” para dibujar una flecha conectadora entre temas o subtemas. Uno puede ajustar la curva de la flecha arrastrando los puntos en diferentes direcciones. Además, utiliza los iconos “Tema” y “Subtema” en la barra de herramientas inferior para expandir la EDR según se desee. También puedes usar las teclas de acceso rápido “Tab” y “Enter” para agregar elementos de subtema y tema, respectivamente.
Paso 7. Dale Estilo a Tu EDR y Personaliza Su Apariencia
Después de agregar todo el contenido, dirígete a la barra de herramientas superior derecha y selecciona la opción más a la derecha. Desde el menú extendido, elige el icono “Pincel (Estilo)” para hacer ajustes relacionados con texto, forma y bordes. Puedes elegir el icono “Esqueleto” para cambiar la estructura del mapa y el icono “Temática” para alterar la apariencia del mapa.
Paso 8. Compartir o Exportar el EDR en el Formato Preferido
Una vez que termines de personalizar la apariencia y el contenido en EDR, localiza el icono “Hamburguesa” y logra un menú extendido. A través de él, pasa el cursor sobre la opción “Exportar Como” para descargar la EDR en tu formato preferido, como “PowerPoint”. Alternativamente, dirígete a la parte superior derecha y haz clic en el botón “Compartir” para iniciar la colaboración con compañeros de equipo o subordinados.
Problemas Comunes en la Creación de EDR y Soluciones Prácticas
Debido a la complejidad de la estructura de desglose de recursos, muchas personas enfrentan desafíos en el proceso de creación, incluso cuando usan plantillas pre-diseñadas. Por lo tanto, la siguiente sección destaca tales problemas con sus soluciones en tiempo real, permitiéndote prestar atención a otros detalles:
1. Mapa Excesivamente Complejo
Uno de los errores más comunes es crear una estructura excesivamente compleja que no todos entienden o que requiere una presentación prolongada para que todos puedan captar el concepto. Por lo tanto, simplificar el mapa mental significa centrarse en los aspectos más críticos y limitar el número de ramas. Puedes insertar los detalles de tu proyecto en plantillas ya simplificadas del Xmind AI en lugar de ampliarlas.
2. Estructura & Jerarquía Inclaras
Mayormente, los mapas de EDR no tienen una estructura lógica, lo que confunde a las partes interesadas porque las ramas no logran conectarse claramente y crear una jerarquía. Ahí es donde se sugiere comenzar desde una categoría amplia y moverse hacia tareas o sub-ramas específicas. Además, los usuarios deben probar el Copiloto AI en Xmind AI, que requiere indicaciones de las fases principales del proyecto para generar automáticamente subtareas coherentes.
3. Elementos Visuales Inconsistentes
Las temas de colores, diseños, íconos y tamaños de fuente visualmente inconsistentes en los mapas de EDR son las mayores banderas rojas, disminuyendo el valor del proyecto al hacerlo más difícil de leer. En consecuencia, elige colores específicos y asegura la uniformidad en el tamaño del nodo, el espaciado y el tamaño de la fuente, concentrándote en la legibilidad. Puedes elegir una plantilla diseñada consistentemente de Xmind AI, ajustar la marca y agregar imágenes usando su gama de funciones.
4. Colaboración Inadecuada
A veces, los gerentes de proyecto crean mapas mentales en aislamiento usando plantillas de estructura de desglose de recursos. Sin la participación de los compañeros de equipo, se pierden varios puntos esenciales, y ahí surge la necesidad de la colaboración. Sorprendentemente, estos problemas pueden resolverse con innumerables funciones de compartir y colaboración de Xmind AI, que les permiten gestionar el acceso para mantener la seguridad de sus proyectos.
5. Estructura de Desglose de Recursos Estática (EDR)
La EDR puede quedar desactualizada cuando no se actualiza regularmente a medida que el proyecto evoluciona, resultando en información incorrecta. Por lo tanto, se aconseja a los gerentes que los traten como documentos vivos y los actualicen regularmente mientras aseguran que se añada nueva información. Siendo un foro basado en la nube, Xmind AI es un compañero vital, permitiendo a los usuarios iniciar sesión en sus cuentas para acceder donde lo dejaron y comenzar a editar en cualquier momento y lugar.
Conclusión
En resumen, la estructura de desglose de recursos es crucial para todos los que tratan con proyectos más grandes ya que asegura la finalización oportuna y la gestión eficiente de las tareas. Este artículo refleja cada aspecto de EDR para permitirte crear tu propia estructura a través de Xmind AI y optimizar tu flujo de trabajo. Sin más demora, navega hacia esta herramienta impulsada por inteligencia artificial y desata tu creatividad para maximizar los resultados del proyecto.
