Cómo mejorar tu equipo de trabajo remoto con XMind y más

La productividad está amenazada para los trabajadores remotos, quienes a menudo se sienten frustrados cuando la comunicación no es efectiva. Para los gerentes o líderes, el aislamiento puede aparecer cuando su equipo no está en sintonía. La productividad y la efectividad siempre son un enfoque para individuos y equipos. Entonces, ¿cómo cooperamos y trabajamos juntos incluso cuando estamos separados?

Tracy Ring, escritora y comercializadora, observa tendencias laborales y comparte ideas desde más de 10 años de diversa experiencia en RRHH, gestión de proyectos y roles administrativos. Ofrece sugerencias prácticas para líderes de equipos remotos, incluyendo software y principios, lee más a continuación.

El año pasado se presenció uno de los cambios más cruciales hacia el trabajo remoto en la historia de la economía empresarial global, una tendencia que probablemente continúe—al menos hasta cierto punto—en 2021. En promedio, un 76 por ciento de los empleados que hicieron la transición al trabajo remoto fueron igual de productivos en casa que en el sitio antes de COVID (a veces más), según un estudio de 2020 de Boston Consulting Group. Sin embargo, en términos de tareas colaborativas, el 56 por ciento de esos empleados fueron menos productivos en casa.

Dos de los principales factores que BCG identificó en la raíz de este problema de colaboración fueron la falta de conexión del equipo y el acceso insuficiente a herramientas de trabajo virtuales. Como gerente remoto, eres responsable de asegurar que tu equipo WFH aún pueda conectarse y comunicarse, incluso desde la distancia. Afortunadamente, las plataformas digitales hacen que esa tarea sea más sencilla, así que considera invertir en las herramientas a continuación para maximizar la colaboración, agilizar un flujo de trabajo eficiente e incrementar la productividad.

Si bien el trabajo en equipo remoto puede ser efectivo y exitoso, también representa un desafío para muchos trabajadores que están acostumbrados a estar en el sitio. De hecho, el 87 por ciento de los empleados está de acuerdo en que un eventual regreso a la oficina es importante para la colaboración en equipo y la construcción de relaciones, según una encuesta de PwC. Sin embargo, hasta que sea seguro regresar a una oficina a tiempo completo, un software de mapas mentales en línea puede fortalecer y simplificar el trabajo en equipo.

El software como XMind funciona como una sesión de lluvia de ideas virtual que permite a tu equipo crear diagramas y organigramas, compartir archivos, organizar datos en presentaciones y convertir ideas en proyectos colaborativos. Las mejores interfaces de mapas mentales también ofrecen una pizarra blanca en línea para simular tanto la experiencia visual como táctil de una sesión de lluvia de ideas en persona.

Emplea Soluciones de Automatización de Flujos de Trabajo

Cuando los empleados están bajo la presión de expectativas poco claras o de procesos de trabajo ineficaces, esto puede provocar una respuesta de lucha o huida en tu equipo, explica la psicóloga clínica y consultora de liderazgo ejecutivo Dra. Natalia Peart. Lucha o huida, explica, puede llevar al estrés crónico y ansiedad con el tiempo, dificultando el enfoque, la priorización y la gestión de su flujo de trabajo diario.

Esto también puede dañar el bienestar físico de los miembros de tu equipo, lo cual podría inhibir aún más su desempeño y compromiso, continúa la Dra. Peart. Según los expertos en salud, el estrés crónico puede causar problemas como diabetes tipo 2, hipertensión, enfermedad cardíaca, asma, dolores de cabeza, desequilibrios digestivos, o depresión. Tu equipo no puede desempeñarse a alta capacidad si su bienestar está en riesgo.

Para combatir el estrés y todos los impactos negativos, asegúrate de que tus procesos y expectativas sean transparentes para tu equipo remoto. Una solución de automatización de flujo de trabajo puede aliviar el estrés de sistemas mal gestionados o desorganizados. Con este tipo de herramientas, los empleados pueden automatizar correos electrónicos, eventos del calendario, gestión de proyectos o recordatorios de plazos, chats de equipo y otras tareas internas, todo desde una plataforma integrada. Esto facilita la racionalización, el monitoreo y la prioridad del flujo de trabajo sin hacerlo manualmente, todo lo cual resulta en menos estrés y empleados remotos más felices y saludables.

Refiérase a esta lista para encontrar una opción que funcione para su equipo.

APOYA Comunicaciones por Video

La ausencia de interacción física en un equipo remoto puede llevar a una mala comunicación, lo que en última instancia obstaculiza la confianza, explica el diario de SN Applied Sciences. Los canales de comunicación virtual basados en audio o texto (es decir, teléfono, correo electrónico, mensajeros de chat) no siempre proporcionan las señales no verbales significativas que la comunicación en persona sí hace. Esta falta de contexto puede resultar en malentendidos o desconfianza, según la investigación.

En lugar de confiar en la comunicación digital como el correo electrónico y el chat, apóyate en las videoconferencias. A pesar de la prevalencia de la “fatiga de Zoom,” solicita que todos mantengan su video encendido. Si tu equipo se rebela, señala la ciencia detrás de los beneficios de las reuniones por video. Verse unos a otros facilita la interpretación de los matices visuales del lenguaje corporal, las expresiones faciales, el contacto visual y otros gestos sutiles que las comunicaciones solo de voz o digitales no proporcionan.

Considere algunas reglas para fomentar/mejorar las reuniones basadas en video:

• Haga de las reuniones una zona libre de juicios. Los trabajadores remotos no tienen que presentarse de cierta manera o tener el fondo de cámara perfecta para encender su video.

• Pida a las personas que esperen 10 segundos después de que alguien hable para compensar los inevitables retrasos de audio. Si desea agregar algo o intervenir, levante la mano.

• Use el botón de silencio todo el tiempo. A menos que sea una discusión, si las personas no están presentando o hablando, deben estar en silencio. La mayoría de las plataformas de videoconferencia permiten desactivar el silencio con la barra espaciadora.

Este enorme cambio global al trabajo remoto aumentó las amenazas cibernéticas en todas las industrias y sectores empresariales durante COVID-19. Solo en 2020, la División Cibernética del FBI reportó hasta 4,000 quejas de ciberataques diarias: un aumento del 400 por ciento desde antes de la pandemia. Además, el 90 por ciento de las violaciones de datos resultan de errores humanos debido a redes inseguras, contraseñas o credenciales del sistema, según Kaspersky Labs.

En otras palabras, las brechas pueden ocurrir cuando numerosos miembros del equipo necesitan usar la misma información de inicio de sesión desde múltiples ubicaciones diferentes. Sin embargo, puedes minimizar el riesgo de que estas credenciales se pierdan o roben con un gestor de contraseñas virtual. Esta herramienta encripta tu información de inicio de sesión, te permite controlar quién puede acceder a archivos o registros sensibles, y ayuda a recuperar contraseñas de forma segura si alguien se queda fuera de una cuenta.

No importa cuánto tiempo más administres un equipo WFH—ya sea una situación temporal o una solución permanente—estas herramientas digitales pueden contribuir a enormes ganancias en productividad, comunicación, eficiencia, colaboración y bienestar general. La tendencia del trabajo remoto está aquí para quedarse y las innovaciones tecnológicas facilitan su gestión.

Tracy Ring es una escritora freelance y comercializadora de contenido que trabaja con organizaciones para curar contenido atractivo. Le encanta escribir sobre la intersección de la salud mental y las tendencias laborales. Tracy aporta una perspectiva de la vida real a su escritura desde más de 10 años de diversa experiencia, incluyendo, RRHH, gestión de proyectos, relaciones con clientes y roles administrativos. Puedes conectarte con ella en LinkedIn o Twitter.

No descuides la seguridad en la gestión de contraseñas

Este enorme cambio global al trabajo remoto aceleró las amenazas cibernéticas en todas las industrias y sectores de negocios durante COVID-19. Solo en 2020, la División Cibernética del FBI reportó hasta 4,000 quejas de ciberataques diarias: un 400 por ciento de incremento desde antes de la pandemia. Además, el 90 por ciento de las violaciones de datos resultan de errores humanos debido a redes inseguras, contraseñas o credenciales del sistema, Kaspersky Labs informa.

En otras palabras, las violaciones pueden ocurrir cuando numerosos miembros del equipo necesitan usar la misma información de inicio de sesión desde múltiples ubicaciones diferentes. Sin embargo, puedes minimizar el riesgo de que estas credenciales se pierdan o roben con un gestor de contraseñas virtual. Esta herramienta encripta tu información de inicio de sesión, te permite controlar quién puede acceder a archivos o registros sensibles, y ayuda a recuperar contraseñas de manera segura si alguien se queda fuera de una cuenta.

Mejora el Liderazgo de Tu Equipo WFH para Incrementar la Productividad

No importa cuánto tiempo más administres un equipo WFH—ya sea una situación temporal o una solución permanente—estas herramientas digitales pueden contribuir a enormes ganancias en productividad, comunicación, eficiencia, colaboración y bienestar general. La tendencia del trabajo remoto está aquí para quedarse y las innovaciones tecnológicas facilitan su gestión.

Tracy Ring es una escritora freelance y comercializadora de contenido que trabaja con organizaciones para curar contenido atractivo. Le encanta escribir sobre la intersección de la salud mental y las tendencias laborales. Tracy aporta una perspectiva de la vida real a su escritura desde más de 10 años de diversa experiencia, incluyendo, RRHH, gestión de proyectos, relaciones con clientes y roles administrativos. Puedes conectarte con ella en LinkedIn o Twitter.