Cómo gestionar un equipo remoto

En los últimos años, el trabajo remoto se ha convertido en una opción popular para muchas personas. Pero surge una pregunta: como empleador, ¿cómo gestionar un equipo remoto?

Ya a principios de la década de los 90, coincidiendo con la primera ola de computadoras personales, la gente comenzó a darse cuenta de la posibilidad de trabajar desde casa. Ahora hay muchas personas en una variedad de industrias que pueden trabajar de manera remota. La aparición de trabajos altamente calificados y la implementación de tecnologías han hecho que el trabajo remoto sea ampliamente reconocido no solo para grandes corporaciones sino también para pequeñas empresas.

Y para muchas personas, el trabajo remoto les ahorra más que solo el tiempo de desplazamiento: poder trabajar tranquilamente en un ambiente familiar y acogedor ayuda a la eficiencia y evita el contacto social en el lugar de trabajo. Para las empresas, es un mundo completamente digital. Lo que viene con ello es que la necesidad de reunirse en la oficina está disminuyendo gradualmente. Una vez fue imposible realizar reuniones sin personas sentadas juntas, y ahora todo se hace en línea.

Dificultades en la Gestión de Equipos Remotos

Supervisión

Para las empresas, la supervisión puede ser otro obstáculo cuando se trabaja de forma remota. No parece posible monitorear si sus empleados están trabajando y cuándo comienzan a trabajar. La falta de supervisión puede ser una causa de baja productividad, y desconexión en la comunicación y entrega de trabajo.

Barrera de Comunicación

Aunque tenemos todo tipo de aplicaciones que permiten mensajería instantánea y reuniones en línea, información o detalles importantes podrían omitirse o malinterpretarse. A menudo encontramos que en la mayoría de los casos, hablar en persona reduce la dificultad de filtrar palabras y la posibilidad de malentendidos. A veces es necesario repasar detalles cara a cara sin escribir bloques de palabras en, digamos, WhatsApp o Facebook Messenger.

Conocimiento

Para los empleados, trabajar de forma remota crea una barrera que los bloquea a ellos y a otros colegas. La discusión también es una parte esencial del trabajo en grupo. Al trabajar en un entorno de oficina, los empleados tienen fácil acceso a una amplia variedad de recursos y conocimientos de otros. En comparación, puede ser difícil ponerse en contacto con otros o adquirir conocimientos trabajando de forma remota. Esto podría llevar a errores en el trabajo o estrés adicional para los empleados.

¿Qué puede hacer para optimizar la gestión de un equipo remoto?

Establecer Objetivos

Establecer expectativas compartidas con todos los involucrados es muy importante, especialmente cuando está gestionando un equipo multifuncional.

Una de las claves es establecer expectativas desde el principio y realizar un seguimiento. Al mismo tiempo, asegúrese de que estas expectativas sean alcanzables y realistas.

Por ejemplo, crear métricas claras y revisar el rendimiento de los empleados regularmente. Informe a sus empleados cómo planea gestionar el equipo.

Anime a los miembros del equipo a registrar sus hitos de trabajo. ¿Qué han logrado en las últimas semanas y cuáles son los problemas en proceso? Simplemente lleva un seguimiento del trabajo finalizado. Ayuda a revisar y mejorar errores y obstáculos.

Cree un registrador de hitos en la estructura de línea de tiempo/ diagrama de espina de pescado de Xmind como este.

Realice Reuniones Regulares de Equipo

Las personas están dispersas por todos lados cuando trabajan de forma remota, por lo que la comunicación oportuna es esencial. A menudo es fácil quedar atrapado en el caos y realizar trabajos duplicados u omisiones si no saben en qué están trabajando los demás.

Aparte de la mensajería instantánea, también es necesario ponerse al día con el progreso del trabajo de los demás a través de reuniones regulares. Esto se puede hacer una vez a la semana para discutir los puntos clave de los proyectos actuales, intercambiar ideas y plantear problemas y obstáculos. Podría asignar a una persona para registrar notas y compartir las actas de la reunión con los miembros del equipo para facilitar el seguimiento.

Lo que podría hacer con Xmind es establecer una tabla de árbol: una excelente plantilla de notas/ resumen. Registre participantes, horario y esquemas, discusiones y tareas pendientes, y revisiones en una sola plantilla y compártala con otros miembros.

También podría considerar usar Slack o Microsoft Teams como una comunidad de trabajo. Por ejemplo, configure un canal de Slack para proyectos y anime a los miembros del equipo a interactuar en cualquier momento del día. Cualquiera puede compartir ideas en el canal y discutir lo que resulta confuso y lo que necesita mejorar. Esto no solo fomenta una sincronización estrecha de la información, sino también promueve una interacción activa dentro de los grupos.

Tiempo Individual

En lugar de chequeos aleatorios o llamadas telefónicas, podría realizar chequeos regulares uno a uno con sus miembros del equipo, y trate de evitar contenidos rígidos de tipo conferencia durante la llamada.

También es importante para usted como gerente proporcionar una manera para que los miembros del equipo discutan cualquier problema que no se sientan cómodos discutiendo en configuraciones grupales.

Y no olvide pensar de manera inclusiva para sus miembros del equipo al establecer objetivos. También debe considerar los obstáculos actuales en las situaciones remotas de otros, y mostrar interés. Muestre a su equipo que está bien con el ocasional viaje en Tiktok o un poco de tiempo con gatos y perros. Es comprensible que estas distracciones sean inevitables. Y es saludable tomar descansos. Así que luchar contra ellos es un intento inútil.

O por ejemplo, alentando una forma creativa de recopilar los sentimientos y comentarios de los miembros sobre la vida reciente o el trabajo. Cree un rastreado de estado de ánimo o un tablero de personajes donde los miembros del equipo puedan escribir lo que sucedió recientemente en el trabajo, cómo se han sentido, o simplemente una lista de pasatiempos con las cosas que aman hacer. El único propósito de esto es acercarse a su equipo y aumentar la cercanía entre los miembros del equipo cuando interactuar en persona no es una opción disponible.

Como estos dos Organigramas a continuación. Deje que las personas elijan las fotos de perfil de avatar de sí mismos, y escriban su información básica y su título de trabajo, como si fuera un tablero de información. Pero también agregue sus MBTIs, signos de nacimiento, y tal vez una cita divertida que amen.

Fomentar la Socialización del Equipo

Los miembros del equipo a menudo no pueden interactuar de manera informal y social durante el día laboral cuando trabajan de forma remota. Y estos tiempos de interacción son importantes para crear una cultura de equipo positiva.

Incentive a los empleados a publicar sus rutinas diarias solo para compartir o discutir maratones recientes de programas de televisión y las carreras de los sábados. También considere programar una serie de eventos sociales como juegos virtuales o celebrar los cumpleaños de los miembros del equipo u otros aniversarios.

Aquí hay algunos juegos de construcción de equipo en línea que puede considerar:

1. Rompehielos: para comenzar sus juegos de construcción de equipo en línea

2. Dos Verdades y una Mentira: ronda de contar tres hechos intrigantes sobre ellos mismos, uno de los cuales es falso

3. Charadas en Video: cada miembro actúa un objeto para que el resto del equipo adivine

4. Desafío de Foto de Tu Vida: encargados de resumir su vida en una imagen tomada en sus teléfonos

5. Viajero en el Tiempo: Los miembros del equipo chatean por video y se turnan para describir una era

6. Juego del Hombre Lobo: mínimo 7 participantes y dividirse en dos grupos para 'cazar' y 'matar'

Tomando el juego del hombre lobo como ejemplo. Construya la regla del juego en la Plantilla de Matriz y compártala con los miembros del equipo como tutorial.

Otras Herramientas Útiles

Gestionar un equipo remoto no es tan difícil como parece, aunque surgirían muchos desafíos debido a que los miembros del equipo pueden estar en diferentes ciudades o incluso países.

Herramientas de eficiencia y aplicaciones de productividad podrían ser útiles como asistencia para su gestión. Aquí hay algunas otras herramientas que podría revisar.

1. Trello: Colaboración y comunicación combinadas

2. Basecamp: Forma organizada de gestionar proyectos y trabajar con miembros del equipo y clientes

3. HubSpot: CRM gratuito para su soporte al cliente, ventas y marketing

4. Notion: Espacio de trabajo combinado para necesidades diarias de trabajo y vida

5. Slack: Comunidad de productos y negocios

6. Discord: Hable, chatee, socialice y manténgase en contacto con amigos y comunidades

7. Microsoft Teams: Manténgase conectado y acceda al contenido compartido en cualquier momento con equipos

Referencia

https://www.chanty.com/blog/how-to-manage-a-remote-team/

https://www.hermanmiller.com/zh_cn/research/categories/white-papers/five-important-tips-for-managing-remote-teams/

https://www.callbridge.com/blog/tips-for-managing-remote-teams-successfully/

https://www.crossover.com/perspective/the-history-of-remote-work