3 jun 2020
El mapa mental es para todos y más allá de eso
Avinash Priya
, Liam fue increíble. Fue directo y razonable con las preguntas agudas y abierto a compartir sus consejos en este momento especial. Nos preocupaba la situación de Biggerplate durante el confinamiento y si su equipo se adaptaba bien al trabajo remoto, mientras que Liam reveló la magia de combinar el flujo de trabajo personal con la rutina de la empresa, y durante estos años las cosas estuvieron bien.
Además, Liam también mencionó algunos de los hábitos empresariales y personales que recomendó firmemente seguir, pequeños detalles de los días remotos y su herramienta secreta de productividad al trabajar desde casa.
Sugerencia: Encuentra el tutorial de panel de mapeo mental en Biggerplate.com
¿Crees que el mapeo mental es adecuado para todos? ¿O qué tipo de personas crees que son más adecuadas para el mapeo mental?
Con los años, he visto sugerencias de que las personas “con dominio del hemisferio derecho” pueden ser más adecuadas para el mapeo mental, y las personas “con dominio del hemisferio izquierdo” pueden no encontrarlo útil, o estar menos inclinadas a probar estos enfoques. Sin embargo, no he visto absolutamente ninguna evidencia de esto en más de una década de dirigir Biggerplate.com. Hemos trabajado con miles de personas que podrían ser etiquetadas como “con dominio del hemisferio izquierdo” y cuyos trabajos se consideran más analíticos y menos ‘creativos’. Sin excepción, en el momento en que ven un caso de uso relevante del mapeo mental que les ayuda a resolver un problema práctico, están tan interesados en las herramientas como las personas “con dominio del hemisferio derecho” que supuestamente están más inclinadas a usar el mapeo mental. Por otro lado, he visto que tantas personas “con dominio del hemisferio derecho” desestiman el mapeo mental porque no se les ha mostrado un caso de uso práctico que les resulte relevante. Necesitamos deshacernos de esta idea desfasada de las personas “con dominio del hemisferio izquierdo” o “derecho” de una vez por todas, junto con la noción de que esto de alguna manera nos ayuda a identificar a la audiencia más relevante para el mapeo mental. Es una simplificación grosera de las personas, una comprensión inexacta del cerebro, y no hace más que distraer de los problemas prácticos que el mapeo mental resuelve.
Nadie nunca pidió la neurociencia detrás de Microsoft Excel o Powerpoint… simplemente vieron herramientas que les ayudaron a resolver problemas. El mapeo mental ayuda a resolver problemas prácticos que todos tienen, y como tal, es una técnica que puede beneficiar a cualquiera y a todos. Vemos el software de mapeo mental como el “eslabón perdido” y una herramienta imprescindible para apoyar a las personas en los negocios y la educación. Independientemente de tu industria, título del trabajo o jerarquía, todos enfrentamos el mismo desafío: dificultad para desarrollar y organizar ideas e información. El mapeo mental ayuda a abordar este desafío, y como tal, debería estar junto a herramientas establecidas como Word, Powerpoint y Excel como parte estándar del kit de herramientas modernas de trabajo. En muchos casos, una herramienta de mapeo mental es lo que deberías abrir antes de abrir esas otras herramientas, para ayudarte a pensar en lo que debes hacer a continuación, y/o para ayudarte a descomponer el volumen de información y la complejidad que estas otras herramientas a menudo crean o perpetúan.
¿Cuál es tu flujo de trabajo del trabajo desde casa? ¿Cuáles son tus consejos para mejorar la eficiencia?
Biggerplate ha estado estructurada como una empresa principalmente remota durante muchos años, y aunque sí tenemos una oficina física, normalmente trabajábamos de forma remota el 80% del tiempo, incluso antes del confinamiento por el virus. Como tal, tanto mi flujo de trabajo personal como las rutinas de la empresa para el trabajo remoto se han establecido durante varios años, y creo que en ambos frentes, lo clave es centrarse en la creación y monitoreo consciente de hábitos que apoyen (en lugar de sabotear) tus esfuerzos. Para individuos y empresas, es importante establecer hábitos fáciles de mantener y repetibles que sirvan a tu propósito.
En la empresa, por ejemplo, eso significa una combinación establecida de reuniones semanales, quincenales y mensuales, cada una con un enfoque específico, lo que nos ayuda a minimizar la cantidad de veces que necesitamos interrumpirnos durante el día. Siempre tratamos de preguntarnos “¿puede esto esperar hasta la próxima reunión programada?” antes de interrumpir a alguien más, que puede estar concentrado profundamente en otra cosa. Tener el ‘hábito’ de estas reuniones en la mente de todos (y garantizar que las reuniones sean efectivas para plantear ideas/problemas) es clave para asegurar que las personas no establezcan hábitos destructivos de interrumpirse constantemente. Otros hábitos en la empresa incluyen bloquear ciertos horarios en los calendarios, y cambiar conscientemente a ‘fuera de línea’ o ‘no disponible’ para que podamos centrarnos individualmente en una tarea concreta, sin el riesgo de que otros nos interrumpan accidentalmente.
En el ámbito personal, los hábitos clave incluyen establecer los ‘Top 3’ artículos prioritarios para el día antes de hacer cualquier otra cosa, usualmente mientras tomo mi café matutino para comenzar. Me sorprende cuánta gente empieza su día abriendo sus correos electrónicos… poniendo automáticamente su mente en un estado reactivo basado en lo que otras personas dicen o quieren. En su lugar, comienza el día revisando todas las prioridades que compiten, y declárate claramente a ti mismo cuáles son las 3 más importantes para haber progresado al final del día. A partir de ese momento, cualquier cosa nueva que llegue a tu bandeja de entrada debe compararse con ese Top 3, para que puedas tomar decisiones conscientes sobre si merece acción o no. Nuestro objetivo debería ser tomar decisiones conscientes sobre qué hacer (y más importante, qué no hacer) en lugar de pasar de una tarea a la siguiente simplemente porque es la próxima en la lista, o porque alguien lo pidió amablemente. Aquí es donde un tablero de mapeo mental puede ser tan invaluable, tanto para escanear toda la gama de proyectos competidores, como para declarar visualmente ese Top 3 para el día.
El escenario ideal, por supuesto, es tener tus ‘Top 3’ artículos diarios alineados con los ‘Top 3’ de la empresa para el período en el que estás (por ejemplo, el trimestre actual), lo que obviamente requiere que establezcas hábitos regulares de establecer prioridades claras en la empresa.
Ahora estamos trabajando desde casa, ¿qué software (herramienta de productividad) usas a menudo? ¿Hay alguna diferencia cuando lo usas en la oficina?
Para mí, todo se gestiona desde un solo tablero de mapeo mental que me ayuda a hacer un seguimiento de todos los diferentes proyectos en progreso (o en planificación) en Biggerplate. Esto está en el centro de mi organización y productividad personal, independientemente de si estoy trabajando en casa, en una oficina, o viajando en aviones, trenes, etc.
El tablero de mapeo mental me proporciona toda la información clave que necesito, y también me da señales visuales (usando enlaces, adjuntos, iconos, etc.) que ayudan a dirigir hacia información clave que existe en otros lugares. Aunque las acciones puedan tener lugar en otros lugares (como enviar un correo electrónico, o crear un documento de propuesta), el tablero de mapeo mental es donde todo comienza. Crear tu propia versión de esto es extremadamente simple, y con el tiempo, se desarrolla en tu ‘segundo cerebro’ donde todo lo que necesitas para operar eficientemente está almacenado y gestionado.
Para ver esto en acción, y aprender cómo crear tu propio Panel Organizador Personal en Xmind, mira nuestro webinar aquí: https://bit.ly/3adElMT
Lo más importante sobre el trabajo desde casa es la comunicación y la eficiencia, pero a veces falta. ¿Cuáles son tus sugerencias para trabajar eficientemente en casa?
En realidad, diría que lo más importante es preservar tu salud mental y física personal. Esto es importante ya sea trabajando desde casa o en una oficina, pero está resultando mucho más difícil para algunas personas que se están adaptando a trabajar desde casa por primera vez, o por períodos más largos de lo que han experimentado previamente.
Una de las cosas clave a reconocer es que ‘trabajo desde casa’ a menudo significa trabajar solo, incluso si tu familia puede estar en la casa, e incluso si estás conectado a colegas por una multitud de soluciones tecnológicas. Sé por mi propia experiencia como emprendedor, a menudo trabajando extremadamente duro en relativo aislamiento, que mantener una buena salud física y mental puede ser un desafío, y también sé que cuando he fallado al no prestarle atención, todo lo demás sufre, con la comunicación y eficiencia generalmente entre las primeras cosas en deteriorarse.
Como se mencionó antes, mi consejo clave es centrarse en comprender tus hábitos, y si apoyan o sabotean tu salud física y mental, así como tu eficiencia de trabajo. Una vez que puedas identificar tus hábitos (buenos y malos), busca construir algunos hábitos fáciles y repetibles que te ayuden en la dirección correcta. No busques una gran victoria, ya que probablemente no exista. En su lugar, enfócate en encontrar y construir hábitos aparentemente triviales que sumen cumulativamente para apoyar el mantenimiento de buenas rutinas de trabajo, pero también buenas rutinas para el cerebro y el cuerpo.
Por ejemplo, preparar el café de la mañana es un hábito que siempre tuve, pero hace algunos años decidí hacerlo mi señal para simplemente encender mi portátil en la mañana. El café es mi recompensa por tomar la primera acción para comenzar mi día de trabajo, porque ahora no puedo obtener lo que quiero (café) sin comenzar mi día (encender el portátil). En el tiempo que luego me toma preparar y tomar mi café matutino, reviso mi tablero de mapeo mental, identifico mis Top 3 prioridades para el día y comienzo a trabajar en ellas, a menudo incorporando a mi tablero información clave que sé que necesitaré en relación a cada ítem. Cuando el café está terminado, me da otra señal para levantarme de mi escritorio (para despejar la taza de café), y a menudo aprovecho esta oportunidad para salir a dar un paseo de 10-15 minutos, para obtener un poco de oxígeno en mi sistema (útil para la mente), y mover mi cuerpo un poco más allá del trayecto de la cama a la oficina (bueno para la salud física básica). El simple acto de prepararme un café en la mañana (un hábito fácil), pone en marcha una serie de acciones extremadamente pequeñas y manejables que no solo me ayudan a empezar mi trabajo, sino que también ofrecen un pequeño hábito de salud mental y física (la caminata post-café) que también es fácil de mantener.
A lo largo de mi día, hay varias versiones de estos bucles en curso, incluso cuando el día ocupado se acumula. Esto incluye una carrera a mitad de día antes de almorzar, que es un hábito que establecí hace muchos años después de reconocer que mi motivación y energía para hacer ejercicio al inicio o final del día era inexistente y que también tenía un hábito de olvidar almorzar porque me distraía trabajando. Así que ahora, rompo mi día a la mitad, corro durante una hora más o menos, luego me recompensa con el almuerzo, que ahora estoy deseando después de hacer ejercicio, en lugar de olvidar mientras trabajo.
Mi típico día de trabajo durante muchos años ha sido de 8:00 am a 8:00 pm, y esa es una rutina que he encontrado funciona bien para mí, después de muchas pruebas conscientes de lo que funcionó y no funcionó para mantener el equilibrio en mi vida. Ya sea trabajando desde casa o en una oficina, tener claro los hábitos que funcionan para ti (no en tu contra) es una excelente manera de comenzar a mejorar tu salud física y mental, lo que a su vez, impulsa un mejor rendimiento en el trabajo en mi propia experiencia.
Además de los padres trabajando desde casa, los estudiantes ahora también están tomando clases en casa. ¿Cómo crees que el mapeo mental puede ayudar a los estudiantes a aprender eficientemente?
Ojalá hubiera sabido sobre el mapeo mental cuando era estudiante más joven, ya que realmente es una herramienta invaluable para el aprendizaje. Diría que hay 3 áreas clave en las que el mapeo mental puede ayudar a los estudiantes, y esas son toma de apuntes, construcción del conocimiento y trabajos escritos.
Para la toma de apuntes, el mapeo mental elimina la necesidad de escribir largas oraciones, permitiéndote capturar solo unas pocas palabras clave a la vez, lo que hace que sea más fácil seguir el ritmo. Además, los apuntes tomados en un mapa mental te ayudan a ver más fácilmente cómo la información se conecta entre sí y comprender la imagen grande y los pequeños detalles, basados en la estructura de las ramas. Incluso si el mapa mental de toma de apuntes es un poco desordenado, todavía tiene una estructura que las notas lineales no tienen, y esto será invaluable cuando vengas a revisar y actualizarlas.
La construcción del conocimiento es donde tomas tus apuntes de mapas mentales de varias lecciones, y comienzas a combinarlos en un mapa resumen (o varios mapas) que contiene la información clave sobre la materia. Con software, puedes conectar estos mapas mentales, de modo que puedas crear un sistema de mapas fácil de navegar que contenga toda la información que necesitas sobre la materia.
Finalmente, los estudiantes que tienen dificultades con los trabajos escritos pueden encontrar el mapeo mental extremadamente útil para planificar la estructura de un ensayo o informe. Un simple mapa mental puede ayudarte a pensar en el orden de tu trabajo escrito, mientras también reúne tus pensamientos e investigaciones, todo en un solo lugar. A menudo dedicar tiempo a mapear tus ideas y plan te ahorrará mucho tiempo (y frustración) en la fase de escritura que sigue, ¡así que pruébalo!
El software de mapeo mental puede ayudarte a pensar con más claridad y creatividad, pero no puede pensar por ti después de todo. Entonces, ¿cómo podemos ir más allá de una herramienta de productividad y pensar mejor?
Absolutamente correcto. El software no es la respuesta, pero puede ayudarte a descubrir las respuestas. “Pensar mejor” es un gran desafío, pero algo que el mapeo mental definitivamente puede ayudar. Mi propia experiencia es que una mejor organización de mis ideas e información en la etapa más temprana inevitablemente lleva a claridad en mi propia mente sobre las tareas involucradas, la acción a tomar, u otras cosas que necesito considerar o investigar antes de comenzar a marcar acciones.
A Abraham Lincoln se le atribuye el haber dicho “dame seis horas para derribar un árbol y pasaré las primeras cuatro afilando el hacha”, y esta es una cita que uso todo el tiempo cuando hablo sobre el mapeo mental. El simple ejercicio de mapear tus ideas e información en relación a un proyecto, tarea, desafío, oportunidad, etc., trata sobre afilar el hacha. Si tomas solo un poco de tiempo para hacer ese pensamiento preliminar (o afilar el hacha), encontrarás que puedes ejecutar mucho más eficientemente cuando es hora de hacerlo. Además, también estarás más seguro de que estás ejecutando las cosas correctas, porque el mapa mental te ha incitado a pensar más ampliamente, lo que a su vez significa que estás cortando el árbol correcto, no solo el árbol más cercano…!
