El mapa mental es para todos y más allá de eso
, Liam fue increíble. Fue directo y razonable ante las preguntas incisivas, y estuvo abierto a compartir sus consejos en este momento especial. Nos preocupaba la situación de Biggerplate durante el confinamiento, y si su equipo se adaptó bien al trabajo remoto, mientras Liam desvelaba la magia del mix & match entre el flujo de trabajo personal y la rutina de la empresa a lo largo de estos años, y todo seguía bien.
Además, Liam también abordó algunos de los hábitos empresariales y personales que recomendaba seguir con firmeza, los pequeños detalles de los días remotos y su herramienta secreta de productividad para trabajar desde casa.
Pista: Encuentra el tutorial del panel de mapas mentales de Biggerplate.com
¿Crees que el mapeo mental es adecuado para todo el mundo? O, ¿qué tipo de personas crees que son más adecuadas para el mapeo mental?
A lo largo de los años, he visto sugerencias de que las personas “dominadas por el hemisferio derecho” podrían encajar mejor con el mapeo mental, y que las “dominadas por el hemisferio izquierdo” quizá no lo encuentren útil, o no se inclinen tanto a probar estos enfoques. Sin embargo, en más de una década dirigiendo Biggerplate.com, no he visto absolutamente ninguna evidencia de ello. Hemos trabajado con miles de personas que podrían ser etiquetadas como “dominadas por el hemisferio izquierdo”, y cuyos trabajos se consideran más analíticos y menos “creativos”. Sin excepción, en el momento en que ven un caso de uso relevante para el mapeo mental que les ayuda a resolver un problema práctico, se interesan tanto por las herramientas como las personas “dominadas por el hemisferio derecho”, que supuestamente tienen más inclinación a usar el mapeo mental. Por otro lado, he visto a tantos perfiles “dominados por el hemisferio derecho” descartar el mapeo mental porque no se les ha mostrado un caso de uso práctico que les resulte relevante. Debemos desterrar de una vez por todas esta idea obsoleta de personas “de hemisferio izquierdo” o “de hemisferio derecho”, junto con la noción de que esto nos ayuda a identificar la audiencia más relevante para el mapeo mental. Es una simplificación burda de las personas, una comprensión inexacta del cerebro y solo sirve para distraer de los problemas prácticos que el mapeo mental resuelve.
Nadie pidió nunca la neurociencia detrás de Microsoft Excel o Powerpoint… simplemente vieron herramientas que les ayudaban a resolver problemas. El mapeo mental ayuda a resolver problemas prácticos que todos tenemos y, como tal, es una técnica que puede beneficiar a cualquiera. Vemos el software de mapas mentales como el “eslabón que faltaba” y una herramienta imprescindible para apoyar a las personas en los negocios y la educación. Independientemente de tu sector, cargo o nivel de responsabilidad, todos afrontamos el mismo reto: la dificultad para desarrollar y organizar ideas e información. El mapeo mental ayuda a abordar este reto y, como tal, debería estar junto a herramientas consolidadas como Word, Powerpoint y Excel como parte estándar del conjunto moderno de herramientas de trabajo. En muchos casos, una herramienta de mapas mentales es lo primero que deberías abrir antes de abrir esas otras herramientas, para ayudarte a pensar qué necesitas hacer después y/o para ayudarte a desglosar el volumen y la complejidad de la información que esas otras herramientas suelen crear o perpetuar.
¿Cuál es tu flujo de trabajo cuando trabajas desde casa? ¿Qué consejos darías para mejorar la eficiencia?
Biggerplate se ha estructurado como una empresa centrada en remoto desde hace muchos años y, aunque contamos con una oficina física, normalmente trabajábamos a distancia el 80% del tiempo, incluso antes del confinamiento por el virus. Por ello, tanto mi flujo de trabajo personal como las rutinas de la empresa para el trabajo remoto se han consolidado a lo largo de varios años, y creo que, en ambos casos, lo clave es centrarse en crear y supervisar de forma consciente hábitos que apoyen, y no saboteen, tus esfuerzos. Tanto para personas como para empresas, es importante establecer hábitos fáciles de mantener y repetibles que sirvan a tu propósito.
En la empresa, por ejemplo, eso significa un conjunto establecido de reuniones semanales, quincenales y mensuales, cada una con un enfoque específico, que nos ayuda a minimizar el número de veces que necesitamos interrumpirnos durante el día. Siempre intentamos preguntarnos “¿puede esperar hasta la próxima reunión programada?” antes de interrumpir a otra persona, que quizá esté muy concentrada en otra cosa. Tener el “hábito” de estas reuniones en la mente de todos (y asegurarnos de que las reuniones sean eficaces para sacar a la luz ideas o problemas) es clave para evitar que la gente desarrolle el hábito destructivo de interrumpirse constantemente. Otros hábitos de la empresa incluyen bloquear ciertas franjas horarias en los calendarios y cambiar de forma consciente a estado “offline” o “no disponible”, para poder centrarnos individualmente en una tarea concreta sin el riesgo de que otros nos interrumpan por accidente.
En el plano personal, los hábitos clave incluyen definir una lista de prioridades “Top 3” para el día antes de hacer nada más, normalmente mientras tomo mi café matutino para empezar. Me sorprende cuántas personas comienzan el día abriendo el correo… poniéndose de inmediato en un estado mental reactivo basado en lo que otras personas dicen o quieren. En su lugar, empieza el día revisando todas las prioridades en competencia y deja claro para ti cuáles son las 3 más importantes que deben haber avanzado al final del día. A partir de ese momento, cualquier cosa nueva que llegue a tu bandeja de entrada debe compararse con ese Top 3, para que puedas tomar decisiones conscientes sobre si merece acción o no. Nuestro objetivo debería ser tomar decisiones conscientes sobre qué hacer y, más importante aún, qué no hacer, en lugar de dejarnos llevar de una tarea a la siguiente simplemente porque es la siguiente de la lista o porque alguien lo pidió amablemente. Aquí es donde un panel de mapas mentales puede ser tan valioso, tanto para revisar todo el abanico de proyectos en competencia como para dejar visualmente claro ese Top 3 del día.
El escenario ideal, por supuesto, es que tus elementos diarios del “Top 3” estén alineados con el “Top 3” de la empresa para el periodo en el que te encuentres (por ejemplo, el trimestre actual), lo que obviamente exige que establezcas hábitos regulares para fijar prioridades claras en la empresa.
Ahora estamos trabajando desde casa, ¿qué software (herramienta de productividad) usas con frecuencia? ¿Hay alguna diferencia cuando lo usas en la oficina?
Para mí, todo se gestiona desde un único panel de mapas mentales que me ayuda a seguir todos los distintos proyectos en curso (o en planificación) en Biggerplate. Está en el centro de mi organización personal y productividad, independientemente de si trabajo en casa, en una oficina o viajando en aviones, trenes, etc.
El panel de mapas mentales me proporciona toda la información clave que necesito y también me ofrece señales visuales (mediante hipervínculos, archivos adjuntos, iconos, etc.) que me ayudan a ir directamente a la información clave que existe en otros lugares. Aunque las acciones puedan llevarse a cabo en otro sitio (como enviar un correo o crear un documento de propuesta), el panel de mapas mentales es donde todo comienza. Crear tu propia versión de esto es extremadamente sencillo y, con el tiempo, se convierte en tu “segundo cerebro”, donde se almacena y gestiona todo lo que necesitas para funcionar con eficiencia.
Para ver esto en acción y aprender a crear tu propio Personal Organiser Dashboard en XMind, mira nuestro seminario web aquí: https://bit.ly/3adElMT
Lo más importante del trabajo desde casa es la comunicación y la eficiencia, pero a veces faltan. ¿Qué sugerencias darías para trabajar de forma eficiente en casa?
En realidad, diría que lo más importante es proteger tu salud mental y física personal. Esto es importante tanto si trabajas desde casa como en una oficina, pero para algunas personas está resultando mucho más difícil, ya sea porque se están adaptando al trabajo desde casa por primera vez o porque pasan periodos más largos de los que habían experimentado antes.
Una de las cosas fundamentales que hay que reconocer es que el “trabajo en casa” a menudo significa trabajar solo, incluso si tu familia está en casa y aunque estés conectado con tus compañeros mediante infinidad de soluciones tecnológicas. Por mi propia experiencia como emprendedor, trabajando a menudo muy duro en relativa soledad, sé que mantener una buena salud física y mental puede ser un reto, y también sé que cuando no le he prestado atención, todo lo demás sufre, y la comunicación y la eficiencia suelen ser de las primeras cosas en deteriorarse.
Como he mencionado antes, mi consejo principal es centrarte en entender tus hábitos y ver si apoyan o sabotean tu salud física y mental, así como tu eficiencia en el trabajo. Una vez que puedas identificar tus hábitos (buenos y malos), procura construir algunos hábitos fáciles y repetibles que te empujen en la dirección correcta. No busques una gran victoria, porque probablemente no exista. En su lugar, céntrate en encontrar y desarrollar hábitos aparentemente triviales que, sumados, contribuyan a mantener buenas rutinas de trabajo, pero también buenas rutinas para el cerebro y el cuerpo.
Por ejemplo, preparar el café de la mañana es un hábito que siempre tuve, pero hace unos años decidí convertirlo en mi señal para simplemente encender el portátil por la mañana. El café es mi recompensa por dar el primer paso para empezar la jornada, porque ahora no puedo conseguir lo que quiero (café) sin empezar mi día (encender el portátil). En el tiempo que luego tardo en preparar y beber mi café de la mañana, reviso mi panel de mapas mentales, identifico mis prioridades Top 3 del día y empiezo a trabajar en ellas, a menudo incorporando en mi panel la información clave que sé que necesitaré para cada elemento. Cuando termino el café, me da otra señal para levantarme de la mesa (para recoger la taza), y a menudo aprovecho para salir a dar un paseo de 10-15 minutos, para oxigenarme un poco (algo útil para la mente) y mover el cuerpo un poco más allá del trayecto de la cama a la oficina (bueno para la salud física básica). El simple acto de prepararme un café por la mañana (un hábito fácil) pone en marcha una serie de acciones extremadamente pequeñas y manejables que no solo me ayudan a empezar a trabajar, sino que también me proporcionan un pequeño hábito de salud mental y física (el paseo después del café) que además se mantiene fácilmente.
A lo largo de mi día, se dan varias versiones de estos ciclos, incluso cuando la jornada se va cargando de actividad. Esto incluye salir a correr a media jornada antes de comer, un hábito que establecí hace muchos años después de reconocer que mi motivación y energía para hacer ejercicio al empezar o al final del día eran inexistentes, y que además tenía el hábito de olvidarme de comer porque me distraía trabajando. Así que ahora interrumpo mi jornada a mitad del día, salgo a correr durante una hora más o menos y luego me premio con la comida, que ahora me apetece después de hacer ejercicio, en lugar de olvidarla mientras trabajo.
Mi jornada laboral típica durante muchos años ha sido de 8:00 a. m. a 8:00 p. m., y esa es una rutina que he comprobado que me funciona bien, tras muchas pruebas conscientes de lo que funcionaba y lo que no para mantener el equilibrio en mi vida. Tanto si trabajas desde casa como en una oficina, tener claro qué hábitos funcionan para ti y no en tu contra es una forma fantástica de empezar a mejorar tu salud física y mental, lo que a su vez, en mi experiencia, impulsa un mejor rendimiento en el trabajo.
Además de los padres que trabajan desde casa, los estudiantes también están teniendo clase en casa. ¿Cómo crees que el mapeo mental puede ayudar a los estudiantes a aprender de forma eficiente?
Ojalá hubiera sabido del mapeo mental cuando era estudiante más joven, porque realmente es una herramienta inestimable para aprender. Diría que hay 3 áreas clave en las que el mapeo mental puede ayudar a los estudiantes, y son tomar notas, construir conocimiento y redactar trabajos escritos.
Para tomar notas, el mapeo mental elimina la necesidad de escribir frases largas, ya que te permite capturar solo unas pocas palabras clave cada vez, lo que facilita seguir el ritmo. Además, las notas tomadas en un mapa mental te ayudan a ver con más facilidad cómo se conectan los datos entre sí y a entender la visión global y los pequeños detalles, en función de la estructura de ramas. Aunque el mapa mental de notas esté algo desordenado, sigue teniendo una estructura que las notas lineales no tienen, y esto será de un valor incalculable cuando llegue el momento de revisarlas y actualizarlas.
La construcción de conocimiento consiste en tomar las notas de tus mapas mentales de varias clases y empezar a combinarlas en un mapa resumen (o varios mapas) que contenga la información clave sobre la materia. Con el software, puedes conectar estos mapas mentales, de modo que puedas crear un sistema de mapas fácil de navegar que contenga toda la información que necesitas sobre el tema. .
Por último, los estudiantes que tienen dificultades con los trabajos escritos pueden encontrar el mapeo mental extremadamente útil para planificar la estructura de un ensayo o informe. Un mapa mental sencillo puede ayudarte a pensar el orden de tu trabajo escrito, al mismo tiempo que recopilas tus ideas e investigación, todo en un solo lugar. A menudo, dedicar tiempo a mapear tus ideas y tu plan te ahorrará mucho tiempo (y frustración) en la fase de redacción posterior, así que pruébalo.
El software de mapas mentales puede ayudarte a pensar con más claridad y creatividad, pero al fin y al cabo no puede pensar por ti. Entonces, ¿cómo podemos ir más allá de una herramienta de productividad y pensar mejor?
Absolutamente cierto. El software no es la respuesta, pero puede ayudarte a descubrirla. “Pensar mejor” es un gran reto, pero algo en lo que el mapeo mental sin duda puede ayudar. Mi propia experiencia es que una mejor organización de mis ideas e información en la fase más temprana conduce invariablemente a una mayor claridad en mi propia mente sobre las tareas implicadas, la acción que hay que tomar o cualquier otra cosa que deba considerar o investigar antes de empezar a tachar acciones.
Se atribuye a Abraham Lincoln la frase “dame seis horas para talar un árbol y pasaré las primeras cuatro afilando el hacha”, y esta es una cita que uso constantemente cuando hablo de mapeo mental. El simple ejercicio de mapear tus ideas e información en relación con un proyecto, tarea, reto, oportunidad, etc. consiste precisamente en afilar el hacha. Si dedicas un poco de tiempo a ese pensamiento inicial (o a afilar el hacha), comprobarás que podrás ejecutar con mucha más eficiencia cuando llegue el momento. Además, también tendrás más confianza en que estás actuando sobre lo correcto, porque el mapa mental te ha empujado a pensar de forma más amplia, lo que a su vez significa que estás talando el árbol adecuado, no solo el árbol más cercano…!
