12 dic 2019
Cómo gestionar tu tiempo con mapas mentales (Consejo: no siempre necesitas hacerlo)
Avinash Priya
Si desperdicias un día tras otro, tu oportunidad de lograrlo no solo es una improbabilidad, es una imposibilidad.
Pero aquí está la cuestión: es difícil NO perder el tiempo.
Comerse el sapo es intimidante. La rutina diaria es aburrida. Peor que eso, el viaje parece interminable.
Pruebas diferentes métodos, sin embargo, pasan los años y las cosas siguen igual.
Entonces te encuentras con la elaboración de mapas mentales, y la defensa sobre los mapas mentales en la productividad. ¿Quizás esta vez, el caso sería diferente?
Si estás pensando en mapear mentalmente tu tiempo y gestionarlo, estás en el lugar correcto.
Esto es lo que discutiremos en este artículo:
¿Por qué la mayoría de las personas falla en la gestión del tiempo?
¿Realmente necesitas administrar tu tiempo con mapas mentales?
Por qué deberías considerar usar mapas mentales para la gestión del tiempo
Cómo usar mapas mentales para gestionar tu tiempo (con un sistema)
Pero primero, podrías estar preguntándote…
¿Por qué falla la mayoría de las personas en la gestión del tiempo?
Según Wikipedia, la gestión del tiempo significa
“El proceso de planificar y ejercer control consciente sobre el tiempo dedicado a actividades específicas, especialmente para aumentar la efectividad, eficiencia y productividad.”
“El proceso de planificar y ejercer control consciente sobre el tiempo dedicado a actividades específicas, especialmente para aumentar la efectividad, eficiencia y productividad.”
En resumen, la gestión del tiempo significa que usas el tiempo sabiamente - en cosas que te importan.
Entonces, ¿por qué fallamos SIEMPRE? ¿Es que no queremos pasar tiempo en cosas importantes para nosotros?
¡Porque somos un desastre!
A nuestro cerebro le encanta mentir.
Te miente diciendo que está bien desplazarte por TikTok unos minutos, que está bien trabajar en tareas fáciles pero sin importancia, y que está bien despertarse tarde en la mañana.
Y nos encanta dudar.
¿Es realmente lo único real? ¿Por qué no funciona de esa manera? ¿Quizás debería explorar más?
No, no está bien perder tiempo en TikTok. Y nunca sabemos si una idea funciona o no, a menos que la llevemos a la realidad.
¿Realmente necesitas gestionar tu tiempo con mapas mentales?
Los mapas mentales son esquemas en árbol que te ayudan a organizar visualmente tu información. Son herramientas fáciles de usar adoptadas por muchos, incluidos ejecutivos de grandes nombres.
Pero al final, el mapa mental es una herramienta, un medio. Entonces lo que importa es tu sistema.
Puedes usar mapas mentales, hojas de cálculo o simplemente pizarras y marcadores. Mientras sean capaces de desplegar tu sistema, ¡adelante!
En resumen, los mapas mentales son útiles en la gestión del tiempo.
Por qué deberías considerar el mapeo mental para la gestión del tiempo
Aquí hay algunas razones por las que los mapas mentales para la gestión del tiempo siguen siendo un “tema”:
Te muestra la imagen completa. Recuerda lo fácil que es dudar de nosotros mismos. Ver el panorama general podría ser una salvación para las personas que luchan durante mucho tiempo. Los mapas mentales tienen una mayor densidad de información que las notas lineales, y los mapas mentales bien diseñados te muestran las ideas principales instantáneamente. Con un sencillo plegado y desplegado, puedes profundizar en lo real sin perder el panorama general.
Es simple y te libera de pensar en exceso. En XMind, agregar temas es cuestión de Intro o Tab. Y con la mayoría de las funciones avanzadas ocultas (información de tareas, formato, etc.), te previenes de sumergirte en fantasías, ingresando detalles para elementos demasiado lejanos a ti.
Tiene excelente compatibilidad. La mayoría del software de mapas mentales ofrece algunas exportaciones e integraciones. En XMind, puedes exportar a MS Word, Excel o Evernote. Luego, cuando deseas ampliar en algún aspecto, puedes combinar fácilmente tu panorama general con otras herramientas. Dicho esto, ten en cuenta que construir plantillas de mapas mentales es solo parte de la batalla. Las verdaderas dificultades son tu monitoreo diario.
No te preocupes, hemos incluido algunos consejos sobre cómo hacerlo en este mismo artículo.
Cómo controlar tu tiempo con el mapeo mental
Es hora de ir a lo real. La idea principal aquí es construir un sistema con mapas mentales y monitorear tu progreso cada día.
Puede que te lleve algo de tiempo ajustarlo al mejor formato para ti. Pero una vez que comiences, los pequeños ensayos y errores son manejables.
A continuación, el sistema que resumimos a partir de las mejores prácticas y que ha demostrado ser efectivo por este estudio.
Paso 01: Autorreflexión holística
Escribe TODAS las tareas que estás haciendo, incluidos pasatiempos o actividades extracurriculares.
Puedes escribir todas las grandes tareas de tu vida y luego organizarlas en grupos. En esta etapa, mantén las tareas a nivel macro.
Luego prioriza elementos, desde el primer nivel hasta los niveles más bajos.
Esta es una excelente oportunidad para preguntarte: ¿cuál es la cosa más crucial en mi vida en esta etapa? Usa la función de comentario para explicar prioridades si es necesario.
Plantilla de mapa mental relacionada
Clasificador de Actividades en Cuatro Cuadrantes
Paso 02: Establecimiento de metas
Ahora duplica este mapa mental en otra hoja y elimina tareas triviales. La gestión de la atención también es parte de la gestión del tiempo. Evitamos pasar tiempo en cosas sin importancia.
Luego escribe metas accionables y desafiantes y fechas límite para cada actividad.
Paso 03: Desarrollo de estrategia
Profundiza en cada rama de tareas y concéntrate en una planificación a la vez. En XMind, puedes usar Mostrar Solo Rama.
Para cada profundización, anota los pasos para terminarlas. Y específicamente, cómo comenzar realmente.
Pensar en cómo comenzar es muy importante al abordar tareas desafiantes. Nos alivia del estrés y convierte las cosas de difíciles a alcanzables.
Paso 04: Planificación para mañana
Ahora es el momento de ponerse en acción.
Regresa al panorama general y duplica la hoja de “Meta y Estrategia” cada noche después de tu trabajo.
Denomina la nueva hoja como la fecha para la cual estás planificando.
Luego concéntrate en el tercer nivel (también conocido como tareas detalladas, accionables). Muévelas al primer nivel.
Elimina otros puntos sin importancia, luego haz la organización final.
Obtendrás tu lista de tareas para mañana. Puedes hacer clic en la imagen para descargar la plantilla.
Consejos adicionales
MCII
El sistema está casi configurado, solo queda un paso para prevenirte de caer - MCII.
MCII (Contraste mental con intenciones de implementación) es una técnica bien probada para ayudarte a superar obstáculos al alcanzar metas.
MC significa contrastes entre imágenes positivas del futuro (tus metas) y realidades negativas (obstáculos). Por ejemplo:
🥅 meta: “terminar una entrada de blog mañana.”
😩 realidad negativa puede ser: “perderse en artículos atractivos cuando reviso mi correo por la mañana.”
II son tus estrategias contra los obstáculos. Para el ejemplo anterior, puedes escribir:
😩 realidad negativa: “perderse cuando se revisan los correos electrónicos.”
🎯 intención de implementación: “configurar una alarma de 2 minutos antes de revisar la bandeja de entrada del correo.”
Para cada meta, puede haber múltiples realidades negativas. Y lo mismo ocurre entre realidades negativas e intenciones de implementación.
Necesitas proponer contraataques accionables y realistas para tus realidades negativas. Tanto MC como II necesitan incluir Cómo, Cuándo y Dónde para concretarlos.
Paso 05: Monitoreo diario
Comienza tu día revisando las listas de tareas y rastrea el tiempo.
Toggl, RescueTime, Hubstaff son buenos herramientas de seguimiento del tiempo.
Cómete los sapos (también conocido como completa las tareas más importantes). Será difícil. Y como en muchos otros días, dudas mucho de ti mismo. Cuando eso ocurra, mira el panorama general y tu meta. Con los pequeños pasos diarios, vas a llegar al futuro brillante.
Si aún luchas, utiliza una regla de 20 segundos. Configura una alarma de 20 segundos, y dite a ti mismo,
> “¡Solo necesito hacerlo por 20 segundos, luego puedo parar!”
Descubrirás que no quieres detenerte.
Pero para que sea sostenible, necesitas recompensarte descansando y celebrando. De lo contrario, tu cerebro podría ya no confiar en ti.
Consejos adicionales
Aguanta durante 4 semanas
Formar un hábito es difícil, pero podría no tomar tanto tiempo como crees.
El sistema en este artículo se basa en un estudio en 2014. Durante el experimento, no se mostraron mejoras notables después de 2 semanas de gestión del tiempo. Pero después de 4 semanas, los estudiantes informaron significativamente un mayor control del tiempo y menos estrés. Estos dos son dos indicadores críticos del éxito académico.
La triste verdad es que el 50% de los estudiantes abandonaron el estudio después de 2 semanas. Así que estate alerta y preparado, será difícil persistir las primeras 2 semanas.
Plantillas de gestión del tiempo
Para saber más sobre técnicas de gestión del tiempo, puedes consultar las siguientes plantillas. 👇
Cómo comerte ese sapo: 21 principios para dejar de procrastinar
Organiza tus tareas según importancia y urgencia
Consejos y actitud sobre la gestión del tiempo
