Prepárate para el Futuro de los Eventos Híbridos con Mind Map

Los eventos híbridos que atienden tanto a audiencias en vivo como online han explotado en popularidad en los últimos años, y esta tendencia está destinada a continuar. 62% de los organizadores de eventos dicen que planean continuar con los eventos virtuales además de regresar a los eventos presenciales en el futuro.

Si un enfoque híbrido para los eventos llegó para quedarse, ¿cómo pueden los organizadores de eventos prepararse para este futuro?

¿Qué es un Evento Híbrido?

Los eventos híbridos son eventos que tienen tanto una audiencia en vivo como una audiencia virtual. En este momento, la audiencia en vivo es generalmente mucho más pequeña que la audiencia online debido a restricciones de viajes y otras limitaciones, lo que lleva a un mayor enfoque en el componente de transmisión del evento. Esto requiere algunos cambios importantes en la ejecución de eventos para proporcionar la mejor experiencia en el nuevo formato.

¿Por qué son los Eventos Híbridos el Futuro?

La rápida adopción de formatos de eventos virtuales sucedió por necesidad, pero los eventos híbridos permanecerán incluso cuando las cosas vuelvan a la normalidad. Las tecnologías utilizadas para cosas como eventos virtuales y trabajo remoto se han convertido en herramientas cotidianas que todos saben usar como resultado. Esto elimina una barrera de entrada y ha hecho que muchas personas estén más abiertas a asistir a eventos virtualmente.

Ahora que las audiencias están acostumbradas a los eventos virtuales, el tiempo y los gastos de viaje y alojamiento para asistir a eventos en persona son inconvenientes opcionales. Para cualquiera que asista a eventos nacionales o internacionales, este es un gran beneficio de los eventos híbridos.

Seguir estos cinco consejos te ayudará a ofrecer la mejor experiencia en eventos híbridos:

1. Cambiar tu Enfoque para la Interacción con la Audiencia

Aunque la audiencia virtual a menudo superará en número a la audiencia en vivo, no tienen una presencia física en la sala. Como resultado, no pueden llamar la atención del orador o interactuar con la misma facilidad que la audiencia en vivo. Los eventos necesitan considerar esto para garantizar que todos los miembros de la audiencia se sientan involucrados, lo que puede requerir algunos cambios.

Por ejemplo, las técnicas comunes de interacción con la audiencia, como pedir sugerencias, votar o responder preguntas improvisadas, aún son posibles, con algunos cambios. En lugar de votar levantando la mano o pedir a la audiencia que haga sugerencias, usa herramientas digitales como encuestas por SMS para obtener su respuesta. Esto da a los asistentes virtuales la misma prioridad que a la audiencia en vivo y tiene el beneficio añadido de permitirte mostrar y visualizar respuestas y resultados durante las presentaciones.

Las empresas tienen mucho que aprender del mundo de los e-sports aquí, donde los eventos híbridos son a menudo las fechas más importantes y lucrativas del año. Por ejemplo, competiciones como The International proporcionan a los presentadores un feed moderado de la discusión online para comentar y responder en tiempo real, así como votaciones, encuestas y sistemas de apuestas simuladas, para estimular el debate sobre el resultado de los próximos partidos. Aunque no todas estas técnicas son útiles en un contexto de evento empresarial, es una gran demostración de cómo usar herramientas de transmisión para involucrar a ambas audiencias.

2. Introducir Q&A Digital

El cambio en el enfoque para la interacción se necesita especialmente durante las sesiones de Q&A. Además del problema de que los asistentes en persona puedan dominar la conversación, la audiencia en vivo puede no ser fácilmente audible para la audiencia virtual. Esto puede crear una mala experiencia donde la audiencia virtual puede no escuchar la pregunta que se está respondiendo.

Al hacer que los asistentes envíen sus preguntas a través del servicio de transmisión durante las presentaciones en lugar de abrir el micrófono al final, los moderadores pueden presentar a los oradores una lista de preguntas para abordar tomadas equitativamente de asistentes en vivo y virtuales. Todas las preguntas pueden mostrarse en pantalla, por lo que no necesitas preocuparte por obtener un audio claro de la audiencia.

Usa mapas mentales para categorizar las preguntas, de modo que cuando muestres o respondas las preguntas, cada categoría y audiencia pueda estar bien cubierta.

El próximo evento Agents of Hybrid combina lo mejor de ambos mundos. Todos los asistentes pueden enviar sus preguntas de Q&A a través del servicio de transmisión, y los asistentes virtuales pueden optar por participar en videollamadas de capacidad limitada para interacción directa.

3. Considerar las Zonas Horarias

Abrir tus eventos a asistentes virtuales significa que tu audiencia podría estar repartida en múltiples ubicaciones y zonas horarias.

Si esperas tener una audiencia ampliamente distribuida o internacional en tu evento, realizar la misma sesión en varios momentos diferentes durante el evento puede ayudar a asegurarte de que todos los que quieren ver una presentación en vivo puedan hacerlo, independientemente de su ubicación. La capacidad de asistir a eventos lejanos con mínimas molestias es una gran ventaja de los eventos virtuales, y acomodar diferentes zonas horarias saca el máximo provecho de ese beneficio.

Usa mapas mentales para marcar la ubicación del orador y listar el tiempo, de modo que puedas encontrar el momento adecuado tanto para el orador como para la audiencia.

Por ejemplo, el evento híbrido de larga duración MozCon programa grupos de discusión informales regulares y oportunidades de networking a lo largo del día para que los asistentes se involucren en debates a través de chat de texto y voz. Programar sesiones cortas durante todo el día asegura que los asistentes no se lo pierdan independientemente de dónde se conecten. Además, proporcionar las herramientas y el tiempo para hacer esto asegura que la interacción y el networking no sean beneficios exclusivos para la audiencia en persona.

4. Visualizar Discusiones

Cuando los oradores no pueden discutir ideas con la audiencia de la misma manera que en un evento solo en vivo, visualizarlas puede ayudar a los miembros de la audiencia a seguir las ideas. Por ejemplo, los oradores y moderadores pueden usar una aplicación de mapas mentales como ayuda didáctica para mostrar ideas y sugerencias, y sus relaciones, agregando y desarrollando el mapa mental durante la sesión.

XMind Pitch Mode permite a los oradores convertir estos mapas en diapositivas de presentación interactivas con solo presionar un botón, permitiendo a los oradores navegar fácilmente tanto por diapositivas como por mapas mentales para proporcionar ayudas visuales a sus respuestas en las discusiones. Esto también puede usarse para desarrollar ideas a lo largo de una sesión y resumirlas con una presentación final.

5. Esperar Problemas Técnicos

Organizar un evento híbrido significa que necesitas gestionar el lado técnico de la transmisión además de todos los problemas técnicos usuales, problemas de sonido y programación tardía que pueden surgir en un evento en vivo. Incluso los eventos de transmisión más grandes y de larga duración experimentan problemas con la pérdida de calidad de audio o video, problemas de red, y más.

Casi el 40% de los eventos virtuales e híbridos experimentan al menos una falla técnica. Como resultado, un equipo técnico con experiencia en la organización de eventos de transmisión es vital para asegurar que cuando ocurra un problema, pueda resolverse con la mínima interrupción del evento. Programar suficiente tiempo para probar completamente la configuración de transmisión antes de que el evento se active puede evitar un inicio problemático del evento mientras te apresuras a solucionar problemas.

Los Eventos Híbridos Están Aquí para Quedarse

Ahora es el momento perfecto para que las empresas se practiquen bien en la organización de eventos híbridos. Obtener las herramientas y conocimientos necesarios para organizar un evento híbrido exitoso ahora dará frutos en los próximos años a medida que continúen creciendo en popularidad. No tengas miedo de experimentar con el formato y probar nuevas herramientas y métodos, ya que los eventos híbridos son un territorio nuevo para todos.