Truco para trabajar a distancia: Cómo entregar una presentación impresionante de forma asincrónica

Como la única diseñadora remota en Xmind, Tori es la mejor representante para compartir su historia sobre la comunicación y colaboración remota. Adelante, mira cómo se las arregla.

Consejo: No uses diapositivas.

Dar una presentación remota es DIFÍCIL

Dar una presentación remota ha sido un problema para mí desde hace mucho tiempo. Siendo la única diseñadora remota trabajando en Xmind, mi zona horaria está **15 horas detrás de todos mis compañeros de equipo**. Aunque establecí un sistema de documentación en Dropbox Paper para ayudar con la comunicación del equipo, hay ocasiones en las que necesito reportar mi trabajo directamente al CEO, y descubrí que un documento estático, independientemente del formato, no es suficiente para expresar completamente mi trabajo.

El desafío se volvió aún mayor después de la llegada de la Covid-19. Mi jefe se reubicó temporalmente en Sídney, Australia, lo que hace aún más difícil para nosotros encontrar un horario para sincronizarnos. La comunicación asincrónica comenzó a partir de aquí — Empezamos a enviarnos grabaciones de audio para discutir, de manera que podamos escucharlas en nuestro propio tiempo. Terminé añadiendo un mapa mental al proceso — ¡y pensando que encontré la solución definitiva para la presentación asincrónica!

Entonces, ¿por qué no usar diapositivas?

Las diapositivas son un método construido para la comunicación sincrónica. Funciona mejor cuando el orador y el público están en la misma sala. Es un buen complemento para dar un discurso. Sin embargo, no funciona cuando no puedes ver la reacción de tu audiencia a tu discurso — Piensa en esos momentos en los que necesitas saltar, acelerar o ralentizar ciertas diapositivas después de ver la reacción de la gente. No tienes acceso a esta información cuando haces una presentación en línea.

He estado trabajando principalmente en un equipo distribuido desde 2014, y comencé a trabajar 100% de forma remota desde que me uní a Xmind. Presentar en línea con diapositivas no es una buena experiencia. Los presentadores siempre están ansiosos porque no saben si la gente está concentrada. La audiencia se aburre fácilmente. Supongo que nadie realmente pensó en inventar una nueva solución porque las diapositivas se toman como el estándar — pero tiene que haber una mejor manera.

¿Por qué Mapa mental + Audio es la mejor combinación?

Echemos un vistazo a la combinación poderosa de usar un mapa mental + archivo de audio para entregar tu presentación de manera asincrónica:

El mapa mental te ayuda a mantenerte enfocado en el panorama general y ordenar el contenido de manera lógica. A diferencia de la historia lineal de las diapositivas, en el mapa mental puedes aplicar múltiples maneras de contar historias dependiendo de tus necesidades.

• El archivo de mapa mental funciona como un medio interactivo — los espectadores pueden hacer clic en enlaces, acercar imágenes, expandir y contraer contenido. Tiene mucha más flexibilidad que las diapositivas.

• Agregar audio junto con tu presentación de mapa mental añade otra capa de narración y un toque personal.

• Finalmente, los archivos de audio son pequeños. No necesitas esperar una hora para subir un video de presentación pregrabado en YouTube. Solo toma unos minutos como máximo enviar una grabación de audio de 20 a 30 minutos a través de Telegram.

• ¡SIN LAG! No más “Hola, ¿estás ahí?”, “Perdón, estaba desconectado. ¿Dónde estábamos?” “Eh, no te escucho”...

Guía paso a paso para hacer una presentación de mapa mental increíble

Relájate, puedes comenzar desordenado — y ordenarlo después

Trabajo de manera bastante espontánea. Cuando estoy preparando una presentación asincrónica, generalmente empiezo con markdown y mapa mental — para poder alternar entre la lluvia de ideas y ordenar mis pensamientos.

Ahora, con la nueva característica de Xmind 2020, puedo alternar entre el modo Esquema/Mapa mental sin problemas. ¡Preparar una presentación nunca ha sido tan fácil!

Estructura tu contenido fácilmente con los temas preestablecidos de Xmind

Ahora que tienes todo el contenido listo, es hora de preparar un mapa mental impresionante para tu presentación. Dependiendo de tu modelo mental, puedes mover las cosas en el Esquema, o simplemente arrastrar y soltar en el modo Mapa mental.

Si estás presentando información compleja, es bueno usar la función Resumen/Límite/Relación para ayudar a tu espectador a entender cómo ciertos contenidos están relacionados entre sí.

Dale un buen aspecto

El contenido es clave, pero no olvides el toque visual final. Algunos marcadores y pegatinas pueden hacer que tu mapa mental se vea increíble, además de explicar mejor el contenido. No necesitas habilidades de diseño gráfico profesional para hacer que tu presentación se vea lo suficientemente bien. Con Xmind, es muy fácil hacer que tu mapa mental se vea equilibrado visualmente al presionar la función “Auto Balance Map”.

Paso final: graba tu audio

Ahora que tu mapa mental está listo, abre Quicktime Player y comienza a grabar tu audio. Descubrirás que con la estructura del mapa mental, es mucho más fácil para ti como presentador saber dónde estás durante la presentación. Cuando la audiencia reciba tu presentación, tendrán la libertad de acelerar, ralentizar o pausar el audio y explorar alrededor del mapa mental según lo necesiten.

Déjame saber si planeas aplicar esta combinación poderosa a tu rutina de trabajo remoto. No dudes en contactarme si tienes alguna pregunta sobre este método.

Dame un aplauso si quieres ver la versión de presentación asincrónica de este artículo. ¡Gracias por leer!