Los 5 principales consejos y trucos de Xmind para la colaboración remota

El trabajo remoto fue una tendencia acelerada en 2015, y este año vuelve con un aumento repentino en respuesta a COVID-19.

XMind es un equipo pequeño pero ágil, con colegas que trabajan tanto desde casa como en el extranjero. Las reuniones en línea ocurren en diferentes lugares, e incluso en diferentes husos horarios. ¿Cómo podemos avanzar juntos al mismo ritmo y sacar lo mejor de los colegas? Hablamos con varios colegas y combinamos su experiencia con la de 37Signals para una colaboración remota más efectiva.

¿Cómo nos beneficia el trabajo remoto?

Antes de comenzar, echemos un vistazo de cerca a ambos lados del trabajo remoto, y por qué se convierte en una opción con más seguidores.

Para el empleado, el trabajo remoto ofrece:

Menos tiempo de desplazamiento pero un horario de trabajo independiente y flexible;

Ahorro en alquiler y la posibilidad de trabajar en la ciudad que te gusta;

Para el empleador, el trabajo remoto ofrece:

Más diversidad de talentos con menores barreras para la expansión geográfica;

Menos costoso y que consume menos tiempo;

Una mejora en la operatividad del equipo;

Sacar lo mejor del trabajo remoto requiere que los empleados sean profesionales, con capacidad de gestión de proyectos, progreso periódico, en lugar de darles seguimiento constante.

Trabajar remotamente en XMind se trata de alta Independencia y Auto-motivación junto con sólidas habilidades de comunicación y colaboración. Estos 2 elementos son la base de cómo se realiza el trabajo remoto en XMind. (Además, también estamos abiertos a posiciones remotas, haz clic aquí para verificar.)

Superposición en Tiempo Real para el Trabajo

Palabra clave: Comunicación Asíncrona; Superposición en Tiempo Real;

La comunicación asíncrona sugiere que no puedes esperar una respuesta inmediata después de enviar un mensaje, y ocurre en el trabajo en el extranjero todo el tiempo, pudiendo el desfase horario traer malentendidos o comunicaciones extras y repetitivas.

Uno de los fallos del trabajo remoto es que una mayoría de equipos termina haciendo mucho trabajo para compensar la ineficiencia resultante de las desviaciones debido a la falta de colaboración en tiempo real. La falta de comunicación constante resulta en horas de trabajo adicionales.

La superposición en tiempo real ofrece una solución para la comunicación asíncrona. Ofrece un período específico de colaboración en tiempo real y permite a los miembros del equipo preorganizar el horario para discusiones personales y grupales.

Palabras y Consejos de XMind

Define e identifica problemas de adentro hacia afuera antes de seleccionar herramientas y estrategias. La sincronización es crucial. Por ejemplo, al tratar un problema, debes saber de dónde viene, en lugar de llevar a los colegas inmediatamente a la sala de reuniones. Si es un problema externo, soluciona primero el externo, luego actualiza y confirma la información interna.

Encuentra y confirma la superposición en tiempo real para el equipo;

Notifica a todo el equipo si un miembro se ausenta durante el día;

Espacio de Trabajo Libre de Distracciones

Palabra clave: Espacio de Trabajo Dedicado; Vístete Apropiadamente;

Imagina trabajar en la mesa del comedor, significa que cada vez que comes, podrías necesitar guardar tu computadora, cuadernos y colocar la comida, cubiertos, después de terminar, limpiar la mesa y luego volver a colocar lo necesario para trabajar, y repetir en el siguiente horario de comida.

Es por eso que un espacio de trabajo dedicado es importante. Un wifi rápido, una mesa solo para trabajar y una silla cómoda implican un mejor estado de trabajo. Estas son algunas fotos de nuestros colegas.

Trabajar remotamente sugiere que podrías estar en la habitación casi todo el día, y usar pijamas parece ser realmente tentador. Sin embargo, usar algo que no sea para dormir sugiere a tu cerebro que es hora de trabajar. Puedes usar camisetas, pantalones, sudaderas con capucha, incluso un vestido elegante, si crees que aumenta tu productividad. Además, sería muy incómodo si aparece una reunión por video y te muestras en pijamas.

Trabajar en la cama también te lleva fácilmente a un estado de sueño, si no estás enfermo o trasnochado, resiste la tentación de cualquier lugar que te permita acostarte o relajarte cuando estás en el trabajo, especialmente la mayoría de las personas rara vez se vuelven más productivas en la cama.

Palabras y Consejos de XMind

El cambio de roles te ayuda a entrar en el estado de trabajo fácilmente. No soporto trabajar en pijamas. Mantente alejado de cualquier lugar donde puedas acostarte. Aunque cómodo, realmente te vuelves somnoliento fácilmente. Construye un espacio de trabajo dedicado, con buena infraestructura y deja las distracciones a un lado, como videojuegos, gatitos y perritos, etc.;

Mantén tu mesa ordenada y coloca solo lo necesario para el trabajo;

Asegurar que el Equipo esté en la Misma Página

Uno de los puntos importantes sobre la colaboración remota es la división de la carga de trabajo y el establecimiento de hitos críticos. El trabajo en equipo es luchar juntos. Cuando se trata de coordinación y división de trabajo, habrá que hablar sobre la planificación, desmembrar y gestionar diferentes tareas.

Según el libro Remote, un gerente necesita conocer los recursos para completar el proyecto, saber qué y dónde están los retrasos y pueden ocurrir, ser creativo en los problemas clave y ser capaz de descomponer la tarea actual, y asignarlas a la persona adecuada. El gerente debe garantizar que los problemas del flujo de trabajo sean lo menos posibles.

También es importante descomponer claramente la tarea en un proyecto, permitiendo a los miembros conocer la situación y el progreso, comprender qué y dónde están, por lo tanto, aumentar la participación y el autorreconocimiento en gran medida.

En XMind, el Director de Producto planifica y enumera las características venideras, los problemas mejorados y los errores de diferentes productos de cada trimestre e informa a los departamentos involucrados. Cada departamento hace planes, discute las próximas versiones y proporciona comentarios en consecuencia, de alguna manera, todos tienen una mejor comprensión tanto del interior como del exterior del equipo.

En la ejecución de la tarea, un ciclo completo y cerrado junto con planificación de tareas, ejecución y retroalimentación es significativo. Los gestores de producto utilizan herramientas de documentación en línea para escribir documentos claramente, crear problemas en GitLab, establecer hitos y fechas límite, y asignar tareas a los miembros del equipo relacionados.

Cuando se completa una tarea, se entrega a la siguiente persona/equipo involucrado en GitLab. En cuanto a la parte de codificación, el código se someterá y revisará antes de la fusión. El ciclo es claro y eficiente, y los participantes tienen claro las tareas actuales y las venideras.

Palabra y Consejos de XMind:

Enumera todos los problemas y soluciónalos en consecuencia. No importa cuándo se puedan tachar. Solo enfócate en hacer uno a la vez, y tachar el último siempre me impresiona cada vez.

Un paso a la vez. No soy una persona multitarea, y prefiero hacer las cosas una a una. Para mí, me encanta separar comunicar y escribir. Estoy concentrado cuando escribo.

Asegúrate de que todos los miembros del equipo tengan la información requerida;

Descompón las tareas y asigna a los miembros del equipo según sus fortalezas y debilidades;

Define hitos críticos para el equipo;

Asegúrate de que el equipo esté en la misma página y garantiza que las líneas de comunicación siempre estén abiertas;

La Comunicación Efectiva es la Clave

Palabra clave: Preparación; Documentación; Prioridad;

Hemos hablado sobre cómo una superposición en tiempo real ayuda con la comunicación asíncrona, y asegurarse de que el equipo conoce donde están. Pero cuando se trata de la comunicación “real”, puede haber algunas partes que necesiten tu atención.

Prepárate antes de Hablar

La comunicación trata de impartir o intercambiar información, y una comunicación efectiva es aquella donde un orador organiza las ideas claramente y entrega o expresa la información con todos los detalles completos.

Hablando de organizar ideas, eso es el fuerte de XMind: ZEN. Antes de la reunión, puedes visualizar y organizar tus ideas en XMind. Esto te ayuda a mantenerte organizado en la entrega y hacer que el contenido sea lo suficientemente claro para ser entendido.

Este es un ejemplo de cómo marketing se prepara para una entrevista con el diseñador.

Define Prioridades

Haz un plan para el día y define prioridades, luego toma acciones adicionales. Usa teléfonos o herramientas de comunicación en tiempo real cuando manejes asuntos urgentes.

Palabras y Consejos de XMind

La Técnica Pomodoro es mi tipo estos días. Trabajo durante media hora, tomo un pequeño descanso. Me permite concentrarme más y aliviar mis ojos.

Escribe, o haz un mapa mental para la próxima discusión en la reunión grupal. Asegúrate de que todos reciban y entiendan la información requerida;

Cuida tu tono y elección de palabras en la comunicación, especialmente escribir puede llevar a malentendidos;

Una documentación cuidadosamente escrita ayuda a tus compañeros de equipo a conocer el proyecto de principio a fin;

Nos Encantan las Herramientas de Apoyo (no solo XMind)

La comunicación efectiva viene con herramientas de apoyo, y nos encantaría compartir algunas herramientas que usamos en nuestro trabajo.

XMind: ZEN: reporte semanal, desglosamiento y gestión de tareas, presentaciones.

Zoom: Reuniones en línea, compartir pantalla;

GitLab: Servidor de código, colaboración en documentos, seguimiento y resolución de errores;

Mejor Remoto. No estás Solo.

XMind: ZEN (Escritorio & Móvil) ofrece un 30% de descuento para todos. El trabajo remoto es una oportunidad y un desafío para todos. Deseamos que XMind pueda ayudarte a descubrir, mantener y mejorar tu productividad sin importar dónde te encuentres.

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