Comment améliorer votre équipe de télétravail avec Xmind et plus

La productivité est menacée pour les travailleurs à distance, qui se sentent souvent frustrés lorsque la communication n'est pas efficace. Pour les managers ou les dirigeants, l'isolement peut souvent se faire sentir lorsque leur équipe n'est pas sur la même longueur d'onde. La productivité et l'efficacité sont toujours une priorité pour les individus et les équipes. Alors, comment coopérer et travailler ensemble même lorsque nous sommes séparés ?

Tracy Ring, écrivaine et spécialiste du marketing, observe les tendances sur le lieu de travail et partage des idées issues d'une expérience diversifiée de plus de 10 ans en RH, gestion de projet, et rôles administratifs. Elle offre des suggestions pratiques pour les leaders d'équipes distantes, y compris des logiciels et des principes, lisez plus bas.

L'année dernière a vu l'un des changements les plus marquants vers le travail à distance dans l'histoire de l'économie mondiale, une tendance qui est susceptible de se poursuivre—au moins dans une certaine mesure—en 2021. En moyenne, 76 pour cent des employés qui sont passés au télétravail étaient aussi productifs à domicile qu'ils l'étaient sur place avant le COVID (parfois plus), selon une enquête de 2020 de Boston Consulting Group. Cependant, en termes de tâches collaboratives, 56 pour cent de ces employés étaient moins productifs à la maison.

Deux des principaux facteurs contributifs identifiés par BCG à l'origine de ce problème de collaboration étaient un manque de connexion d'équipe et un accès insuffisant aux outils de travail virtuels. En tant que manager à distance, vous êtes responsable de vous assurer que votre équipe en télétravail peut encore se connecter et communiquer, même à distance. Heureusement, les plateformes numériques rendent cette tâche plus facile, alors envisagez d'investir dans les outils ci-dessous pour maximiser la collaboration, rationaliser un flux de travail efficace et augmenter la productivité.

Bien que le travail d'équipe à distance puisse être efficace et réussi, c'est aussi un défi pour de nombreux travailleurs habitués à être sur place. En fait, 87 pour cent des employés s'accordent à dire qu'un retour éventuel au bureau est important pour la collaboration d'équipe et la création de relations, selon un sondage PwC. Cependant, jusqu'à ce qu'il soit sûr de retourner au bureau à plein temps, un logiciel de mind mapping en ligne peut renforcer et simplifier le travail d'équipe.

Un logiciel comme Xmind fonctionne comme une session de brainstorming virtuelle qui permet à votre équipe de créer des diagrammes et des organigrammes, de partager des fichiers, d'organiser des données sous forme de présentations et de transformer des idées en projets collaboratifs. Les meilleures interfaces de mind mapping offrent également un tableau blanc en ligne pour simuler à la fois l'aspect visuel et tactile d'une session de brainstorming en personne.

Évitez le Manque de Sécurité dans la Gestion des Mots de Passe

Lorsque les employés subissent la pression d'attentes peu claires ou de processus de travail inefficaces, cela peut provoquer une réaction de combat-ou-fuite dans votre équipe, selon la psychologue clinicienne et consultante en leadership exécutif Dr. Natalia Peart. Le combat ou la fuite, explique-t-elle, peut entraîner un stress et une anxiété chroniques au fil du temps, rendant plus difficile la concentration, la priorisation et la gestion de leur flux de travail quotidien.

Cela peut également nuire au bien-être physique de vos membres d'équipe, ce qui pourrait encore inhiber leur performance et leur engagement, continue Dr. Peart. Selon des experts en santé, le stress chronique peut causer des problèmes tels que le diabète de type 2, l'hypertension artérielle, les maladies cardiaques, l'asthme, les maux de tête, les déséquilibres digestifs ou la dépression. Votre équipe ne peut pas performer à haute capacité si leur bien-être est en danger.

Pour combattre le stress et tous les impacts négatifs, assurez-vous que vos processus et attentes soient transparents pour votre équipe à distance. Une solution d'automatisation du flux de travail peut alléger le stress des systèmes mal gérés ou désorganisés. Avec ces types d'outils, les employés peuvent automatiser les emails, les événements de calendrier, la gestion de projet ou les rappels d'échéance, les chats d'équipe et d'autres tâches internes—le tout depuis une plateforme intégrée. Cela facilite la rationalisation, la surveillance et la prioritisation du flux de travail sans le faire manuellement—le tout aboutissant à moins de stress et des employés à distance plus heureux et en meilleure santé.

Consultez cette liste pour trouver une option qui fonctionne pour votre équipe.

Tirez Parti des Communications Vidéo

L'absence d'interaction physique dans une équipe à distance peut conduire à des malentendus, ce qui entrave finalement la confiance, explique le journal de SN Applied Sciences. Les canaux de communication virtuelle audio ou texte (c'est-à-dire, téléphone, email, messageries instantanées) ne fournissent pas toujours les indices non verbaux significatifs qu'offre la communication en personne. Ce manque de contexte peut entraîner des malentendus ou de la méfiance, selon la recherche.

Au lieu de vous fier à la communication numérique comme l'email et le chat, misez sur les vidéoconférences. Malgré la prévalence de la « fatigue Zoom », demandez à tout le monde de laisser leur vidéo allumée. Si votre équipe proteste, montrez-leur la science derrière les avantages des réunions en vidéo. Se voir rend plus facile d'interpréter les nuances visuelles du langage corporel, des expressions faciales, du contact visuel et d'autres manières subtiles que les communications uniquement vocales ou numériques ne permet pas.

Considérez quelques règles pour encourager/améliorer les réunions basées sur la vidéo :

• Faites des réunions une zone sans jugement. Les travailleurs à distance n'ont pas à se présenter d'une certaine manière ou à avoir un fond de webcam parfait pour allumer leur vidéo.

• Demandez aux gens d'attendre 10 secondes après qu'une personne a parlé pour tenir compte des retards audio inévitables. Si vous souhaitez ajouter quelque chose ou intervenir, levez la main.

• Utilisez le bouton muet à tout moment. Sauf s'il s'agit d'une discussion, si les gens ne présentent pas ou ne parlent pas, ils devraient être en mode silencieux. La plupart des vidéoconférences vous permettent de réactiver le son avec la barre d'espace.

Ce changement global massif vers le travail à distance a accru les menaces de cybersécurité à travers les industries et les secteurs d'activité pendant le COVID-19. En 2020 seulement, la division cybernétique du FBI a signalé jusqu'à 4 000 plaintes de cyberattaques par jour—une augmentation de 400 pour cent depuis avant la pandémie. De plus, 90 pour cent des violations de données résultent d'une erreur humaine due à des réseaux non sécurisés, des mots de passe ou des identifiants de système, selon Kaspersky Labs.

En d'autres termes, les violations peuvent se produire lorsque de nombreux membres de l'équipe doivent utiliser les mêmes informations de connexion depuis plusieurs endroits différents. Cependant, vous pouvez réduire le risque que ces identifiants soient perdus ou volés avec un gestionnaire de mots de passe virtuel. Cet outil chiffre vos informations de connexion, vous permet de contrôler qui peut accéder à des fichiers ou dossiers sensibles, et aide à récupérer en toute sécurité les mots de passe si quelqu'un est verrouillé hors d'un compte.

Peu importe combien de temps vous gérez une équipe en télétravail—qu'il s'agisse d'une situation temporaire ou d'une solution permanente—ces outils numériques peuvent contribuer à d'énormes gains de productivité, de communication, d'efficacité, de collaboration, et de bien-être général. La tendance du travail à distance est là pour rester, et les innovations technologiques facilitent la gestion.

Tracy Ring est une écrivaine et spécialiste de contenu indépendante qui travaille avec des organisations pour créer un contenu engageant. Elle aime écrire sur l'intersection de la santé mentale et des tendances sur le lieu de travail. Tracy apporte une perspective réelle à son écriture de plus de 10 ans d'expérience diversifiée comprenant, les RH, la gestion de projet, les relations avec les clients et les clients, et les rôles administratifs. Vous pouvez la retrouver sur LinkedIn ou Twitter.

Négligez la Sécurité de Gestion des Mots de Passe

Ce changement global massif vers le télétravail a accentué les menaces de cybersécurité à travers les industries et les secteurs d'activité pendant le COVID-19. En 2020 seulement, la division cybernétique du FBI a signalé jusqu'à 4 000 plaintes de cyberattaques par jour—une augmentation de 400 pour cent depuis avant la pandémie. De plus, 90 pour cent des violations de données résultent d'une erreur humaine due à des réseaux non sécurisés, des mots de passe ou des identifiants de système, Kaspersky Labs rapporte.

En d'autres termes, les violations peuvent se produire lorsque de nombreux membres de l'équipe doivent utiliser les mêmes informations de connexion depuis plusieurs endroits différents. Cependant, vous pouvez réduire le risque que ces identifiants soient perdus ou volés avec un gestionnaire de mots de passe virtuel. Cet outil chiffre vos informations de connexion, vous permet de contrôler qui peut accéder à des fichiers ou dossiers sensibles, et aide à récupérer en toute sécurité les mots de passe si quelqu'un est verrouillé hors d'un compte.

Mieux Diriger Votre Équipe de Télétravail pour Augmenter la Productivité

Peu importe combien de temps vous gérez une équipe en télétravail—qu'il s'agisse d'une situation temporaire ou d'une solution permanente—ces outils numériques peuvent contribuer à d'énormes gains de productivité, de communication, d'efficacité, de collaboration, et de bien-être général. La tendance du travail à distance est là pour rester et les innovations technologiques facilitent la gestion.

Tracy Ring est une écrivaine et spécialiste de contenu indépendante qui travaille avec des organisations pour créer un contenu engageant. Elle aime écrire sur l'intersection de la santé mentale et des tendances sur le lieu de travail. Tracy apporte une perspective réelle à son écriture de plus de 10 ans d'expérience diversifiée comprenant, les RH, la gestion de projet, les relations avec les clients et les clients, et les rôles administratifs. Vous pouvez la retrouver sur LinkedIn ou Twitter.