Comment améliorer votre équipe de télétravail avec Xmind et plus

La productivité est menacée pour les télétravailleurs, qui se sentent souvent frustrés lorsque la communication n'est pas efficace. Pour les managers ou dirigeants, l'isolement peut souvent frapper lorsque leur équipe n'est pas sur la même longueur d'onde. La productivité et l'efficacité sont toujours une priorité pour les individus et les équipes. Alors, comment coopérer et travailler ensemble même lorsque nous sommes séparés ?

Tracy Ring, rédactrice et spécialiste du marketing, observe les tendances du monde du travail et partage ses idées issues de plus de 10 ans d'expérience diversifiée en RH, gestion de projet et rôles administratifs. Elle propose des suggestions pratiques pour les dirigeants d'équipes à distance, notamment des logiciels et des principes, à lire ci-dessous.

L'année dernière a connu l'un des changements les plus marquants vers le télétravail de l'histoire de l'économie mondiale, une tendance qui devrait se poursuivre — du moins dans une certaine mesure — en 2021. En moyenne, 76 % des employés passés au télétravail étaient tout aussi productifs chez eux qu'ils l'étaient sur site avant la COVID-19 (parfois plus), selon une enquête de 2020 du Boston Consulting Group. Cependant, en termes de tâches collaboratives, 56 % de ces employés étaient moins productifs à la maison.

Deux des principaux facteurs contributifs identifiés par le BCG à l'origine de ce problème de collaboration étaient un manque de connexion d'équipe et un accès insuffisant aux outils de travail virtuels. En tant que manager à distance, vous êtes responsable de veiller à ce que votre équipe en télétravail puisse toujours se connecter et communiquer, même à distance. Heureusement, les plateformes numériques facilitent cette tâche, alors pensez à investir dans les outils ci-dessous pour maximiser la collaboration, rationaliser le flux de travail et augmenter la productivité.

Bien que le travail d'équipe à distance puisse être efficace et réussi, c'est aussi un défi pour de nombreux travailleurs habitués à être sur site. En fait, 87 % des employés s'accordent à dire qu'un retour éventuel au bureau est important pour la collaboration d'équipe et la création de liens, selon une enquête de PwC. Cependant, jusqu'à ce qu'un retour au bureau à plein temps soit sûr, un logiciel de carte mentale en ligne peut renforcer et simplifier le travail d'équipe.

Un logiciel comme Xmind fonctionne comme une session de remue-méninges virtuelle qui permet à votre équipe de créer des Schémas et des organigrammes, de partager des fichiers, d'organiser des données en présentations et de transformer des idées en projets collaboratifs. Les meilleures interfaces de carte mentale offrent également un tableau blanc en ligne pour simuler l'aspect visuel et tactile d'une session de remue-méninges en personne.

Utilisez des solutions d'automatisation des flux de travail

Lorsque les employés subissent la pression d'attentes peu claires ou de processus de travail inefficaces, cela peut provoquer une réaction de lutte ou de fuite chez eux, selon la psychologue clinicienne et consultante en leadership exécutif Dr. Natalia Peart. La lutte ou la fuite, explique-t-elle, peut mener à un stress chronique et à de l'anxiété au fil du temps, rendant plus difficile la concentration, la priorisation et la gestion de leur flux de travail quotidien.

Cela peut également nuire au bien-être physique des membres de votre équipe, ce qui pourrait freiner davantage leurs performances et leur engagement, poursuit le Dr. Peart. Selon les experts de la santé, le stress chronique peut causer des problèmes tels que le diabète de type 2, l'hypertension artérielle, les maladies cardiaques, l'asthme, les maux de tête, les déséquilibres digestifs ou la dépression. Votre équipe ne peut pas fonctionner à pleine capacité si son bien-être est menacé.

Pour lutter contre le stress et tous ses impacts négatifs, veillez à ce que vos processus et vos attentes soient transparents pour votre équipe à distance. Une solution d'automatisation des flux de travail peut atténuer le stress lié à des systèmes mal gérés ou désorganisés. Avec ce type d'outils, les employés peuvent automatiser les e-mails, les événements de calendrier, les rappels de gestion de projet ou d'échéances, les chats d'équipe et d'autres tâches internes, le tout à partir d'une plateforme intégrée. Cela permet de rationaliser, de surveiller et de prioriser plus facilement les flux de travail sans le faire manuellement, ce qui se traduit par moins de stress et des employés à distance plus heureux et en meilleure santé.

Consultez cette liste pour trouver l'option qui convient à votre équipe.

Tirez parti des communications vidéo

L'absence d'interaction physique au sein d'une équipe à distance peut entraîner des malentendus, ce qui nuit finalement à la confiance, explique la revue SN Applied Sciences. Les moyens de communication virtuels audio ou textuels (téléphone, e-mail, messageries instantanées) ne fournissent pas toujours les indices non verbaux significatifs d'une communication en personne. Ce manque de contexte peut entraîner des malentendus ou de la méfiance, selon l'étude.

Au lieu de vous appuyer sur la communication numérique comme l'e-mail et le chat, privilégiez les visioconférences. Malgré la prévalence de la « fatigue de Zoom », demandez à chacun de laisser sa caméra activée. Si votre équipe proteste, mettez en avant la science derrière les avantages des réunions vidéo. Se voir permet d'interpréter plus facilement les nuances visuelles du langage corporel, des expressions faciales, du contact visuel et d'autres attitudes subtiles que les communications audio ou numériques ne permettent pas.

Envisagez quelques règles pour encourager/améliorer les réunions vidéo :

• Faites des réunions une zone sans jugement. Les télétravailleurs n'ont pas besoin de se présenter d'une certaine manière ou d'avoir l'arrière-plan de webcam parfait pour activer leur vidéo.

• Demandez aux gens d'attendre 10 secondes après que quelqu'un a parlé pour tenir compte des retards audio inévitables. Si vous souhaitez ajouter quelque chose ou intervenir, levez la main.

• Utilisez le bouton muet à tout moment. S'il ne s'agit pas d'une discussion, si les gens ne présentent pas ou ne parlent pas, ils doivent être coupés. La plupart des systèmes de visioconférence vous permettent de réactiver le son avec la barre d'espace.

Cette transition mondiale massive vers le télétravail a intensifié les menaces de cybersécurité dans tous les secteurs d'activité pendant la COVID-19. Rien qu'en 2020, la division cyber du FBI a signalé jusqu'à 4 000 plaintes pour cyberattaque par jour, soit une augmentation de 400 % par rapport à l'avant-pandémie. De plus, 90 % des violations de données résultent d'erreurs humaines dues à des réseaux, des mots de passe ou des identifiants système non sécurisés, rapporte Kaspersky Labs.

En d'autres termes, des failles de sécurité peuvent survenir lorsque de nombreux membres d'une équipe doivent utiliser les mêmes informations de connexion à partir de plusieurs endroits différents. Cependant, vous pouvez minimiser le risque de perte ou de vol de ces identifiants grâce à un gestionnaire de mots de passe virtuel. Cet outil chiffre vos informations de connexion, vous permet de contrôler qui peut accéder aux fichiers ou dossiers sensibles et aide à récupérer les mots de passe en toute sécurité en cas de verrouillage de compte.

Peu importe combien de temps vous gérerez encore une équipe en télétravail — qu'il s'agisse d'une situation temporaire ou d'une solution permanente — ces outils numériques peuvent contribuer à d'énormes gains de productivité, de communication, d'efficacité, de collaboration et de bien-être général. La tendance du télétravail est là pour durer et les innovations technologiques facilitent sa gestion.

Tracy Ring est rédactrice indépendante et spécialiste du marketing de contenu, collaborant avec des organisations pour concevoir des contenus attrayants. Elle aime écrire sur l'intersection de la santé mentale et des tendances du monde du travail. Tracy apporte une perspective concrète à ses écrits grâce à plus de 10 ans d'expérience diversifiée, notamment en RH, gestion de projet, relations clients et rôles administratifs. Vous pouvez la contacter sur LinkedIn ou Twitter.

Ne négligez pas la sécurité de la gestion des mots de passe

Cette transition mondiale massive vers le télétravail a intensifié les menaces de cybersécurité dans tous les secteurs d'activité pendant la COVID-19. Rien qu'en 2020, la division cyber du FBI a signalé jusqu'à 4 000 plaintes pour cyberattaque par jour, soit une augmentation de 400 % par rapport à l'avant-pandémie. De plus, 90 % des violations de données résultent d'erreurs humaines dues à des réseaux, des mots de passe ou des identifiants système non sécurisés, rapporte Kaspersky Labs.

En d'autres termes, des failles de sécurité peuvent survenir lorsque de nombreux membres d'une équipe doivent utiliser les mêmes informations de connexion à partir de plusieurs endroits différents. Cependant, vous pouvez minimiser le risque de perte ou de vol de ces identifiants grâce à un gestionnaire de mots de passe virtuel. Cet outil chiffre vos informations de connexion, vous permet de contrôler qui peut accéder aux fichiers ou dossiers sensibles et aide à récupérer les mots de passe en toute sécurité en cas de verrouillage de compte.

Mieux diriger votre équipe en télétravail pour augmenter la productivité

Peu importe combien de temps vous gérerez encore une équipe en télétravail — qu'il s'agisse d'une situation temporaire ou d'une solution permanente — ces outils numériques peuvent contribuer à d'énormes gains de productivité, de communication, d'efficacité, de collaboration et de bien-être général. La tendance du télétravail est là pour durer et les innovations technologiques facilitent sa gestion.

Tracy Ring est rédactrice indépendante et spécialiste du marketing de contenu, collaborant avec des organisations pour concevoir des contenus attrayants. Elle aime écrire sur l'intersection de la santé mentale et des tendances du monde du travail. Tracy apporte une perspective concrète à ses écrits grâce à plus de 10 ans d'expérience diversifiée, notamment en RH, gestion de projet, relations clients et rôles administratifs. Vous pouvez la contacter sur LinkedIn ou Twitter.