Comment gérer une équipe à distance

Au cours des dernières années, le travail à distance est devenu un choix populaire pour de nombreuses personnes. Mais une question se pose : en tant qu’employeur, comment gérer une équipe à distance ?

Dès les années 1990, coïncidant avec la première vague d'ordinateurs personnels, les gens ont commencé à réaliser la possibilité de travailler à domicile. Il y a maintenant de nombreuses personnes dans une variété de secteurs qui peuvent travailler à distance. L'émergence d'emplois hautement qualifiés et la mise en œuvre de technologies ont fait du travail à distance une pratique largement reconnue non seulement pour les grandes entreprises, mais aussi pour les petites entreprises.

Et pour beaucoup de gens, le travail à distance leur fait gagner plus que du temps de transport - pouvoir travailler tranquillement dans un environnement familier et confortable aide à l'efficacité et évite le contact social sur le lieu de travail. Pour les entreprises, c'est un monde complètement numérique. Ce qui en découle, c'est que la nécessité de se rassembler au bureau diminue progressivement. Autrefois, il était impossible de tenir des réunions sans que les gens ne s'asseyent ensemble, et maintenant tout se fait en ligne.

Difficultés dans la gestion d'une équipe à distance

Supervision

Pour les affaires, la supervision peut être un autre obstacle lors du travail à distance. Il ne semble pas possible de vérifier si vos employés travaillent et quand ils commencent à travailler. L'absence de supervision peut être à l'origine d'une faible productivité et d'une déconnexion de la communication et de la livraison du travail.

Barrière de communication

Même si nous disposons de toutes sortes d'applications permettant la messagerie instantanée et les réunions en ligne, des informations ou des détails importants pourraient être omis ou mal interprétés. Nous constatons souvent que, dans la plupart des cas, parler en personne réduit la difficulté du filtrage des mots et la possibilité de malentendus. Parfois, il est nécessaire de passer en revue les détails face à face sans taper de longs blocs de mots, mettons, sur WhatsApp ou Facebook Messenger.

Connaissances

Pour les employés, travailler à distance crée un mur qui les bloque ainsi que leurs collègues. La discussion est aussi une partie essentielle du travail de groupe. Lorsqu’ils travaillent dans un environnement de bureau, les employés ont un accès facile à une grande variété de ressources et d'informations de la part des autres. En comparaison, il peut être difficile de contacter les autres ou d'acquérir des connaissances en travaillant à distance. Cela pourrait entraîner des erreurs dans le travail ou un stress supplémentaire pour les employés.

Que pouvez-vous faire pour optimiser la gestion d'une équipe à distance ?

Fixer des objectifs

Établir des attentes partagées avec toutes les personnes impliquées est très important, surtout lorsque vous dirigez une équipe interfonctionnelle.

L'un des éléments clés est de définir des attentes dès le départ et de suivre leur évolution. En attendant, assurez-vous que ces attentes sont réalisables et réalistes.

Par exemple, pour créer des mesures claires autour de la performance des employés et l'examiner régulièrement. Informez-les de votre plan de gestion de l'équipe.

Encouragez les membres de l’équipe à enregistrer leurs jalons de travail. Quels ont-ils réalisés au cours des dernières semaines et quels sont les problèmes en cours ? Suivi simplement du travail accompli. Cela aide à revoir et à améliorer les erreurs et les obstacles.

Créez un enregistreur de jalons dans la structure chronologique/ arête de poisson de Xmind comme celle-ci.

Organiser des réunions d'équipe régulières

Les gens sont dispersés un peu partout en travaillant à distance, donc la communication en temps opportun est essentielle. Il est souvent facile d'être pris dans le chaos et de réaliser des travaux dupliqués ou des oublis s'ils ne savent pas ce sur quoi les autres travaillent à ce moment précis.

Outre la messagerie instantanée, il est également nécessaire de se tenir au courant des avancements du travail de chacun grâce à des réunions régulières. Cela peut être fait une fois par semaine pour discuter des points clés des projets en cours, échanger des idées, et soulever des problèmes et des obstacles. Vous pourriez assigner une personne pour prendre des notes et partager les procès-verbaux des réunions avec les membres de l’équipe pour un suivi facile.

Ce que vous pourriez faire avec Xmind, c'est établir un tableau à arbre : un excellent modèle de notes/résumé. Enregistrez les participants, l’heure et les grandes lignes, les discussions et les actions à mener, ainsi que les révisions dans un seul modèle et partagez-le avec les autres membres.

Vous pourriez également envisager d’utiliser Slack ou Microsoft Teams comme communauté de travail. Par exemple, créez un canal Slack pour les projets et encouragez les membres de l'équipe à interagir à tout moment de la journée. Tout le monde peut partager des idées sur le canal et discuter de ce qui les perturbe et de ce qui doit être amélioré. Cela favorise non seulement une synchronisation étroite des informations, mais également une interaction active au sein des groupes.

Face-à-face individuel

Au lieu de contrôles ou d'appels téléphoniques aléatoires, vous pourriez mener des vérifications régulières en tête-à-tête avec vos membres d’équipe, et essayer d’éviter les contenus rigides de type conférence pendant l’appel.

Il est également important pour vous, en tant que gestionnaire, de fournir un moyen aux membres de l'équipe de discuter de tout problème qu'ils ne se sentent pas à l’aise de discuter en groupe.

Et n’oubliez pas de penser de manière inclusive pour vos membres de l'équipe lors de la fixation d'objectifs. Vous devriez également prendre en compte les obstacles actuels dans les situations à distance des autres et faire preuve d'empathie. Montrez à votre équipe que vous êtes d’accord avec le fait de passer un peu de temps sur Tiktok ou de jouer avec des chiens et des chats. De toute évidence, ces distractions sont inévitables. Et il est sain de faire des pauses. Donc les combattre est une tentative futile.

Ou par exemple, encourager une manière créative de recueillir les ressentis et les retours des membres sur leur vie ou leur travail récents. Créez un suivi d’humeur ou un tableau de personnalité où les membres de l'équipe peuvent noter ce qui s’est passé récemment au travail, comment ils se sentent, ou juste une liste de passe-temps avec les choses qu’ils aiment faire. Le but unique de cet exercice est de resserrer les liens avec votre équipe et d’augmenter la proximité entre les membres de l'équipe lorsque l’interaction en personne n’est pas une option disponible.

Comme ces deux organigrammes ci-dessous. Laissez les gens choisir les photos de profil de leur avatar et noter leurs informations de base ainsi que leur titre de poste - comme un tableau d’informations. Mais ajoutez également leurs MBTIs, signes astrologiques, et peut-être une citation amusante qu'ils aiment.

Encourager la socialisation en équipe

Les membres de l’équipe ne sont souvent pas en mesure d’interagir de manière informelle et sociale pendant la journée de travail lorsqu'ils travaillent à distance. Et ces moments d’interaction sont importants pour créer une culture d’équipe positive.

Encouragez les employés à publier leurs routines quotidiennes uniquement pour le partage ou à discuter des épisodes récents de séries télévisées ou des courses du samedi. Pensez également à organiser une série d’événements sociaux tels que des jeux virtuels ou à célébrer les anniversaires ou autres anniversaires des membres de l’équipe.

Voici quelques jeux de team building en ligne à envisager :

1. Ice Breaker : pour lancer vos jeux de team building en ligne

2. Deux vérités et un mensonge : tour à tour, racontez trois faits intrigants sur eux-mêmes, dont un est faux

3. Charades vidéos : chaque membre doit mimer un objet pour que le reste de l’équipe devine

4. Défi Photo de votre vie : chargé de résumer leur vie par une image prise sur leur téléphone

5. Voyage temporel : les membres de l’équipe discutent par vidéo et décrivent une époque à tour de rôle

6. Jeu du loup-garou : minimum 7 participants et diviser en deux groupes pour « chasser » et « tuer »

Utilisant le jeu du loup-garou comme exemple. Créez la règle du jeu dans le modèle Matrice et partagez-le avec les membres de l'équipe comme tutoriel.

Autres outils pratiques

Gérer une équipe à distance n'est pas aussi difficile qu'il n'y paraît, même si de nombreux défis se posent du fait que les membres de l'équipe peuvent se trouver dans différentes villes ou même pays.

Les outils d'efficacité et les applications de productivité peuvent s'avérer pratiques pour vous assister dans votre gestion. Voici quelques autres outils que vous pourriez consulter :

1. Trello : Collaboration et communication combinées

2. Basecamp : Façon organisée de gérer les projets et de travailler avec les membres de l'équipe et les clients

3. HubSpot: CRM gratuit pour votre support client, vos ventes et votre marketing

4. Notion : Lieu de travail combiné pour les besoins quotidiens de travail et de vie

5. Slack : Communauté de produits et d'affaires

6. Discord : Parler, discuter, se détendre, et rester en contact avec des amis et des communautés

7. Microsoft Teams : Restez connecté et accédez à tout contenu partagé à tout moment avec les équipes

Référence

https://www.chanty.com/blog/how-to-manage-a-remote-team/

https://www.hermanmiller.com/zh_cn/research/categories/white-papers/five-important-tips-for-managing-remote-teams/

https://www.callbridge.com/blog/tips-for-managing-remote-teams-successfully/

https://www.crossover.com/perspective/the-history-of-remote-work