Modèle d'ordre du jour de réunion : Comment en créer un avec de nouveaux outils

Les réunions sont importantes pour les organisations car elles permettent aux équipes de partager des mises à jour et de planifier des projets, en plus de résoudre des problèmes ensemble. Les équipes préparent généralement un ordre du jour de la réunion avant que la discussion ne commence pour s'assurer qu'elles restent organisées. Traditionnellement, cet ordre du jour est établi en utilisant des listes simples dans des documents, comme des diapositives de présentation ou des feuilles de calcul. Cependant, ces méthodes traditionnelles ne donnent souvent pas assez de clarté et provoquent de la confusion pendant les réunions.

Avec la croissance des outils de travail intelligents de nos jours, un modèle d'ordre du jour de réunion peut être conçu de manière plus visuelle et claire. Ils disposent généralement de fonctionnalités telles que les cartes mentales, qui aident les équipes à voir facilement le déroulement complet des discussions. Ainsi, cet article expliquera les problèmes des anciennes méthodes et pourquoi les outils modernes sont nécessaires. Nous vous montrerons également les étapes à suivre pour créer un meilleur modèle d'ordre du jour en utilisant une excellente solution numérique.

Quels problèmes présentent les modèles traditionnels d'ordre du jour de réunion?

Comme les méthodes traditionnelles utilisent des documents et des diapositives pour présenter les détails, de nombreux détails de visualisation restent manquants. En général, vous pouvez trouver les problèmes suivants dans un modèle d'ordre du jour de réunion :

1. Manque de flux visuel : Les modèles traditionnels sont principalement rédigés en texte brut ou sous forme de listes, ce qui rend difficile la visualisation de la structure complète. Les gens ne peuvent pas facilement comprendre comment un sujet se connecte à un autre pendant les réunions.

2. Pas de collaboration : Les anciens formats d'ordre du jour ne permettent pas à plusieurs membres de l'équipe de modifier ou de suggérer des changements ensemble en temps réel. En conséquence, des mises à jour importantes sont manquées car tout le monde doit attendre pour envoyer de nouvelles versions.

3. Difficile à personnaliser : Les modèles simples viennent généralement en formats fixes sans options pour des changements faciles en fonction de différentes réunions. Chaque fois que l'équipe a besoin d'une mise en page spéciale ou d'un flux de sujets, elle doit recommencer à zéro, ce qui gaspille du temps et de l'énergie.

4. Mauvaise implication lors de la réunion : Lorsque l'ordre du jour n'est qu'un document simple, les participants le trouvent ennuyeux à lire et à suivre. Sans mises en page ou visuels intéressants, les gens perdent rapidement l'attention pendant la réunion.

5. Points d'action clés manquants : Ces anciens modèles échouent souvent à souligner correctement les actions de suivi ou les responsables des tâches après chaque sujet. En conséquence, il devient flou de savoir qui est responsable des prochaines étapes après la fin de la réunion.

Le besoin de pouvoir visualiser dans la création d'ordre du jour de réunion

Comme expliqué ci-dessus, un modèle d'ordre du jour de réunion traditionnel est plat et ne soutient pas la façon dynamique dont les réunions se déroulent aujourd'hui. Le besoin d'éléments de visualisation est plus important que jamais, car une recherche du MIT conclut que 90% des informations qui atteignent le cerveau sont visuelles. De même, plus de 65% des humains peuvent se souvenir de détails visuels trois jours après les avoir vus.

C'est pourquoi des éléments visuels comme les cartes mentales ou les diagrammes de flux font une grande différence. Lorsque les ordres du jour sont conçus visuellement, ils offrent à tout le monde une meilleure vue du déroulement de la réunion. Il devient plus facile de garder les discussions ciblées et alignées, ce qui augmente finalement la productivité.

Comment créer un modèle moderne d'ordre du jour de réunion?

Les modèles modernes d'ordre du jour de réunion nécessitent une structure appropriée et une visualisation claire pour fonctionner au mieux pour le public. Explorons chaque phase importante de la création de ces modèles et leur décomposition pour vous aider à créer de meilleurs et plus clairs ordres du jour pour vos réunions :

Phase 1. Définir l'objectif principal de la réunion

Avant toute autre chose, vous devez identifier la raison principale pour organiser la réunion. Sans fixer un objectif, la conversation peut perdre de son focus et faire perdre du temps à vous et aux autres. Par conséquent, précisez s'il s'agit de planification, de résolution de problèmes ou de prise de décision. Vous pouvez utiliser des modèles de cartes mentales ou d'autres éléments visuels dans des outils comme Xmind pour développer vos idées.

Phase 2. Décomposer les sujets en fonction de l'importance

Une fois l'objectif clair, l'étape suivante consiste à répertorier tous les sujets qui doivent être discutés pendant la réunion. Cette étape aide à mieux gérer le temps et garantit que les questions urgentes ne sont pas omises. Vous pouvez utiliser une liste numérotée ou des étiquettes de priorité colorées tout en créant des structures de cartes mentales dans Xmind pour une vue plus facile.

De même, décomposer les sujets réduit également la confusion et améliore le flux logique du modèle d'ordre du jour de réunion. Par exemple, notez tous les points possibles que vous pouvez envisager de couvrir lors de la réunion. Une fois la liste complète établie, classez chaque point en fonction de son importance. De nombreux outils, comme Xmind, permettent également aux utilisateurs d'ajouter des étiquettes et des notes aux choses pour un meilleur brainstorming.

Phase 3. Attribuer des créneaux horaires à chaque sujet

Les réunions peuvent facilement déborder sur l'horaire prévu ou laisser des discussions significatives inachevées sans un emploi du temps approprié. Par conséquent, attribuez des plages horaires spécifiques à chaque sujet en fonction de sa pertinence. Cela aide beaucoup à contrôler le rythme et à s'assurer que rien d'important n'est jamais manqué. Sans mentionner que cela montre également du respect pour le temps de chacun et empêche les réunions de traîner trop longtemps, car un ordre du jour minuté maintient les discussions en marche.

Lors de la création d'un modèle d'ordre du jour de réunion dans Xmind, estimez le temps que vous pensez que chaque sujet nécessite et mentionnez-le dans une section dédiée à côté de ce sujet. De même, vous devriez donner plus de temps aux tâches importantes pour les clarifier et donner la possibilité aux gens de poser des questions. De cette façon, le temps tampon supplémentaire aidera à clarifier le sujet afin que vous puissiez passer à l'objectif suivant.

Phase 4. Attribuer des responsabilités pour chaque sujet

Lors des réunions, les gens se retrouvent souvent confus lorsque personne ne sait qui devrait diriger un sujet particulier. Par conséquent, assigner une personne responsable pour chaque sujet est important car cela garantit une meilleure préparation et des discussions plus riches. Lorsque quelqu'un sait qu'il mène un sujet, il arrive préparé avec des questions et des solutions. Cela économise du temps pendant la réunion et aboutit à des points d'action plus clairs par la suite.

Choisissez donc la meilleure personne pour chaque sujet en fonction de son expertise dans le projet. De plus, assurez-vous que sa responsabilité est clairement définie en écrivant son nom à côté du sujet dans le modèle d'ordre du jour de réunion. Créer ces ordres du jour dans des outils comme Xmind leur permet automatiquement de connaître leur rôle grâce à ses fonctionnalités de collaboration. Vous pouvez également les encourager à apporter tout le matériel nécessaire en le mentionnant dans l'ordre du jour créé.

Phase 5. Ajouter une carte visuelle ou un organigramme

Enfin, lorsque tout est finalisé, améliorez votre modèle d'ordre du jour de réunion en ajoutant des cartes mentales ou des organigrammes pour rendre son attrait plus visible. Ces éléments visuels montrent la connexion entre différents sujets et points de discussion. Ils aident également les membres de l'équipe à passer naturellement d'un point à l'autre sans confusion. Au lieu de se perdre dans des listes ou des documents textuels lourds, les membres de l'équipe peuvent suivre le parcours visuellement, ce qui rend les discussions plus engageantes.

Avant d'ajouter des médias, assurez-vous qu'ils soient pertinents pour le sujet principal. Ensuite, ramifiez les points de discussion principaux, puis les sous-points si nécessaire. Si vous utilisez Xmind, utilisez des connecteurs pour montrer les dépendances entre les sujets ou appliquez des codes couleur pour différencier les points de discussion. Vous pouvez également ajouter une carte mentale de synthèse pour conclure l'ensemble de la réunion et y ajouter tous les points principaux.

Faciliter la création : quelques modèles d'agenda de réunion

Concevoir un ordre du jour de réunion à partir de zéro peut être une tâche ardue, même avec les meilleurs outils. Par conséquent, avoir quelques modèles prêts à l'emploi peut grandement simplifier le processus. L'utilisation d'un tel format vous permet de vous concentrer davantage sur le contenu et moins sur la mise en page. De plus, avec la cartographie mentale en jeu, la visualisation de ces modèles devient encore plus efficace. Détaillés ci-dessous sont cinq modèles d'ordre du jour de réunion pour vous donner une meilleure idée :

1. Agenda de synchronisation d'équipe hebdomadaire

De telles réunions garantissent que l'ensemble de l'équipe partage les priorités, les avancées et les prochaines étapes. Un ordre du jour visuel alloue facilement des plages horaires pour chaque membre de l'équipe ou secteur du projet, garantissant que la réunion reste efficace, ciblée et engageante.

3. Ordre du jour de session de brainstorming

Ces séances établissent une base pour une exécution réussie en fixant des attentes claires dès le premier jour. Un ordre du jour bien conçu aide à introduire le contexte du projet et à définir les objectifs. Il aide également à introduire des activités pour stimuler les idées et prévoit un plan de clôture pour sélectionner les idées. Cartographier cela visuellement aide à maintenir la créativité tout en guidant les participants.

3. Ordre du jour de session de brainstorming

Pour ces tâches, un ordre du jour doit être clair, stratégique et respecter le temps de chacun. Il couvre généralement l'avancement du projet, la collecte de commentaires et l'assignation de prochaines étapes. Visualiser ces éléments améliore la compréhension rapide et la collaboration avec les clients, favorisant ainsi une meilleure communication et des relations plus solides avec les clients.

5. Ordre du jour de la réunion rétrospective

Pour encourager les équipes à identifier les succès, à identifier les problèmes et à réfléchir à des améliorations futures, ces réunions sont essentielles. Elles divisent la réunion en sections telles que "Ce qui s'est bien passé" et "Ce qui pourrait être amélioré". Cela fait avancer les discussions de manière organisée et dans des processus de pensée structurés et créatifs.

Que propose Xmind pour créer les modèles d'ordre du jour de réunion les mieux notés?

Les exemples ci-dessus ont été créés dans Xmind, qui est un outil de visualisation de données exceptionnel grâce à des cartes mentales, doté de fonctionnalités avancées pour créer un modèle d'ordre du jour de réunion souhaité, incluant également des multimédias et d'autres éléments. L'outil avancé est équipé de diverses fonctionnalités, et certaines d'entre elles sont énumérées ci-dessous pour vous aider à créer les ordres du jour de réunion souhaités :

1. Outil d'intelligence artificielle de brainstorming

L'outil de brainstorming de Xmind génère et développe des idées. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour capturer facilement des idées initiales et les connecter visuellement au fur et à mesure qu'elles émergent lors du processus de création de l'ordre du jour. De même, il prend votre idée ou mot-clé initial et crée rapidement une liste structurée de points d'ordre du jour possibles pour la réunion.

2. Collaboration en temps réel

La fonction de collaboration de Xmind permet à plusieurs personnes d'ajouter ensemble des sujets ou des mises à jour à l'ordre du jour de la réunion, qu'elles soient au bureau ou en ligne. Ce qui signifie qu’ils peuvent facilement voir et comprendre le plan, ce qui permet de maintenir le flux de la discussion.

Q2. Puis-je créer un modèle d'ordre du jour de réunion sans utiliser d'organigrammes ou de tables rondes ?

Bien que vous puissiez toujours créer un modèle simple en utilisant des listes ou des tableaux si vous préférez, cela peut ne pas être aussi attrayant. Même la recherche a prouvé que l'ajout de visuels comme les cartes mentales et les organigrammes rend la planification beaucoup plus facile. Par conséquent, avec des outils comme Xmind, l'ensemble du processus de création d'un modèle d'ordre du jour devient plus facile grâce à ses fonctionnalités avancées.

Q3. Combien de temps dois-je consacrer à la préparation d'un modèle d'ordre du jour de réunion ?

Idéalement, vous devriez consacrer de 15 à 30 minutes à la préparation d'un ordre du jour de réunion détaillé. Cela garantit que vous restez concentré, obtenez de meilleurs résultats et que votre équipe est plus satisfaite.

Q4. Existe-t-il des outils gratuits pour créer un modèle d'ordre du jour de réunion ?

Bien que vous puissiez toujours créer un modèle simple à l'aide de listes ou de tableaux si vous le souhaitez, il pourrait ne pas être aussi attrayant. Même si des recherches ont prouvé que l'ajout de visuels comme des cartes mentales et des organigrammes rend la planification beaucoup plus simple. Xmind, par exemple, est un exemple célèbre qui fournit des modèles de base que vous pouvez utiliser sans aucune obligation.

Étant donné que ces modèles sont généralement simples, il est recommandé d'utiliser des outils avancés pour une meilleure création visuelle de l'ordre du jour.