Préparez-vous pour l'avenir des événements hybrides avec Mind Map

Les événements hybrides qui s'adressent à la fois à des publics en direct et en ligne ont explosé en popularité ces dernières années, et cette tendance est appelée à se poursuivre. 62 % des organisateurs d'événements disent qu'ils prévoient de continuer des événements virtuels en plus de revenir à des événements en direct à l'avenir.

Si une approche hybride des événements est là pour rester, comment les organisateurs d'événements peuvent-ils se préparer à cet avenir ?

Qu'est-ce qu'un événement hybride ?

Les événements hybrides sont des événements qui ont à la fois un public en direct et un public virtuel. Actuellement, le public en direct est généralement beaucoup plus petit que le public en ligne en raison des voyages et autres restrictions, ce qui entraîne une concentration accrue sur le composant de diffusion en continu de l'événement. Cela nécessite quelques changements importants dans l'organisation des événements pour offrir la meilleure expérience dans le nouveau format.

Pourquoi les événements hybrides sont-ils l'avenir ?

L'adoption rapide des formats d'événements virtuels s'est faite par nécessité, mais les événements hybrides seront là pour rester même lorsque les choses reviendront à la normale. Les technologies utilisées pour des éléments tels que les événements virtuels et le travail à distance sont devenues des outils quotidiens que tout le monde sait utiliser. Cela supprime une barrière à l'entrée et a rendu de nombreuses personnes plus ouvertes à participer à des événements virtuellement.

Maintenant que les publics sont habitués aux événements virtuels, le temps et les frais de déplacement et d'hébergement pour participer à des événements en personne sont des inconvénients optionnels. Pour toute personne participant à des événements nationaux ou internationaux, c'est un avantage majeur des événements hybrides.

Suivre ces cinq conseils vous aidera à offrir la meilleure expérience lors des événements hybrides :

1. Modifier votre approche de l'interaction avec le public

Bien que le public virtuel soit souvent plus nombreux que le public en direct, il n'a pas de présence physique dans la salle. En conséquence, il ne peut pas attirer l'attention du conférencier ou interagir avec la même facilité que le public en direct. Les événements doivent en tenir compte pour garantir que tous les membres du public se sentent impliqués, ce qui peut nécessiter quelques ajustements.

Par exemple, des techniques d'interaction courantes avec le public comme demander des suggestions, voter ou répondre à des questions spontanées sont toujours possibles, avec quelques changements. Au lieu de voter à main levée ou de demander au public de proposer des suggestions, utilisez des outils numériques tels que les sondages par SMS pour obtenir leur réponse. Cela donne aux participants virtuels la même priorité que le public en direct et présente l'avantage supplémentaire de vous permettre d'afficher et de visualiser les réponses et les résultats pendant les présentations.

Les entreprises ont beaucoup à apprendre du monde de l'e-sport ici, où les événements hybrides sont souvent les dates les plus importantes et lucratives de l'année. Par exemple, des compétitions comme The International offrent aux présentateurs un flux modéré de la discussion en ligne pour commenter et répondre en temps réel, ainsi que des votes, des sondages et des systèmes de paris simulés, pour susciter des débats sur le résultat des matchs à venir. Bien que toutes ces techniques ne soient pas utiles dans un contexte d'événement professionnel, elles sont une démonstration parfaite de l'utilisation des outils de diffusion en continu pour engager les deux publics.

2. Introduction du Q & A numérique

Le changement d'approche de l'interaction est le plus nécessaire lors des sessions de questions-réponses. Outre le problème des participants en personne qui pourraient potentiellement dominer la conversation, le public en direct peut ne pas être facilement audible pour le public virtuel. Cela peut créer une mauvaise expérience où le public virtuel peut ne pas entendre la question en cours de réponse.

En demandant aux participants de soumettre leurs questions via le service de diffusion en continu pendant les présentations au lieu d'ouvrir la discussion à la fin, les modérateurs peuvent présenter aux conférenciers une liste de questions à aborder, prises également par les participants en direct et virtuels. Toutes les questions peuvent être affichées à l'écran, ce qui rend inutile de s'inquiéter d'obtenir un son clair du public.

Utilisez des cartes heuristiques pour catégoriser les questions, afin que lorsque vous affichez ou répondez aux questions, chaque catégorie et public soient bien couverts.

L'événement à venir Agents of Hybrid combine le meilleur des deux mondes. Tous les participants peuvent soumettre leurs questions de Q&A via le service de diffusion en continu, et les participants virtuels peuvent choisir de participer à des appels vidéo à capacité limitée pour une interaction directe.

3. Tenir compte des fuseaux horaires

Ouvrir vos événements à des participants virtuels signifie que votre public pourrait être réparti dans plusieurs lieux et fuseaux horaires.

Si vous prévoyez d'avoir un public largement distribué ou international à votre événement, la tenue de la même session à plusieurs moments différents au cours de l'événement peut aider à garantir que tous ceux qui souhaitent assister à une présentation en direct puissent le faire, quel que soit leur emplacement. La possibilité d'assister à des événements éloignés avec un minimum de tracas est un avantage clé des événements virtuels, et la prise en compte des différents fuseaux horaires tire le meilleur parti de cet avantage.

Utilisez des cartes heuristiques pour marquer l'emplacement du conférencier et répertorier l'heure, afin de trouver le bon moment pour le conférencier et le public.

Par exemple, l'événement hybride de longue durée MozCon programme régulièrement des groupes de discussion informels et des occasions de réseautage tout au long de la journée pour que les participants puissent s'engager dans des débats via chat textuel et vocal. Programmer des sessions courtes tout au long de la journée garantit que les participants ne manqueront pas d'interagir, quel que soit l'endroit d'où ils se connectent. De plus, fournir les outils et le temps pour cela garantit que l'interaction et le réseautage ne sont pas des avantages exclusivement réservés au public en personne.

4. Visualiser les discussions

Lorsque les conférenciers ne peuvent pas discuter des idées avec le public de la même manière que lors d'un événement exclusivement en direct, les visualiser peut aider les membres du public à suivre les idées. Par exemple, les conférenciers et les modérateurs peuvent utiliser une application de cartographie heuristique comme aide pédagogique pour montrer des idées et des suggestions, et leurs relations, en ajoutant et développant la carte heuristique tout au long de la session.

XMind Pitch Mode permet aux conférenciers de transformer ces cartes en diapositives de présentation interactives d'une simple pression sur un bouton, permettant aux conférenciers de naviguer facilement entre les diapositives et les cartes heuristiques pour donner des aides visuelles à leurs réponses dans les discussions. Cela peut également être utilisé pour développer des idées au fil de la session et les résumer avec une présentation finale.

5. Anticiper les problèmes techniques

Organiser un événement hybride signifie que vous devez gérer le côté technique de la diffusion en continu en plus de tous les problèmes techniques habituels, les problèmes de sonorisation et les retards de planification qui peuvent survenir lors d'un événement en direct. Même les événements de diffusion en continu les plus grands et les plus longs subissent des problèmes de perte de qualité audio ou vidéo, des problèmes réseau et d'autres difficultés.

Près de 40 % des événements virtuels et hybrides rencontrent au moins une panne technique. En conséquence, une équipe technique ayant une expérience dans l'organisation d'événements de diffusion en continu est essentielle pour garantir que lorsqu'un problème survient, il peut être résolu avec un minimum de perturbations pour l'événement. Prévoir suffisamment de temps pour tester complètement la configuration de diffusion en continu avant le lancement de l'événement peut éviter un début chaotique alors que vous vous précipitez pour résoudre les problèmes.

Les événements hybrides sont là pour rester

Le moment est idéal pour que les entreprises se familiarisent avec l'organisation d'événements hybrides. Acquérir les outils et les connaissances nécessaires pour organiser un événement hybride réussi maintenant portera ses fruits dans les années à venir, car ils continueront de croître en popularité. N'ayez pas peur d'expérimenter le formatage et d'essayer de nouveaux outils et méthodes, car les événements hybrides sont un nouveau territoire pour tout le monde.