Astuce pour le travail à distance : Comment faire une présentation exceptionnelle de manière asynchrone

En tant que seule et unique designer à distance chez XMind, Tori est la meilleure représentante pour partager son histoire sur la communication et la collaboration à distance. Allez-y et voyez comment elle s'en sort.

Indice : N'utilisez pas de diapositives.

La présentation à distance est DIFFICILE

Faire une présentation à distance a longtemps été un problème pour moi. En tant que seule designer à distance travaillant chez XMind, mon fuseau horaire est ** 15 heures de retard par rapport à tous mes coéquipiers**. Bien que j'aie mis en place un système de documentation sur Dropbox Paper pour aider à la communication au sein de l'équipe, il y a des occasions où je dois rendre compte directement de mon travail au PDG, et j'ai constaté qu'un document statique, quel que soit le format, ne suffit pas pour exprimer pleinement mon travail.

Le défi est devenu encore plus grand après l'arrivée de la Covid-19. Mon patron a été temporairement relogé à Sydney, en Australie, rendant encore plus difficile la synchronisation des horaires. La communication asynchrone a commencé à partir de là — Nous avons commencé à nous envoyer des enregistrements audio pour les discussions afin que nous puissions les écouter à notre convenance. J'ai fini par ajouter une carte mentale au processus — et en pensant que j'avais trouvé la solution ultime pour la présentation asynchrone !

Alors, pourquoi ne pas utiliser de diapositives ?

Les diapositives sont une méthode conçue pour la communication synchrone. Elles fonctionnent mieux lorsque l'orateur et le public sont dans la même pièce. C'est un bon complément pour faire un discours. Cependant, cela ne fonctionne pas lorsque vous ne pouvez pas voir la réaction de votre public à votre discours — Pensez à ces moments où vous devez passer, accélérer ou ralentir certaines diapositives après avoir vu la réaction des gens. Vous n'avez pas accès à cette information lorsque vous faites une présentation en ligne.

Je travaille principalement dans une équipe distribuée depuis 2014 et j'ai commencé à travailler à 100 % à distance depuis que j'ai rejoint XMind. Présenter en ligne avec des diapositives n'est pas une bonne expérience. Les présentateurs sont toujours anxieux parce qu'ils ne savent pas si les gens sont concentrés. Le public s'ennuie facilement. Je suppose que personne n'a vraiment pensé à inventer une nouvelle solution parce que les diapositives sont considérées comme la norme — mais il doit y avoir une meilleure façon.

Pourquoi la carte mentale + audio est le meilleur combo

Examinons le combo puissant d'utilisation de la carte mentale + le fichier audio pour donner votre présentation de manière asynchrone :

La carte mentale vous aide à rester concentré sur l'ensemble et à organiser le contenu de manière logique. Contrairement à l'histoire linéaire des diapositives, pour la carte mentale, vous pouvez appliquer plusieurs moyens de raconter des histoires selon vos besoins.

• Le fichier de la carte mentale fonctionne comme un support interactif — les spectateurs sont libres de cliquer sur les liens, de zoomer sur les images, d'étendre et de réduire le contenu. Il offre bien plus de flexibilité que les diapositives.

• Ajouter de l'audio à votre présentation de carte mentale ajoute une autre couche de narration et une touche personnelle.

• Enfin, les fichiers audio sont petits. Vous n'avez pas besoin d'attendre une heure pour télécharger une vidéo de présentation enregistrée sur Youtube. Cela ne prend que quelques minutes au maximum pour envoyer un enregistrement audio de 20 à 30 minutes via Telegram.

• PAS DE DÉCALAGE ! Plus de « Bonjour, êtes-vous là ? », « Désolé, j'ai été déconnecté. Où en étions-nous ? » « Euh, je ne vous entends pas »…

Guide étape par étape pour faire une présentation de carte mentale exceptionnelle

Détendez-vous, vous pouvez commencer en désordre — et trier plus tard

Je travaille de manière assez spontanée. Lorsque je prépare une présentation asynchrone, je commence généralement avec le markdown et la carte mentale — Ainsi, je peux alterner entre le brainstorming et l'organisation de mes pensées.

Maintenant, avec la nouvelle fonctionnalité de XMind 2020, je peux basculer sans effort entre le mode Outline/Mindmap. Préparer une présentation n'a jamais été aussi facile !

Structurez votre contenu facilement avec les thèmes prédéfinis de XMind

Maintenant que vous avez tout le contenu prêt, passez à la préparation d'une carte mentale exceptionnelle pour votre présentation. Selon votre modèle mental, vous pouvez soit déplacer des éléments dans Outline, soit simplement glisser-déposer en mode Mindmap.

Si vous présentez des informations complexes, il est bon d'utiliser la fonction Résumé/Limite/Relation pour aider votre spectateur à comprendre comment certains contenus sont liés entre eux.

Rendez-le attrayant

Le contenu est essentiel, mais n'oubliez pas la touche visuelle finale. Quelques marqueurs et stickers peuvent rendre votre carte mentale exceptionnelle, tout en expliquant mieux le contenu. Vous n'avez pas besoin de compétences en design graphique professionnel pour rendre votre présentation suffisamment attrayante. Avec XMind, il est très facile de rendre votre carte mentale visuellement équilibrée en appuyant sur la fonction "Équilibrage automatique de la carte".

Étape finale : enregistrez votre audio

Une fois votre carte mentale terminée, ouvrez Quicktime Player et commencez à enregistrer votre audio. Vous constaterez qu'avec la structure de la carte mentale, il est beaucoup plus facile pour vous en tant que présentateur de savoir où vous en êtes pendant la présentation. Lorsque vos spectateurs reçoivent votre présentation, ils ont la possibilité d'accélérer, de ralentir ou de mettre en pause l'audio et d'explorer la carte mentale en fonction de leurs besoins.

Faites-moi savoir si vous envisagez d'appliquer ce combo puissant à votre routine de travail à distance. N'hésitez pas à me contacter si vous avez des questions concernant cette méthode.

Donnez-moi un applaudissement si vous voulez voir la version de présentation asynchrone de cet article. Merci pour votre lecture !