XMindと他のツールでWFHチームを強化する方法

リモートワーカーにとって、生産性はしばしば効果的なコミュニケーションができないと感じるときに脅かされます。マネージャーやリーダーにとって、チームが同じページにいないと孤立感を感じることがあります。個人やチームにとって、生産性と効果は常に注目の的です。それでは、どのようにして離れていても共同作業を行い、一緒に働くのでしょうか？

Tracy Ring（作家兼マーケター）は、職場のトレンドを観察し、10年以上にわたるHRやプロジェクト管理、管理職の多様な経験から得た洞察を共有しています。彼女は、ソフトウェアや原則を含むリモートチームリーダーのための実践的な提案を提供しています。詳細は以下をご覧ください。

昨年、世界のビジネス経済の歴史の中で最も重要なリモートワークへの移行が見られました。このトレンドは2021年にもある程度は続くと予想されています。Boston Consulting Groupの2020年の調査によれば、リモートワークに移行した従業員の平均76％が、COVID以前のオンサイト勤務と同じくらい、あるいはそれ以上に自宅でも生産的であることが示されています。しかし、協力的なタスクに関しては、56％の従業員が自宅での生産性が低下していました。

BCGがこの協力問題の根本として特定した主な要因の2つは、チームのつながりの欠如と仮想職場ツールへのアクセス不足でした。リモートマネージャーとして、あなたはWFHチームが距離があってもつながり、コミュニケーションを取り続けられるようにする責任があります。幸いにも、デジタルプラットフォームはそれを容易にし、以下のツールに投資してコラボレーションを最大化し、効率的なワークフローを簡素化し、生産性を向上させることができます。

リモートチームワークは効果的で成功することができますが、オンサイトでの働き方に慣れている多くの労働者にとっては課題でもあります。実際、87％の従業員が、最終的なオフィスへの復帰がチームのコラボレーションと関係構築に重要であると同意しています。PwC調査によれば、安全にオフィスへの完全な復帰が可能になるまで、オンラインマインドマップソフトウェアはチームワークを強化し、簡素化することができます。

XMindのようなソフトウェアは、仮想ブレインストーミングセッションとして機能し、チームが図やフローチャートを作成したり、ファイルを共有したり、データをプレゼンテーションに整理したり、アイデアを共同プロジェクトに変えたりすることを可能にします。最高のマインドマップインターフェースは、対面ブレインストーミングセッションの視覚的かつ触覚的な感覚をシミュレートするオンラインホワイトボードも提供します。

ワークフロー自動化ソリューションを活用する

従業員が不明確な期待や効果的でないワークフロープロセスのプレッシャーにさらされているとき、これがチームに戦うか逃げるかの反応を引き起こす可能性があります、と臨床心理学者兼エグゼクティブリーダーシップコンサルタントのDr. Natalia Peart氏は説明します。戦うか逃げるかの反応は、時間とともに慢性的なストレスや不安を引き起こし、集中、優先順位付け、日常のワークフローを管理することを難しくします。

このことはまた、Dr. Peart氏が続けるように、チームメンバーの身体的な健康にも悪影響を与える可能性があり、パフォーマンスや関与をさらに制限する可能性があります。健康専門家によれば、慢性的なストレスは2型糖尿病、高血圧、心臓病、喘息、頭痛、消化不良、またはうつ病などの問題を引き起こす可能性があります。ウェルネスが危険にさらされている場合、チームは高いパフォーマンスを発揮できません。

ストレスとそのすべての悪影響を克服するために、リモートチームのプロセスと期待が透明であることを確認してください。ワークフロー自動化ソリューションは、管理が不十分または整理されていないシステムのストレスを軽減することができます。これらのツールを使用すると、従業員はメール、カレンダーイベント、プロジェクト管理または締め切りのリマインダー、チームチャット、および他の内部タスクをすべて1つの統合プラットフォームから自動化できるため、手動で行うことなく、ワークフローを簡素化し、監視し、優先順位を付けることができます。結果として、ストレスの軽減と、より幸せで健康的なリモート従業員が得られます。

このリストを参照して、チームに合ったオプションを見つけてください。

ビデオコミュニケーションを活用する

リモートチームでの物理的なやり取りの不在は、誤解を引き起こし、最終的には信頼を妨げる可能性があります、とSN Applied Sciencesのジャーナルは説明しています。音声やテキストベースの仮想コミュニケーション手段（電話、メール、チャットメッセンジャー）は、対面コミュニケーションが提供する意味のある非言語的な手がかりを必ずしも提供しません。この文脈の欠如は、研究によれば誤解や不信につながる可能性があります。

メールやチャットのようなデジタルコミュニケーションに頼る代わりに、ビデオ会議を活用してください。「Zoomの疲れ」が一般的ですが、皆にビデオをオンにするように依頼してください。チームが反発する場合は、ビデオ会議の利点に科学的根拠があることを指摘してください。お互いの顔を見ることで、音声のみやデジタルコミュニケーションが提供できないボディランゲージ、表情、アイコンタクト、その他の微細な仕草の視覚的なニュアンスをより解釈しやすくなります。

ビデオベースの会議を奨励/改善するためのいくつかのルールを考慮してください：

• 会議を無審査ゾーンにする。リモートワーカーは、自分をある特定の方法で見せる必要や完璧なウェブカメラバックドロップを持つ必要がないためらずに、ビデオをオンにすることができます。

• 誰かが発言した後に10秒待つようにする。音声遅延を考慮に入れるためです。何かを追加したり、割り込んだりしたい場合は、手を挙げてください。

• 常にミュートボタンを活用する。会話でない限り、発表や話をしていない場合は、ミュートにしておくべきです。多くのビデオ会議はスペースバーでミュート解除が可能です。

この大規模な世界的なリモートワークへの移行は、COVID-19中に産業やビジネスセクター全体でサイバーセキュリティの脅威を加速させました。2020年だけで、FBIのサイバー部門は1日あたり最大4,000件のサイバー攻撃の苦情を報告しました—パンデミック前の400％の増加です。さらに、データ漏洩の90％は、不適切なネットワーク、パスワード、またはシステム資格情報による人的エラーが原因で発生しています、とKaspersky Labsは報告しています。

つまり、複数の場所から同じログイン情報を必要とする多数のチームメンバーがいる場合、漏洩が発生する可能性があります。しかし、バーチャルパスワードマネージャーを使用することで、これらの資格情報が紛失または盗難に遭うリスクを最小限に抑えることができます。このツールはログイン情報を暗号化し、誰が機密ファイルや記録にアクセスできるかを制御する機能を提供し、アカウントからログアウトされている場合に安全にパスワードを回復するのに役立ちます。

WFHチームをどれだけ長く管理するかに関係なく—一時的な状況であれ、恒久的な解決策であれ—これらのデジタルツールは、生産性、コミュニケーション、効率、コラボレーション、および全体的な幸福において大幅な向上に寄与できます。リモートワークのトレンドはここにとどまり、技術革新がそれを管理しやすくしています。

Tracy Ringは、組織との連携で魅力的なコンテンツをキュレーションするフリーランスの作家兼コンテンツマーケターです。彼女はメンタルヘルスと職場のトレンドの交差点について書くことを愛しています。Tracyは、HR、プロジェクト管理、顧客およびクライアントとの関係、管理職を含む10年以上の多様な経験から彼女の執筆に実生活の視点をもたらします。彼女とLinkedInまたはTwitterでつながることができます。

パスワード管理セキュリティを無視しないでください

この大規模な世界的なリモートワークへの移行は、COVID-19中に産業やビジネスセクター全体でサイバーセキュリティの脅威を加速させました。2020年だけで、FBIのサイバー部門は1日あたり最大4,000件のサイバー攻撃の苦情を報告しました—パンデミック前の400％の増加です。さらに、データ漏洩の90％は、不適切なネットワーク、パスワード、またはシステム資格情報による人的エラーが原因で発生しています、Kaspersky Labsが報告しています。

つまり、複数の場所から同じログイン情報を必要とする多数のチームメンバーがいる場合、漏洩が発生する可能性があります。しかし、バーチャルパスワードマネージャーを使用することで、これらの資格情報が紛失または盗難に遭うリスクを最小限に抑えることができます。このツールはログイン情報を暗号化し、誰が機密ファイルや記録にアクセスできるかを制御する機能を提供し、アカウントからログアウトされている場合に安全にパスワードを回復するのに役立ちます。

WFHチームをよりよくリードして生産性を高める

WFHチームをどれだけ長く管理するかに関係なく—一時的な状況であれ、恒久的な解決策であれ—これらのデジタルツールは、生産性、コミュニケーション、効率、コラボレーション、および全体的な幸福において大幅な向上に寄与できます。リモートワークのトレンドはここにとどまり、技術革新がそれを管理しやすくしています。

Tracy Ringは、組織との連携で魅力的なコンテンツをキュレーションするフリーランスの作家兼コンテンツマーケターです。彼女はメンタルヘルスと職場のトレンドの交差点について書くことを愛しています。Tracyは、HR、プロジェクト管理、顧客およびクライアントとの関係、管理職を含む10年以上の多様な経験から彼女の執筆に実生活の視点をもたらします。彼女とLinkedInまたはTwitterでつながることができます。