2022/11/04
リモートチームを管理する方法
ここ数年、リモートワークは多くの人々にとって人気の選択肢となっています。しかし、一つの疑問が浮かび上がります：雇用主として、どのようにしてリモートチームを管理するのでしょうか？
1990年代の早い段階から、パソコンの最初の波と同時期に、人々は在宅勤務の可能性に気づき始めました。現在では、多くの業界で多くの人々がリモートで働くことができます。高度なスキルを要する職業の台頭と技術の実施が、リモートワークを大企業だけでなく小規模ビジネスにとっても広く認識されるものにしました。
そして、多くの人々にとって、リモートワークは通勤時間以上の節約をもたらします。慣れ親しんだ快適な環境で静かに働けることが効率を高め、職場での社会的接触を避ける手助けになります。ビジネスにとって、それは完全にデジタルな世界です。それに伴って、オフィスに集まる必要性が徐々に薄れてきています。かつては、人々が集まって座っていないと会議を開くことができないのは不可能でしたが、今ではすべてがオンラインで行われています。
リモートチーム管理の難しさ
監督
ビジネスにとって、リモートワーク時の監督はもう一つの障害となるかもしれません。社員が働いているかどうか、いつ仕事を開始したかを監視することができないように思えます。監督の欠如は、低生産性とコミュニケーションと業務提供の断絶の原因となる可能性があります。
コミュニケーションの壁
私たちには、インスタントメッセージやオンライン会議を可能にするあらゆるアプリケーションがありますが、重要な情報や詳細が見落とされたり、誤解される可能性があります。ほとんどの場合、対面で話すことで、言葉のフィルタリングの難しさと誤解の可能性が減ります。時には、WhatsAppやFacebookメッセンジャーに一言一句入力するのではなく、対面で詳細を確認する必要があります。
知識
社員にとって、リモートワークは彼らと他の同僚との間に壁を作ります。ディスカッションはグループ作業の重要な要素でもあります。オフィス環境で働く場合、社員は他の人からのさまざまなリソースと洞察に簡単にアクセスできます。比較して、リモートで働く場合、他の人と連絡を取ったり、知識を得ることが難しいかもしれません。これはエラーを招いたり、社員に追加のストレスを与えたりする可能性があります。
リモートチームを管理する際の最適化方法は何ですか？
目標を設定する
特にクロスファンクショナルチームを管理する際には、共通の期待を確立することが非常に重要です。
鍵の一つは、期待を早期に設定し、進捗を把握することです。同時に、これらの期待が達成可能で現実的であることを確認してください。
例えば、明確な指標を作成し、定期的に社員のパフォーマンスをレビューします。チームをどのように管理するかを社員に知らせてください。
チームメンバーに作業のマイルストーンを記録するよう奨励します。過去数週間で達成したことや進行中の問題は何ですか？完了した作業を単に追跡します。これにより、間違いや障害を振り返り、改善する助けになります。
Xmindのタイムライン/フィッシュボーン構造でこのようにマイルストーンレコーダーを作成します。
定期的なチーム会議を開く
リモートワーク時には、各地に人が散らばっているので、タイムリーなコミュニケーションが重要です。何を他人が手に取り組んでいるのか知らないと、混乱に巻き込まれたり、重複作業や見落としをすることがよくあります。
インスタントメッセージの他にも、定期的な会議を通じて互いの作業進捗を把握することが必要です。これを週に一度行い、現在のプロジェクトの重要なポイントを議論し、アイデアをブレインストーミングし、問題や障害を提起します。一人を割り当てて議事録を作成し、チームメンバーと共有することでフォローアップを容易にします。
Xmindを使用して、ツリーテーブルを作成できます：素晴らしいメモ/要約テンプレート。参加者、時間とアウトライン、ディスカッションや課題、修正点を単一のテンプレートに記録し、他のメンバーと共有します。
SlackやMicrosoft Teamsを職場のコミュニティとして利用することも考慮できます。例えば、プロジェクト用のSlackチャネルを設定し、チームメンバーがいつでも交流できるように奨励します。誰でもチャネルでアイデアを共有し、何が混乱しているのか、何を改善する必要があるのかを議論できます。これにより、情報の緊密な同期を促進し、グループ内でのアクティブな交流を促進します。
個別の面談
ランダムなチェックインや電話ではなく、チームメンバーと定期的に一対一の面談を行い、通話中に硬い会議のような内容を避けるようにしましょう。
また、チームメンバーがグループ設定では話せない問題を話し合えるようにすることは、マネージャーとして重要です。
目標を設定する際には、チームメンバーを包括的に考えることも忘れないでください。他人のリモート状況での現在の障害を考慮し、思いやりを示しましょう。Tiktokでの occasional tripや猫や犬と遊ぶ時間を許容する姿勢を示します。これらの気晴らしは避けられないものだと理解することも重要です。そして、休憩を取ることは健康的です。それに対抗することは無駄な努力です。
例えば、メンバーの最近の生活や仕事に対する感情やフィードバックを収集する創造的な方法を奨励したりします。ムードトラッカーや、複数のメンバーが仕事中に最近何が起こったのか、どのように感じているのか、あるいは趣味のリストを記録するパーソナボードを作成します。これの主な目的は、チームと緊密になり、対面での交流ができない時にチームメンバー同士の親密さを高めることです。
以下のような組織図を使います。各自で自分のプロフィール写真を選び、基本情報や役職を記入します。そして、MBTI、誕生星座、お気に入りの面白い引用を加えることもできます。
チームのソーシャルインタラクションを奨励する
リモートワーク中にチームメンバーはしばしば作業中に自由に交流できない場合があります。そして、これらの交流の時間はポジティブなチーム文化を作り出すために重要です。
単に共有するために日常のルーチンを投稿したり、最近のテレビドラマの一気見や土曜日のレースについて議論するよう社員を奨励します。また、バーチャルゲームなど一連のソーシャルイベントをスケジュールしたり、チームメンバーの誕生日やその他の記念日を祝うことも検討してください。
考慮するオンラインのチームビルディングゲームは次の通りです：
アイスブレーカー：オンラインチームビルディングゲームを開始するために
二つの真実と一つの嘘：面白い事実を三つ話し、そのうちの一つは偽り
ビデオシャレード：各メンバーが他のチームが推測する物を演じる
あなたの人生の写真チャレンジ：携帯で撮った写真で人生を一枚の画像にまとめる
時間旅行者：チームメンバーがビデオチャットで順番に時代を説明する
人狼ゲーム：最低7名の参加者で、’狩る’と’殺す’の2つのグループに分かれる
人狼ゲームを例に取ります。ゲームのルールをマトリックステンプレートにして、チュートリアルとしてチームメンバーと共有します。
役立つその他のツール
リモートチームを管理することは、それほど難しいことではありません。たとえ、チームメンバーが異なる都市や国にいるという事実による多くの課題があってもです。
効率化ツールや生産性アプリは、あなたの管理に役立つサポートになるかもしれません。これらはチェックしてみても良いでしょう。
Trello: コラボレーション＆コミュニケーションの融合
Basecamp: プロジェクトを整理して管理し、チームメンバーやクライアントと協働
Notion: 日々の仕事や生活のニーズを満たす統合的な職場
Slack: プロダクトやビジネスのコミュニティ
Discord: 友人やコミュニティと話し、チャットし、集まり、近くにいる
Microsoft Teams: いつでもチームにつながり、共有コンテンツにアクセス
参考文献
https://www.chanty.com/blog/how-to-manage-a-remote-team/
https://www.hermanmiller.com/zh_cn/research/categories/white-papers/five-important-tips-for-managing-remote-teams/
https://www.callbridge.com/blog/tips-for-managing-remote-teams-successfully/
https://www.crossover.com/perspective/the-history-of-remote-work
