XMindで良い会議の議事録を取る方法

良い会議の記録を取ることは職場で身につけるべき重要なスキルです。これらの重要なポイントは、会議の議論を要約したものであり、後であなたやあなたのチームが見直すためのものです。さらに、会議中および会議後に迅速に質の高い議事録を取ることができることは、その人の高いプロフェッショナリズムと生産性を示しています。

今日は、Xmindを使って簡単に印象的な会議の記録を取る方法についてお話ししましょう。また、私たちのチームがXMind.works、Xmindのウェブエディションを立ち上げたこともお知らせします。これにより、会議の記録を取ることがさらに簡単になります。XMind.worksのウェブページでは、個人のドライブサービス（Dropbox/Google Drive/OneDrive）に接続でき、新しいマインドマップを作成したり、既存のものをいつでもどこでもXmindで編集できます。すべての機能はデスクトップ版とまったく同じように動作するので、学習面での困難はありません！

良い会議の記録とは？

良い会議の記録には、過去の会議の要約だけでなく、議論全体を通じて明確な論理的な流れも必要です。会議の記録の目的は、参加者と欠席者の両方を支援することです。参加者は要約を使って会議の議論を思い出し、次のステップのビジネス目標や行動を特定します。欠席者も会議の主要なテーマと議論を知り、参加者と同じページに更新されます。

したがって、良い会議の記録には次の点が重要です：

• 明確な論理的流れで書くこと

会議は交流と議論で構成されています。すべてを時系列で記録すると、議事録が非常に混乱する可能性があります。したがって、最も重要なのは、各スピーカーからの重要なポイントを取り上げ、それらを明確な論理マップにまとめ、議事録をより読みやすくすることです。

• 包括的なメモとハイライト

包括的な会議の記録は歓迎されますが、多くの場合、ハイライトも重要です。意味のあるハイライトは読者の注意を引き、包括的なメモを読み取る時間を節約し、特に忙しいマネージャーに議事録を提示するときに役立ちます。議事録を取る際には箇条書きを使用することをお勧めします。

• 次の会議を導く結論を持つこと

会議中に将来のビジネスプランや行動が決定された場合、結論には誰が担当し、次に何をすべきかの明確な指示が含まれるべきです。しかし、結論は必ずしも具体的な行動である必要はありません。多くの場合、会議の終わりに結論/行動はありません。チームが合意に達したかどうかは次の会議まで保留されるかもしれません。その進行状況を前回の会議の最終結論として記録し、次の会議を導くことが重要です。

• 基本的情報を含める

日付、場所、参加者。基本的な情報は簡単に見落とされがちですが、記録として非常に必要です。

効率と生産性を高めるための記録方法？

会議の準備をする

• 次の会議の背景と目的/テーマを理解する

効果的な会議（部門間や部門内の）には通常、特定のテーマ/ゴールと議論のトピックがあります。したがって、会議の全体的なテーマとタスクを事前に理解しておくと、会議内容と議事録作成プロセスをよりコントロールしやすくなります。

参加者がトピックから逸れ始めた場合には、主なタスク/目的に適時戻ることができます。

• 参加者についてよく知っておく

大規模で重要な会議では、知らない場合は主要な参加者の情報を調べておくことが必要です。それがメモ取りプロセスを支援します。

• 会議関連資料を整理し、会議開始前にプレビューする

会議中に議論する必要がある資料がある場合は、事前に背景調査を行い、いくつかのページやスライドを整理してプレビューし、議論される主要なコンテンツに精通しておくことが重要です。

Xmindを使って会議の議事録を取る

• 構造を活用し、主要なポイントにフォーカスして論理的な流れを構築する

Xmindの使い方に慣れると、議事録を逐語的に取る必要はなく、組み込みの（マインドマップ）構造を使用することができます。既存の論理構造テンプレートを利用すると、考える時間と、スピーカーの中心的なアイデアや論理構造を組み立ててまとまった構造化された会議の要約を作成することができます。

• オーディオ機能を使用してメモを残し、議論のバックアップをする

Xmindのオーディオ機能は、会議やその他の活動中に話された情報をキャプチャしようとする際に特に便利です。任意のトピックボックスにオーディオノートを挿入することで、迅速な議論中にポイントが見逃されたかどうかを心配する必要はなく、その後の会議でオーディオを再確認してテキストに変換することができます。

会議の記録を再整理する方法

• タスク別にグループ化する

• スピーカー別にグループ化する

冒頭で述べたように、XmindはそのウェブエディションであるXMind.worksをローンチしました！ブラウザを使用すれば、いつでもどこでも使用でき、会議の議事録を非常に簡単に取得および共有することができます。以下はその例です。このウェブエディションはデスクトップ版とまったく同じように動作しますので、ぜひお試しください！