マインドマップでハイブリッドイベントの未来に備える

ライブとオンラインの両方の観客に対応するハイブリッドイベントは、ここ数年で人気が爆発的に高まり、この傾向は続く見込みです。イベント主催者の62%が、将来的にはライブイベントに戻るだけでなく、バーチャルイベントも継続すると答えています。

イベントに対するハイブリッドアプローチが定着するのであれば、イベント主催者はこの未来にどう備えるべきでしょうか?

ハイブリッドイベントとは何ですか?

ハイブリッドイベントとは、ライブ観客とバーチャル観客の両方が参加するイベントです。現在、ライブ観客はオンライン観客に比べて通常はかなり少数であり、旅行制限などの影響でストリーミングコンポーネントにより多くの焦点が当てられています。これにより、新しい形式で最高の体験を提供するためにイベントの運営にいくつかの重要な変更が必要になります。

なぜハイブリッドイベントが未来なのか?

バーチャルイベント形式の急速な普及は必要に迫られてのことでしたが、ハイブリッドイベントは状況が正常に戻っても継続されるでしょう。バーチャルイベントやリモートワークに使用される技術は日常的なツールとなり、誰もが使えるようになりました。このため、参加者はバーチャルイベントへの参加に対するハードルを感じなくなり、多くの人々がバーチャルでのイベント参加に対してよりオープンになっています。

参加者がバーチャルイベントに慣れた今、イベントに参加するための移動や宿泊の時間と費用は、オプショナルな不便事項です。国内外のイベントに参加する人にとって、これはハイブリッドイベントの大きな利点です。

次の5つのヒントを参考にすることで、ハイブリッドイベントで最高の体験を提供することができます:

1. 観客とのインタラクションアプローチの変更

バーチャル観客はライブ観客をしばしば上回りますが、物理的にその場にいないため、講演者の注意を引きやすさや双方向のやりとりのしやすさはライブ観客に劣ります。イベントはこれを考慮に入れ、すべての観客が関与していると感じるようにする必要があり、いくつかの変更が求められます。

たとえば、提案を求めたり、投票をしたり、即興の質問に答えたりするような一般的な観客のインタラクション技法は、いくつかの変更を加えることで可能です。挙手での投票や提案を求める代わりに、SMSアンケートのようなデジタルツールを使用して反応を得ることができます。これにより、バーチャル参加者にもライブ観客と同じように優先権が与えられ、プレゼンテーション中に回答や結果を表示およびビジュアライズすることが可能になります。

ビジネスは、ここでeスポーツの世界から多くを学ぶことができます。ハイブリッドイベントは年の中で最も重要かつ収益性の高い日付であることが多いのです。たとえば、The Internationalでは、プレゼンターがリアルタイムでオンライン討論のフィードを確認し、コメントを行い、反応することができるようにしています。これはビジネスイベントの文脈ではすべて有用ではありませんが、ストリーミングツールを使用して両方のオーディエンスを引きつける素晴らしいデモンストレーションです。

2. デジタルQ & Aの導入

インタラクションアプローチの変更は、特にQ&Aセッションで必要です。現地の参加者が会話を独占する可能性がある問題以外に、ライブ観客はバーチャル観客にとって聞き取りにくいことがあります。これにより、バーチャル観客が正しく認識できない不満足な体験が生まれる可能性があります。

プレゼンテーション中にフロアを開放する代わりに、ストリーミングサービス経由で質問を提出してもらうことで、モデレーターはライブとバーチャルの参加者から均等に抽出された質問のリストを講演者に伝えることができます。すべての質問が画面上に表示されるため、観客からの明確な音声を得ることを心配する必要はありません。

マインドマップを使用して質問をカテゴリ分けし、質問を表示または回答する際に、各カテゴリとオーディエンスが適切にカバーされるようにします。

次のAgents of Hybridイベントは両方の世界の最高を組み合わせています。すべての参加者がストリーミングサービスを介してQ&Aの質問を送信でき、バーチャル参加者は制限付きのビデオコールに参加して直接交流することができます。

3. 時間帯を考慮する

イベントをバーチャル観客に開放することで、聴衆はさまざまな場所やタイムゾーンに分布している可能性があります。

広く分布した国際的なオーディエンスを期待している場合、イベント中に何度か同じセッションを実施することで、各国の聴衆がライブプレゼンテーションを視聴できるようになります。遠隔のイベントに大きな手間をかけずに参加できる能力はバーチャルイベントの重要な利点であり、異なるタイムゾーンに配慮することはこの利便性を最大限に活用する方法です。

マインドマップで講演者の所在地を示し時間をリストアップすることで、講演者と聴衆のために適切な時間を見つけることができます。

たとえば、長期開催のハイブリッドイベントMozConは、一日を通じて定期的に非公式なディスカッショングループやネットワーク機会を計画しており、参加者がテキストやボイスチャットを介してディスカッションに参加できるようになっています。短いセッションを一日中予定することで、参加者はどこから接続していても参加の機会を逃さないようにします。これにより、対面参加観客に独占されないインタラクションとネットワーキングの機会を提供します。

4. ディスカッションを視覚化する

スピーカーがライブイベントのように聴衆とアイディアを反復して議論することができない場合、視覚化が聴衆がアイディアをフォローするのに役立ちます。たとえば、スピーカーやモデレーターは、マインドマッピングアプリを教育用具として使用し、セッション中にマインドマップを追加および開発することで、アイデアや提案、その関係性を示すことができます。

XMind Pitch Modeを使用すると、これらのマップをインタラクティブプレゼンテーションスライドに一回のボタン操作で変換でき、スピーカーがスライドとマインドマップを簡単に操作して、ディスカッションの際にビジュアルエイドを提供します。これにより、セッションの進行中にアイデアを進化させ、最終プレゼンテーションでまとめることができます。

5. 技術的な問題を予想する

ハイブリッドイベントを運営するには、ストリーミングの技術的側面を管理すると同時に、通常の技術的な問題やPA問題、遅延スケジュールなども管理する必要があります。最大かつ最長のストリーミングイベントでさえ、音声や映像品質の低下、ネットワークの問題などによる問題を経験します。

ほぼ40%のバーチャルおよびハイブリッドイベントは、少なくとも1回の技術的な障害を経験します。その結果、ストリーミングイベントの運営経験を持つ技術チームは、問題が発生した場合に最小限の中断で解決するために不可欠です。イベントの開始前にストリーミングセットアップを完全にテストする十分な時間を確保することにより、問題を修正しようと急ぐことなく事件をスムーズに開始することができます。

ハイブリッドイベントはここに定着する

今はビジネスがハイブリッドイベントを円滑に運営するための準備を整える絶好の機会です。成功するハイブリッドイベントを運営するために必要なツールと知識を今身に付けることで、今後も人気が続くこれらのイベントをうまく活用することができるでしょう。フォーマットを試行錯誤し、新しいツールや方法を試すことを恐れないでください。ハイブリッドイベントは誰にとっても新しい領域です。