마인드 맵을 활용한 성공적인 프로젝트 관리의 5단계

프로젝트 관리의 기원에 관해서는, 제2차 세계대전 중에 탄생했다는 견해가 널리 알려져 있습니다. 어떤 이들은 ‘전쟁의 혼란 속에서 프로젝트 관리의 질서가 탄생했다’고 말합니다. 1940년대에 미 육군은 맨해튼 프로젝트에서 업무를 계획하고 조율하기 위해 프로젝트 관리 기법을 적용하기 시작했습니다. 시간이 지나면서 프로젝트 관리는 산업 제조, 기술, 금융, 그리고 기타 여러 분야로 확장되었습니다.

5가지 주요 단계

프로젝트 관리는 과업을 달성하는 과정에서 수행되는 일련의 활동입니다. 일반적으로 프로젝트 관리 프로세스에는 5가지 주요 단계가 있습니다: 프로젝트 착수, 프로젝트 계획, 과업 실행, 모니터링 프로세스, 그리고 프로젝트 종료. 각 단계를 마인드맵으로 분해하면 우리가 무엇을 할 수 있는지 확인할 수 있습니다.

1단계: 프로젝트 착수

2단계: 계획

####

프로젝트의 모든 단계에 대해 포괄적이고 상세한 전체 실행 계획을 수립해야 합니다.

계획에는 과업 분해, 일정 수립, 커뮤니케이션 계획, 예산 수립, 조달 계획, 리스크 관리가 포함되어야 합니다.

1. 모든 시나리오가 포함되도록 MECE 프레임워크로 과업을 분해하세요;

2. WBS 구조를 활용해 과업 일정을 수립하고 각 항목의 자원을 식별하여 작업 순서, 위기 통제, 시간 제약, 절차 점검을 원활하게 하세요;

3. 팀과 부서 간 정기적인 커뮤니케이션을 보장하세요;

4. 사용 자원과 수량을 종합적으로 이해해 예산을 계획하세요. 여기에는 소프트웨어, 하드웨어 측면의 인력 등이 포함됩니다;

5. 구매 계획을 세우고, 항상 목록을 작성하세요.

3단계: 실행

프로젝트 실행 과정에서는 자원 배분, 팀 관리, 커뮤니케이션 관리에 주의를 기울이세요.

1. 예산 계획을 기반으로 자원이 자재 사용량과 인력 역량을 고려해 배분되었는지 확인하세요; 또한 자원이 제때 확보되고 적절히 배정되며 목적에 맞게 활용되는지도 점검하세요;

2. 팀을 조율하고 팀원들의 감정을 관리하여 부정적인 에너지를 방지하세요;

3. 부서 간 관리: 각 부서 간 수행되는 요구사항이 충분히 이해되고 원활히 전달되도록 하세요;

4. 과업의 각 단계별 체크리스트 계획을 작성하세요. 납품 일정을 체크리스트로 관리하려면 Tree Table을 사용하세요.

4단계: 모니터링

진행 상황이 계획에서 벗어나는지 확인하기 위해 계획을 모니터링하고, 벗어나는 경우 변화를 파악하여 제때 통제하세요.

1. 실행 범위와 예산 소진을 모니터링할 수 있도록 긴급 조정을 위한 보고 체계를 수립하세요;

2. 각 단계의 목표가 달성되었는지, 제공된 품질이 검증되었는지 확인하세요;

3. 변경 사항이 발생하면 그에 맞게 보고하고, 평가 내용을 기록하세요.

5단계: 프로젝트 종료

프로젝트가 각 담당자로부터 각각 승인 검토를 받았는지 확인하세요; 데이터 보관을 위해 파일을 아카이브하세요; 마지막으로 진행 과정에서 발생한 내용을 검토하고 요약하세요.

참고 자료

https://corporatefinanceinstitute.com/resources/knowledge/other/smart-goal/

https://en.wikipedia.org/wiki/MECE_principle

https://people.ucalgary.ca/~design/engg251/First%20Year%20Files/wbss.pdf

프로젝트 요구사항에 따라:

1. 무엇을 할 것인지 이해하고 확인하세요: 프로젝트 배경과 최종 목표;

2. SMART 원칙을 사용해 목표를 S (Specific), M (Measurable), A (Achievable), R (Relevant), T (Time-bound)로 분해하세요.

3. 프로젝트 범위를 이해하세요: 반드시 필요하고 꼭 해야 할 일을 파악해 목록으로 만드세요.