Xmind로 회의록을 잘 작성하는 방법?

Avinash Priya

좋은 회의록을 작성하는 것은 직장에서 습득해야 할 필수적인 기술입니다. 이렇게 기록된 중요한 사항들은 과거 회의 논의를 요약한 것으로, 나중에 팀과 함께 검토할 수 있습니다. 게다가, 회의 중이나 회의 후에 빠르게 좋은 회의록을 작성하는 방법을 아는 것은 강한 전문성과 생산성을 보여줍니다.

오늘은 XMind를 사용하여 어떻게 인상적인 회의록을 쉽게 작성할 수 있는지에 대해 이야기해 봅시다! 또한, 우리 팀이 막 XMind.works를 출시했다는 점을 유의하십시오. XMind의 웹 버전인 XMind.works는 회의록을 작성하는 것을 더욱 쉽게 만듭니다. XMind.works 웹 페이지에서는 개인 드라이브 서비스(Dropbox/Google Drive/OneDrive)와 연결하여 어디서든 XMind로 새로운 마인드 맵을 만들거나 기존의 것을 편집할 수 있습니다. 모든 기능이 데스크톱 버전과 동일하게 작동하므로 학습에 어려움이 없습니다!

좋은 회의록의 조건은 무엇일까요?

좋은 회의록은 단순히 과거 회의의 개요뿐만 아니라, 회의 논의 전반에 걸쳐 명확한 논리 흐름을 포함해야 합니다. 회의록의 목적은 참가자와 불참자 모두를 돕기 위해서입니다. 참가자는 논의의 기억을 새롭게 하고 다음 단계의 비즈니스 목표와 행동을 구체화하기 위해 요약을 사용합니다. 불참자는 회의록을 통해 회의의 주요 주제와 논의를 알고 참가자들과 동일한 페이지에 업데이트됩니다.

따라서, 다음의 요점들이 좋은 회의록을 만듭니다:

명확한 논리 흐름으로 작성

회의는 상호 작용과 논의로 구성됩니다. 만약 모든 것을 시간 순서대로 기록한다면, 회의록은 매우 혼란스러워질 가능성이 큽니다. 그러므로, 각 발표자의 요점을 가져와 명확한 논리 맵으로 요약하는 것이 가장 중요하며, 이를 통해 회의록을 더 읽기 쉽게 만듭니다.

강조가 있는 포괄적인 노트

포괄적인 회의록은 환영받지만, 대부분의 경우 강조도 중요합니다. 의미 있는 강조는 독자의 주의를 끌고 포괄적인 노트를 읽는 시간을 절약합니다. 특히 바쁜 경영자에게 회의록을 제출할 때 유용합니다. 회의록을 작성할 때는 글머리 기호를 사용할 것을 권장합니다.

다음 회의를 안내할 결론 포함

회의 중 미래의 비즈니스 계획이나 행동이 결정되면, 결론에는 담당자와 해야 할 일이 명확하게 포함되어야 합니다. 그러나 결론은 항상 명확한 행동을 필요로 하지는 않으며, 많은 경우 회의가 끝날 때까지 결론/행동이 없는 경우도 있습니다. 팀은 일정한 합의에 도달했을 수도 있고 아닐 수도 있으며, 다음 회의에서 다시 다루기를 기다릴 수 있습니다. 따라서 이전 회의의 진행 상황을 기록하여 다음 회의를 안내하는 것이 중요합니다.

기본 정보 포함

날짜, 장소, 참가자. 기본 정보는 쉽게 무시될 수 있지만 기록으로 남기는 것이 매우 필요합니다.

어떻게 효율적으로 회의록을 기록할까요?

회의 전 준비하기

다가오는 회의의 배경, 목적/주제 파악하기

효율적인 회의(부서 간 또는 내부)에는 일반적으로 정해진 주제/목표와 논의 주제가 있습니다. 따라서 미리 회의의 전반적인 주제와 과제를 이해하면 회의 내용과 회의록 작성 과정에서 더욱 통제력을 발휘할 수 있습니다.

참가자가 주제에서 벗어나기 시작할 때, 주된 과제/목적을 적시에 제시하는 것이 도움이 됩니다.

참가자들에 대해 잘 알기

대규모의 더 중요한 회의에서는 참가자들이 낯설 경우 주된 참가자의 정보를 파악하는 것이 필수적이며, 이는 노트 작성 과정을 용이하게 합니다.

회의 시작 전에 회의 관련 자료를 조직화하고 미리 보기

회의 중에 논의되어야 할 자료가 있다면, 배경 조사를 하고 일부 페이지나 슬라이드를 조직화하여 회의 중에 논의될 주요 내용에 익숙해지는 것이 좋습니다.

XMind를 사용하여 회의록을 작성하세요

구조 사용 및 핵심 포인트 집중하여 논리 흐름 구성

XMind 사용법에 익숙해지면 회의록을 단어별로 기록할 필요가 없고 내장된 (마인드 맵) 구조를 사용할 수 있음을 알게 됩니다. 기존의 논리 구조 템플릿을 통해 더 많은 시간을 생각하고, 조직화하며, 발표자의 중심 아이디어와 논리 구조를 파악하여 응집력 있고 구조화된 회의 요약을 작성할 수 있습니다.

Mind map outlining product launch meeting minutes, including site launch and marketing strategies with deadlines.

노트 추가 및 논의 백업을 위해 오디오 기능 사용

XMind의 오디오 기능은 회의나 다른 활동 중 발화된 정보를 포착할 때 특히 편리합니다. 어떤 주제 상자에 오디오 노트를 삽입함으로써 회의록 기록자는 빠르게 진행되는 논의 중에 포인트를 놓쳤는지 여부를 걱정할 필요 없이 회의 후 오디오 부분을 검토하고 텍스트로 변환할 수 있습니다.

Mind map outlining project launch with nodes for pricing strategy, selling points, and site page launch details.

회의록을 어떻게 재구성할까요?

작업별로 그룹화

Mind map of meeting minutes covering marketing campaign, website design, and on-site event planning.

발표자별로 그룹화

It is very easy for you need to illustrate more details based on the structured XMind’s meeting minutes because XMind supports different forms of export including Word and Markdown. Better to do that within a half-hour after the meeting, as people forget easily!

처음에 언급했듯이, XMind는 웹 버전인 XMind.works를 출시했습니다! 브라우저로 언제 어디서나 사용할 수 있어 회의록 작성 및 공유가 훨씬 쉬워집니다. 아래의 예시를 참고하세요 - 이 웹 버전은 데스크톱 버전과 정확히 동일하게 작동하며, 지금 시도해 보세요!