마인드 맵으로 하이브리드 이벤트의 미래를 준비하세요

라이브 및 온라인 청중 모두에게 맞춘 하이브리드 이벤트가 지난 몇 년 동안 폭발적인 인기를 끌고 있으며, 이 트렌드는 지속될 것으로 보입니다. 62%의 이벤트 주최자는 향후 라이브 이벤트로의 복귀와 함께 가상 이벤트를 지속할 계획이라고 말하고 있습니다.

하이브리드 이벤트 접근 방식이 지속된다면, 이벤트 주최자들은 이 미래를 어떻게 준비할 수 있을까요?

하이브리드 이벤트란 무엇인가요?

하이브리드 이벤트는 라이브 청중과 가상 청중을 동시에 가지는 이벤트입니다. 현재 라이브 청중은 여행 및 기타 제약으로 인해 온라인 청중보다 훨씬 작은 규모이며, 이로 인해 이벤트의 스트리밍 구성 요소에 더 많은 초점이 맞춰지고 있습니다. 이는 새로운 형식에서 최고의 경험을 제공하기 위해 이벤트 운영의 중요한 변화가 필요하다는 것을 의미합니다.

하이브리드 이벤트가 미래인 이유는 무엇인가요?

가상 이벤트 형식의 급속한 채택은 필수적인 이유로 발생했지만, 하이브리드 이벤트는 상황이 정상화된 이후에도 지속될 것입니다. 가상 이벤트 및 원격 작업과 같은 것들에 사용되는 기술은 일상적인 도구가 되어 많은 사람들이 이를 사용할 줄 알게 되었습니다. 이는 진입 장벽을 제거하고 많은 사람들이 가상으로 이벤트에 참석하는 것에 더 열려있게 했습니다.

청중들이 가상 이벤트에 익숙해짐에 따라, 이벤트에 실제로 참석하기 위한 여행 및 숙박의 시간과 비용은 선택적인 불편 사항이 되었습니다. 국가적 또는 국제적 이벤트에 참가하는 누구에게나, 이는 하이브리드 이벤트의 큰 이점입니다.

다음의 5가지 팁을 따르면 하이브리드 이벤트에서 최고의 경험을 제공할 수 있습니다:

1. 청중 상호작용 접근 방식 변경

가상 청중이 종종 라이브 청중을 초과할 것이지만, 그들은 방에 물리적으로 존재하지 않습니다. 그 결과, 그들은 발표자의 주의를 끌거나 라이브 청중과 같은 편리함으로 상호작용할 수 없습니다. 이벤트는 모든 청중이 참여하기 위해 이를 고려해야 하며, 이는 몇 가지 변화를 필요로 할 수 있습니다.

예를 들어, 제안 요청, 투표, 즉흥 질문 답변과 같은 일반적인 청중 상호작용 기술은 약간의 변화를 통해 여전히 가능합니다. 손으로 투표하거나 청중에게 제안을 요청하는 대신, SMS 투표와 같은 디지털 도구를 사용하여 그들의 응답을 받으세요. 이는 가상 참가자에게도 라이브 청중과 동일한 우선순위를 제공하며 결과를 발표 중 실시간으로 시각화 할 수 있는 추가 이점이 있습니다.

기업은 여기서 e-스포츠 세계로부터 많은 것을 배울 수 있으며, 하이브리드 이벤트는 종종 가장 중요한 수익성이 높은 날짜가 됩니다. 예를 들어, The International과 같은 대회는 발표자가 실시간으로 논의 중인 온라인 피드를 조정하여 댓글을 달고 응답할 수 있게 하며, 투표, 여론조사 및 모의 베팅 시스템을 통해 향후 경기 결과에 대한 토론을 촉발합니다. 이러한 기술이 비즈니스 이벤트 맥락에서 모두 유용하지는 않지만, 스트리밍 도구를 사용하여 양쪽 청중을 참여시키는 훌륭한 사례입니다.

2. 디지털 Q&A 도입

상호작용의 접근 방식 변화는 Q&A 세션에서 가장 필요합니다. 대화가 대면 참가자들에 의해 주도될 가능성이 있는 문제 외에도, 라이브 청중은 가상 청중에게 쉽게 들리지 않을 수 있습니다. 이는 가상 청중이 대답된 질문을 듣지 못할 수 있는 나쁜 경험을 만들 수 있습니다.

참가자들이 발표 중 스트리밍 서비스를 통해 질문을 제출하도록 함으로써, 모더레이터는 라이브 및 가상 참가자 모두로부터 선택된 질문 리스트를 발표자에게 제시할 수 있습니다. 모든 질문은 화면에 표시될 수 있으므로 청중으로부터 명확한 오디오를 얻을 필요가 없습니다.

마인드 맵을 사용하여 질문을 범주화하면, 질문을 표시하거나 답할 때 각 범주와 청중이 잘 다뤄질 수 있습니다.

다가오는 Agents of Hybrid 이벤트는 두 세계의 장점을 결합합니다. 모든 참가자는 스트리밍 서비스를 통해 Q&A 질문을 제출할 수 있으며, 가상 참가자는 직접 상호작용을 위한 제한된 용량의 화상 통화에 참여할 수 있습니다.

3. 시간대 고려

이벤트를 가상 참가자에게도 공개하면, 청중이 여러 위치와 시간대에 걸쳐 있을 수 있습니다.

행사에서 폭넓게 분포된 또는 국제 청중이 예상되는 경우, 같은 세션을 여러 시간에 걸쳐 여러 번 진행하면, 직접 발표를 보고자 하는 모든 이들이 위치에 관계없이 이를 할 수 있도록 도울 수 있습니다. 멀리 있는 이벤트에 간편하게 참석할 수 있는 것은 가상 이벤트의 주요 장점이며, 다양한 시간대를 수용하면 그 이점을 최대한 활용할 수 있습니다.

일정 차이를 고려하여 마인드 맵을 활용하여 발표자의 위치와 시간을 표시하여 발표자와 청중 모두에게 맞는 적절한 시간을 찾을 수 있습니다.

예를 들어, 오래 진행된 하이브리드 이벤트 MozCon은 참가자가 문자 및 음성 채팅을 통해 토론에 참여할 수 있도록 하루 종일 정기적인 비공식 토론 그룹 및 네트워킹 기회를 제공하여 진행합니다. 짧은 세션을 하루 종일 스케줄링하면 참가자들이 연결되는 위치에 관계없이 놓치지 않게 할 수 있습니다. 또한, 이를 수행할 도구와 시간을 제공함으로써 상호작용과 네트워킹이 대면 참석자들만의 이점이 되지 않도록 합니다.

4. 논의 시각화

발표자들이 청중과 아이디어를 교환할 수 있는 라이브 전용 이벤트와는 달리, 아이디어를 시각화하는 것은 청중이 아이디어를 따라가는데 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어, 발표자와 모더레이터는 마인드 매핑 앱을 교육 도구로 사용하여 아이디어와 제안, 그리고 그것들의 관계를 세션 동안 추가 및 개발함으로써 보여줄 수 있습니다.

XMind 피치 모드는 발표자가 한 번의 버튼 클릭으로 이러한 맵을 인터랙티브한 발표 슬라이드로 전환할 수 있게 하여, 발표자가 슬라이드와 마인드 맵을 쉽게 탐색하여 토론에서 시각적 보조를 제공합니다. 이는 세션 동안 아이디어를 개발하고 마지막 발표로 요약하는 데도 사용할 수 있습니다.

5. 기술 문제 예상

하이브리드 이벤트를 운영한다는 것은 스트리밍의 기술적 요소와 일반적인 기술 이슈, PA 문제, 그리고 라이브 이벤트에서 발생할 수 있는 늦은 일정 문제들을 관리해야 한다는 것을 의미합니다. 가장 크고 오랫동안 운영되는 스트리밍 이벤트에서도 오디오 또는 비디오 품질 손실, 네트워크 문제 등으로 인한 문제가 발생할 수 있습니다.

거의 40%의 가상 및 하이브리드 이벤트가 최소 하나의 기술적 결함을 겪습니다. 따라서, 스트리밍 이벤트 운영 경험이 있는 기술 팀이 문제 발생 시 최소한의 방해로 해결할 수 있도록 하는 것은 필수적입니다. 이벤트가 라이브되기 전 스트리밍 설정을 완전히 테스트할 시간을 충분히 확보하면, 문제해결을 위해 정신없이 달리는 혼란스러운 시작을 피할 수 있습니다.

하이브리드 이벤트는 계속됩니다

지금은 기업들이 하이브리드 이벤트 운영에 능숙해질 수 있는 완벽한 시기입니다. 지금 성공적인 하이브리드 이벤트를 운영하는 데 필요한 도구와 지식을 확보하면, 이것들이 인기를 지속적으로 얻으면서 앞으로 몇 년 동안 큰 보탬이 될 것입니다. 형식 실험을 두려워하지 말고 새 도구와 방법을 시도하세요. 하이브리드 이벤트는 모두에게 새로운 영역이니까요.