5 Passos Para Um Gestão de Projetos Bem-Sucedida Com Mapa Mental

Sobre a origem da gestão de projetos, acredita-se amplamente que ela nasceu durante a Segunda Guerra Mundial. Alguns dizem que 'No meio da desordem da guerra, a ordem da gestão de projetos nasceu.' Durante a década de 1940, o Exército dos EUA começou a aplicar métodos de gestão de projetos para planejar e coordenar o trabalho no Projeto Manhattan. Com o tempo, a gestão de projetos passou a ser aplicada na indústria manufatureira, tecnologia, finanças e em muitos outros campos.

5 Principais Etapas

A gestão de projetos é uma série de atividades realizadas no processo de alcançar uma tarefa. Em geral, existem 5 etapas principais em um processo de gestão de projetos: iniciação de projeto, planejamento de projeto, execução de tarefas, monitoramento do processo e encerramento do projeto. Podemos usar mapas mentais para desmontar cada etapa e ver o que podemos fazer.

1ª: Iniciação de Projeto

2ª: Planejamento

####

Um plano de ação abrangente e detalhado precisa ser desenvolvido para todas as fases do projeto.

Seu planejamento deve incluir decomposição de tarefas, cronograma, plano de comunicação, orçamento, plano de compras e gestão de riscos.

1. Desmonte sua tarefa com o framework MECE para garantir que cada cenário esteja coberto;

2. Agende suas tarefas com a estrutura WBS para identificar recursos para cada item, facilitando ordens de tarefas, controle de crises, restrição de tempo e verificação de procedimentos;

3. Garanta comunicações regulares entre equipes e departamentos;

4. Planeje seu orçamento com uma compreensão abrangente dos recursos usados e quantidade. Isso inclui mão-de-obra de software, hardware e etc.;

5. Planeje suas compras, sempre faça uma lista.

3ª: Execução

Durante o processo de execução do seu projeto. Preste atenção à alocação de recursos, gestão de equipe e gestão de comunicação.

1. Certifique-se de que seus recursos sejam alocados considerando o uso de materiais e a capacidade do pessoal e com base no seu plano orçamentário; também garanta que seus recursos estejam em lugar, bem emitidos e utilizados como deveriam;

2. Coordenar suas equipes e gerenciar as emoções dos membros da equipe para evitar energia negativa;

3. Gestão entre departamentos: certifique-se de que os requisitos realizados entre cada departamento sejam bem entendidos e comunicados;

4. Faça um plano de checklist para cada fase de suas tarefas. Use Tabela em Árvore para fazer checklist do seu cronograma de entregas.

4ª: Monitoramento

Monitore seu plano para identificar se o progresso está se desviando do plano e, se sim, identifique as alterações e controle-as a tempo.

1. Estabeleça um sistema de relatórios para ajuste de emergência para monitorar escopo de execução e consumo de orçamento;

2. Objetivos em cada fase são cumpridos e a qualidade entregue é verificada;

3. Para qualquer alteração, reporte correspondentemente e registre a avaliação.

5ª: Encerramento do Projeto

Certifique-se que o projeto tenha sua verificação de aceitação de cada responsável respectivo; Arquive seus arquivos para fins de dados; e finalmente, reveja e resuma o que ocorreu no progresso.

Referência

https://corporatefinanceinstitute.com/resources/knowledge/other/smart-goal/

https://en.wikipedia.org/wiki/MECE_principle

https://people.ucalgary.ca/~design/engg251/First%20Year%20Files/wbss.pdf

Dependendo dos requisitos do seu projeto:

1. Entenda e confirme o que você vai fazer: contexto do projeto e metas finais;

2. Use os princípios SMART para dividir objetivos para serem E (Específico), M (Mensurável), A (Alcançável), R (Relevante) e T (Temporal).

3. Entenda o escopo do seu projeto: O que é necessário e deve ser feito e faça uma lista deles.