5 Passos Para Um Gestão de Projetos Bem-Sucedida Com Mapa Mental

Relativamente à origem da gestão de projetos, acredita-se amplamente que tenha nascido durante a Segunda Guerra Mundial. Alguns dizem que ‘No meio da desordem da guerra, nasceu a ordem da gestão de projetos.’ Durante a década de 1940, o Exército dos EUA começou a aplicar métodos de gestão de projetos para planear e coordenar o trabalho no Projeto Manhattan. Com o tempo, a gestão de projetos começou a aplicar-se ao fabrico industrial, tecnologia, finanças e muitas outras áreas.

5 Etapas Principais

A gestão de projetos é uma série de atividades realizadas no processo de concretização de uma tarefa. Em geral, existem 5 etapas principais num processo de gestão de projetos: iniciação do projeto, planeamento do projeto, execução de tarefas, processo de monitorização e encerramento do projeto. Podemos usar mapas mentais para desdobrar cada etapa e ver o que podemos fazer.

1.ª: Iniciação do Projeto

2.ª: Planeamento

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É necessário desenvolver um plano de ação global, abrangente e detalhado para todas as fases do projeto.

O seu planeamento deve incluir decomposição de tarefas, calendarização, plano de comunicação, orçamentação, plano de aquisições e gestão de risco.

1. Desdobre a sua tarefa com o framework MECE para garantir que todos os cenários estão cobertos;

2. Calendarize as suas tarefas com a estrutura WBS para identificar recursos para cada item, facilitando a ordenação de tarefas, o controlo de crises, as restrições de tempo e a verificação de procedimentos;

3. Garanta comunicações regulares entre equipas e departamentos;

4. Planeie o seu orçamento com uma compreensão abrangente dos recursos utilizados e das quantidades. Isto inclui software, hardware, mão de obra e etc.;

5. Planeie as suas compras; faça sempre uma lista.

3.ª: Execução

Durante o processo de execução do seu projeto, preste atenção à alocação de recursos, à gestão de equipas e à gestão da comunicação.

1. Certifique-se de que os seus recursos são alocados tendo em conta o uso de materiais e a capacidade do pessoal, e com base no seu plano orçamental; garanta também que os recursos estão disponíveis, corretamente atribuídos e utilizados como devem;

2. Coordene as suas equipas e gira as emoções dos membros da equipa para evitar energia negativa;

3. Gestão interdepartamental: certifique-se de que os requisitos executados entre cada departamento são bem compreendidos e comunicados;

4. Crie um plano de checklist para cada fase das suas tarefas. Use Tree Table para checklist do seu calendário de entregas.

4.ª: Monitorização

Monitorize o seu plano para identificar se o progresso se está a desviar do plano e, em caso afirmativo, identifique as alterações e controle-as atempadamente.

1. Estabeleça um sistema de reporting para ajustes de emergência, de modo a monitorizar o âmbito da execução e o consumo do orçamento;

2. Os objetivos de cada fase são cumpridos e a qualidade entregue é verificada;

3. Para qualquer alteração, faça o respetivo reporte e registe a avaliação.

5.ª: Encerramento do Projeto

Certifique-se de que o projeto tem a verificação de aceitação de cada responsável; arquive os seus ficheiros para fins de dados; e, por fim, reveja e resuma o que ocorreu durante o progresso.

Referência

https://corporatefinanceinstitute.com/resources/knowledge/other/smart-goal/

https://en.wikipedia.org/wiki/MECE_principle

https://people.ucalgary.ca/~design/engg251/First%20Year%20Files/wbss.pdf

Dependendo dos requisitos do seu projeto:

1. Compreenda e confirme o que vai fazer: contexto do projeto e objetivos finais;

2. Use os princípios SMART para desdobrar objetivos em S (específicos), M (mensuráveis), A (atingíveis), R (relevantes) e T (com prazo definido).

3. Compreenda o âmbito do seu projeto: o que é necessário e obrigatório fazer, e faça uma lista desses itens.