6 Fatores Principais para Sessões de Brainstorming Bem-Sucedidas com Xmind

Brainstorming é uma atividade que incentiva todos os participantes a lançarem o maior número de ideias possível. Novos insights e inspirações podem surgir do confronto de ideias, com a esperança de resolver o desafio que a empresa/equipe está enfrentando.

Foi compilada uma lista de 6 fatores chave a serem considerados ao planejar uma sessão de brainstorming com os membros de sua equipe, com base em pesquisa e estudo, na esperança de ajudá-lo a tirar o máximo proveito de sua próxima sessão de brainstorming.

Antes da Sessão de Brainstorming

Defina um Problema/Objetivo Adequado

O objetivo comum geralmente oscila entre descobrir oportunidades potenciais ou encontrar respostas para questões específicas. Portanto, definir um problema para sua sessão de brainstorming resolver é crucial para ter uma sessão de brainstorming produtiva.

Surpreendentemente, essa técnica de reunir todos para compartilhar suas ideias sobre um tópico não se aplica a todas as situações. Além de sessões com uma pergunta muito geral, um brainstorming também não é aplicável quando o problema envolve previsões de resultados futuros.

Um exemplo é “Como os futuros usuários se comportarão em plataformas de mídia social dominadas pela realidade virtual?” Tópicos como esse podem criar uma barreira, limitando apenas a participação de pessoas com conhecimento técnico ou experiência neste campo profissional de estudo.

Prepare os Participantes Antecipadamente (com uma Agenda)

Uma agenda da próxima sessão é construtiva, confie em mim, especialmente para pessoas com a personalidade de “medo do desconhecido”. Fornecer informações de fundo sobre a sessão, o problema/tema, e talvez anexar alguns dados ou relatórios pode ajudar a preparar os participantes bem antes do evento.

Não se esqueça de incluir em seu formulário de informações o local, data e hora da sessão; se a sessão também ocorrer online, lembre-se de anexar os detalhes relevantes.

Notifique todos os membros sobre as regras desta sessão de brainstorming. É livre, no sentido de que todos podem apresentar ideias a qualquer momento? Ou é um tipo de sessão estruturada, grupo por grupo?

Aqui está um exemplo de como as informações de fundo e o problema ficariam para um projeto:

Considere usar a estrutura de tabela de árvore no Xmind para construir uma agenda para todos os participantes.

Use formas diferentes para decorar, categorizar diferentes partes e inserir links/arquivos para fácil acesso.

Lembre-se de manter a lista de participantes curta, idealmente não excedendo dez pessoas; isso permite que todos tenham a chance de falar e impede que todos se afoguem no mar da imaginação.

Uma dica aqui é manter uma lista diversificada de participantes, assegurando que haja uma mistura de diferentes cargos, origens culturais e faixas etárias. Fazer isso proporcionará resultados de brainstorming melhores, pois fornece diferentes perspectivas. No entanto, os elementos mencionados não são requisitos de uma ficha de informações, e ajustes precisam ser feitos de acordo com o problema definido.

Escolha um Facilitador Imparcial

Preparar todos antecipadamente reduz a probabilidade de silêncio constrangedor. Ao definir o problema, o participante pode sugerir suas soluções. O pensamento divergente, segundo Leigh Thompson, professor da Kellogg School of Management da Northwestern University, é um ativo valioso ao trabalhar sozinho.

Mas toda a preparação resultará em nada sem um facilitador competente! O facilitador assume o papel de um guardião imparcial; deve manter tudo em ordem e garantir que a sessão esteja no caminho certo.

Durante a Sessão de Brainstorming

Damos as informações de fundo relevantes, o problema/tema da sessão de brainstorming, e os horários aos participantes na primeira etapa. No segundo estágio, entramos nos detalhes.

Ao usar a capacidade do Xmind de criar várias folhas de mapa mental em um único arquivo, você pode armazenar diferentes estágios do projeto em um só lugar. Fácil de compartilhar, encontrar e acessar.

Confira nosso blog anterior sobre 20+ modelos de brainstorming gratuitos para download feitos para uso instantâneo, encontre o que atende às necessidades de sua equipe e prepare-se para o brainstorming.

Antes da ação real de brainstorming, o facilitador precisa considerar os fatores abaixo para uma discussão fluida durante a sessão de brainstorming.

Faça as Ideias Fluírem

Para evitar a preguiça social, algumas equipes podem considerar fazer brainstorming em um formato mais estruturado.

Uma abordagem comum é dividir os participantes em alguns grupos, estabelecer limites de tempo, e ter um membro de cada grupo apresentando uma ideia em cada rodada. Esse processo de brainstorming exige uma pessoa de registro que mantenha as regras e documente as ideias compartilhadas entre os membros.

O facilitador durante a sessão de brainstorming precisa garantir que não haja uma voz dominante, que não haja críticas a outros e suavizar pontos de vista que possam ser muito agressivos com outros membros.

Categorize e Faça Perguntas de Seguimento

Categorize as ideias após a primeira rodada de brainstorming, decida as categorias coletivamente, e faça com que o facilitador faça perguntas sobre conceitos que precisam de esclarecimento. Inclui, mas não se limita a ideias que são difíceis de entender, vagas ou que variam entre cada indivíduo.

Após a Sessão de Brainstorming

Revisão Após a Ação

Uma revisão após a ação (AAR) é um processo de revisão ou debriefing sistemático para que os participantes e responsáveis pelo projeto ou evento analisem o que ocorreu, por que aconteceu, e como a equipe pode melhorar a sessão. Sempre conduza uma revisão após a ação após cada sessão para examinar os resultados da sessão de brainstorming.

Procurar por soluções possíveis ou planejar a próxima sessão com base nas ideias apresentadas. Considere usar a matriz Now Wow How para avaliar o score das resoluções potenciais ou faça com que os membros votem.

Use o Xmind para sua próxima explosão de criatividade!

Referência:

Todos os ícones utilizados são feitos por Freepik e Gajah Mada de Flaticon.com

6 passos para organizar uma sessão de brainstorming vencedora. BDC.ca. (2021, 26 de agosto). Acessado em 19 de janeiro de 2022, de https://www.bdc.ca/en/articles-tools/business-strategy-planning/innovate/how-to-organize-successful-brainstorming-session

Torres, T. (2016, 4 de fevereiro). Why brainstorming doesn’t work (and what to do instead). Inc.com. Acessado em 19 de janeiro de 2022, de https://www.inc.com/teresa-torres/why-brainstorming-doesnt-work-and-what-to-do-instead.html