Mapa Mental é Para Todos e Além Disso

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, Liam foi incrível. Ele foi direto e razoável para as perguntas afiadas, e aberto para compartilhar suas dicas nesta época especial. Estávamos preocupados com a condição do Biggerplate durante o confinamento, e se sua equipe se adaptou bem ao trabalho remoto, enquanto Liam revelou a magia do mix & match do fluxo de trabalho pessoal e da rotina da empresa ao longo desses anos e as coisas estavam indo bem.

Além disso, Liam também mencionou alguns dos hábitos de negócios e pessoais que ele recomendou fortemente seguir, fragmentos dos dias remotos, e sua ferramenta secreta de produtividade durante o trabalho em casa.

Dica: Encontre tutoriais de dashboard de mapeamento mental no Biggerplate.com

Você acha que o mapeamento mental é adequado para todos? Ou, que tipo de pessoas você acha que são mais adequadas para o mapeamento mental?

Ao longo dos anos, vi sugestões de que pessoas “cerebrais do lado direito” podem ser mais adequadas para o mapeamento mental, e pessoas “cerebrais do lado esquerdo” podem não achar útil, ou estarem menos inclinadas a experimentar essas abordagens. No entanto, não vi absolutamente nenhuma evidência disso em mais de uma década conduzindo o Biggerplate.com. Trabalhamos com milhares de pessoas que podem ser rotuladas como “cerebrais do lado esquerdo”, cujos trabalhos são vistos como mais analíticos e menos ‘criativos’. Sem exceção, no momento em que veem um caso de uso relevante para o mapeamento mental que os ajuda a resolver um problema prático, ficam tão interessados nas ferramentas quanto as pessoas “cerebrais do lado direito” que supostamente são mais inclinadas a usar o mapeamento mental. Por outro lado, vi tantas pessoas “cerebrais do lado direito” descartarem o mapeamento mental porque não lhes foi mostrado um caso de uso prático que lhes parecesse relevante. Precisamos nos livrar dessa ideia ultrapassada de pessoas “cerebrais do lado esquerdo” ou “cerebrais do lado direito” de uma vez por todas, juntamente com a noção de que isso de alguma forma nos ajuda a identificar o público mais relevante para o mapeamento mental. É uma simplificação grosseira das pessoas, um entendimento impreciso do cérebro, e não faz nada além de nos distrair dos problemas práticos que o mapeamento mental resolve.

Ninguém nunca pediu a neurociência por trás do Microsoft Excel ou Powerpoint... eles simplesmente viam ferramentas que os ajudavam a resolver problemas. O mapeamento mental ajuda a resolver problemas práticos que todos têm e, como tal, é uma técnica que pode beneficiar a qualquer um e todos. Vemos o software de mapeamento mental como o “elo perdido” e uma ferramenta indispensável para apoiar pessoas nos negócios e na educação. Independentemente do seu setor, cargo ou nível de senioridade, todos nós enfrentamos o mesmo desafio: dificuldade em desenvolver e organizar ideias e informações. O mapeamento mental ajuda a enfrentar esse desafio e, como tal, deve estar ao lado de ferramentas estabelecidas como Word, Powerpoint e Excel como parte padrão do kit de ferramentas de trabalho moderno. Em muitos casos, uma ferramenta de mapeamento mental é o que você deve abrir antes de abrir essas outras ferramentas, para ajudá-lo a refletir sobre o que precisa fazer a seguir, e/ou para ajudá-lo a quebrar o volume e a complexidade de informações que essas outras ferramentas muitas vezes criam ou perpetuam.

Qual é o seu fluxo de trabalho em home office? Quais são suas dicas para melhorar a eficiência?

O Biggerplate foi estruturado como um negócio voltado ao remoto há muitos anos, e embora tenhamos um escritório físico, normalmente trabalhávamos remotamente 80% do tempo, mesmo antes do confinamento por vírus. Como tal, tanto o meu fluxo de trabalho pessoal quanto as rotinas da empresa para trabalho remoto foram estabelecidos ao longo de vários anos, e acredito que em ambas as frentes, o ponto chave é focar na criação consciente e monitoramento dos hábitos que apoiam (em vez de sabotar) seus esforços. Para indivíduos e empresas, é importante estabelecer hábitos fáceis de manter e repetir que sirvam ao seu propósito.

No negócio, por exemplo, isso significa uma combinação estabelecida de reuniões semanais, quinzenais e mensais, cada uma com um foco específico, o que nos ajuda a minimizar o número de vezes que precisamos interromper uns aos outros durante um dia. Sempre tentamos nos perguntar “isso pode esperar até a próxima reunião agendada” antes de interromper alguém, que pode estar em profunda concentração em outra coisa. Ter o ‘hábito’ dessas reuniões na mente de todos (e garantir que as reuniões sejam eficazes em levantar ideias/problemas) é fundamental para garantir que as pessoas não estabeleçam hábitos destrutivos de interromper constantemente uns aos outros! Outros hábitos nos negócios incluem bloquear determinados horários nos calendários, e conscientemente mudar para ‘offline’ ou ‘indisponível’ para que possamos nos concentrar individualmente em uma tarefa específica, sem o risco de outros nos interromperem acidentalmente.

No âmbito pessoal, os hábitos principais incluem definir os ‘Top 3’ itens prioritários para o dia antes de fazer qualquer outra coisa, geralmente enquanto tomo meu café da manhã para ‘começar’. Fico surpreso com a quantidade de pessoas que começam o dia abrindo seus e-mails... colocando-se imediatamente em um estado de mente reativo com base no que outras pessoas dizem ou querem. Em vez disso, comece o dia revisando todas as prioridades concorrentes, e declare claramente para você quais são as 3 mais importantes para serem progredidas até o final do dia. A partir daí, qualquer coisa nova que entre na sua caixa de entrada deve ser comparada com esses Top 3, para que você possa fazer escolhas conscientes sobre se merece ação ou não. Nosso objetivo deve ser fazer escolhas conscientes sobre o que fazer (e, mais importante, o que não fazer) ao invés de oscilar de uma tarefa para a próxima simplesmente porque é a próxima na lista, ou alguém pediu educadamente. É aí que um dashboard de mapa mental pode ser tão valioso, tanto para examinar toda a gama de projetos concorrentes, quanto para declarar visualmente esses Top 3 para o dia.

O cenário ideal, claro, é ter seus itens diários ‘Top 3’ alinhados com o ‘Top 3’ da empresa para o período em que você está (por exemplo, o trimestre atual), o que obviamente requer que você estabeleça hábitos regulares de definir prioridades claras nos negócios.

Estamos agora trabalhando de casa, que software (ferramenta de produtividade) você usa com frequência? Existe alguma diferença quando você a usa no escritório?

Para mim, tudo é gerido a partir de um único dashboard de mapa mental que me ajuda a acompanhar todos os diferentes projetos em andamento (ou planejamento) no Biggerplate. Isso está no centro da minha organização pessoal e produtividade, independentemente de eu estar trabalhando em casa, no escritório, ou viajando de avião, trem etc.

O dashboard de mapa mental me fornece todas as informações principais de que preciso, e também me dá sinalizações visuais (usando hyperlinks, anexos, ícones etc) que me ajudam a direcionar-me para informações importantes que existem em outros lugares. Mesmo que as ações possam ocorrer em outros lugares (como enviar um e-mail ou criar um documento de proposta), o dashboard de mapa mental é onde tudo começa. Criar sua própria versão disso é extremamente simples, e ao longo do tempo, desenvolve-se em seu ‘segundo cérebro’ onde tudo o que você precisa para operar com eficiência é armazenado e gerido.

Para ver isso em ação, e aprender a criar seu próprio Personal Organiser Dashboard no XMind, veja nosso webinar aqui: https://bit.ly/3adElMT

A coisa mais importante sobre trabalhar de casa é comunicação e eficiência, mas às vezes ausente. Quais são suas sugestões para trabalhar eficientemente em casa?

Na verdade, eu diria que o mais importante é preservar sua saúde mental e física pessoal. Isso é importante tanto trabalhando de casa quanto no escritório, mas está se mostrando muito mais difícil para algumas pessoas que estão se ajustando ao trabalho em casa pela primeira vez, ou por períodos mais longos do que experimentaram anteriormente.

Uma das principais coisas a reconhecer é que ‘trabalho de casa’ muitas vezes significa trabalhar sozinho, mesmo que sua família possa estar em casa, e mesmo que você esteja conectado a colegas por uma infinidade de soluções tecnológicas. Eu sei pela minha própria experiência como empreendedor, muitas vezes trabalhando com extrema intensidade em relativo isolamento, que manter uma boa saúde física e mental pode ser desafiador, e também sei que quando não presto atenção nisso, tudo o mais sofre, com a comunicação e eficiência geralmente entre as primeiras coisas a se deteriorar.

Como mencionado antes, meu principal conselho é focar em entender seus hábitos, e se eles apoiam ou sabotam sua saúde física e mental, bem como sua eficiência de trabalho. Uma vez que você pode identificar seus hábitos (bons e ruins), procure construir alguns hábitos fáceis e repetíveis que o empurrem na direção certa. Não procure uma grande vitória, pois provavelmente não existe. Em vez disso, concentre-se em encontrar e construir hábitos aparentemente triviais que se acumulem para apoiar a manutenção de boas rotinas de trabalho, mas também boas rotinas para o cérebro e o corpo.

Por exemplo, preparar o café da manhã é um hábito que sempre tive, mas há alguns anos, decidi que seria meu sinal para simplesmente ligar meu laptop pela manhã. O café é minha recompensa por tomar a primeira ação para começar meu dia de trabalho, porque agora não posso obter o que quero (café) sem começar meu dia (ligar o laptop). No tempo que levo para preparar e beber meu café da manhã, reviso meu dashboard de mapa mental, identifico minhas Top 3 prioridades para o dia, e começo a trabalhar nelas, muitas vezes puxando para meu dashboard informações chave que sei que precisarei em relação a cada item. Quando o café termina, isso me dá outro sinal para me levantar da mesa (para limpar a caneca de café), e frequentemente aproveito para dar uma caminhada de 10-15 minutos ao ar livre, para obter um pouco de oxigênio no sistema (útil para a mente), e fazer meu corpo se mover um pouco mais do que o deslocamento da cama para o escritório (bom para a saúde física básica). O simples ato de preparar meu café de manhã (um hábito fácil), coloca em movimento uma série de ações extremamente pequenas e gerenciáveis que não apenas ajudam a começar meu trabalho, mas também fornecem um pequeno hábito de saúde mental e física (a caminhada pós-café) que também é facilmente mantida.

Ao longo do meu dia, existem várias versões desses ciclos acontecendo, mesmo com o dia atarefado se desenvolvendo. Isso inclui uma corrida no meio do dia antes de eu almoçar, que é um hábito que estabeleci muitos anos atrás, depois de reconhecer que minha motivação e energia para me exercitar no início ou final do dia eram inexistentes, e que eu também tinha o hábito de esquecer de almoçar porque ficava distraído trabalhando. Então agora, eu quebro meu dia ao meio, vou correr por uma hora ou assim, e depois me recompenso com o almoço, que agora estou desejando depois do exercício, em vez de esquecer enquanto trabalho!

Meu dia de trabalho típico por muitos anos tem sido das 8h00 às 20h00, e essa é uma rotina que eu descobri que funciona bem para mim, após muitos testes conscientes do que funcionava e não funcionava para manter o equilíbrio em minha vida. Esteja você trabalhando de casa ou em um escritório, esclarecer os hábitos que funcionam para você (não contra você) é uma maneira fantástica de começar a melhorar sua saúde física e mental, o que por sua vez, impulsiona um melhor desempenho no trabalho na minha própria experiência.

Além dos pais trabalhando de casa, os estudantes agora estão tendo aulas em casa também. Como você acha que o mapeamento mental pode ajudar os estudantes a aprenderem de forma eficaz?

Gostaria de ter conhecido o mapeamento mental quando era um estudante mais jovem, pois realmente é uma ferramenta inestimável para aprendizado. Eu sugeriria que há 3 áreas principais em que o mapeamento mental pode ajudar os estudantes, e essas são tomada de notas, construção de conhecimento e trabalhos escritos.

Para a tomada de notas, o mapeamento mental elimina a necessidade de escrever frases longas, permitindo que você capture apenas algumas palavras-chave de cada vez, o que facilita acompanhar. Além disso, as notas tiradas em um mapa mental ajudam você a ver mais facilmente como as informações se conectam, e a entender a big picture, e os pequenos detalhes com base na estrutura dos ramos. Mesmo que o mapa mental de tomada de notas esteja um pouco confuso, ainda tem uma estrutura que as notas lineares não têm, e isso será inestimável quando você chegar a revisá-las e atualizá-las.

A construção do conhecimento é onde você pega suas notas de mapa mental de várias aulas e começa a combiná-las em um mapa resumido (ou vários mapas) que contém as informações principais sobre o assunto. Com software, você pode conectar esses mapas mentais, para criar um sistema fácil de navegar de mapas que contenham todas as informações de que você precisa sobre o assunto.

Finalmente, estudantes que têm dificuldade com trabalhos escritos podem achar o mapeamento mental extremamente útil para planejar a estrutura de um ensaio, ou relatório. Um simples mapa mental pode ajudá-lo a pensar na ordem do seu trabalho escrito, enquanto também reúne seus pensamentos e pesquisas, tudo em um só lugar. Gastar tempo mapeando suas ideias e seu plano muitas vezes economizará muito tempo (e frustração) na fase de escrita que se segue, então experimente!

Software de mapeamento mental pode ajudá-lo a pensar com mais clareza e criatividade, mas não pode pensar por você afinal. Então como podemos ir além de uma ferramenta de produtividade e pensar melhor?

Está absolutamente correto. O software não é a resposta, mas pode ajudá-lo a descobrir as respostas. “Pensar melhor” é um grande desafio, mas algo que o mapeamento mental pode definitivamente ajudar. Minha própria experiência é que uma melhor organização das minhas ideias e informações na fase inicial invariavelmente leva a clareza na minha própria mente sobre as tarefas envolvidas, ações a serem tomadas, ou outras coisas que preciso considerar ou pesquisar antes de começar a riscar ações da lista.

Abraham Lincoln é creditado por dizer “dê-me seis horas para derrubar uma árvore, e eu passarei as primeiras quatro afiando o machado”, e esta é uma citação que uso o tempo todo ao falar sobre mapeamento mental. O simples exercício de mapear suas ideias e informações em relação a um projeto, tarefa, desafio, oportunidade etc é tudo sobre afiar o machado. Se você dedicar apenas um pouco de tempo para essa reflexão inicial (ou afiação do machado), descobrirá que é capaz de executar de forma muito mais eficiente quando for a hora de fazê-lo. Além disso, você também ficará mais confiante de que está executando as coisas certas, porque foi incitado pelo mapa mental a pensar de forma mais ampla, o que, por sua vez, significa que você está derrubando a árvore certa, não apenas a árvore mais próxima…!