Mapa Mental é Para Todos e Além Disso
, o Liam foi incrível. Foi direto e ponderado nas perguntas difíceis, e disponível para partilhar as suas dicas neste período especial. Estávamos preocupados com a situação da Biggerplate durante o confinamento, e se a equipa se tinha adaptado bem ao remoto, enquanto o Liam revelou a magia da combinação entre fluxo de trabalho pessoal e rotina da empresa ao longo destes anos, e estava tudo bem.
Além disso, o Liam também falou de alguns hábitos de negócio e pessoais que recomenda vivamente manter, de vários aspetos dos dias em remoto, e da sua ferramenta secreta de produtividade durante o trabalho a partir de casa.
Dica: Encontre o tutorial do dashboard de mapa mental em Biggerplate.com
Achas que o mind mapping é adequado para toda a gente? Ou, que tipo de pessoas achas que são mais adequadas ao mind mapping?
Ao longo dos anos, vi sugestões de que pessoas “de hemisfério direito” poderiam estar mais vocacionadas para o mind mapping, e pessoas “de hemisfério esquerdo” poderiam não o achar útil, ou não ter tanta predisposição para experimentar estas abordagens. No entanto, não vi absolutamente nenhuma evidência disso em mais de uma década a gerir a Biggerplate.com. Trabalhámos com milhares de pessoas que poderiam ser rotuladas como “de hemisfério esquerdo”, e cujas funções são vistas como mais analíticas e menos “criativas”. Sem exceção, no momento em que veem um caso de uso relevante para o mind mapping que as ajuda a resolver um problema prático, ficam tão interessadas nas ferramentas como as pessoas “de hemisfério direito”, supostamente mais inclinadas para usar mind mapping. Por outro lado, vi igualmente muitos perfis “de hemisfério direito” descartarem o mind mapping porque não lhes foi mostrado um caso de uso prático que sentissem relevante. Precisamos de eliminar de vez esta ideia ultrapassada de pessoas de “hemisfério esquerdo” ou “direito”, juntamente com a noção de que isso ajuda de alguma forma a identificar o público mais relevante para o mind mapping. É uma simplificação grosseira das pessoas, uma compreensão incorreta do cérebro, e não faz mais do que desviar a atenção dos problemas práticos que o mind mapping resolve.
Ninguém pediu a neurociência por trás do Microsoft Excel ou do Powerpoint… simplesmente viram ferramentas que ajudavam a resolver problemas. O mind mapping ajuda a resolver problemas práticos que todos têm e, por isso, é uma técnica que pode beneficiar qualquer pessoa. Vemos o software de mind mapping como o “elo em falta” e uma ferramenta indispensável para apoiar pessoas nos negócios e na educação. Independentemente do setor, cargo ou senioridade, todos enfrentamos o mesmo desafio: dificuldade em desenvolver e organizar ideias e informação. O mind mapping ajuda a enfrentar este desafio e, por isso, deve estar ao lado de ferramentas estabelecidas como Word, Powerpoint e Excel como parte padrão do kit de trabalho moderno. Em muitos casos, uma ferramenta de mind mapping é o que deve abrir antes de abrir essas outras ferramentas, para o ajudar a pensar no que precisa de fazer a seguir e/ou para o ajudar a decompor o volume e a complexidade de informação que essas outras ferramentas frequentemente criam ou perpetuam.
Qual é o teu fluxo de trabalho em casa? Quais são as tuas dicas para melhorar a eficiência?
A Biggerplate está estruturada há muitos anos como um negócio remote-first e, embora tenhamos um escritório físico, normalmente trabalhávamos remotamente 80% do tempo, mesmo antes do confinamento devido ao vírus. Assim, tanto o meu fluxo de trabalho pessoal como as rotinas da empresa para trabalho remoto foram estabelecidos ao longo de vários anos, e penso que em ambas as frentes o mais importante é focar na criação e monitorização consciente de hábitos que apoiem (em vez de sabotar) os teus esforços. Tanto para indivíduos como para empresas, é importante estabelecer hábitos fáceis de manter, repetíveis, que sirvam o teu objetivo.
No negócio, por exemplo, isso significa uma combinação definida de reuniões semanais, quinzenais e mensais, cada uma com um foco específico, o que nos ajuda a minimizar o número de vezes que precisamos de interromper uns aos outros durante o dia. Tentamos sempre perguntar a nós próprios “isto pode esperar até à próxima reunião agendada” antes de interromper outra pessoa, que pode estar profundamente concentrada noutra coisa. Ter o “hábito” destas reuniões na mente de todos (e garantir que as reuniões são eficazes a levantar ideias/problemas) é essencial para garantir que as pessoas não criam hábitos destrutivos de se interromperem constantemente! Outros hábitos no negócio incluem bloquear certos períodos nos calendários, e mudar conscientemente para “offline” ou “indisponível” para podermos focar-nos individualmente numa tarefa específica, sem o risco de outros nos interromperem acidentalmente.
No plano pessoal, hábitos-chave incluem definir os 3 principais itens de prioridade do dia antes de fazer qualquer outra coisa, normalmente enquanto bebo o meu café matinal de “arranque”. Fico impressionado com quantas pessoas começam o dia a abrir os emails… colocando-se imediatamente num estado mental reativo com base no que os outros dizem ou querem. Em vez disso, começa o dia a rever todas as prioridades concorrentes, e declara claramente para ti próprio quais são as 3 mais importantes para terem avançado até ao final do dia. A partir desse momento, tudo o que entra na tua caixa de entrada deve ser comparado com esse Top 3, para que possas fazer escolhas conscientes sobre se merece ação ou não. O nosso objetivo deve ser fazer escolhas conscientes sobre o que fazer (e, mais importante, o que não fazer), em vez de passar de tarefa em tarefa só porque está a seguir na lista, ou porque alguém pediu com jeito. É aqui que um dashboard de mapa mental pode ser tão valioso, tanto para analisar toda a gama de projetos concorrentes, como para declarar visualmente esse Top 3 do dia.
O cenário ideal, claro, é ter os teus itens diários de “Top 3” alinhados com o “Top 3” do negócio para o período em que estás (por exemplo, o trimestre atual), o que obviamente exige que estabeleças hábitos regulares de definição de prioridades claras no negócio.
Estamos agora a trabalhar a partir de casa, que software (ferramenta de produtividade) usas com frequência? Há alguma diferença quando o usas no escritório?
Para mim, tudo é gerido a partir de um único dashboard de mapa mental que me ajuda a acompanhar todos os diferentes projetos em curso (ou em planeamento) na Biggerplate. Este está no centro da minha organização pessoal e produtividade, independentemente de estar a trabalhar em casa, num escritório, ou a viajar de avião, comboio, etc.
O dashboard de mapa mental dá-me toda a informação-chave de que preciso, e também me dá indicadores visuais (usando hiperligações, anexos, ícones, etc.) que me ajudam a direcionar para informação importante que existe noutros locais. Embora as ações possam acontecer noutro sítio (como enviar um email, ou criar um documento de proposta), o dashboard de mapa mental é onde tudo começa. Criar a tua própria versão disto é extremamente simples, e com o tempo evolui para o teu “segundo cérebro”, onde tudo o que precisas para operar com eficiência é armazenado e gerido.
Para ver isto em ação, e aprender a criar o teu próprio Dashboard Organizador Pessoal no Xmind, vê o nosso webinar aqui: https://bit.ly/3adElMT
O mais importante no trabalho a partir de casa é comunicação e eficiência, mas por vezes isso falta. Quais são as tuas sugestões para trabalhar com eficiência em casa?
Na verdade, eu diria que o mais importante é preservar a tua saúde mental e física pessoal. Isto é importante quer trabalhes a partir de casa quer num escritório, mas está a revelar-se muito mais difícil para algumas pessoas que se estão a ajustar ao trabalho em casa pela primeira vez, ou por períodos mais longos do que os que tinham anteriormente.
Uma das coisas fundamentais a reconhecer é que “trabalho em casa” muitas vezes significa trabalhar sozinho, mesmo que a tua família esteja em casa, e mesmo que estejas ligado aos colegas por uma miríade de soluções tecnológicas. Sei, pela minha própria experiência como empreendedor a trabalhar muitas vezes de forma extremamente intensa em relativo isolamento, que manter uma boa saúde física e mental pode ser desafiante, e também sei que quando não lhe dei atenção, tudo o resto sofreu, sendo a comunicação e a eficiência normalmente das primeiras coisas a deteriorar-se.
Como referi antes, o meu conselho principal é focar-te em compreender os teus hábitos, e se eles apoiam ou sabotam a tua saúde física e mental, bem como a tua eficiência no trabalho. Quando conseguires identificar os teus hábitos (bons e maus), procura construir alguns hábitos simples e repetíveis que te orientem na direção certa. Não procures uma grande vitória, porque provavelmente não existe. Em vez disso, concentra-te em encontrar e construir hábitos aparentemente triviais que, de forma cumulativa, vão apoiar a manutenção de boas rotinas de trabalho, mas também boas rotinas para o cérebro e para o corpo.
Por exemplo, preparar o café da manhã era um hábito que eu já tinha, mas há alguns anos decidi torná-lo no meu sinal para simplesmente ligar o portátil de manhã. O café é a minha recompensa por realizar a primeira ação para começar o dia de trabalho, porque agora não posso ter o que quero (café) sem começar o meu dia (ligar o portátil). No tempo que levo depois a preparar e beber o meu café da manhã, revejo o meu dashboard de mapa mental, identifico as minhas 3 principais prioridades do dia, e começo a trabalhar nelas, muitas vezes trazendo para o meu dashboard informação-chave de que sei que vou precisar em relação a cada item. Quando o café acaba, isso dá-me outro sinal para me levantar da secretária (para arrumar a caneca), e muitas vezes aproveito para sair e fazer uma caminhada de 10-15 minutos, para pôr um pouco de oxigénio no organismo (útil para a mente), e mexer o corpo um pouco mais do que no trajeto cama-escritório (bom para a base da saúde física). O simples ato de preparar um café de manhã (um hábito fácil) põe em movimento um conjunto de ações extremamente pequenas e geríveis que não só me ajudam a começar o trabalho, como também proporcionam um pequeno hábito de saúde mental e física (a caminhada pós-café) que também é fácil de manter.
Ao longo do meu dia, há várias versões destes ciclos a acontecer, mesmo à medida que o dia atarefado se intensifica. Isto inclui uma corrida a meio do dia antes de almoçar, que é um hábito que estabeleci há muitos anos depois de reconhecer que a minha motivação e energia para fazer exercício no início ou no fim do dia eram inexistentes, e que também tinha o hábito de me esquecer de almoçar porque me distraía a trabalhar. Por isso agora, interrompo o dia a meio, vou correr durante uma hora mais ou menos, e depois recompenso-me com almoço, que agora já me apetece depois do exercício, em vez de o esquecer enquanto trabalho!
O meu dia de trabalho típico, há muitos anos, tem sido das 8:00 às 20:00, e essa é uma rotina que descobri funcionar bem para mim, após muitos testes conscientes do que funcionava e do que não funcionava para manter o equilíbrio na minha vida. Quer estejas a trabalhar a partir de casa ou num escritório, ter clareza sobre os hábitos que funcionam para ti (não contra ti) é uma forma fantástica de começar a melhorar a tua saúde física e mental, o que por sua vez, na minha experiência, conduz a melhor desempenho no trabalho.
Além dos pais a trabalhar em casa, os estudantes também estão agora a ter aulas em casa. Como achas que o mind mapping pode ajudar os estudantes a aprender com eficiência?
Gostava de ter conhecido o mind mapping quando era estudante mais novo, porque é realmente uma ferramenta inestimável para aprender. Eu diria que há 3 áreas-chave em que o mind mapping pode ajudar os estudantes, e são tirar apontamentos, construção de conhecimento e trabalhos escritos.
Para tirar apontamentos, o mind mapping elimina a necessidade de escrever frases longas, ao permitir captar apenas algumas palavras-chave de cada vez, o que torna mais fácil acompanhar. Além disso, os apontamentos feitos num mapa mental ajudam-te a ver mais facilmente como a informação se liga, e a compreender o panorama geral e os pequenos detalhes, com base na estrutura de ramos. Mesmo que o mapa mental de apontamentos esteja um pouco desorganizado, continua a ter uma estrutura que os apontamentos lineares não têm, e isso será inestimável quando fores rever e atualizá-los.
A construção de conhecimento é quando pegas nos teus apontamentos de mapa mental de várias aulas, e começas a combiná-los num Mapa de resumo (ou vários Mapas) que contenha a informação-chave sobre a disciplina. Com software, podes ligar estes mapas mentais, para criares um sistema de Mapas fácil de navegar que contenha toda a informação de que precisas sobre a disciplina. .
Por fim, os estudantes que têm dificuldades com trabalhos escritos podem achar o mind mapping extremamente útil para planear a estrutura de um ensaio ou relatório. Um Mapa mental simples pode ajudar-te a pensar na ordem do teu trabalho escrito, ao mesmo tempo que reúnes as tuas ideias e pesquisa, tudo num só lugar. Muitas vezes, dedicar tempo a mapear as tuas ideias e plano vai poupar-te muito tempo (e frustração) na fase de escrita que se segue, por isso experimenta!
O software de mind mapping pode ajudar-te a pensar com mais clareza e criatividade, mas no fim de contas não pensa por ti. Então como podemos ir além de uma ferramenta de produtividade e pensar melhor?
Absolutamente correto. O software não é a resposta, mas pode ajudar-te a descobrir as respostas. “Pensar melhor” é um grande desafio, mas algo em que o mind mapping pode definitivamente ajudar. A minha própria experiência é que uma melhor organização das minhas ideias e informação, na fase mais inicial, invariavelmente conduz a clareza na minha mente sobre as tarefas envolvidas, ação a tomar, ou outras coisas que preciso de considerar ou investigar antes de começar a concluir ações.
A Abraham Lincoln é atribuída a frase “deem-me seis horas para derrubar uma árvore, e eu passarei as primeiras quatro a afiar o machado”, e esta é uma citação que uso constantemente quando falo de mind mapping. O exercício simples de mapear as tuas ideias e informação em relação a um projeto, tarefa, desafio, oportunidade, etc. é tudo sobre afiar o machado. Se dedicares um pouco de tempo a esse pensamento inicial (ou a afiar o machado), vais descobrir que consegues executar com muito mais eficiência quando chegar a altura de o fazer. Além disso, também vais estar mais confiante de que estás a executar as coisas certas, porque foste levado pelo mapa mental a pensar de forma mais ampla, o que por sua vez significa que estás a cortar a árvore certa, não apenas a árvore mais próxima…!
