8 款由真實團隊測試的最佳項目管理軟體（2025）

尋找最佳的專案管理軟體，就像在數位乾草堆中尋找一根針。當截止日期逼近時，您的團隊處理多個專案，而電子表格已無法滿足需求。

專案管理軟體可以幫助團隊保持正軌。我們測試並排名了 8 種強大的專案規劃軟體選項，這些軟體在 2025 年被團隊廣泛使用。我們的清單從像 Xmind 這樣的視覺腦圖工具開始，將頭腦風暴會議轉化為實際的專案模板，以至於詳細管理工作分配到資源分配的平台。

想提高您的團隊合作效率嗎？從 Xmind 開始，提供易於訪問的專案可視化，將複雜的想法轉化為清晰的行動計劃。

什麼構成好的專案管理軟體

合適的專案管理軟體可以改變團隊合作及交付成果的方式。精明的團隊根據特定功能和工作流程相容性來評估工具，而不僅僅看價格。

有效專案管理軟體的關鍵功能

優秀的專案管理工具需要核心功能的運作良好。團隊發現這些功能可以讓任務不再困難，讓專案順利完成：

任務管理 - 您的軟體應在創建、分配和跟蹤具有明確截止日期和依賴關係的任務方面表現出色。團隊成員需要理解其他人在他們開始任務之前要完成什麼工作。能讓您將專案分解為可管理部分並具有分層任務結構的工具效果最佳。

協作功能 - 團隊需要集中的溝通以避免場景切換。好的協作工具能用應用內消息替代電子郵件。它們提供與特定任務相關的評論線程，允許文件共享和版本控制。這創造了一個思想和信息自由流動的空間。

資源管理 - 最好的專案管理軟體提供資源可用性和分配的詳細見解。這有助於您有效分配工作負荷。功能應該能顯示誰超負荷，誰有空閒，以及誰無法承擔更多工作。

視覺專案規劃 - 像 Xmind 這樣的工具擅長透過腦圖進行視覺規劃。它們讓複雜的專案組織變得更簡單。甘特圖和看板顯示清晰的時間線、依賴項和進度。

時間跟蹤 - 沒有準確的時間跟蹤，專案規劃變得困難。您無法平衡工作量或控制勞動成本。好的軟體提供多種記錄工時的方法，幫助按時交付專案。

報告功能 - 詳細的儀表板立即顯示專案狀態和績效。尋找可視化的指標，顯示關鍵績效指標的實時更新，包括時間線、圖表和圖形。

選擇專案管理軟體時需要考慮的因素

易用性 - 介面應該是拖放且易於訪問的。不需要特殊培訓，您的團隊就能使用它。好的設計應預見用戶需求，簡化操作。複雜的軟體可能會延緩工作而不是幫助。

可擴展性 - 您的軟體應隨著團隊成長而擴展。即使有更多專案、用戶、數據，也不會減速。這讓您不必隨著擴展切換平台。

整合能力 - 專案管理工具應與您的團隊現有的工具（如 Google Drive、Dropbox、Slack 或 Salesforce）自然地協作。這些連接創造了一個真實的信息來源，減少了應用切換。

自定義選項 - 選擇適合您專案特定需求的工具。自定義儀表板讓用戶查看與其角色相關的關鍵績效指標、任務和目標。

成本結構 - 看價值，而不僅是價格。檢查前期費用、常規費用和可能的隱藏費用。最好的工具展示明確的定價和良好的投資回報率。

安全功能 - 良好的管理控制台允許您添加、管理和刪除員工和客戶。強密碼、雙因素身份驗證或 SAML 保護數據安全。

Xmind

圖片來源：xmind.com

Xmind 採取了一種視覺方法來進行專案管理，將複雜的專案信息轉化為用戶友好的思維導圖。團隊可以自然地理解和採取行動。這個領先的思維導圖工具結合了強大的專案管理功能和簡潔的極簡設計。

豐富的結構與多重結構圖：將複雜性轉化為清晰性

對於專案團隊來說，從多個角度查看同一倡議的能力——WBS、RACI、路標、風險——是一個寶貴的資產。Xmind 支持遠遠超過經典的輻射式思維導圖：包括矩陣、樹表、時間線、組織圖、邏輯圖等。關鍵在於，多個結構可以共存於單一導圖中，您可以隨時點擊切換分支的結構。這意味著單一工件可以組合一個樹表以作為待辦事項，一個矩陣用於 RACI，時間軸用於里程碑，和魚骨圖用於根本原因分析——所有這些都同步更新作為一個“真實信息來源”。

PM 們的亮點

• 積壓/工作分解結構 (WBS) → 樹表便於層級範疇，在站立會議中易於檢視。

• RACI/資源規劃 → 矩陣使所有權看得見並快速解決空白。

• 路線圖/里程碑 → 時間表傳達階段和關鍵日期。

• 風險與 RCA → 魚骨圖從問題移到原因再到對策。

從頭腦風暴到董事會：在一鍵之間的投放模式

當需要展示時，演示模式 將您的思維導圖轉變為幻燈片放映——自動布局、平滑過渡、演講者模式——讓您在創作時發展的敘事就是您在台上展示的內容。對於利益相關者更新或里程碑審查，這消除了“在 PowerPoint 中重建”的費用；如果您確實需要一個演示文稿，您可以直接將 Pitch 匯出到 PowerPoint。

PM 們的亮點

• 每週回顧 → 以幻燈片形式展示地圖：目標→結果→風險→未來步驟。

• 門檻/里程碑審查 → 保持決策與實際來源地圖捆綁，而不是副本。

適合真實團隊的協作：實時編輯、評論和安全共享

Xmind 的網頁體驗支持 實時協作（團隊計劃），因此團隊成員可以共同實時編輯地圖。您可以共享一個 公共鏈接，切換允許編輯、添加可選密碼，甚至可以在 Wiki 或 Notion 頁面中嵌入互動地圖。計劃層級反映典型的治理需求：免費的 Pitch 演示（如 Pitch 有限迭代，有限的協作文件），而高級/商業增加了限制（如無限的協作文件）；企業還增加了 SAML 單一登入功能。

PM 們的亮點

• 跨功能審查 → 為只讀權限的涉眾分享一個受密碼保護的鏈接；僅為核心團隊允許編輯。

• 專案樞紐 → 將實時地圖嵌入於 Confluence/Notion 中，使其成為規範的專案頁面。

加速規劃的 AI：從文檔、網頁和影片到執行

Xmind 的 用 AI 創建 將文件（PDF/Word/PPT/ Markdown/文本）、網頁，甚至 YouTube 鏈接轉變為結構化的思維導圖只需幾秒鐘，並提供選項來生成 待辦事項 並重新組織內容。截至 2025 年 8 月，這些功能在 Xmind AI（網頁版）運行；本地應用通知 AI 功能即將推出。對於 PM 來說，這意味着從 PRD、RFP、發現筆記或培訓視頻中得到更快的起飛，到初次草擬工作分解結構 (WBS) 和行動項。

PM 們的亮點

• 專案章程/ WBS 初稿 → 提供 PRD/RFP/網頁簡報；獲得一個結構化地圖以供團隊進一步精煉。

• 會議/視頻消化 → 粘貼 YouTube 鏈接或長筆記；AI 突出關鍵點和下一步措施。

導出您工作流程所需格式

無論您是移交給領導還是與其他工具整合，Xmind 涵蓋所有主要格式：PNG、PDF、SVG、Word、Excel、Markdown、OPML、Textbundle，以及從 Pitch 匯出至 PowerPoint。當靜態導出不能滿足需求時，您還可以使用嵌入式共享鏈接來實現持續文件化。

PM 們的亮點

• 高階通信 → 發送 PDF 或 PPT 演示文稿，不需內容重建。

• 操作整合 → 用於下游系統或歸檔的電子表格/Markdown。

Notion

圖片來源：Notion

隨著專案管理需求的變化，Notion 成為生產力空間內一個靈活的選擇。那些想要結合其專案解決方案的團隊會發現這個多功能工作空間極具吸引力。它將筆記、任務管理和共享工具結合在一個數字屋頂下。

Notion 的全能工作空間功能

Notion 作為一個工作空間，可以根據需求自定義。您可以使用其積木設計創建從簡單的任務列表到完整的專案儀表板。

側邊導航作為您的指揮中心。它包含了創建無限層級結構的嵌套頁面。這些頁面具備：

• 專案資料、會議記錄、任務和時間軸的 數據庫功能

• 查看專案範疇和更改截止日期的 時間軸視圖

• 允許團隊設計其完美流程的 可自定義工作流程

• 為將專案分解為小型部分的 任務和子任務結構

工程團隊可以將其專案工作、截止日期和更新集中在一個位置。這消除了在不同工具之間切換的需求。營銷團隊可以將其專案、文件和知識庫集成到一個流暢的中心。

Notion AI 幫助提高生產力。它創建總結，從會議中提取行動項目，以及提供專案更新。這可以節省數小時的手動文件工作。

Notion 的優缺點

優點：

• 高度靈活的許多自定義選項

• 強大的數據庫功能和多重視圖（看板、時間軸、日曆）

• 具備實時編輯的強大共享特性

• 內建 AI 助手，用於寫作和總結

• 大型模板庫（超過 20,000 個免費模板）

• 頁面與數據庫之間的強大跨鏈接功能

缺點：

• 比簡單工具學習時間更長

• 有限的離線功能

• 工作空間變大後可能變得複雜

• 自定義域名需額外費用

• 無法為單獨頁面設置密碼保護

Notion 定價

Notion 擁有四種定價等級：

免費計劃： 您可以獲得一個共享工作空間，簡單的頁面分析，數據庫，以及可邀請最多 10 位客戶。它非常適合個人使用，支持 5MB 文件上傳限制。

輔助計劃： 每月 10 美元/用戶（按年收費），或每月 12 美元/月（按月收費）。您獲得無限的文件上傳、共享區塊、自定義網站和表單、簡單自動化，以及圖表和儀表板。

商業計劃： 每月 15 美元/用戶（按年收費），或每月 18 美元/月（按月收費）。增加了私人團隊空間、大批量 PDF 導出、高級頁面分析、90 天頁面歷史記錄，以及最多 250 個客戶邀請。

企業計劃： 自定義定價，包括專屬成功經理，工作空間分析，無限頁面歷史記錄，更高的安全性和超過 250 個客戶邀請。

公司宣布自成立以來首次提價。從 2024 年 10 月起，輔助計劃的月費將增加 2 美元，適用於現有客戶。

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