如何管理遠程團隊

在過去的幾年中，遠距工作已成為許多人選擇的一種流行趨勢。但有一個問題浮現：作為雇主，如何管理一個遠距團隊？

早在1990年代，隨著第一波個人電腦的興起，人們開始意識到在家工作的可能性。現在各行各業的許多人都可以遠距工作。高技能職位的出現和技術的實施讓遠距工作被廣泛認可，不僅適用於大企業，也適用於小型企業。

對於許多人來說，遠距工作不僅僅是節省通勤時間，能夠在熟悉且舒適的環境中安靜地工作有助於提高效率，並避免職場社交接觸。對於企業而言，這是一個完全數字化的世界。隨之而來的是，在辦公室聚集的需求逐漸減少。曾幾何時，不坐在一起是無法開會的，而現在一切都是在線完成。

遠距團隊管理的困難

監督

對於企業而言，監督可能是遠距工作時的另一個障礙。似乎無法監測到你的員工是否在工作，以及何時開始工作。缺乏監督可能成為低生產力和信息傳遞不暢的原因。

溝通障礙

即使我們有各種即時消息和線上會議的應用程式，但重要的信息或細節可能會被遺漏或誤解。我們常常發現，在大多數情況下，面對面交談可以減少語言過濾的難度和誤解的可能性。有時候，需要面對面地討論細節，而不是在WhatsApp或Facebook messenger中輸入大量文字。

知識

對於員工來說，遠距工作創造了一面擋在他們和同事之間的牆。討論也是團隊工作的重要組成部分。在辦公室環境中工作時，員工可以輕鬆獲得來自其他人的各種資源和見解。相比之下，遠距工作可能使得與他人聯繫或獲取知識變得困難。這可能導致工作中的錯誤或給員工帶來額外的壓力。

管理遠距團隊的優化措施

設定目標

與所有相關人員建立共同期望非常重要，尤其是當您管理跨職能團隊時。

關鍵之一是及早設定期望並持續跟蹤。同時，確保這些期望是可實現且切合實際的。

例如，定期圍繞員工績效制定明確指標並進行評估。讓您的員工知道您計劃如何管理團隊。

鼓勵團隊成員記錄他們的工作里程碑。他們在過去幾週完成了哪些成就，以及有哪些正在進行中的問題？只需跟踪已完成的工作。這有助於一個人復盤並改進錯誤和障礙。

在Xmind的時間線/魚骨圖結構中創建一個里程碑記錄器，像這樣。

定期召開團隊會議

遠距工作時，人員分散在各地，因此及時的溝通至關重要。如果他們不知道其他人正在處理什麼，很容易陷入混亂並進行重複工作或遺漏。

除了即時消息外，還有必要通過定期會議了解彼此的工作進展。每週可以進行一次，討論當前項目中的關鍵點，集思廣益，提出問題和障礙。您可以指定一個人記錄會議記錄並與團隊成員分享以便於後續工作。

在Xmind中，您可以建立一個樹狀表格：一個出色的筆記/總結模板。在一個模板中記錄參與者、時間和大綱、討論和待辦事項以及修訂版本，並與其他成員分享。

您還可以考慮使用Slack或Microsoft Teams作為工作社區。例如，為項目設立Slack頻道，鼓勵團隊成員在一天中的任何時候進行互動。任何人都可以在頻道中分享想法，討論困惑之處和需要改進的地方。這不僅促進了信息的緊密同步，還促進了群體內的積極互動。

個別面談時間

您可以開展定期的一對一面談，而不是隨機的檢查或電話，並在通話中儘量避免刻板的會議內容。

對於您來說，作為經理，重要的是要為團隊成員提供一個討論他們在團體環境中不舒服討論的問題的渠道。

在設定目標時，也別忘了包容您的團隊成員。還應考慮他人在遠距情況下的當前障礙，並表現關心。讓您的團隊知道您對偶爾的Tiktok之旅或與貓狗玩耍的時間感到滿意。可以理解，這些干擾是不可避免的。而且適時休息是健康的。因此，抵抗它們是一種徒勞的努力。

例如，鼓勵一種創意的方式來收集成員對近期生活或工作的感受和反饋。創建一個心情追蹤器或角色板，讓團隊成員寫下最近在工作中發生的事情、他們的感受，或只是列出他們熱愛做的事情的愛好清單。這樣做的唯一目的是在面對面互動不可用時，與您的團隊保持緊密聯繫並增進成員之間的親密感。

例如這兩個下面的組織圖。讓人們選擇自己的頭像照片，寫下基本信息和職位名稱，如信息板。同時還可以添加他們的MBTI、星座和他們喜歡的幽默語錄。

鼓勵團隊社交

當遠距工作時，團隊成員通常無法在工作日中非正式和社交地互動。而這些互動時間對於創造積極的團隊文化來說非常重要。

鼓勵員工發布他們的日常生活僅僅是為了分享，或者討論最新的電視劇的狂歡觀看和周六的比賽。還可以考慮安排一系列的社交活動，例如虛擬遊戲或慶祝團隊成員的生日或其他紀念日。

這裡有一些值得考慮的在線團隊建設遊戲：

1. 破冰遊戲：開始您的在線團隊建設遊戲

2. 兩個真相與一個謊言：回合制說出三個有趣的事實，其中一個是假的

3. 視頻啞劇：讓每位成員表演一個物體，讓團隊其他人來猜

4. 您生活的照片挑戰：拍攝手機上的一張照片來總結他們的生活

5. 時間旅行者：團隊成員視頻聊天，輪流描述一個時代

6. 狼人遊戲：至少7名參與者，分成兩組來‘狩獵’和‘殺掉’

以狼人遊戲為例。構建遊戲規則在矩陣模板中並將其作為教程與團隊成員分享。

其他便捷工具

管理遠距團隊並非像看上去那麼困難，儘管隨著團隊成員可能位於不同城市甚至國家的事實，會有許多挑戰出現。

效率工具和生產力應用程序可以作為管理的助手。這裡有一些您可以查看的其他工具。

1. Trello：結合了協作與溝通

2. Basecamp：一種有組織的方式來管理項目，並與團隊成員和客戶合作

3. HubSpot：為客戶支持、銷售和營銷提供免費CRM

4. Team building games online to consider:

   1. 冰破：開始您的在線團隊建設遊戲

   2. 兩個真相和一個謊言：逐一講述三個有趣的事實，當中有一個是假的

   3. 視頻啞劇：讓每個成員為團隊的其他成員表演一個物品比劃讓其他人來猜

   4. 生活照片挑戰：用手機拍攝一張圖片來總結他們的生活

   5. 時間旅行者：團隊成員在視頻聊天中輪流描述一個時代

   6. 狼人遊戲：最少1人操作為開場客戶端，將教程與團隊成員分享。

   您可以選擇使用情緒追蹤器或人格展板，讓團隊成員寫下他們最近工作中發生的事情、他們最近的感受，或者只是他們愛做的事情的愛好列表。這麼做的唯一目的是在無法面對面互動時，與您的團隊保持緊密聯繫，增進團隊成員之間的親和力。

   如以下兩個靈活組織架構圖。讓人們選擇自己的頭像圖片，寫下基本信息和他們的職位名稱 - 如同信息板。但同時也可以添加他們的MBTIs、出生星座，也可以是他們喜歡的幽默語錄。

   

   鼓勵團隊社會化

   在遠程工作時，團隊成員往往無法在工作日進行非正式和社交互動。而這些互動時間對於創造積極的團隊文化很重要。

   鼓勵員工只需簡單分享他們的日常生活，或討論最近的電視劇狂歡和週六的比賽。還可以考慮安排一系列社交活動，例如虛擬遊戲或慶祝團隊成員的生日或其他週年紀念日。

   這裡有一些在線的團隊建設遊戲供考慮：

   1. 破冰船遊戲：啟動您的在線團隊建設遊戲

   2. 兩個真相和一個謊言：輪流講述三件有趣的事情，其中一個是假的

   3. 視頻啞劇：讓每個成員表演一個物體，讓團隊其他成員來猜測

   4. 用您生活的照片挑戰：用手機拍的照片總結自己的生活

   5. 時間旅行者：團隊成員視頻聊天，輪流描述一個時代

   6. 狼人遊戲：至少需要一名成員設置為教程並與團隊成員共享。

   這是下方的這兩個組織結構圖。允許人們選擇自己的頭像，記下基本信息和職位 - 就像一個信息板一樣。另外還可以加入他們的MBTI類型、星座，或者他們最喜歡的幽默名言。