如何使用 Xmind 做好會議記錄？

在工作中具備良好的會議記錄能力是必須掌握的重要技能，因為這些記錄下來的重要點是您和您的團隊稍後可以審閱的過去會議討論的摘要。此外，知道如何快速地在會議期間和會後做好會議記錄，展示了一個人的專業精神和生產力。

今天，讓我們來談談如何使用XMind輕鬆地撰寫令人印象深刻的會議記錄！此外，我們的團隊剛剛推出了XMind.works，這是XMind的網頁版，使會議記錄更加容易撰寫。在XMind.works的網頁上，您可以連接到個人的雲端儲存服務（Dropbox/Google Drive/OneDrive），以便您可以隨時隨地使用XMind創建新的思維導圖或編輯現有的思維導圖。所有功能完全如桌面版本，因此不會有任何學習上的困難！

什麼使會議記錄良好？

好的會議記錄不僅需要過去會議的梗概，還需要在整個會議討論中的清晰邏輯流。會議記錄的目的是幫助參加者和缺席者。參加者使用摘要來刷新會議討論的記憶並指定下一步的商業目標和行動。缺席者收到會議記錄，以了解會議的主要主題和討論，並與參加者保持同步。

因此，以下要點使會議記錄良好：

• 用清晰的邏輯流書寫

會議包含互動和討論。如果您按照時間順序記錄所有內容，會議記錄可能會變得非常混亂。因此，最重要的是從每位演講者處理並總結成為清晰的邏輯圖，使您的記錄更易讀。

• 全面的筆記並附帶重點

全面的會議記錄是非常受歡迎的，但在大多數情況下，重點也是很重要的。有意義的重點能吸引讀者的注意力，節省他們閱讀全面筆記的時間，這在向繁忙的經理呈現記錄時尤其有用。建議在撰寫會議記錄時使用項目符號。

• 具備下一次会议的指導性結論

如果在會議期間決定了一個未來的商業計劃或行動，那麼結論應包括誰負責和下一步該做什麼的明確指導。然而，結論不總是需要是一個明確的行動，因為很多情況下，會議結束時並沒有結論或行動。團隊可能達成了某種协议或没有達成协议，並會等到下次會議繼續。這時記錄作為上次會議的最終結論非常重要，可以指導下一次會議。

• 包括基本資訊

日期、地點、參加者。基本資訊可能容易被忽略，但卻是非常必要的記錄。

如何高效地记录会議記錄？

在會議前做好準備

• 了解即將召開會議的背景及目的/主題

一個高效的會議（跨部門或內部）通常有明確的主題/目標和討論話題。因此，事先了解會議的整體主題和任務，使您更容易控制會議內容和記錄過程。

當參加者開始偏離話題時，您還可以及時帶回主要任務/目的。

• 熟悉參加者

對於那些較大規模和更重要的會議，如果參加者不熟悉，了解關鍵參加者的信息非常必要，這能夠促進記錄過程。

• 在會議開始前組織和預覽與會議相關的材料

如果會議需要討論任何材料，提前進行背景調查、組織並預覽一些頁面或幻燈片，使自己熟悉會議中將討論的主要內容會更好。

使用XMind做會議記錄

• 使用结构並专注于要點，建構清晰的邏輯流程

當您開始習慣XMind的工作方式時，您會注意到不需要逐字逐句記錄會議，而是使用內建的（思維導圖）结构。已存在的逻辑结构模板讓您有更多時間进行思考、组织和行政思路的主要思想和邏輯结构，編寫成完整且結構化的會議摘要。

• 使用音频功能方便記錄旁白和备份讨论

XMind的音频功能在试图传递会议或活動中的口头信息時非常方便。通过在任何主题框中插入音频筆記，不必担心快速讨论時漏掉任何重点，會后可以有时间回顾音频片段並将其转化为文本。

如何重新组织会議記錄？

• 按任务分组

• 按演讲者分组

正如我們在開始時提到的，XMind推出了它的網頁版—XMind.works！您可以随时随地使用浏览器使得撰寫和分享會議記錄變得更加容易。請看看下面的示例—此網頁版完全像桌面版運作，現在就試試看吧！