27 feb 2025
Cómo priorizar tareas: Aprendiendo la priorización visual
Anna
Por qué fallan los métodos tradicionales de priorización
Con el aumento del trabajo remoto y la comunicación interna de estas empresas, muchos aspectos del trabajo se pasan por alto, lo que lleva a un desastre. En 2016, se estimó que el 67% de las estrategias de priorización fallaron en una organización debido a la falta de una gestión adecuada de tareas. Mientras que en 2024, ha aumentado al 98.2%, con personas quejándose de lo difícil que es priorizar tareas.
Esto lleva a los empleados a trabajar horas extras en su trabajo y a buscar reprogramar sus tareas. En un sentido tradicional, la gente utilizaba varios marcos de priorización, como la Matriz Eisenhower o el método MoSCoW. Sin embargo, a menudo fallan en prever qué tareas son esenciales, cómo las inversiones pasadas influyen en las decisiones futuras, y más. Esto llamó a un cambio en el enfoque sobre cómo priorizar tareas, que sería el motivo de este artículo.
La neurociencia de la priorización visual (Ventaja competitiva)
Para lograr un espacio de trabajo efectivo y organizado, es esencial que las empresas adopten la priorización visual y aprendan cómo priorizar tareas. Este método hace que las tareas complejas parezcan funciones manejables con facilidad, mejorando así la velocidad de trabajo. Según investigaciones en la Universidad de Stanford, el 64% de los participantes tomó una decisión inmediata después de ver un mapa de tareas en vista general.
Profundizando más, el cerebro humano está diseñado para procesar una imagen 60,000 veces más rápido que las palabras, según un estudio del MIT. Por lo tanto, adoptar el arte de la priorización visual no solo acelera la toma de decisiones; mejora la retención de memoria y el enfoque.
Beneficios de la retención de memoria espacial
Esta capacidad de los humanos para reconocer y recordar una tarea a través de imágenes o diagramas ayuda a mejorar las habilidades de resolución de problemas. En un entorno organizacional, este tipo de memoria les ayuda a entender la importancia de cada tarea. Lee los siguientes puntos y aprende cómo esto es beneficioso para aprender “cómo priorizar tareas.”
1. Mejores relaciones de tareas: La priorización visual incluye el uso de varias herramientas, como mapas mentales o tableros Kanban, que ayudan a crear un flujo de trabajo y simplifican tareas complejas.
2. Mayor capacidad de recordación: Puedes agregar diferentes elementos de visualización, como usar colores para información específica para ayudar a los usuarios a recordar sus tareas sin esfuerzo excesivo.
3. Navegación más rápida: El uso de diseños visuales intuitivos puede guiar a tu equipo a localizar rápidamente las tareas, lo que también reduce el tiempo dedicado a buscar dónde está la tarea.
4. Organización mejorada: Con herramientas espaciales, las empresas pueden categorizar tareas mejor por posición, color o urgencia, ayudando a tu grupo con la organización mental.
Limitaciones de las listas lineales
En comparación con la memoria espacial, las listas lineales son como listas de tareas tradicionales que se presentan en un orden rígido y secuencial. Estas listas obligan al cerebro a procesar cada elemento individualmente, lo que dificulta comprender el concepto durante la asignación de tareas. Otras desventajas de estas listas se detallan a continuación, lo que las hace desalentadoras para aprender cómo priorizar tareas:
1. Ralentiza las decisiones: Si la empresa se sienta a procesar cada tarea una por una, ralentiza significativamente la toma de decisiones.
2. Difícil de adaptar: Las listas lineales requieren el registro manual de las tareas, lo que puede llevar a confusiones e incluso a fechas de entrega perdidas.
3. Pocas señales visuales: A diferencia de los marcadores espaciales, las listas lineales no tienen señales visuales que podrían pasar por alto fácilmente el trabajo importante.
4. Visibilidad limitada para los equipos: Cuando tu equipo está colaborando en un proyecto, tener esta lista puede obscurecer las prioridades a nivel de equipo ya que solo reflejan flujos de trabajo personales.
Diferenciadores de Xmind
Si deseas una herramienta efectiva y destacada que adopte herramientas de priorización visual, prueba Xmind y sus características coherentes. Revisa las siguientes características de mapeo mental con IA sobre cómo esta herramienta te ayuda a aprender cómo priorizar tareas:
1. Repriorización dinámica de arrastrar y soltar
Xmind tiene funciones de arrastrar y soltar sin esfuerzo que te permiten reorganizar tareas para tus miembros de equipo. Si una tarea se vuelve más urgente que otra, puedes arrastrarla a la sección urgente en el mapa mental. De esta manera, el equipo entenderá inmediatamente un cambio de prioridad, agilizando así el flujo de trabajo sin perder fechas de entrega.
2. Codificación de urgencia e impacto por color
Con las diversas opciones de personalización, puedes priorizar tareas con diferentes colores, como rojo para urgente y azul para no urgente en absoluto. Además, puedes marcar diversas tareas y agregar etiquetas temporales para que el equipo sepa sobre su urgencia. Estas señales visuales ayudan a los miembros del equipo a identificar funciones críticas sin necesidad de leer descripciones extensas.
3. Ramas de seguimiento de progreso en tiempo real
Una de las mejores maneras de aprender cómo priorizar tareas es seguir el progreso de todos. Puedes agregar una lista de verificación junto a la tarea que necesita ser completada con horas extras y seguir verificando si esa tarea ha sido finalizada o no. Además, tener un control adecuado sobre el trabajo en curso puede garantizar transparencia y responsabilidad.
4. Anotación de equipo en nodos de tarea
Cuando el equipo tiene alguna consulta o sugerencia, puede optar por agregar notas en esa tarea en particular con varios formatos con un enlace. Además, Xmind ofrece opciones de etiquetado y comentarios que reducen un canal de comunicación disperso. El equipo puede anotar tareas sin problemas para que otros o el gerente conozcan sobre su progreso o problemas.
Métodos de priorización: Técnicas comunes y sus pros/contras
Para grandes empresas organizativas, es importante que operen con una priorización efectiva para gestionar cargas de trabajo y mantenerse a la vanguardia de las fechas de entrega. Como se discutió, los métodos tradicionales frenan a todo el equipo y son demasiado rígidos para asimilar. Por lo tanto, esta parte analizará varios métodos tradicionales de priorización que puedes mejorar usando Xmind y descubrir cómo priorizar tareas mejor:
1. Matriz Eisenhower
Esta matriz o marco ayuda a priorizar diferentes tareas de manera categorizada desde las más urgentes hasta las menos urgentes. Los 4 cuadrantes de este marco pueden ayudarte a gestionar y organizar tus tareas de manera bien ordenada, ayudando a tu equipo a entender el proyecto. Por lo tanto, para ayudar a tu equipo a visualizar mejor este concepto, utiliza plantillas de priorización de Xmind, que puedes personalizar según tus necesidades.
2. Método ABC
Un modelo ABC es otra técnica de priorización que ayuda a tu equipo a centrarse en las tareas más importantes primero antes de pasar a otras tareas. Puedes usar el ABC para diferentes niveles de importancia y urgencia en un proyecto. Para hacerlas visualmente atractivas, utiliza plantillas de Xmind que tienen diversas opciones de personalización, como pegatinas, notas, etiquetas y más. Esto facilita que tu equipo complete una cosa antes de pasar a otra.
3. Método MoSCoW
Con el uso del método MoSCoW, los gerentes pueden gestionar diferentes proyectos complejos y técnicos con facilidad. Sus diferentes acrónimos simbolizan diferentes niveles de importancia y tiempo de tarea, dando dirección al equipo. Así que, puedes usar las plantillas descargables de Xmind y agregar diferentes enlaces entre tareas para hacerlas más accesibles visualmente.
Guía paso a paso: Cómo priorizar tareas usando Xmind
Como compartió Sarah L., una Gerente de Proyectos: “Xmind ha transformado completamente cómo mi equipo prioriza nuestras tareas diarias. Los mapas mentales visuales hacen que sea effortless ajustar prioridades con marcadores de urgencia y pegatinas de código de color, mejorando nuestro flujo de trabajo y acelerando la toma de decisiones.” Este éxito real subraya cómo integrar elementos visuales en la gestión de tareas no solo puede aumentar la eficiencia individual sino también mejorar la colaboración en equipo”. Aquí está cómo crear un mapa mental visual:
Paso 1. Accede a Xmind y elige una plantilla deseada
Dirígete al sitio web de mapeo mental en cualquiera de tus navegadores e inicia sesión para acceder a la pantalla principal del espacio de trabajo. Desde aquí, haz clic en la opción “Nuevo Mapa” para abrir el cuadro de diálogo “Nuevo Mapa” para elegir una plantilla deseada para tu proyecto.
Paso 2. Selecciona un esquema de plantilla adecuado y agrega datos del proyecto
Cuando la plantilla se abre en la ventana de edición, presiona el ícono “Mostrar u Ocultar Opciones de Estilo y Formato” en el lado derecho para abrir un menú desplegable. Haz clic en la pestaña “Esqueleto” y selecciona el contorno “Mapa Mental” deseado para el proyecto. Una vez seleccionado, agrega todos los detalles necesarios del software móvil en la plantilla.
Paso 3. Prioriza tareas con pegatinas
Avanzando, abre el panel “Agregar un marcador al tema seleccionado” y elige diferentes pegatinas de “Prioridad” para agregar varios niveles de urgencia a las tareas.
Paso 4. Usa una lista de verificación para seguir el progreso
Ahora, haz clic en el número deseado de tareas del mapa mental y selecciona el ícono “Tarea” de la barra de herramientas inferior. Esto agregará una lista de verificación a ellas, que tu equipo puede marcar cada vez que se complete la tarea.
Paso 5. Comparte la plantilla con el equipo
Una vez que se complete el mapa mental, presiona el botón “Compartir” en la parte superior derecha para abrir un pequeño cuadro de diálogo. Desde aquí, haz clic en el cuadro “Introduce Corrreo Electrónico para Invitar” en la pestaña “Invitar” y agrega las direcciones de correo electrónico de tu equipo. Después de eso, presiona el botón “Enviar invitaciones” para comenzar la colaboración en equipo y la gestión de proyectos.
Conclusión
Al llegar al final, este artículo ha examinado las razones por las cuales los métodos tradicionales de priorización fallan y causan ineficiencias. La priorización visual ofrece una forma más inteligente de gestionar tareas y mejorar el procedimiento de toma de decisiones. Te hemos presentado una herramienta de mapas mentales integral, Xmind, que proporciona una ventaja dinámica para las capacidades de seguimiento de progreso en tiempo real. Xmind es la herramienta que necesitas para aprender cómo priorizar tareas para agilizar el flujo de trabajo de tu equipo.
Preguntas frecuentes
P1. ¿Cuáles son los 4 niveles para priorizar tareas?
Los cuadrantes para categorizar tus tareas son urgentes e importantes, importantes pero no urgentes, urgentes pero no importantes, y ni urgentes ni importantes. El marco de la Matriz Eisenhower ayuda a individuos y equipos a centrarse en las tareas críticas para eliminar las de baja prioridad.
P2. ¿Cuáles son los elementos clave a recordar al priorizar tareas?
Al priorizar tareas, considera factores como urgencia, impacto y fechas de entrega. Visualizar tareas usando herramientas como mapas mentales o tableros Kanban puede mejorar la claridad y eficiencia. Debes revisar constantemente las prioridades para asegurar la adaptabilidad a las necesidades cambiantes.
P3. ¿Cómo elijo el método de priorización adecuado para mis necesidades?
Debes elegir un método de priorización basado en tu flujo de trabajo y complejidad del proyecto. Para la gestión simple de tareas, puedes usar la Matriz Eisenhower, y para la colaboración en equipo, los tableros Kanban funcionan bien. Mientras que, para proyectos complejos, adoptar herramientas de mapeo mental como Xmind ofrece al equipo un enfoque flexible y visual para la priorización de tareas.
