Comprender la Gestión del Conocimiento - Una Guía Visual

Cuando una organización es pequeña, es más fácil proporcionar información valiosa a los empleados. Sin embargo, a medida que el negocio se expande, el lugar de trabajo se vuelve más caótico, lo que lleva a una menor productividad, y eso se llama el mundo oculto de la desorganización. Según el informe de McKinsey, los empleados pasan más de 1.8 horas diarias buscando y recopilando información. Además, los datos de IDC indicaron que los trabajadores pasan 2.5 horas al día (30% de su tiempo de trabajo) buscando la información correcta.

Esta mala gestión ocurre debido a la gestión del conocimiento tradicional basada en texto, ya que tiene dificultades para capturar experiencia práctica. Con toda la desorganización, los usuarios pueden recurrir a una solución más interactiva y visual que pueda poner todo en su lugar. Este artículo explorará el significado del KMS y las herramientas de mapeo mental visual que pueden ayudar a mejorar la comprensión, la colaboración y el intercambio de conocimiento.

¿Qué es la Gestión del Conocimiento (KMS)?

Un sistema de gestión del conocimiento es un sistema basado en tecnología diseñado para mostrar cómo se captura, organiza y comparte la información en una organización. Hace que el conocimiento valioso sea más accesible para otros, mejorando la experiencia general. Además, los usuarios pueden desarrollar y mantener varias bases de conocimiento, realizar sesiones de capacitación regulares e implementar sistemas de gestión de documentos.

Al centralizar el conocimiento, un KMS reduce la redundancia y mejora los datos de la empresa, la productividad y el aprendizaje continuo. La flexibilidad garantiza que los empleados puedan contribuir y aprovechar el sistema y gestionar eficazmente el conocimiento para obtener una ventaja competitiva. Además, un KMS exitoso incluye mantener la información en un lugar y permitir solo unas pocas iniciativas para transformar cómo opera una organización.

Tipos de Gestión del Conocimiento [Integral]

Después de entender la base de lo que es KMS, generalmente se divide en tres categorías. Todo conocimiento es valioso, pero los siguientes tipos de conocimiento pueden ayudarte a determinar la mejor manera de organizarlo y compartirlo dentro de tu empresa:

Tipos Estándar

1. Explícito: Es el tipo de conocimiento que es fácil de escribir y compartir, ya que incluye toda la información que puedes documentar en un formato claro, como manuales, preguntas frecuentes e informes mensuales. Además, este conocimiento permite a las organizaciones compartir información fácilmente entre sus equipos.

2. Tácito: Tácito es el conocimiento adquirido a partir de la experiencia personal y se entiende de manera intuitiva, como las habilidades de liderazgo y el lenguaje. Puede ser difícil de registrar a medida que tu equipo gana experiencia con el tiempo a su propio ritmo.

3. Implícito: Este conocimiento existe dentro del proceso y es una representación más práctica del conocimiento tácito. Los usuarios a menudo lo adquieren a través del contexto y la actividad incidental sin ser conscientes de estar aprendiendo, como aprender de diagramas documentados y procesos para operar un programa de software.

4. Declarativo: El conocimiento declarativo es como conocimiento estático específico de un tema y se refiere a la información factual, como la fecha en que se fundó tu empresa. Además, se trata de hechos, datos y piezas de información distintas del conocimiento procedimental.

Introduciendo el Conocimiento Visual

Todos estos tipos de gestión del conocimiento parecen ser conocimiento en papel y requieren una representación visual. Utilizar señales visuales, como imágenes, diagramas, mapas y otras herramientas visuales, puede ayudar a comunicar la información de manera más efectiva. A diferencia del conocimiento tradicional basado en texto, el elemento visual mejora en gran medida la comprensión que los empleados tienen de conceptos complejos. Según investigaciones compiladas por ExplodingTopics, nuestros cerebros pueden procesar visuales 60,000 veces más rápido que el texto.

El Proceso de Gestión del Conocimiento: Desde la Captura hasta la Aplicación

A lo largo del tiempo, el conocimiento se ha convertido en un enfoque más estructurado, tendiendo a recopilar, organizar y aplicar. Para entender mejor esto, el siguiente es el proceso integral de gestión del conocimiento que tu empresa puede implementar en su espacio de trabajo para obtener los resultados deseados:

A. Descubrimiento

El primer paso del proceso es buscar o identificar el conocimiento útil para los objetivos de la empresa. Es importante notar que no toda la información almacenada es un activo de conocimiento y que necesitas filtrar los datos innecesarios. Además, se pasa por alto mucho conocimiento crítico, como una rutina especializada o un procedimiento comúnmente utilizado. Con tal descubrimiento, puedes usar los datos para identificar patrones, tendencias y correlaciones dentro de grandes conjuntos de datos.

B. Captura de Conocimiento

Cuando se descubre el conocimiento, puedes comenzar a recopilarlo, pero esa es una tarea desafiante. Los diferentes tipos de conocimiento tienen su procedimiento de documentación y requieren manejo diferente. También es esencial identificar qué datos son importantes y cuáles son sus fuentes, como documentos, experiencia de los empleados y otras investigaciones externas. También puedes tratar de recopilarlos realizando entrevistas, registros y más.

C. Indexación/Organización

Siempre es un proceso que ahorra tiempo para los empleados si todo el conocimiento y la información está disponible de manera organizada. El significado del KMS explica cómo describes, clasificas y categorizas la información. Tener un índice de información que puedas recuperar, reutilizar y compartir entre tus compañeros de equipo, empleados, clientes y más. La estructuración de conocimiento incluye bases de datos, sistemas de etiquetado y marcos de clasificación.

D. Evaluación del Conocimiento

Uno de los pasos más críticos de la gestión del conocimiento es su proceso de evaluación. Si tu empresa quiere fomentar la colaboración, innovación y más, asegurar que los datos y el conocimiento recopilados son cruciales. Esto también significa que debes verificar las fuentes de información y hacerlas utilizables. Las empresas pueden implementar funciones de validación automática que revisan regularmente la información por varios expertos internos.

E. Distribución/Compartición

Después de la validación, compartir los datos con otros es el siguiente paso y hacerlo directamente accesible a todo o a personal específico. Al tener una base de datos centralizada o una plataforma de compartición, puedes entregar y distribuir fácilmente información a potenciales empleados y departamentos. Además, es esencial que el gerente o líder del equipo fomente y comparta regularmente los datos para mantenerse actualizado sobre las últimas versiones y variaciones.

F. Aplicación

El paso final de la gestión del conocimiento es la aplicación, que implica aplicar el conocimiento recopilado en la empresa para mejorar la eficiencia, mejorar las operaciones empresariales y completar tareas estratégicas. Además, varias organizaciones se benefician de tal aplicación activa de información para abordar desafíos empresariales y agilizar los procesos de la empresa.

Desafíos en la Gestión del Conocimiento y Cómo Superarlos

La definición de qué es la gestión del conocimiento también habla sobre varios obstáculos y factores que dificultan el intercambio y la aplicación de conocimiento. Los siguientes son algunos de los desafíos más comunes en KMS:

1. Falta de Intercambio de Información: En muchas organizaciones, el conocimiento a menudo está atrapado dentro de los departamentos, lo que impide la colaboración entre equipos. Con tal mala gestión y falta de proporcionar la información correcta, los empleados pueden irse sin una experiencia específica.

2. Sistemas Anticuados: La mayoría de las empresas dependen de herramientas de gestión del conocimiento anticuadas que carecen de buscabilidad y navegación. Esto desalienta en gran medida la necesidad de los empleados de usar y compartir información.

3. Dificultades con el Conocimiento Tácito: Los empleados pasan por varios años de experiencia y poseen experiencia valiosa. Sin embargo, es difícil registrar esta información en un formato de documento y no puede compartirse eficazmente con otros.

4. Resistencia de los Empleados al Cambio: Algunos empleados pueden mostrar resistencia a adoptar nuevos sistemas de gestión del conocimiento. Siempre se debe a la falta de familiaridad o la falta de adaptación a los cambios.

5. Sobrecarga de Información: Otro desafío que surge en KMS es la información sobrecargada y no estructurada. Esto dificulta que los empleados encuentren el conocimiento relevante, lo que lleva a perder tiempo.

Soluciones a Través de la Visualización: Una Solución Eficiente de KMS

Para abordar cada desafío, utiliza el mapeo visual, ya que puede hacer que la información sea más accesible, atractiva y procesable. Además, una de las mejores maneras de manejar visualmente estos problemas es usar una herramienta de mapeo mental eficaz. Revisa las siguientes características que una herramienta de visualización de información puede ofrecer:

1. Pistas Visuales: Intenta usar mapas visuales, como mapas mentales, diagramas conceptuales y líneas de tiempo, para conectar datos a través de departamentos. Esto garantizará una colaboración sin problemas entre los empleados sin perderse.

2. Datos Buscables: Tener paneles de control interactivos, centros de búsqueda potenciados por inteligencia artificial, y filtros puede mejorar significativamente la buscabilidad y organización. Con esto, buscar la información adecuada se vuelve más fácil, y los empleados siempre recibirán conocimiento actualizado.

3. Representación del Conocimiento: En caso de datos no registrables, las empresas pueden utilizar tutoriales en video y gráficos de conocimiento para ayudar a documentar la experiencia de los empleados. Además, esta solución en gestión del conocimiento facilita saber qué acciones tomar y cuáles no tomar.

4. Datos Fáciles de Entender: Puedes usar paneles de control visuales y mapas mentales jerárquicos también para organizar datos complejos en formatos estructurados y fáciles de digerir. Esto los hace más rápidos de entender, lo que de otra manera podría durar difíciles de comprender.

5. Espacio de Trabajo Intuitivo para el Usuario: Una de las formas más fáciles de fomentar la adopción es usar herramientas intuitivas visualmente intuitivas que reduzcan la resistencia y hagan el aprendizaje más atractivo. Puede incluir el uso de centros de ideas donde todos pueden contribuir y compartir sus pensamientos.

Cómo Apoya Xmind la Gestión del Conocimiento

En Gestión del Conocimiento (KMS), una de las herramientas de mapeo mental más recomendadas que puedes usar es Xmind. Sus espléndidas características de inteligencia artificial hacen que la información sea más estructurada, accesible y visualmente atractiva. Con sus últimos avances, puedes transformar el conocimiento en un formato más manejable, así que revisa las siguientes características que tiene para ofrecer:

Mapeo Mental para la Captura de Conocimiento

Puedes acceder hasta a 10 categorías diferentes de esqueletos con más de 54 estilos para mapear ideas fácilmente. Esto hace que sea fácil recopilar y organizar información de diferentes fuentes. Además, estos ahorran tiempo en la estructuración y ayudan en una mejor presentación del contenido del mapa.

Visualización de Conceptos Complejos

Con su diseño intuitivo, Xmind ayuda a desglosar temas complejos en visuales claros e interconectados, como proporcionar temas de color, color de fondo, diseños avanzados y más. Los usuarios también pueden utilizar asistencia de inteligencia artificial para desarrollar ideas y explicar términos complejos. Con los modos automático y bajo demanda, ten una rápida sesión de lluvia de ideas en un formato estructurado.

Plantillas Personalizadas para Eficiencia

Los usuarios pueden aprovechar las plantillas prediseñadas para optimizar la documentación, asegurando consistencia y eficiencia en los procesos de gestión del conocimiento. Esta herramienta está llena de una vasta colección de plantillas que se adaptan a diferentes elementos de visualización. Ya sea que estés elaborando un plan de negocios o distribuyendo conocimiento, hay una plantilla de Gestión del Conocimiento perfecta para cada necesidad.

Navegación Fácil con Organización Efectiva

Las funciones de navegación y vista de esta herramienta de mapeo mental te permiten navegar fácilmente y buscar datos confiables. Con el uso de filtros de temas, los usuarios pueden aislar conocimiento específico basado en varios criterios, como tema, nota, etiquetas y más. En el significado del KMS, hay una gran cantidad de datos, por lo que desglosarlos en subcategorías puede ayudar a mantener todo conciso.

Opciones de Exportación para Compartición sin Problemas

Compartir es el paso más significativo en KMS, y Xmind ofrece colaboración en tiempo real y opciones de exportación. Si deseas compartir múltiples plantillas, intenta enviar un enlace por correo electrónico o exportarlo en diferentes formatos, como PDF, PNG, Markdown y más. Al compartir, los gerentes pueden establecer contraseñas para asegurar que no se realicen modificaciones ni impresiones de información clasificada.

Conclusión

Los sistemas tradicionales basados en texto en el significado de KM a menudo luchan por gestionar el conocimiento tácito y las necesidades de información en evolución. Por eso este artículo te proporciona varios desafíos en esta gestión y ofrece una herramienta de mapeo visual mucho mejor. Con las características de mapeo de Xmind, puedes lograr una visualización, colaboración y accesibilidad de datos sin problemas en segundos. No deberías esperar y probar sus características por ti mismo.