Comprender el núcleo de la implementación de OKR en los negocios

¿Alguna vez te imaginas que de alguna manera podrías mejorar tu proceso de establecimiento de metas con la ayuda de la visualización? Imagina tener una forma que no solo ayude a proporcionar un mapa claro sino que también ofrezca pasos medibles para rastrear tu progreso. OKR, Objetivos y Resultados Clave, no es un término nuevo para establecer metas profesionales. De hecho, es una metodología de establecimiento de objetivos bien conocida que guía a las empresas en la fijación de metas adecuadas.

Según un estudio, alrededor del 95% de los empleados de una empresa no están al tanto de los planes de crecimiento de su empleador. Por eso, con la ayuda de OKR, tu empresa puede alcanzar sus objetivos empresariales sin quedarse estancada en la fase de ejecución. Aprendamos más sobre por qué esta estrategia importa, sus principios fundamentales y cómo puedes mejorarlos visualmente.

¿Qué es un OKR?

OKR destaca por sus 2 componentes principales que ayudan a un individuo o equipo a establecer objetivos claros y rastrear metas específicas y medibles. Varias empresas definen y ejecutan su plan sobre la base de OKRs, ya que proporciona claridad y concentración para utilizar mejor sus recursos. Al enfocarse en organizar y definir objetivos y resultados clave claros y cuantificados, las organizaciones pueden seguir su progreso y tomar decisiones basadas en datos.

¿Por qué importa OKR?

Grandes organizaciones, como Google, fueron introducidas a los OKR templates en 2017. John Doerr los presentó a la fundación, ayudándolos a pasar de unas pocas personas a más de 150,000 empleados repartidos en diversas industrias. A continuación se encuentran algunos de los otros beneficios clave y razones por las que importa en la creación de metas:

1. Metas Accionables Rápidas: Tu equipo puede usar la metodología OKR para descomponer metas largas y complejas en pasos pequeños y medibles para asegurar un progreso continuo.

2. Sentido de Responsabilidad: OKR brinda un sentido de responsabilidad y rendición de cuentas dentro del equipo, fomentando así una visión general del panorama completo.

3. Priorización de la Organización: Esta técnica ayuda a las empresas a enfocarse en lo que realmente importa y en qué priorizar sin distraerse.

4. Colaboración Interfuncional: Cuando tu empresa comparte objetivos colaborativos, OKR los anima a trabajar juntos y asegurar la alineación entre diferentes departamentos.

5. Transparencia del Trabajo de los Demás: Hacer visibles las metas para todos en el trabajo puede ayudar a seguir el progreso de todos para evitar duplicaciones y manifestar una cultura laboral abierta.

Comprendiendo OKR y Cómo Conduce al Éxito

Es importante que entiendas los diversos principios de OKR y cómo impactan a una organización en el camino hacia el éxito. Además, ayudan a crear una cultura donde los miembros del equipo son responsables de sus tareas mientras aseguran que todos están haciendo su trabajo. Por lo tanto, revisa los siguientes principios fundamentales, errores comunes que ocurren en OKR, y la principal diferencia entre OKR vs KPI:

Principios Fundamentales de OKRs Efectivos

Como se discutió, el núcleo de OKR son sus 2 componentes clave que proporcionan un marco efectivo para establecer metas. Cuando estos principios fundamentales se aplican efectivamente, se asegura que la empresa se mantenga enfocada y motivada hacia el éxito. Vamos a explorar los siguientes principios fundamentales de un OKRs efectivo:

1. Número Específico de Metas

Siempre que inicias un proyecto, es importante comenzar con menos, como establecer de 3 a 5 objetivos, cada uno con algunos resultados clave medibles. De esta manera, se asegurará de que el equipo no se sienta abrumado y pueda trabajar para alcanzar un resultado más alto en lugar de gastar demasiado tiempo en una tarea. Además, se recomienda intentar moonshots para desafiar al equipo y hacer que trabajen hacia un crecimiento continuo.

2. Lluvia de Ideas con los Compañeros

OKRs no deben crearse en aislamiento y deben ser un esfuerzo grupal que involucre a los miembros del equipo, gerentes y partes interesadas. Si te involucras con tu equipo en una discusión colaborativa, asegura que todos los objetivos estén alineados con las metas de la empresa. Esto no solo fomenta la innovación entre el grupo sino que también asegura que todos comprendan su rol en lograr el objetivo final.

3. Conectividad y Límites de Tiempo

Como discutimos, OKRs son parte de un panorama más amplio o una estrategia mayor donde cada miembro trabaja para alcanzar una meta. Además, las metas de la empresa están vinculadas a un plazo que normalmente se define en un período de tiempo específico, como trimestral o anual. Esto mantiene a todos alertas y asegura que se haga progreso dentro de ese período de tiempo.

4. Metas Transparentes

Durante la fase de planificación, todos están al tanto de sus responsabilidades y las de los demás. Además, es importante que los OKRs sean visibles en toda la organización. Promueve la alineación y la colaboración interfuncional con todo el departamento. Cuando el equipo puede ver si su trabajo está sincronizado con los objetivos de los demás, crea un sentido de esfuerzos coordinados, evitando la duplicación.

5. Enfoque Bidireccional

En un OKR template, se trata de establecer una lista de objetivos descendentes con aporte de los empleados también. Este enfoque sugiere que aunque el líder define una meta estratégica, también es el derecho de los individuos de alterarla. Además, crea un equilibrio entre los empleados, incrementa el compromiso, y mantiene las cosas realistas entre diferentes metas.

OKR vs KPI: ¿Cuándo Usar Cuál?

La tabla proporcionada es un análisis comparativo de OKR vs KPI, que son herramientas valiosas para impulsar el éxito empresarial, pero sirven a diferentes propósitos. Esta tabla analizará diferentes aspectos de estos 2 términos y proporcionará una mejor comprensión de cuál de ellos es mejor para el éxito empresarial:

Errores Comunes de OKR que Debes Evitar

Cuando una empresa implementa OKRs, tienden a cometer los siguientes errores que pueden llevar a la empresa al fracaso y frustración:

1. Bikeshed

En las partes anteriores, aprendimos que tener tareas demasiado fáciles para el equipo no indica que una empresa está creciendo. Por lo tanto, todos completando sus tareas al 100% indica que la empresa solo establece metas bajas alcanzables en lugar de establecer metas ambiciosas que impulsan un progreso significativo. Además, el bikeshed reduce la efectividad de OKRs en una organización y no fomenta el crecimiento y la superación de límites.

2. Metas No Alineadas

Durante el proceso de establecimiento de metas, crear metas sin colaborar con el equipo puede llevar a desastres y confusión. Además, cuando los OKRs individuales o del equipo no se relacionan con la visión general de la organización, se crea desalineación y oportunidades perdidas para la colaboración.

3. Falta de Transparencia

En un entorno empresarial, OKRs requieren una mejor alineación de todos trabajando juntos para alcanzar las metas de la empresa. Sin embargo, si no trabajan juntos y llevan un registro de las tareas de cada uno, puede llevar a repetición, confusión y mala gestión.

4. Expectativas Irrealistas

A veces, no se trata de los OKR templates que están causando estragos en tu plan de ejecución, sino de tener la estrategia incorrecta. Cuando las empresas establecen el listón demasiado alto y preparan a los empleados con expectativas irreales, puede causar mala gestión. Por lo tanto, para mantener una estrategia empresarial equilibrada, tener metas holísticas y alcanzables puede ayudar a impulsar al equipo hacia resultados positivos.

5. Sin Actualizaciones Regulares

Sin tener un sistema adecuado de registro del progreso de la empresa es otro error común que cometen la mayoría de las empresas. Las actualizaciones regulares son importantes para asegurar que nada quede pendiente y el equipo no tenga que enfrentar revisiones. Además, con la implementación de OKR, necesitas mantener a todos bajo control para avanzar en el logro de las metas empresariales.

¿Por qué la Visualización Mejora OKR?

Si bien OKRs son un marco poderoso en el proceso de establecimiento de metas, el método tradicional de manejo de proyectos y metas plantea varios problemas. Los siguientes son los desafíos más enfrentados que podemos abordar al introducir un elemento visual. Al visualizar tus OKRs, tu empresa puede crear una comprensión compartida de lo que necesita lograrse y cómo se medirá el progreso:

Problema 1. ¿Qué tan Específico debe ser OKR?

La mayoría de los desafíos enfrentados por los usuarios es cuán específicos deben ser los OKRs, y solo abordan el “qué” y no la parte del “cómo” del establecimiento de metas. Además, los empleados todavía se preguntan qué necesita hacerse para alcanzar un objetivo específico de OKR.

Solución

Para resolver este problema, tu equipo puede hacer una sesión de lluvia de ideas o utilizar mapas mentales que ofrecen una vista panorámica de los objetivos principales al equipo completo. Una distribución clara de metas en los mapas mentales puede ayudarte a ver cómo tus esfuerzos contribuirán a la ejecución general del proyecto.

Problema 2. Sin Visibilidad para el Equipo

En muchas organizaciones, OKRs se presentan usualmente en hojas de cálculo o documentos simples que no son fácilmente accesibles para los empleados. Esto les dificulta comprender cómo su trabajo se alinea con las metas de la empresa. Además, eventualmente lleva a desalineación y colaboración reducida dentro de la empresa.

Solución

La mejor forma de abordar este problema es usar tableros visuales de OKR que permiten a las organizaciones hacer accesibles los OKRs a diferentes equipos. Puedes usar varios OKR templates con mapas mentales jerárquicos y más, y separar cada meta por separado. Incrementará la visibilidad y fomentará una mejor comunicación y trabajo en equipo.

Problema 3. Incapacidad para Rastrear el Progreso

Otro punto de dolor importante del OKR tradicional es ser estático cuando se trata de rastrear el progreso. Sin un sistema real para verificar a tu equipo en tiempo real puede llevar a plazos retrasados, oportunidades perdidas, y más.

Solución

Existen diversas señales visuales, como el uso de barras de progreso y diagramas de Gantt, que pueden ayudarte a proporcionar una representación visual de los hitos del proyecto. Además, los líderes de equipo pueden utilizar herramientas de seguimiento automático que te actualizan automáticamente sobre cualquier cambio en la meta de establecimiento de OKR.

Problema 4. Línea de Tiempo de Planificación Poco Clara

La línea de tiempo es un componente esencial cuando se trata de gestionar tus tareas e implementar OKRs. Por lo tanto, sin una línea de tiempo efectiva, el grupo puede enfrentar una mala priorización, ejecución inefectiva, y más.

Solución

Los ciclos de OKR trimestrales se usan comúnmente para manejar este problema, ya que ofrecen al equipo tiempo suficiente para trabajar hacia sus metas. Además, puedes obtener revisiones regulares, como chequeos semanales o trimestrales, para permitir que el equipo rastree el progreso, haga cualquier ajuste necesario si es necesario, y aborde eventos inesperados antes de finalizar.

¿Cómo Escribir OKRs con Xmind?

Para prevenir que OKR se arruine y mantener a tu equipo junto con él, puedes adoptar las funciones avanzadas de mapeo mental de Xmind. Imagina que tu empresa está haciendo una meta para convertirse en el software de gestión de proyectos basado en la nube líder en el mercado. Así que, veamos los pasos sobre cómo escribir un OKR visual efectivo a continuación:

Paso 1. Crea Objetivos Claros

Dirígete al sitio web principal de Xmind e inicia sesión con tus credenciales para acceder a su espacio de trabajo principal. Desde aquí, haz clic en el botón “Nuevo Mapa” para acceder a una amplia variedad de OKR templates y elige uno para comenzar la redacción de OKR definiendo los objetivos de tu proyecto. Para hacer eso, escribe el tema en el “Nodo Central” y ramifícalo presionando el ícono “Tema” en la barra de herramientas inferior.

Paso 2. Establece Resultados Clave

Después de eso, utiliza las funciones de “Subtema” en la barra inferior para ramificar más estas metas y hacer un tema flotante en el mapa mental, agregando resultados clave.

Paso 3. Expande el Plan de Acción

Similarmente, bajo estos resultados clave, puedes agregar más “Subtemas” y escribir concisamente más objetivos del plan de acción. Luego, usa señales visuales como notas, comentarios, y más desde la barra de herramientas de acción.

Paso 4. Usa Elementos Visuales

Avanzando, abre el panel derecho “Agregar un Marcador a los Temas Seleccionados” y accede a la pestaña “Marcadores”. Desde aquí, selecciona elementos visuales, como prioridad colorida, etiquetas, inicio, y más, para mantener todo organizado.

Paso 5. Revisa y Actualiza Regularmente

Una vez que todo esté en su lugar, agrega “Comentarios” y “Notas” en varias secciones y nodos para indicar revisiones o errores. Después, presiona los botones “Compartir” en la parte superior derecha y haz clic en la caja “Ingresar Email para Invitar” del cuadro de diálogo emergente recién abierto. Puedes agregar una nota personalizada para que todos vean y comiencen a ver los errores que necesitan corregir.

Rastreando OKRs Efectivamente con Xmind

Xmind está equipado con funciones avanzadas de seguimiento de tareas que te permiten monitorear el estado en tiempo real de tu equipo. Además, los usuarios pueden rastrear efectivamente diferentes partes del mapa mental al agregar una lista de verificación que los miembros del grupo pueden marcar después de completar una tarea. En OKR, estas funciones ayudan significativamente a priorizar tareas importantes y le dan al equipo la determinación de completarlas primero, dependiendo de la urgencia.

Estas funciones de seguimiento apoyan el cálculo y te permiten controlar todo el proceso señalando cuántos objetivos se han cumplido. Puedes resaltar toda una rama que se tornará verde o completa cuando todo en la rama esté hecho. En definitiva, esta herramienta ahorra tiempo y esfuerzo de mantener un registro manual del proyecto, lo que puede llevar a errores y confusión.

Conclusión

Al final, este artículo te proporcionó una visión detallada de OKR, por qué importa, y cómo puedes utilizarlo o implementarlo antes de comenzar un proyecto. Además, al revisar los principios fundamentales y una comparación entre OKR vs. KPI explicó que OKR proporciona una mejor ejecución de proyectos con seguimiento continuo del progreso.

También vimos múltiples desafíos que las personas enfrentan con el uso tradicional de la metodología, por lo que para ayudar a la empresa a visualizarlos mejor, usamos Xmind. Esta herramienta avanzada de mapeo mental impulsada por IA ofrece una amplia gama de plantillas que puedes personalizar, ramificar y agregar funciones de seguimiento para mantener un nivel de organización en el logro de metas.