Comprendre la gestion des connaissances - Un guide visuel

Lorsqu'une organisation est petite, il est plus facile de fournir des informations précieuses aux employés. Cependant, à mesure que l'entreprise se développe, le lieu de travail devient plus chaotique, ce qui entraîne une diminution de la productivité, et c'est ce qu'on appelle le monde caché de la désorganisation. Selon le rapport de McKinsey, les employés passent plus de 1,8 heure par jour à rechercher et à rassembler des informations. De plus, les données de IDC ont indiqué que les travailleurs passent 2,5 heures par jour (30 % de leur temps de travail) à chercher les bonnes informations.

Cette mauvaise gestion survient en raison de la gestion des connaissances traditionnelle basée sur le texte, qui a du mal à capturer l'expérience pratique. Avec toute la désorganisation, les utilisateurs peuvent se tourner vers une solution plus interactive et visuelle qui peut tout mettre en place. Cet article explorera la signification de GCV et les outils de cartographie mentale visuelle qui peuvent aider à améliorer la compréhension, la collaboration et le partage des connaissances.

Qu'est-ce que la Gestion des Connaissances (GCV) ?

Un système de gestion des connaissances est un système basé sur la technologie conçu pour montrer comment l’information est capturée, organisée et partagée dans une organisation. Il rend les connaissances précieuses plus accessibles aux autres, améliorant l'expérience globale. De plus, les utilisateurs peuvent développer et maintenir diverses bases de connaissances, mener des sessions de formation régulières et mettre en œuvre des systèmes de gestion documentaire.

En centralisant les connaissances, une GCV réduit la redondance et améliore les données de l'entreprise, la productivité et l'apprentissage continu. La flexibilité garantit que les employés peuvent contribuer et exploiter le système et gérer efficacement les connaissances pour obtenir un avantage concurrentiel. Par ailleurs, les GCV réussies incluent le maintien des informations en un seul endroit et permettent à quelques initiatives seulement de transformer la façon dont une organisation fonctionne.

Types de Gestion des Connaissances [Complet]

Après avoir compris les fondements de ce qu'est une GCV, elle est généralement divisée en trois catégories. Toutes les connaissances sont précieuses, mais les types de connaissances suivants peuvent vous aider à déterminer la meilleure façon de les organiser et de les partager au sein de votre entreprise :

Types Standard

1. Explicite : C’est ce type de connaissance qui est facile à rédiger et à partager car il inclut toutes les informations que vous pouvez documenter dans un format clair, tel que des manuels, des FAQ et des rapports mensuels. De plus, cette connaissance permet aux organisations de partager facilement des informations entre leurs équipes.

2. Tacite : Le tacite est le savoir acquis par expérience personnelle et est intuitivement compris, comme les compétences en leadership et la langue. Il peut être difficile à enregistrer car votre équipe gagne en expérience au fil du temps à son propre rythme.

3. Implicite : Cette connaissance existe dans le processus et est une représentation plus pratique de la connaissance tacite. Les utilisateurs l'acquièrent souvent à travers le contexte et l'activité incidente sans être conscients de l'apprendre, comme apprendre à partir de diagrammes documentés et de processus pour l'exploitation d'un programme logiciel.

4. Déclaratif : Le déclaratif est comme un savoir statique spécifique à un sujet et se réfère à des informations factuelles, comme la date de fondation de votre entreprise. De plus, il s'agit de faits, de données et d'informations distinctes des connaissances procédurales.

Introduction à la Connaissance Visuelle

Tous ces types de gestion des connaissances semblent être des connaissances papier et nécessitent une représentation visuelle. Utiliser des indices visuels, comme des images, des diagrammes, des cartes et d'autres outils visuels, peut aider à mieux communiquer l'information. Contrairement à la gestion des connaissances traditionnelle basée sur le texte, l'élément visuel améliore considérablement la compréhension des concepts complexes par les employés. Selon une recherche compilée par ExplodingTopics, nos cerveaux peuvent traiter les visuels 60 000 fois plus vite que le texte.

Le Processus de Gestion des Connaissances : De la Capture à l'Application

Au fil du temps, la gestion des connaissances s'est orientée vers une approche plus structurée, tendant vers la collecte, l'organisation et l'application. Pour mieux comprendre, voici le processus complet de gestion des connaissances que votre entreprise peut mettre en œuvre dans son espace de travail pour obtenir les résultats souhaités :

A. Découverte

La première étape du processus est la recherche de connaissances utiles pour atteindre les objectifs de l'entreprise. Il est important de noter que toutes les informations stockées ne constituent pas un atout de connaissance et qu'il est nécessaire de filtrer les données superflues. De plus, diverses connaissances critiques sont négligées, comme une routine spécialisée ou une procédure couramment utilisée. Avec une telle découverte, vous pouvez utiliser les données pour identifier des modèles, des tendances et des corrélations dans de grands ensembles de données.

B. Capture des Connaissances

Lorsque la connaissance est découverte, vous pouvez commencer à la collecter, mais c'est une tâche difficile. Les différents types de connaissance ont leurs propres procédures de documentation et nécessitent un traitement différent. Il est également essentiel d'identifier quelles données sont importantes et quelles sont leurs sources, telles que des documents, l'expérience des employés et d'autres recherches externes. Vous pouvez également essayer de les collecter en menant des entretiens, en conservant des enregistrements, etc.

C. Indexation/Organisation

C'est toujours un gain de temps pour les employés si toutes les connaissances et informations sont facilement disponibles pour eux de manière organisée. La signification de la GCV explique comment vous décrivez, classez et catégorisez l'information. Avoir un index des informations que vous pouvez récupérer, réutiliser et partager entre les membres de votre équipe, vos employés, vos clients, et plus encore. La structuration des connaissances comprend des bases de données, des systèmes de marquage et des cadres de classification.

D. Évaluation des Connaissances

L'une des étapes les plus critiques de la gestion des connaissances est son processus d'évaluation. Si votre entreprise veut susciter la collaboration, l'innovation, et plus, alors assurer la qualité des données et connaissances recueillies est crucial. Cela signifie aussi que vous devez vérifier les sources d'information et les rendre utilisables. Les entreprises peuvent mettre en place des fonctionnalités de validation automatique qui vérifient régulièrement l'information à travers divers experts internes.

E. Distribution/Partage

Après validation, partager les données avec d'autres est l'étape suivante et les rendre directement accessibles à tout le personnel ou à un personnel spécifique. En disposant d'une base de données centralisée ou d'une plateforme de partage, vous pouvez fournir et distribuer facilement des informations aux employés potentiels et départements. Par ailleurs, il est essentiel pour le gestionnaire ou le chef d'équipe d'encourager régulièrement et de partager des données pour rester à jour sur les dernières versions et variantes.

F. Application

La dernière étape de la gestion des connaissances est l'application, qui implique l'application des connaissances collectées dans l'entreprise pour améliorer l'efficacité, les opérations commerciales, et accomplir des tâches stratégiques. De plus, diverses organisations bénéficient de cette application active de l'information pour relever les défis commerciaux et rationaliser les processus de l'entreprise.

Défis de la Gestion des Connaissances et Comment les Surmonter

La définition de ce qu'est la gestion des connaissances parle également de plusieurs obstacles et facteurs qui entravent le partage et l'application des connaissances. Voici quelques-uns des défis les plus courants dans le GCV :

1. Manque de Partage d'Informations : Dans de nombreuses organisations, les connaissances sont souvent cloisonnées au sein des départements, empêchant une collaboration inter-équipe. Avec une telle mauvaise gestion et un manque de fourniture des informations correctes, les employés peuvent partir sans expertise précise.

2. Systèmes Obsolètes : La majorité des entreprises s'appuient sur des outils de gestion des connaissances obsolètes qui manquent de recherche et de navigation. Cela décourage fortement le besoin des employés d'utiliser et de partager les informations.

3. Difficultés avec les Connaissances Tacites : Les employés accumulent plusieurs années d'expérience et possèdent une expertise précieuse. Cependant, cette information est difficile à consigner dans un format documentaire et ne peut pas être partagée efficacement avec les autres.

4. Résistance des Employés au Changement : Certains employés peuvent montrer une résistance à l'adoption de nouveaux systèmes de gestion des connaissances. Cela est souvent dû à l'inconnu ou au manque d'adaptation aux changements.

5. Surcharge d'Informations : Un autre défi qui se pose dans le GCV est la surcharge et la non-structuration des informations. Cela rend difficile pour les employés de trouver des connaissances pertinentes, ce qui entraîne une perte de temps.

Solutions par la Visualisation : Une Solution Efficace pour le GCV

Pour relever chaque défi, utilisez la cartographie visuelle car elle peut rendre l'information plus accessible, engageante et exploitable. De plus, l'un des meilleurs moyens de gérer visuellement ces problèmes est d'utiliser un outil de cartographie mentale efficace. Parcourez les caractéristiques suivantes de ce qu'un outil de visualisation de l'information a à offrir :

1. Indicateurs Visuels : Essayez d'utiliser des cartes visuelles, telles que des cartes mentales, des diagrammes conceptuels, et des chronologies, pour connecter les données entre les départements. Cela garantira une collaboration sans faille parmi les employés sans se perdre.

2. Données Recherchables : Disposer de tableaux de bord interactifs, de hubs de recherche alimentés par l'IA et de filtres peut améliorer considérablement la recherche et l'organisation. Grâce à cela, trouver les informations appropriées devient plus facile, et les employés recevront toujours des connaissances mises à jour.

3. Représentation des Connaissances : En cas de données non enregistrables, les entreprises peuvent utiliser des tutoriels vidéo et des graphes de connaissances pour aider à documenter l'expertise des employés. De plus, cette solution en gestion des connaissances facilite la compréhension des actions à réaliser et à ne pas réaliser.

4. Données Faciles à Comprendre : Vous pouvez également utiliser des tableaux de bord visuels et des cartes mentales hiérarchiques pour organiser des données complexes en formats structurés et faciles à digérer. Cela les rend plus rapides à saisir, alors qu'ils pourraient autrement rester difficiles à comprendre.

5. Espace de Travail Convivial : L'une des manières les plus simples d'encourager l'adoption est d'utiliser des outils intuitifs et visuellement conviviaux qui réduisent la résistance et rendent l'apprentissage plus engageant. Cela peut inclure l'utilisation de hubs de brainstorming où chacun peut contribuer et partager ses pensées.

Comment Xmind Soutient la Gestion des Connaissances

Dans la gestion des connaissances (GCV), l'un des outils de cartographie mentale les plus recommandés que vous pouvez utiliser est Xmind. Ses fonctionnalités AI splendides rendent l'information plus structurée, accessible et visuellement attrayante. Avec ses derniers avancements, vous pouvez transformer les connaissances en un format plus gérable, alors découvrez les caractéristiques suivantes qu'il a à offrir :

Cartographie Mentale pour la Capture des Connaissances

Vous pouvez accéder jusqu'à 10 catégories différentes de squelettes avec plus de 54 styles pour la cartographie mentale, permettant de cartographier facilement les idées. Cela facilite la collecte et l'organisation des informations provenant de différentes sources. De plus, elles permettent de gagner du temps à structurer et aident à une meilleure présentation du contenu de la carte.

Visualisation de Concepts Complexes

Avec son design intuitif, Xmind aide à décomposer des sujets complexes en visuels clairs et interconnectés, tels que la fourniture de thèmes colorés, de couleurs d'arrière-plan, de mises en page avancées, et plus encore. Les utilisateurs peuvent également utiliser l'assistance AI pour développer des idées et expliquer des termes complexes. Avec les modes automatiques et à la demande, réalisez une séance de brainstorming rapide dans un format structuré.

Modèles personnalisés pour l'Efficacité

Les utilisateurs peuvent exploiter des modèles prédéfinis pour rationaliser la documentation, garantissant cohérence et efficacité dans les processus de gestion des connaissances. Cet outil est rempli d'une vaste collection de modèles qui répondent à différents éléments de visualisation. Que vous élaboriez un plan d'affaires ou distribuiez des connaissances, il y a un modèle de Gestion des Connaissances parfait pour chaque besoin.

Navigation Simple avec Organisation Efficace

Les fonctionnalités de navigation et de visualisation de cet outil de cartographie mentale vous permettent de naviguer facilement et de rechercher des données fiables. Grâce à l'utilisation des filtres de sujet, les utilisateurs peuvent isoler des connaissances spécifiques en fonction de divers critères, tels que le sujet, la note, les étiquettes, et plus encore. Dans la signification de la GCV, il y a une vaste quantité de données, donc les déployer en sous-catégories peut aider à tout garder concis.

Options d'Exportation pour un Partage Transparent

Le partage est l'étape la plus significative dans la GCV, et Xmind offre des options de collaboration en temps réel et d'exportation. Si vous souhaitez partager plusieurs modèles, essayez d'envoyer un lien par email ou de l'exporter sous différents formats, comme PDF, PNG, Markdown, et plus encore. Lors du partage, les gestionnaires peuvent définir des mots de passe pour s'assurer qu'aucune modification ou impression d'informations classifiées n'est effectuée.

Conclusion

Les systèmes traditionnels basés sur le texte dans la signification de la KM ont souvent du mal à gérer les connaissances tacites et les besoins d'information évolutifs. C'est pourquoi cet article vous fournit divers défis dans cette gestion et propose un outil de cartographie visuelle bien meilleur. Grâce aux fonctionnalités de cartographie de Xmind, vous pouvez atteindre une visualisation, une collaboration et une accessibilité des données en quelques secondes. Vous ne devriez pas attendre et essayer ses fonctionnalités vous-même.