La carte mentale est pour tout le monde et même au-delà

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, Liam était incroyable. Il était direct et raisonnable pour les questions pointues, et ouvert à partager ses conseils en ce temps particulier. Nous étions préoccupés par l'état de Biggerplate pendant le confinement, et si leur équipe s'était bien adaptée au télétravail, tandis que Liam dévoilait la magie du mix & match du flux de travail personnel et de la routine d'entreprise au fil des années et les choses allaient très bien.

De plus, Liam a également abordé certaines des habitudes professionnelles et personnelles qu'il recommande fortement de suivre, des petits morceaux de l'époque du télétravail, et son outil de productivité secret lors du travail à domicile.

Indice : Trouvez le tutoriel de tableau de bord de cartographie mentale sur Biggerplate.com

Pensez-vous que la cartographie mentale convient à tout le monde ? Ou, quel type de personnes pensez-vous est le plus adapté à la cartographie mentale ?

Au fil des ans, j'ai vu des suggestions selon lesquelles les personnes « cerveau droit » pourraient être plus adaptées à la cartographie mentale, et que les personnes « cerveau gauche » pourraient ne pas la trouver utile, ou être moins enclines à essayer ces approches. Cependant, je n'ai absolument vu aucune preuve de cela en plus d'une décennie de direction de Biggerplate.com. Nous avons travaillé avec des milliers de personnes qui pourraient être étiquetées comme « cerveau gauche », et dont les emplois sont considérés comme plus analytiques et moins « créatifs ». Sans exception, dès qu'ils voient une application de carte mentale pertinente qui les aide à résoudre un problème pratique, ils sont tout aussi intéressés par les outils que les personnes « cerveau droit » qui sont supposées plus enclines à utiliser la cartographie mentale. À l'inverse, j'ai vu autant de types « cerveau droit » rejeter la cartographie mentale parce qu'on ne leur a pas montré un cas d'utilisation pratique qui leur soit pertinent. Nous devons nous débarrasser de cette idée dépassée de personnes « cerveau gauche » ou « cerveau droit », ainsi que de la notion selon laquelle cela nous aide d'une manière ou d'une autre à identifier le public le plus pertinent pour la cartographie mentale. C'est une grosse simplification des gens, une mauvaise compréhension du cerveau, et cela ne fait que détourner l'attention des problèmes pratiques que la cartographie mentale résout.

Personne n'a jamais demandé la neuroscience derrière Microsoft Excel ou Powerpoint... ils ont simplement vu des outils qui les aidaient à résoudre des problèmes. La cartographie mentale aide à résoudre les problèmes pratiques que tout le monde a, et en tant que telle est une technique qui peut bénéficier à n'importe qui et tout le monde. Nous considérons le logiciel de cartographie mentale comme le « maillon manquant » et un outil indispensable pour soutenir les gens dans les affaires et l'éducation. Quel que soit votre secteur d'activité, votre titre de poste ou votre ancienneté, nous faisons tous face au même défi : la difficulté à développer et organiser les idées et l'information. La cartographie mentale aide à relever ce défi, et devrait en tant que telle, figurer aux côtés des outils établis comme Word, Powerpoint et Excel en tant qu'élément standard de la boîte à outils de travail moderne. Dans de nombreux cas, un outil de cartographie mentale est ce que vous devriez ouvrir avant d'ouvrir ces autres outils, pour vous aider à réfléchir à ce que vous devez faire ensuite, et/ou pour vous aider à décomposer le volume et la complexité des informations que ces autres outils créent ou perpétuent souvent.

Quel est votre flux de travail pour le télétravail ? Quels sont vos conseils pour améliorer l'efficacité ?

Biggerplate a été structuré comme une entreprise prioritairement à distance pendant de nombreuses années, et bien que nous ayons un bureau physique, nous travaillions normalement à distance 80% du temps, même avant le confinement dû au virus. En tant que tels, mon flux de travail personnel et les routines de l'entreprise pour le travail à distance ont été établis au cours de plusieurs années, et je pense que sur les deux fronts, l'élément clé est de se concentrer sur la création et le suivi conscients de ses habitudes qui soutiennent (plutôt que saboter) vos efforts. Pour les individus comme pour les entreprises, il est important d'établir des habitudes faciles à maintenir, répétables qui servent votre but.

Dans l'entreprise, par exemple, cela signifie un mélange établi de réunions hebdomadaires, bimensuelles et mensuelles, chacune avec un objectif spécifique, ce qui nous aide à minimiser le nombre de fois où nous devons nous interrompre mutuellement pendant une journée. Nous essayons toujours de nous poser la question « cela peut-il attendre jusqu'à la prochaine réunion prévue » avant d'interrompre quelqu'un d'autre, qui peut être en pleine concentration sur autre chose. Avoir l'« habitude » de ces réunions dans l'esprit de tout le monde (et s'assurer que les réunions sont efficaces pour soulever des idées ou des problèmes) est essentiel pour s'assurer que les gens n'entrent pas dans des habitudes destructrices de s'interrompre constamment ! Les autres habitudes dans l'entreprise incluent bloquer certains temps dans les calendriers, et passer consciemment en mode ‘hors ligne’ ou ‘non disponible’ pour que nous puissions individuellement nous concentrer sur une tâche particulière, sans risquer d'être interrompus accidentellement.

Sur le plan personnel, les habitudes clés incluent définir ‘Top 3’ les éléments prioritaires de la journée avant de faire quoi que ce soit d'autre, généralement en buvant mon café ‘pour bien démarrer’ du matin. Je suis étonné de voir combien de personnes commencent leur journée en ouvrant leurs emails... se mettant immédiatement dans un état d'esprit réactif basé sur ce que disent ou veulent les autres. Au lieu de cela, commencez la journée en passant en revue toutes les priorités concurrentes, et déclarez clairement à vous-même quelles sont les 3 plus importantes à avoir progressé d'ici la fin de la journée. À partir de là, tout nouvel élément qui arrive dans votre boîte de réception devrait être comparé à ce Top 3, pour que vous puissiez faire des choix conscients sur ce qui mérite une action ou non. Notre objectif devrait être de faire des choix conscients sur ce qu'il faut faire (et plus important encore, ne pas faire) plutôt que de passer d'une tâche à l'autre simplement parce qu'elle est la suivante sur la liste, ou que quelqu'un l'a gentiment demandé. C'est là qu'un tableau de bord de carte mentale peut être si précieux, à la fois pour balayer toute la gamme des projets concurrents, et pour déclarer visuellement ce Top 3 de la journée.

Le scénario idéal, bien sûr, est d'avoir vos éléments quotidiens ‘Top 3’ alignés avec le ‘Top 3’ de l'entreprise pour la période dans laquelle vous vous trouvez (par exemple, le trimestre en cours), ce qui nécessite évidemment d'établir des habitudes régulières de fixation de priorités claires dans l'entreprise.

Nous travaillons maintenant de chez nous, quel logiciel (outil de productivité) utilisez-vous souvent ? Y a-t-il une différence quand vous l'utilisez au bureau ?

Pour moi, tout est géré à partir d'un tableau de bord de cartes mentales unique qui m'aide à suivre tous les différents projets en cours (ou en préparation) chez Biggerplate. C'est au centre de mon organisation personnelle et de ma productivité, que je travaille à domicile, dans un bureau ou en voyage en avion, en train, etc.

Le tableau de bord de la carte mentale me fournit toutes les informations clés dont j'ai besoin, et me donne également des indications visuelles (à l'aide de liens hypertextes, d'attachements, d'icônes, etc.) qui m'aident à m'orienter vers les informations clés qui existent ailleurs. Même si les actions se déroulent ailleurs (comme envoyer un e-mail ou créer un document de proposition), le tableau de bord de la carte mentale est l'endroit où tout commence. Créer votre propre version de cela est extrêmement simple, et avec le temps, cela devient votre « second cerveau » où tout ce dont vous avez besoin pour fonctionner efficacement est stocké et géré.

Pour voir cela en action, et pour apprendre comment créer votre propre Tableau de bord d'organisateur personnel dans Xmind, regardez notre webinaire ici : https://bit.ly/3adElMT

La chose la plus importante à propos du travail à domicile est la communication et l'efficacité, mais parfois absente. Quelles sont vos suggestions pour travailler efficacement à la maison ?

En fait, je dirais que l'essentiel est de préserver votre santé mentale et physique personnelle. C'est important que vous travailliez à domicile ou au bureau, mais c'est beaucoup plus difficile pour certaines personnes qui s'adaptent à travailler à domicile pour la première fois, ou pendant des périodes plus longues qu'auparavant.

L'une des choses essentielles à reconnaître est que le travail à domicile signifie souvent travailler seul, même si votre famille peut être dans la maison, et même si vous êtes connecté à des collègues par une myriade de solutions technologiques. Je sais par ma propre expérience en tant qu'entrepreneur travaillant souvent extrêmement dur en relative isolation, que maintenir une bonne santé physique et mentale peut être difficile, et je sais aussi que lorsque j'ai négligé cela, tout comme mon efficacité au travail, ma santé mentale et physique se sont détériorées.

Comme mentionné précédemment, mon conseil clé est de se concentrer sur la compréhension de vos habitudes, et sur le fait de savoir si elles fonctionnent pour vous orienter dans la bonne direction. Ne cherchez pas un gros coup d'éclat, car il se peut qu'il n'existe pas. Au lieu de cela, concentrez-vous sur l'identification et la construction d'habitudes apparemment triviales qui, cumulées, vous aideront à maintenir de bonnes routines de travail, mais aussi de bonnes routines pour le cerveau et le corps.

Par exemple, le fait de préparer mon café du matin est une habitude que j'ai toujours eue, mais il y a quelques années, j'ai décidé de faire en sorte que je ne puisse pas obtenir ce que je veux (du café) sans commencer ma journée (allumer l'ordinateur). Le temps qu'il me faut ensuite pour préparer et boire mon café matinal, je passe en revue mon tableau de bord de carte mentale, ce qui me donne tous les renseignements clés dont j'ai besoin, et cela me fournit également des repères visuels (à l'aide de liens, pièces jointes, icônes, etc.) qui m'aident à diriger mes actions vers les informations clés qui existent ailleurs. Bien que les actions puissent avoir lieu ailleurs (comme envoyer un e-mail ou créer un document de proposition), le tableau de bord de la carte mentale est l'endroit où tout commence. Créer votre propre version de cela est extrêmement simple, et au fil du temps, cela devient votre « second cerveau » où tout ce dont vous avez besoin pour fonctionner efficacement est stocké et géré.

Par exemple, le fait de préparer mon café du matin est une habitude que j'ai toujours eue, mais il y a quelques années, j'ai décidé de l'utiliser pour me motiver à démarrer ma journée. Maintenant je ne peux pas obtenir ce que je veux (café) sans démarrer ma journée (allumer l'ordinateur). Pendant le temps qu'il faut pour préparer et boire mon café, je passe en revue mes priorités ‘Top 3’ pour la journée, et à partir de ce moment-là, tout ce qui arrive de nouveau dans ma boîte de réception doit être comparé à ce Top 3, afin que je puisse faire des choix conscients sur ce qui mérite une action ou non. Notre objectif devrait être de faire des choix conscients sur ce qu'il faut faire (et surtout ne pas faire) plutôt que de passer d'une tâche à l'autre simplement parce qu'elle est la suivante sur la liste, ou que quelqu'un l'a gentiment demandé. C'est là qu'un tableau de bord de cartographie mentale peut être si inestimable, à la fois pour examiner toute la gamme des projets concurrents et pour déclarer visuellement ce Top 3 de la journée.

Le scénario idéal bien sûr est d'avoir vos éléments ‘Top 3’ quotidiens alignés avec les ‘Top 3’ de l'entreprise pour la période dans laquelle vous vous trouvez (par exemple, le trimestre en cours), ce qui nécessite évidemment d'établir des habitudes régulières de fixation de priorités claires dans l'entreprise.

Dans le front personnel, les habitudes clés incluent la définition de trois priorités principales pour la journée avant que je ne fasse quoi que ce soit d'autre, généralement en buvant mon café de démarrage du matin. Je suis étonné de voir combien de personnes commencent leur journée en consultant leurs e-mails... se mettant immédiatement dans un état d'esprit réactif basé sur ce que les autres disent ou veulent. Au lieu de cela, commencez la journée en passant en revue toutes les priorités concurrentes et déclarez-vous clairement quelles sont les trois plus importantes à avoir fait avancer d'ici la fin de la journée. À partir de là, tout ce qui arrive dans votre boîte de réception doit être comparé à ce Top 3, afin que vous puissiez faire des choix conscients sur ce qui mérite une action ou non. Notre objectif devrait être de faire des choix conscients sur ce qu'il faut faire (et plus important encore, de ne pas faire) plutôt que de passer d'une tâche à l'autre simplement parce qu'elle est la suivante sur la liste ou que quelqu'un l'a gentiment demandée. C'est là qu'un tableau de bord de cartographie mentale peut s'avérer inestimable, à la fois pour passer en revue toute la gamme des projets concurrents et pour déclarer visuellement ce Top 3 du jour.

Le scénario idéal, bien sûr, est d'avoir vos trois principales priorités quotidiennes alignées avec les trois principales priorités de l'entreprise pour la période dans laquelle vous vous trouvez (par exemple, le trimestre en cours), ce qui nécessite évidemment d'établir des habitudes régulières de définition des priorités claires dans l'entreprise.

Nous travaillons maintenant à domicile, quel logiciel (outil de productivité) utilisez-vous souvent ? Y a-t-il une différence lorsque vous l'utilisez au bureau ?

Pour moi, tout est géré à partir d'un seul tableau de bord de carte mentale qui m'aide à suivre tous les différents projets en cours (ou en préparation) chez Biggerplate. C'est au centre de mon organisation personnelle et de ma productivité, que je travaille à domicile, dans un bureau ou que je voyage en avion, en train, etc.

Le tableau de bord de la carte mentale me fournit toutes les informations clés dont j'ai besoin, et me donne également des repères visuels (à l'aide de liens hypertextes, pièces jointes, icônes, etc.) qui m'aident à diriger mes actions vers les informations clés qui se trouvent ailleurs. Même si les actions se déroulent ailleurs (comme envoyer un e-mail ou créer un document de proposition), le tableau de bord de la carte mentale est là où tout commence. Créer votre propre version de cela est extrêmement simple, et avec le temps, cela devient votre « second cerveau », où tout ce dont vous avez besoin pour fonctionner efficacement est stocké et géré.

Pour voir cela en action, et pour apprendre à créer votre propre tableau de bord d'organisateur personnel dans Xmind, regardez notre webinaire ici : https://bit.ly/3adElMT

La chose la plus importante concernant le travail à domicile est la communication et l'efficacité, mais parfois elle est absente. Quelles sont vos suggestions pour travailler efficacement à domicile ?

En fait, je dirais que la chose la plus importante est de préserver votre santé mentale et physique personnelle. Cela est important que vous travailliez à domicile ou dans un bureau, mais cela s'avère beaucoup plus difficile pour certaines personnes qui s'adaptent au travail à domicile pour la première fois, ou pour des périodes plus longues qu'elles n'ont précédemment connues.

Une des choses essentielles à reconnaître est que le ‘travail à domicile’ signifie souvent travailler seul, même si votre famille est dans la maison, et même si vous êtes connecté à des collègues par une multitude de solutions technologiques. Je sais par ma propre expérience de travail souvent très dur en tant qu'entrepreneur dans une relative isolation, que maintenir une bonne santé physique et mentale peut être un défi, et je sais aussi que lorsque je n'y prête pas attention, tout le reste en souffre, avec la communication et l'efficacité généralement parmi les premières choses à se détériorer.

Comme je l'ai déjà mentionné, mon conseil principal est de se concentrer sur la compréhension de vos habitudes, et de savoir si elles soutiennent ou sabotent votre santé physique et mentale, ainsi que votre efficacité au travail. Une fois que vous pouvez identifier vos habitudes (bonnes et mauvaises), cherchez à construire quelques habitudes faciles et répétables qui vous orientent dans la bonne direction. Ne cherchez pas un grand gain, car il n'existe probablement pas. Au lieu de cela, concentrez-vous sur la recherche et la construction d'habitudes apparemment triviales qui s'additionneront pour soutenir le maintien de bonnes routines de travail, mais aussi de bonnes routines pour l'esprit et le corps.

Par exemple, préparer le café du matin est une habitude que j'ai toujours eue, mais il y a quelques années, j'ai décidé d'en faire mon indice pour simplement allumer mon ordinateur le matin. Le café est ma récompense pour avoir pris la première action pour commencer ma journée de travail, car maintenant je ne peux pas obtenir ce que je veux (café) sans commencer ma journée (allumer l'ordinateur). Le temps qu'il me faut ensuite pour préparer et boire mon café du matin, je passe en revue mon tableau de bord de carte mentale, identifie mes trois principales priorités pour la journée et commence à travailler dessus, souvent en intégrant dans mon tableau de bord les informations clés dont je sais que j'aurai besoin pour chaque élément. Lorsque le café est terminé, cela me donne un autre signal pour me lever de mon bureau (pour ranger la tasse de café), et je profite souvent de cette occasion pour sortir prendre une petite marche de 10 à 15 minutes, pour prendre un peu d'oxygène dans mon système (utile pour l'esprit), et faire un peu plus bouger mon corps que le trajet du lit au bureau (bon pour la santé physique de base). Le simple fait de me préparer un café le matin (une habitude facile), met en branle une série de petites actions très simples et gérables qui m'aident non seulement à me mettre au travail, mais m'offrent également une petite habitude de santé mentale et physique (la promenade après le café) qui est également facile à maintenir.

Tout au long de ma journée, il y a plusieurs versions de ces boucles qui se déroulent, même lorsque la journée bien chargée se construit. Cela inclut une course au milieu de la journée avant de manger un déjeuner, qui est une habitude que j'ai établie il y a de nombreuses années après avoir constaté que ma motivation et mon énergie pour faire de l'exercice au début ou à la fin de la journée étaient inexistantes, et que j'avais aussi l'habitude d'oublier de déjeuner parce que j'étais distrait par le travail. Alors maintenant, j'interromps ma journée en milieu de matinée pour aller courir une heure environ, puis je me récompense avec un déjeuner, dont j'ai maintenant envie après l'exercice, au lieu de l'oublier en travaillant !

Ma journée de travail typique depuis de nombreuses années est de 8 h à 20 h, et c'est une routine qui fonctionne bien pour moi, après de nombreux tests conscients de ce qui fonctionnait ou non pour maintenir un équilibre dans ma vie. Que vous travailliez à domicile ou au bureau, clarifier les habitudes qui fonctionnent pour vous (et non contre vous) est une excellente façon de commencer à améliorer votre santé physique et mentale, ce qui, à mon avis, améliore les performances au travail.

En plus des parents travaillant à domicile, les étudiants ont désormais des cours à domicile. Comment pensez-vous que la cartographie mentale peut aider les étudiants à apprendre efficacement ?

J'aurais aimé connaître la cartographie mentale en tant qu'étudiant plus jeune, car c'est vraiment un outil inestimable pour l'apprentissage. Je suggérerais qu'il y ait trois domaines clés où la cartographie mentale peut aider les étudiants, à savoir la prise de notes, la construction des connaissances et les travaux écrits.

Pour la prise de notes, la cartographie mentale élimine le besoin d'écrire de longues phrases, en vous permettant de capturer juste quelques mots-clés à la fois, ce qui facilite la tâche. De plus, les notes prises dans une carte mentale vous aident à voir plus facilement comment les informations sont connectées entre elles, et à comprendre la vue d'ensemble ainsi que les petits détails, selon la structure de branchement. Même si la carte mentale prise de notes est un peu désordonnée, elle a quand même une structure que les notes linéaires n'ont pas, et cela sera inestimable lorsque vous viendrez les réviser et les mettre à jour.

La construction des connaissances consiste à prendre vos notes de carte mentale de plusieurs leçons et à commencer à les combiner en une carte résumée (ou plusieurs cartes) qui contiennent les informations clés sur le sujet. Avec le logiciel, vous pouvez connecter ces cartes mentales, de sorte que vous puissiez créer un système facile à naviguer de cartes qui contiennent toutes les informations dont vous avez besoin sur le sujet.

Enfin, les étudiants qui peinent avec les travaux écrits peuvent trouver la cartographie mentale extrêmement utile pour planifier la structure d'un essai ou d'un rapport. Une simple carte mentale peut vous aider à réfléchir à l'ordre de votre devoir écrit, tout en rassemblant vos idées et recherches, le tout en un même endroit. Passer du temps à cartographier vos idées et votre plan vous évitera souvent beaucoup de temps (et de frustration) lors de la phase d'écriture qui suivra, alors essayez-le !

Le logiciel de cartographie mentale peut vous aider à penser plus clairement et plus créativement, mais il ne peut pas penser pour vous après tout. Alors, comment pouvons-nous aller au-delà d'un outil de productivité et penser mieux ?

Absolument correct. Le logiciel n'est pas la réponse, mais il peut vous aider à découvrir les réponses. « Penser mieux » est un grand défi, mais quelque chose que la cartographie mentale peut certainement aider. Mon expérience personnelle est qu'une meilleure organisation de mes idées et de mes informations dès le début conduit invariablement à la clarté dans mon propre esprit sur les tâches à accomplir, les actions à entreprendre, ou d'autres choses que je dois considérer ou rechercher avant de commencer à cocher des actions.

On attribue à Abraham Lincoln la parole « Donnez-moi six heures pour abattre un arbre, et je passerai les quatre premières à aiguiser la hache », et c'est une citation que j'utilise tout le temps en parlant de la cartographie mentale. L'exercice simple de cartographie de vos idées et informations en relation avec un projet, une tâche, un défi, une opportunité, etc. consiste à aiguiser la hache. Si vous prenez juste un peu de temps pour faire cette réflexion initiale (ou aiguiser la hache), vous constaterez que vous êtes capable de vous exécuter de manière beaucoup plus efficace quand il est temps de le faire. De plus, vous aurez également plus confiance que vous agissez sur les bonnes choses, car le mind map vous incite à penser plus large, ce qui signifie à son tour que vous coupez le bon arbre, pas juste l'arbre le plus proche...!