La carte mentale est pour tout le monde et même au-delà
, Liam était incroyable. Il a été direct et raisonnable pour les questions pointues, et ouvert à partager ses astuces en cette période spéciale. Nous étions préoccupés par l'état de Biggerplate pendant le confinement, et si leur équipe s'était bien adaptée au travail à distance, tandis que Liam révélait la magie du mélange personnel de workflow et de routine d'entreprise au fil des années et tout allait bien.
En outre, Liam a également abordé certaines habitudes professionnelles et personnelles qu'il recommande vivement de conserver, quelques fragments des journées à distance et son outil secret de productivité pour le télétravail.
Indice : Trouvez le tutoriel du tableau de bord de cartes mentales sur Biggerplate.com
Pensez-vous que la cartographie mentale convient à tout le monde ? Ou, quel type de personnes pensez-vous est plus adapté à la cartographie mentale ?
Au fil des ans, j'ai vu suggérer que les personnes « cerveau droit » pourraient être plus adaptées à la carte mentale, et que les personnes « cerveau gauche » n'y trouveraient peut-être pas d'utilité ou n'y seraient pas autant enclines. Cependant, je n'ai vu absolument aucune preuve de cela en plus d'une décennie de gestion de Biggerplate.com. Nous avons travaillé avec des milliers de personnes qui pourraient être considérées comme ayant un « cerveau gauche », dont les emplois sont vus comme plus analytiques et moins 'créatifs'. Sans faute, dès qu'ils voient une utilisation pertinente de la carte mentale qui les aide à résoudre un problème pratique, ils s'intéressent autant aux outils que les personnes « cerveau droit » qui sont censées être plus enclines à utiliser la carte mentale. À l'inverse, j'ai vu autant de types « cerveau droit » rejeter la carte mentale car on ne leur a pas montré un cas pratique qui leur semble pertinent. Nous devons nous débarrasser de cette idée dépassée de personnes « cerveau gauche » ou « cerveau droit » une fois pour toutes, avec la notion que cela nous aide d'une manière ou d'une autre à identifier le public le plus pertinent pour la carte mentale. C'est une simplification grossière des gens, une compréhension inexacte du cerveau, et cela ne fait que distraire des problèmes pratiques que la carte mentale résout.
Personne n'a jamais demandé les neurosciences derrière Microsoft Excel ou Powerpoint… ils ont simplement vu des outils qui les aidaient à résoudre des problèmes. La carte mentale aide à résoudre des problèmes pratiques que tout le monde rencontre, et en tant que telle, c'est une technique qui peut bénéficier à tous. Nous considérons les logiciels de carte mentale comme le « chaînon manquant » et un outil indispensable pour soutenir les gens dans les affaires et l'éducation. Indépendamment de votre secteur, intitulé de poste ou ancienneté, nous faisons tous face au même défi : difficulté à développer et organiser des idées et des informations. La carte mentale aide à relever ce défi, et en tant que telle, devrait se trouver aux côtés des outils établis comme Word, Powerpoint et Excel en tant que partie standard de l'arsenal de travail moderne. Dans de nombreux cas, un outil de carte mentale est ce que vous devriez ouvrir avant d'ouvrir ces autres outils, pour vous aider à réfléchir à ce que vous devez faire ensuite, et/ou pour vous aider à décomposer le volume et la complexité de l'information que ces autres outils créent ou entretiennent souvent.
Quel est votre flux de travail de travail à domicile ? Quels sont vos conseils pour améliorer l'efficacité ?
Biggerplate a été structuré comme une entreprise à distance depuis de nombreuses années, et bien que nous ayons un bureau physique, nous travaillions normalement à distance 80 % du temps, même avant le confinement dû au virus. À ce titre, à la fois mon flux de travail personnel et les routines d'entreprise pour le travail à distance ont été établis sur plusieurs années, et je pense que sur ces deux fronts, la clé est de se concentrer sur la création consciente et le suivi des habitudes qui soutiennent (au lieu de saboter) vos efforts. Pour les particuliers et les entreprises, il est important d'établir des habitudes faciles à maintenir, répétables et qui servent votre objectif.
Dans l'entreprise, par exemple, cela signifie un mélange établi de réunions hebdomadaires, bihebdomadaires et mensuelles, chacune avec un objectif spécifique, ce qui nous aide à minimiser le nombre de fois où nous devons nous interrompre pendant une journée. Nous essayons toujours de nous demander « cela peut-il attendre la prochaine réunion programmée » avant d'interrompre quelqu'un d'autre, qui peut être en concentration profonde sur autre chose. Avoir l’« habitude » de ces réunions à l’esprit de chacun (et garantir que les réunions sont efficaces pour soulever des idées/problèmes) est essentiel pour s'assurer que les gens n'établissent pas d'habitudes destructrices de s'interrompre constamment ! D'autres habitudes dans l'entreprise incluent le blocage de certains temps dans les calendriers, et le passage conscient à « hors ligne » ou « indisponible » afin que nous puissions nous concentrer individuellement sur une tâche particulière, sans risque que d'autres nous interrompent accidentellement.
Sur le plan personnel, les habitudes clés incluent la définition de 3 priorités principales pour la journée avant de faire quoi que ce soit d'autre, généralement en buvant mon café du matin pour démarrer. Je suis étonné de voir combien de personnes commencent leur journée en ouvrant leurs e-mails… se mettant immédiatement dans un état d'esprit réactif basé sur ce que disent ou veulent les autres. Au lieu de cela, commencez la journée en examinant toutes les priorités concurrentes et déclarez clairement à vous-même lesquelles sont les 3 plus importantes à avoir progressé d'ici la fin de la journée. À partir de ce moment, tout nouvel élément qui arrive dans votre boîte de réception doit être comparé à ce Top 3, afin que vous puissiez faire des choix conscients quant à savoir s’il mérite une action ou non. Notre objectif devrait être de faire des choix conscients sur ce qu'il faut faire (et plus important encore ce qu'il ne faut pas faire), plutôt que de passer d'une tâche à l'autre simplement parce qu'elle est la prochaine sur la liste ou que quelqu'un l’a demandé gentiment. C’est là qu’un tableau de bord de carte mentale peut être très précieux, à la fois pour scanner toute la gamme de projets concurrentiels et pour déclarer visuellement ce Top 3 pour la journée.
Le scénario idéal, bien sûr, est d’aligner vos éléments quotidiens ‘Top 3’ avec le ‘Top 3’ de l’entreprise pour la période dans laquelle vous vous trouvez (par exemple, le trimestre en cours), ce qui nécessite évidemment d’établir des habitudes régulières de définition des priorités claires dans l’entreprise.
Nous travaillons maintenant à domicile, quel logiciel (outil de productivité) utilisez-vous souvent ? Y a-t-il une différence lorsque vous l'utilisez au bureau ?
Pour moi, tout est géré à partir d'un seul tableau de bord de carte mentale qui m'aide à suivre tous les différents projets en cours (ou en planification) chez Biggerplate. C’est au centre de mon organisation personnelle et de ma productivité, que je travaille à domicile, dans un bureau, ou que je voyage en avion, en train, etc.
Le tableau de bord de carte mentale me fournit toutes les informations clés dont j'ai besoin, et me donne également des pancartes visuelles (en utilisant des hyperliens, des pièces jointes, des icônes, etc.) qui m’aident à m'orienter vers les informations clés qui existent ailleurs. Même si les actions peuvent se dérouler ailleurs (comme envoyer un e-mail ou créer un document de proposition), le tableau de bord de la carte mentale est là où tout commence. Créer votre propre version de cela est extrêmement simple et, avec le temps, il se développe en votre ‘second cerveau’ où tout ce dont vous avez besoin pour fonctionner efficacement est stocké et géré.
Pour voir cela en action, et apprendre comment créer votre propre tableau de bord d'organisateur personnel dans XMind, regardez notre webinaire ici : https://bit.ly/3adElMT
La chose la plus importante concernant le télétravail est la communication et l'efficacité, mais parfois absentes. Quelles sont vos suggestions pour travailler efficacement à domicile ?
En fait, je dirais que le plus important est de préserver votre santé mentale et physique personnelle. Cela est important que vous travailliez à domicile ou dans un bureau, mais s'avère beaucoup plus difficile pour certaines personnes qui s'adaptent à travailler à domicile pour la première fois, ou pour des périodes plus longues qu'elles n'ont jamais connues auparavant.
Une des choses essentielles à reconnaître est que le ‘travail à domicile’ signifie souvent travailler seul, même si votre famille peut être dans la maison, et même si vous êtes connecté à des collègues par une myriade de solutions technologiques. Je sais par ma propre expérience en tant qu'entrepreneur travaillant souvent très dur dans une relative isolation, que maintenir une bonne santé physique et mentale peut être difficile, et je sais aussi que lorsque je ne faisais pas attention, tout le reste en souffrait, la communication et l'efficacité étant généralement parmi les premières choses à se détériorer.
Comme mentionné précédemment, mon conseil clé est de se concentrer sur la compréhension de vos habitudes, et de savoir si elles soutiennent ou sabotent votre santé physique et mentale, ainsi que votre efficacité au travail. Une fois que vous pouvez identifier vos habitudes (bonnes et mauvaises), cherchez à développer quelques habitudes faciles, répétables qui vous pousseront dans la bonne direction. Ne cherchez pas un grand succès, car il n'existe probablement pas. Au lieu de cela, concentrez-vous sur la recherche et la construction d’habitudes apparemment triviales qui s'ajouteront au maintien de bonnes routines de travail, mais aussi de bonnes routines pour le cerveau et le corps.
Par exemple, préparer le café du matin est une habitude que j'avais toujours, mais il y a quelques années, j'ai décidé d'en faire mon signal pour allumer simplement mon portable le matin. Le café est ma récompense pour avoir pris la première action pour commencer ma journée de travail, car maintenant je ne peux pas obtenir ce que je veux (le café) sans commencer ma journée (allumer l'ordinateur portable). Le temps qu'il me faut ensuite pour préparer et boire mon café du matin, je consulte mon tableau de bord de carte mentale, identifie mes 3 principales priorités pour la journée et commence à travailler sur elles, souvent en intégrant dans mon tableau de bord les informations clés dont je sais que j'aurai besoin pour chaque élément. Lorsque le café est terminé, cela me donne un autre signal pour me lever de mon bureau (pour vider la tasse de café), et je profite souvent de cette occasion pour sortir pour une marche de 10 à 15 minutes, afin de mettre un peu d'oxygène dans mon système (utile pour l'esprit) et de faire bouger un peu plus mon corps que le déplacement du lit au bureau (bon pour la santé physique de base). Le simple fait de me préparer un café le matin (une habitude facile), déclenche une série d'actions extrêmement petites et gérables qui non seulement m'aident à commencer à travailler, mais me procurent également une petite habitude de santé mentale et physique (la marche après le café) qui est également facile à maintenir.
Tout au long de ma journée, il y a plusieurs versions de ces boucles en cours, même lorsque le jour bien rempli s'accumule. Cela inclut une course au milieu de la journée avant de manger un déjeuner, qui est une habitude que j'ai établie il y a de nombreuses années après avoir reconnu que ma motivation et mon énergie pour faire de l'exercice au début ou à la fin de la journée étaient inexistantes, et que j'avais aussi l'habitude d'oublier de déjeuner parce que je me laissais distraire en travaillant. Alors maintenant, je coupe ma journée en deux, je vais courir pendant une heure environ, puis me récompense avec le déjeuner, que j’ai maintenant envie après l’exercice, au lieu d'oublier en travaillant !
Ma journée de travail typique pendant de nombreuses années a été de 8h à 20h, et c'est une routine que j'ai trouvée fonctionner bien pour moi, après de nombreux essais conscients de ce qui fonctionnait et ne fonctionnait pas pour maintenir l'équilibre dans ma vie. Que vous travailliez à domicile ou au bureau, clarifier les habitudes qui fonctionnent pour vous (et non contre vous) est un excellent moyen de commencer à améliorer votre santé physique et mentale, ce qui à son tour, améliore la performance au travail, selon ma propre expérience.
En plus des parents qui travaillent à domicile, les étudiants suivent désormais leurs cours à domicile. Comment pensez-vous que la carte mentale peut aider les étudiants à apprendre efficacement ?
J'aurais aimé connaître la carte mentale étant jeune étudiant, car c'est vraiment un outil inestimable pour l'apprentissage. Je dirais qu'il y a 3 domaines clés où la carte mentale peut aider les étudiants, et ce sont la prise de notes, la construction de connaissances et les devoirs écrits.
Pour la prise de notes, la carte mentale élimine le besoin d'écrire de longues phrases, en vous permettant de capturer seulement quelques mots-clés à la fois, ce qui facilite le suivi. En outre, les notes prises dans une carte mentale vous aident à voir plus facilement comment les informations se connectent entre elles, et à comprendre la vue d'ensemble et les petits détails, basés sur la structure des branches. Même si la carte mentale de prise de notes est un peu désordonnée, elle a toujours une structure que les notes linéaires n'ont pas, et cela sera inestimable lorsque vous viendrez les revoir et les mettre à jour.
La construction de connaissances est là où vous prenez vos notes de carte mentale de plusieurs leçons, et commencez à les combiner en une carte de résumé (ou plusieurs cartes) qui contiennent les informations clés sur le sujet. Avec un logiciel, vous pouvez connecter ces cartes mentales, de sorte que vous puissiez créer un système facile à parcourir de cartes contenant toutes les informations dont vous avez besoin sur le sujet. .
Enfin, les étudiants qui ont des difficultés avec les devoirs écrits peuvent trouver la carte mentale extrêmement utile pour planifier la structure d'un essai ou d'un rapport. Une simple carte mentale peut vous aider à réfléchir à l'ordre de votre devoir écrit, tout en rassemblant vos réflexions et recherches, le tout au même endroit. Passer du temps à cartographier vos idées et votre plan vous permettra souvent d'économiser beaucoup de temps (et de frustration) dans la phase d'écriture qui suit, alors essayez-le !
Les logiciels de carte mentale peuvent vous aider à penser plus clairement et plus créativement, mais ne peuvent cependant pas penser à votre place. Alors comment pouvez-nous aller au-delà d'un outil de productivité et penser mieux ?
Absolument correct. Le logiciel n'est pas la réponse, mais il peut vous aider à découvrir les réponses. « Penser mieux » est un grand défi, mais quelque chose que la carte mentale peut certainement aider. Mon propre expérience est qu'une meilleure organisation de mes idées et informations dès le départ conduit invariablement à la clarté dans mon propre esprit sur les tâches à accomplir, les actions à entreprendre, ou d'autres choses auxquelles je dois réfléchir ou faire des recherches avant de commencer à cocher les actions.
On attribue à Abraham Lincoln la phrase « donnez-moi six heures pour abattre un arbre, et je passerai les quatre premières à aiguiser la hache », et c'est une citation que j'utilise tout le temps lorsque je parle de carte mentale. Le simple exercice d'organiser vos idées et informations en relation avec un projet, une tâche, un défi, une opportunité, etc. consiste à aiguiser la hache. Si vous prenez juste un peu de temps pour faire cette réflexion préalable (ou aiguiser votre hache), vous constaterez que vous êtes capable d'exécuter beaucoup plus efficacement lorsque le moment est venu de le faire. De plus, vous serez également plus confiant que vous exécutez les bonnes choses, car la carte mentale vous a incité à réfléchir plus largement, ce qui signifie que vous abattez le bon arbre, pas seulement l'arbre le plus proche…!
