Un guide bref sur la façon d'organiser les activités de club avec Xmind

Il y a deux perspectives principales dont les organisateurs de clubs doivent tenir compte lors de l'élaboration de plans détaillés : administrative et créative.

Du point de vue administratif :

Un club nécessite une gestion administrative à tous les niveaux si vous souhaitez former une communauté soudée. Du recrutement des membres aux réunions en ligne, une administration efficace est vitale. Dans la première partie, nous allons plonger en profondeur dans les étapes nécessaires pour diriger un club avec succès en tant qu'organisateur.

1. Plan annuel

Planifiez soigneusement un calendrier pour toute l'année qui pourrait vous donner une direction générale pour vos activités et priorités pour votre club.

2. Recrutement

Préparez votre processus de recrutement parallèlement aux activités promotionnelles. Concevez des affiches et des flyers attrayants pour le club, réalisez des vidéos promotionnelles et publiez-les sur les réseaux sociaux pour attirer des membres potentiels. Ce processus détermine l'avenir de votre comité de club et est une bonne occasion pour les anciens membres de montrer la culture de votre club et de laisser une bonne impression à leurs camarades étudiants.

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3. Planification des réunions du comité

Les réunions sont essentielles pour communiquer avec les membres, discuter des problèmes que rencontre le club et ajuster en conséquence. Cela pourrait également être un lieu pour les membres de se connecter régulièrement les uns avec les autres.

4. Réservation des lieux et achats

Après que tous les plans sont établis et les solutions aux problèmes localisées. Trouver des lieux appropriés et faire des achats d'équipement est quelque chose que les gestionnaires de club tendent à oublier mais qui est très important pour le succès de l'organisation de toute activité.

Ici, nous nous concentrerons principalement sur le plan annuel pour un club car cela déterminera ce que vous devrez faire, ce que vos membres doivent faire, et ce que vous attendez comme résultat.

En raison de la pandémie, vous pourriez avoir besoin de faire deux versions du plan annuel au cas où vos activités doivent être déplacées en ligne. Un bon exemple pourrait ressembler à ceci :

Mettre les choses côte à côte pourrait être un bon moyen de comparer chaque détail, et en faire une carte mentale pourrait être le moyen pour les organisateurs de club de capturer et dénouer les pensées.

Contrairement à la planification d'activités spécifiques, un plan annuel donne aux organisateurs une vue d'ensemble de la manière dont les membres devraient gérer les choses l'année suivante. Lors de la planification d'une activité spécifique, les organisateurs devront ajouter des détails supplémentaires pour que les membres puissent exécuter correctement.

Sachez que les informations telles que les dates préférées, les personnes en charge, et même les étapes pour l'exécution sont la clé de tout plan d'activité. Alors, rendez-le aussi spécifique que possible et, bien sûr, faites des ajustements en cours de route.

Du côté créatif des choses :

Les activités créatives sont le cœur et l'âme de tout club. C'est la raison pour laquelle les étudiants rejoignent votre club, et non d'autres.

Ici, à titre exemplaire, nous prendrons le club de théâtre, dont les processus créatifs impliquent : l'écriture de scénarios, la création de personnages, le tournage de vidéos et la conception de scènes.

1. Écriture de scénario

Une excellente histoire peut attirer les spectateurs à regarder votre pièce et les étudiants à rejoindre votre club. Innover et recréer une vieille pièce pourrait être la voie à suivre. Si vous vous sentez particulièrement créatif, écrivez une nouvelle histoire avec vos membres et expérimentez le contenu pour l'adapter à la culture de votre club ou de votre école.

2. Création de personnages

Les personnages sont ceux qui portent une pièce. Et que le public les apprécie ou non pourra faire ou défaire votre performance. Nous en apprendrons plus à ce sujet dans la partie suivante de ce billet de blog.

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3. Tournage vidéo

En enregistrant des vidéos de vos répétitions, vous pouvez contrôler la qualité des performances de vos acteurs et la qualité de votre histoire. Bien sûr, garder un enregistrement vidéo de la représentation lors de la grande soirée pourrait être le meilleur moyen de promouvoir votre club et de montrer la créativité de vos membres à tous les étudiants de l'école.

4. Conception de scène

La conception de scène exige la collaboration des différents départements de votre club, y compris l'équipe de maquillage, l'installation de la scène, l'éclairage, la conception musicale et bien d'autres. Donc, s'assurer qu'ils travaillent en coordination est également vital pour le succès de votre performance.

Vous pouvez consulter ce billet de blog pour votre écriture de scénario et celui-ci pour les tournages vidéo.

Pour la création de personnages, nous prendrons la série télévisée classique Friends comme exemple :

Nous devrons considérer : l'apparence, les personnalités, les histoires de fond, le ton de la voix, et même les phrases fétiches de chaque personnage.

Imaginer à quoi ressemble votre personnage vous guidera sur qui devrait jouer ce rôle et comment appliquer le maquillage sur votre interprète. Cette apparence figurera probablement sur tous vos matériaux promotionnels aussi, vous devrez donc en prendre soin. Pensez à des détails comme la couleur des cheveux, les traits du visage, et les styles vestimentaires.

Le comportement d'un personnage repose principalement sur ses personnalités et ses histoires de fond. Donnez-leur des bizarreries et des défauts vivants. D'où viennent-ils ? Des incidents inhabituels leur sont-ils arrivés ? Quels sont leurs objectifs à long terme ? Pensez à des moyens de raconter vos histoires de manière créative à travers le comportement de votre personnage, ses vêtements et ses idiosyncrasies au lieu de révéler l'histoire elle-même.

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Enfin, pensez à la manière dont un personnage parlerait aux autres personnages de la pièce. Cela révèle beaucoup d'informations sur ce que cet individu est réellement. Leurs accents, phrases fétiches, et même leurs choix de mots font partie de la narration.

Il y a beaucoup d'autres éléments à considérer lors de l'intégration de vos personnages dans vos histoires, mais nous ne pourrons pas tous les couvrir de manière exhaustive ici.

En somme, les points focaux du travail administratif et créatif de l'opération d'un club sont différents. La perspective administrative se concentre davantage sur l'élaboration d'un plan réalisable, la coordination et la résolution des problèmes. En ce qui concerne l'aspect créatif, il s'agit de savoir comment acquérir plus d'idées originales et trier les pensées dispersées.

Essayez quelques-uns de ces conseils et amusez-vous avec vos clubs scolaires ;)