Principaux Éléments du Suivi de Projet : Guide Étape par Étape

Il est facile pour une entreprise de perdre tous ses progrès si elle ne sait pas quelle direction son projet prend et qui joue quel rôle. Pour éviter une telle catastrophe, les organisations adoptent le suivi de projet chaque fois qu'elles lancent un nouveau travail collaboratif.

Avec une telle stratégie, les gestionnaires ou les chefs d'équipe peuvent garder un œil sur le travail de chacun sans rien manquer. Parcourons cet article et apprenons davantage sur la façon de suivre un projet et ses composants essentiels.

Pourquoi le suivi de projet traditionnel échoue-t-il auprès des équipes modernes ?

Avec l'avancement moderne et de nouvelles stratégies qui apparaissent, il est évident que les méthodes traditionnelles de suivi de projet échouent dans des termes modernes. Selon l'indice global annuel Asana, environ 26% des entreprises manquent leurs délais chaque semaine. De plus, selon une autre recherche, environ 72,5% des chefs de projet ne parviennent pas à respecter le calendrier convenu du projet, et plus de 58,7% ne restent pas dans leur budget.

Limitations Cognitives des Diagrammes de Gantt Traditionnels

Les diagrammes de Gantt traditionnels reposent sur des tâches linéaires, ce qui est un manuel étape par étape qu'une entreprise peut utiliser pour démarrer un projet. Cependant, il y a eu de nombreuses revendications sur sa pertinence ces dernières années, et certaines organisations ont cessé d'utiliser cette technique. Pour comprendre pourquoi c'est le cas, examinez les limitations suivantes de ce tableau :

1. Pensée Linéaire vs. Réalités de Projets Non-linéaires : Ce tableau suit un modèle strictement linéaire, qui pourrait ne pas inclure les shifts de projet réels de la vie et les dépendances non-linéaires. Avec cela, il peut créer de fausses attentes dans l'environnement de travail tout en rendant difficile pour l'équipe de s'adapter à de tels changements.

2. Distraction de l'Attention Sous Surcharge d'Information : Un diagramme de Gantt peut superposer des tâches complexes, des dépendances et des calendriers des projets. De plus, un tel tableau visuel encombré peut créer encore plus de confusion, rendant difficile la priorisation des tâches.

3. Perte de Contexte dans la Collaboration : Bien que le tableau se concentre sur la planification des tâches, il manque à suivre les détails du contenu du projet. Lorsque vous travaillez avec une grande équipe, il devient difficile de communiquer sur le matériel perdu.

Si vous souhaitez surmonter les complexités et les limitations d'un tableau de Gantt, essayez d'utiliser une approche plus visuelle. Des études ont montré que la rétention de la mémoire augmente de «-» avec l'utilisation d'outils de cartographie mentale. Xmind est l'un de ces outils de cartographie avancée et de suivi de projet qui booste votre créativité, offre une gestion de projet fluide et plus encore.

Éléments Clés d'un Suivi de Projet Efficace et Comment Xmind Peut Aider

Vous pourriez penser que suivre la progression d'un projet peut être difficile, mais ce n'est pas nécessaire si vous savez ce que vous faites. Cette partie vous fournira les composants clés du suivi de projet, afin que votre équipe sache par où commencer. De plus, nous couvrirons l'excellent outil de cartographie mentale Xmind et comment il peut aider les utilisateurs dans le processus de suivi :

1. Établir des Objectifs Clairs

Avant de commencer un projet, une entreprise devrait principalement se concentrer sur la création d'objectifs clairs qui s'alignent avec les objectifs de l'entreprise. Cela peut guider votre équipe tout au long du projet sur ce qu'il faut prioriser, quelle direction choisir et quels obstacles elle peut rencontrer. Dans ce scénario, vous pouvez utiliser les modèles de suivi de projet de Xmind puis proposer des idées dans son hub de brainstorming. De plus, sa fonctionnalité AI Copilot peut générer des listes de tâches souhaitées répondant à vos objectifs.

2. Plan de Communication

En suivi de projet, avoir une ligne de communication claire entre les membres est crucial pour une exécution fluide. Un plan de communication structuré expose tous les aspects du projet à l'équipe sans créer d'interprétations erronées et de retards. Vous pouvez collaborer avec vos équipes et les parties prenantes en temps réel en utilisant l'outil de cartographie mentale. Il propose plusieurs options de partage, comme partager des projets via un lien ou un e-mail, ce qui peut garder les retours de tout le monde organisés.

3. Créer un Plan de Suivi de Projet

Un autre élément important du suivi efficace de l'équipe est de créer un plan solide, car cela garantit que toutes les tâches, échéances et dépendances sont prises en compte. Avec un plan clair, les chefs d'équipe peuvent suivre les progrès sans encombrer quoi que ce soit. Les équipes peuvent utiliser l'intuitif Xmind pour déplacer facilement des tâches, mettre à jour les priorités et plus encore sans perturber l'ensemble de la structure. Vous pouvez utiliser divers marqueurs et minuteurs de suivi pour suivre chaque tâche sur le plan.

4. Exécution du Projet

L'exécution du projet est l'étape où votre équipe doit développer chaque tâche du plan en étapes plus élaborées. De plus, assurez-vous que tout est équitablement distribué et que les limites de ressources et de budget sont prises en compte. Avec Xmind, les utilisateurs peuvent créer des diagrammes de flux qu'ils peuvent suivre en temps réel. Il existe de nombreux modèles de suivi de projet que vous pouvez trouver sur cet outil que vous pouvez développer avec plusieurs options de personnalisation.

5. Examen et Améliorations

A la fin du suivi de projet, les gestionnaires et les parties prenantes peuvent programmer une réunion de revue avec l'équipe pour souligner les erreurs. Cela permet d'éviter le retard du projet et laisse à votre équipe faire les corrections souhaitées. Pour ce faire, utilisez les fonctionnalités de commentaire et de prise de notes de l'outil pour signaler le problème à la personne en charge de la tâche. Les gestionnaires peuvent ajouter des listes de contrôle à remplir ensuite.

Comment Xmind a Réduit les Cycles de Projet de 34% pour une Campagne de Marketing

Dans les campagnes de marketing, les gens sont confrontés à plusieurs défis lorsqu'il s'agit de cycles de projet, tels que l'incohérence, l'exécution lente, et plus encore. Pour traiter efficacement ces problèmes, les gens utilisent l'outil de gestion de projet fiable Xmind, qui a prouvé sa capacité à réduire les cycles de projet de 34%. Examinons maintenant d'autres points sensibles rencontrés par les sociétés de marketing et voyons comment Xmind est la solution ultime.

Point Sensible 1. Objectifs de Projet Peu Clairs

Un des problèmes fréquents dans un cycle de projet est d'avoir des objectifs vagues et mal alignés sans route claire pour le changement de priorités. Par conséquent, pour éviter des visions inutiles sur le projet, utilisez les modèles de suivi de projet et les conceptions personnalisables de Xmind. Ceux-ci incluent des diagrammes logiques, des cartes mentales, des arêtes de poisson et plus encore pour tout structurer visuellement.

Point Sensible 2. Planification Inefficace

La planification de projet traditionnelle est une approche inefficace pour une entreprise car elle les conduit à des échéances manquées et des délais et budgets irréalistes. Dans ce cas, vous pouvez utiliser l'outil de cartographie mentale pour organiser chaque aspect de votre projet en objectifs clairs, portée, coûts, tâches, et plus encore. Aussi, rendez-les faciles à comprendre en ajoutant des marqueurs et des autocollants personnels.

Point Sensible 3. Suivi Incohérent

Différentes campagnes de marketing se basent sur des mises à jour manuelles et des outils peu fiables pour suivre l'avancement du projet, ce qui entraîne des erreurs. Si vous ne voulez pas de ce casse-tête, essayez les fonctionnalités de suivi de Xmind, telles que les listes de contrôle, les mises à jour en temps réel, et plus encore.

Point Sensible 4. Communication Pauvre

Avec une grande équipe comprenant des parties prenantes, des membres et des leaders, il est facile de perdre la ligne de communication. C'est pourquoi, pour éviter des retards inutiles et des mauvaises interprétations, utilisez cet outil comme un hub de communication central. Ici, vous pouvez effectuer le suivi de projet avec des notes, des commentaires et d'autres options pour assurer une bonne exécution du dernier cycle de projet.

Point Sensible 5. Rôles Confus et Distribution de Tâches

Lorsque votre équipe ne sait pas exactement quel est son rôle dans le cycle de projet, cela peut causer un chevauchement des responsabilités, une responsabilité perdue, et un retard de tâche. Une des meilleures solutions est l'utilisation de l'outil Xmind qui propose des modèles de suivi de projet que vous pouvez personnaliser et cartographier tous les tâches de chacun en clair avec des indices visuels.

Modèle de Suivi de Projet

Maintenant, après avoir parcouru les différentes fonctionnalités de gestion de projet de Xmind, apprenons comment réaliser ces outils dans un exemple de travail réel avec des étapes. Voici le guide étape par étape qui propose des modèles téléchargeables répondant aux besoins de votre projet :

Étape 1. Modèle d'Objectifs Clairs

Tout d'abord, rendez-vous sur le site Web de Xmind dans votre navigateur et connectez-vous à vos identifiants pour accéder à son écran principal. De là, cliquez sur l'option "Nouvelle Carte" et choisissez un modèle désiré pour commencer. Une fois dans la fenêtre d'édition, saisissez le sujet de votre projet dans le "Nœud" central et développez-les en tâches réalisables en utilisant les icônes "Sujet" et "Sous-sujet".

Étape 2. Phase de Planification et de Distribution des Rôles

Ensuite, développez davantage les branches principales du sujet en choisissant l'icône "Sous-sujet" dans la barre de menu ci-dessous pour planifier chaque nœud secondaire. Une fois que c'est fait, ouvrez le menu "Ajouter un Marqueur aux Sujets Sélectionnés" sur le côté droit et accédez à l'onglet "Marqueurs". Maintenant, choisissez les icônes "Personnes" appropriées et ajoutez-les à différentes tâches pour faciliter la visualisation de chaque membre.

Étape 3. Suivi des Tâches

Pour garder tout sur la bonne voie, sélectionnez les tâches importantes et ajoutez l'icône "Tâche" à celles-ci afin que les autres puissent vérifier activement chaque fois que la tâche est terminée. Ensuite, dans le même onglet "Marqueur" du panneau droit, ajoutez des marqueurs appropriés, tels que tag, priorité, tâche, et étoile aux tâches pour montrer différents niveaux d'urgence.

Étape 4. Revue du Projet Final

En avançant, les chefs d'équipe peuvent passer en revue et souligner les erreurs ou les parties manquantes en ajoutant des "Notes" et des "Commentaires." Peut-être ajouter ces dernières à certaines tâches, écrivez les commentaires lorsqu'une fenêtre contextuelle apparaît.

Étape 5. Partage avec les Parties Prenantes

Finalement, partagez la version finalisée de la carte mentale en appuyant sur le bouton "Partager" en haut à droite pour accéder à une petite boîte de dialogue. Ici, cliquez sur la boîte "Entrer l'E-mail pour Inviter" et entrez les adresses e-mail souhaitées. Ensuite, cliquez sur le bouton "Envoyer les Invitations" et laissez les parties prenantes les examiner.

Questions Fréquentes

Q1. Quelles sont les erreurs courantes dans le suivi de projet, et comment pouvez-vous les éviter ?

Quelques erreurs courantes dans le suivi de projet incluent des mises à jour incohérentes, des objectifs flous et une mauvaise communication. De plus, pour éviter toutes ces erreurs, une entreprise doit adopter un outil collaboratif où votre équipe peut travailler comme une seule et affiner continuellement leurs projets.

Q2. Comment choisir le bon outil de suivi de projet ?

Lors du choix d'un outil de gestion de projet, vous devez prendre en compte diverses fonctionnalités, telles que l'automatisation AI, les modèles de suivi de projet appropriés, le suivi en temps réel, et plus encore. Avec ces fonctionnalités, votre équipe de projet peut garantir des progrès en temps opportun avec des objectifs clairs et des lignes de communication.

Q3. Comment Xmind peut-il améliorer le suivi de projet ?

Xmind s'est avéré être le meilleur et le plus recommandé outil dans cet article, car il offre plus que de simples outils de gestion. Les utilisateurs peuvent explorer le hub de brainstorming, utiliser l'AI Copilot pour générer des idées, et collaborer en temps réel les uns avec les autres.

Conclusion

En conclusion, le succès d'une organisation dépend de la façon dont elle aborde un projet, tels que ses objectifs, ses ressources, son budget, sa planification, et plus encore. Si elle échoue à clarifier ces composants clés de la gestion de projet, cela peut conduire à un désastre. Cet article vous a fourni des preuves statistiques que le suivi de projet traditionnel est une approche peu efficace pour une entreprise. Par conséquent, nous avons exploré les fonctionnalités de cartographie visuelle de Xmind.

Avec les options de cartographie avancées et collaboratives de cet outil, les utilisateurs peuvent créer des objectifs structurés, assigner des tâches et suivre les progrès sur la même plateforme. Explorez ses autres fonctionnalités par vous-même aujourd'hui et emmenez votre entreprise au sommet.