Les 5 meilleurs conseils et astuces de Xmind pour la collaboration à distance

Le télétravail était une tendance accélérée en 2015, et cette année, il revient avec une augmentation soudaine en réponse à la COVID-19.

XMind est une petite équipe mais agile, avec des collègues travaillant à la fois à domicile et à l'étranger. Les réunions en ligne se déroulent à différents endroits, et même dans différents fuseaux horaires. Comment pouvons-nous avancer ensemble au même rythme et tirer le meilleur parti de nos collègues ? Nous avons discuté avec plusieurs collègues et nous sommes inspirés de l'expérience de 37Signals pour une collaboration à distance plus efficace.

Quels avantages Remote nous apporte-t-il ?

Avant de commencer, examinons de près les deux côtés de Remote, et pourquoi cela devient une option de plus en plus soutenue.

Pour les employés, le télétravail offre :

Moins de temps de trajet mais un horaire de travail indépendant et flexible ;

Économie de loyer et la possibilité de travailler dans la ville que vous aimez ;

Pour l'employeur, le télétravail offre :

Plus de diversité des talents avec des barrières géographiques moins élevées ;

Moins coûteux, et moins chronophage ;

Une amélioration de l'opérabilité de l'équipe ;

Tirer le meilleur parti du télétravail nécessite des employés professionnels, capables de gérer des projets, de faire progresser périodiquement, plutôt que d'être maternés.

Travailler à distance chez XMind implique une grande Indépendance et Initiative personnelle ainsi que de solides compétences en communication et en collaboration. Ces 2 éléments sont à la base de la manière dont le télétravail se déroule chez XMind. (D'ailleurs, nous sommes également ouverts aux postes à distance, cliquez ici pour vérifier.)

Un chevauchement en temps réel pour le travail

Mot-clé : Communication asynchrone ; Chevauchement en temps réel ;

La communication asynchrone suggère que vous ne pouvez pas vous attendre à une réponse immédiate après l'envoi d'un message, et cela se produit tout le temps dans l'externalisation, et le décalage peut entraîner des malentendus ou des communications supplémentaires et répétitives.

L'un des échecs du télétravail est que la majorité des équipes finissent par faire beaucoup de rattrapage pour couvrir l'inefficacité résultant des écarts dus au manque de collaboration en temps réel. Le manque de communication constante entraîne des heures de travail supplémentaires.

Le chevauchement en temps réel offre une solution pour la communication asynchrone. Il propose une période spécifique de collaboration en temps réel et permet aux membres de l'équipe de planifier à l'avance des horaires pour des discussions personnelles et de groupe.

Mots & Conseils de XMind

Définir et identifier les problèmes de l'intérieur avant de choisir des outils et des stratégies. La synchronisation est cruciale. Par exemple, lorsqu'il s'agit de résoudre un problème, vous devez savoir d'où il vient au lieu de tirer immédiatement les collègues en salle de réunion. Si c'est un problème externe, allez d'abord le résoudre à l'extérieur, puis mettez à jour et confirmez les informations internes.

Identifiez et confirmez le chevauchement en temps réel de l'équipe ;

Informez toute l'équipe si un membre prend un jour de congé ;

Espace de travail sans distraction

Mot-clé : Espace de travail dédié ; Habillez-vous correctement ;

Imaginez travailler à la table de la salle à manger, cela signifie que chaque fois que vous mangez, vous pourriez avoir besoin de ranger votre ordinateur, vos cahiers, et de placer la nourriture, les couverts et, après avoir terminé, de nettoyer la table puis de remettre les nécessités de travail, et de répéter pour le prochain repas.

C'est pourquoi un espace de travail dédié est important. Un wifi rapide, une table réservée au travail uniquement et une chaise confortable impliquent un meilleur état d'esprit pour le travail. Voici quelques photos de nos collègues.

Travailler à distance suggère que vous pourriez rester dans la pièce presque toute la journée, et porter un pyjama semble vraiment tentant. Pourtant, porter quelque chose qui n'est pas fait pour dormir indique à votre cerveau qu'il est temps de travailler. Vous pouvez mettre des t-shirts, des pantalons, des sweats à capuche, voire une robe chic, si vous pensez que cela booste votre productivité. De plus, ce serait très gênant si une réunion vidéo apparaissait soudainement, et que vous apparaissiez en pyjama.

Travailler au lit vous rend également rapidement somnolent, si vous n'êtes pas malade ou n'avez pas veillé tard, résistez à la tentation de tout endroit qui vous permet de vous allonger ou de vous détendre lorsque vous travaillez, d'autant plus que la plupart des gens deviennent rarement plus productifs au lit.

Mots & Conseils de XMind

Changer de rôle vous aide à vous mettre facilement dans l'ambiance de travail. Je ne supporte pas de travailler en pyjama. Tenez-vous éloigné de tout endroit où vous pouvez vous allonger. Bien que confortable, vous vous endormez facilement. Construisez un espace de travail dédié, avec de bonnes infrastructures et laissez les distractions de côté, comme les jeux vidéo, les chatons et les chiots, etc. ;

Gardez votre table en ordre, et mettez uniquement les nécessités de travail ;

Assurez-vous que l'équipe est sur la même longueur d'onde

Un des points importants de la collaboration à distance est la division des charges de travail et la définition des jalons. Le travail d'équipe, c'est lutter ensemble. Lorsqu'il s'agit de coordination et de division de la charge de travail, il nous faut parler de planification, démontage et gestion de différentes tâches.

Selon le livre Remote, le manager doit connaître les ressources pour achever le projet, savoir quels sont les retards ou où ils peuvent se produire, être créatif sur les questions clés et être capable de décomposer les tâches en cours, et de les attribuer aux bonnes personnes. Le manager doit s'assurer que les problèmes du flux de travail sont aussi rares que possible.

Il est également important de décomposer clairement la tâche dans un projet, permettant aux membres de connaître la situation et le progrès, de comprendre ce qu'ils sont et où ils se trouvent, augmentant ainsi la participation et la reconnaissance de soi de manière significative.

Chez XMind, le directeur de produit planifie et liste les fonctionnalités à venir, les problèmes améliorés et les bugs pour différents produits de chaque trimestre et informe les départements concernés. Chaque département fait des plans, discute des versions à venir, et fournit des retours en conséquence, de sorte que tout le monde comprend mieux à la fois l'intérieur et l'extérieur de l'équipe.

Lors de l'exécution de la tâche, une boucle complète et fermée associée à la planification des tâches, l'exécution et le retour d'information est significatif. Les chefs de produit utilisent des outils de documentation en ligne pour rédiger clairement les documents, créer des issues sur GitLab, définir des jalons et des échéances, et assigner les tâches aux membres de l'équipe concernés.

Lorsque une tâche est accomplie, elle sera transférée à la personne/équipe suivante impliquée sur GitLab. Quant à la partie codage, le code sera soumis et révisé avant la fusion. La boucle est claire et efficace, et les participants sont informés des tâches actuelles et à venir.

Mots & Conseils de XMind :

Listez tous les problèmes, et résolvez-les en conséquence. Peu importe quand ils peuvent être rayés. Concentrez-vous simplement sur faire une chose à la fois, et rayer le dernier me surprend chaque fois.

Un pas à la fois. Je ne suis pas une personne multitâche, et je préfère faire les choses une par une. Pour moi, j'aime séparer la communication et l'écriture. Je suis concentré lorsque j'écris.

Assurez-vous que chaque membre de l'équipe a les informations requises ;

Décomposez les tâches, et assignez-les aux membres de l'équipe en fonction des forces et faiblesses ;

Définissez les jalons critiques pour l'équipe ;

Assurez-vous que l'équipe a la même vision, et que les lignes de communication sont toujours ouvertes ;

Une communication efficace est la clé

Mot-clé : Préparation ; Documentation ; Priorité ;

Nous avons parlé de la manière dont un chevauchement en temps réel aide à la communication asynchrone, et assurez-vous que l'équipe sait où elle se trouve. Mais quand il s'agit de la communication « réelle », il peut y avoir certains éléments qui nécessitent votre attention.

Préparez-vous avant de parler

La communication consiste à transmettre ou échanger des informations, et une communication efficace est celle où un interlocuteur organise les idées clairement et transmet ou exprime les informations avec des détails complets.

En parlant d'organiser les idées, c'est le fonds de commerce de XMind : ZEN. Avant la réunion, vous pouvez visualiser et organiser vos idées sur XMind. Cela vous aide à rester organisé dans la livraison, et à rendre le contenu suffisamment clair pour être compris.

Voici un exemple de la manière dont le marketing se prépare pour une interview avec le designer.

Définir la Priorité

Faites un plan pour aujourd'hui et définissez la priorité, puis prenez des mesures supplémentaires. Utilisez les téléphones ou les outils de communication en temps réel lors de la gestion des problèmes urgents.

Mots & Conseils de XMind

La technique Pomodoro est mon type ces jours-ci. Travaillez pendant une demi-heure, faites une petite pause. Cela me permet de me concentrer davantage, et de soulager mes yeux.

Écrivez, ou créez une carte mentale pour la discussion à venir dans la réunion de groupe. Assurez-vous que tout le monde reçoit et comprend les informations requises ;

Faites attention à votre ton, et à la formulation lors de la communication, surtout en tapant cela peut entraîner des malentendus ;

Une documentation bien écrite aide vos membres de l'équipe à connaître le projet de fond en comble ;

Nous adorons les outils d'aide (pas seulement XMind)

Une communication efficace vient avec des outils d'aide, et nous aimerions partager quelques outils que nous utilisons dans notre travail.

XMind : ZEN : rapport hebdomadaire, décomposition des tâches et gestion, présentation.

Zoom : Réunion en ligne, partage d'écran ;

GitLab : Hébergement de code, collaboration sur des documents, suivi et résolution des bugs ;

Remote Mieux. Vous n'êtes pas seul.

XMind : ZEN (Desktop & Mobile) offre une remise de 30 % pour tout le monde. Remote est une opportunité et un défi pour chacun. Nous espérons que XMind peut vous aider à découvrir, maintenir et améliorer votre productivité, peu importe où vous êtes.

Cliquez ici pour vous battre avec nous.