Xmindのリモートコラボレーションにおけるトップ5のヒントとトリック

リモートワークは2015年に加速したトレンドでしたが、COVID-19の影響で今年も急増しています。

XMindは小さくても機敏なチームで、国内外から同僚が在宅勤務をしています。オンラインミーティングは様々な場所で、さらに異なるタイムゾーンで行われます。私たちはどのように同じペースで前進し、同僚たちとの最高の成果を出すことができるでしょうか。私たちは複数の同僚と話し合い、37Signalsの経験を基に、より効果的なリモートコラボレーションについて考えました。

リモートワークの利点とは？

始める前に、リモートワークの両側をじっくりと見てみましょう。なぜそれが多くの支持を得る選択肢となるのか。

従業員にとって、リモートワークがもたらすもの：

通勤時間の短縮、そして独立した柔軟な働き方のスケジュール;

家賃の節約ができ、好きな都市で働ける;

雇用主にとって、リモートワークがもたらすもの：

地理的拡大の障壁を低くする多様な才能;

コスト削減と時間の節約;

チームの操作性の向上;

リモートを最大限に活用するためには、従業員がプロフェッショナルであり、プロジェクト管理や定期的な進捗を自発的に行う能力が必要です。

XMindでのリモートワークは、高度な独立性と自己駆動力だけでなく、強力なコミュニケーション能力とコラボレーション能力も求められます。これら2つの要素は、XMindにおけるリモートワークの基本です。（ちなみに、私たちはリモートポジションも募集しています。興味がありましたらこちらをクリックしてください。）

リアルタイムの作業重複

キーワード: 非同期コミュニケーション; リアルタイムの重複;

非同期コミュニケーションは、メッセージを送った後に即座のレスポンスを期待できないことを示唆しており、オフショアリングでは常に発生します。この時間的な遅れは、誤解や余分なコミュニケーションを招くことがあります。

リモートにおける失敗の1つは、多くのチームがリアルタイムのコラボレーション不足による偏差を埋めるために多くの埋め合わせ作業を余儀なくされることです。このコミュニケーションの欠如は、追加の作業時間をもたらします。

リアルタイムの重複は、非同期コミュニケーションに対する解決策を提供します。これはリアルタイムのコラボレーションの特定の期間を提供し、チームメンバーが個人およびグループのディスカッションのために事前にスケジュールを組むことを可能にします。

XMindからの言葉とアドバイス

ツールと戦略を選択する前に、内外の問題を定義して特定してください。同期が重要です。例えば、問題に取り組む際には、それがどこから来たのかを知っている必要があります。そうでなければ、すぐに会議室に同僚を引き入れないでください。外部の問題であれば、まず外部を修正し、その後内部情報を更新して確認してください。

チームのリアルタイムの重複を発見し確認する;

メンバーが休暇を取る場合はチーム全体に通知する;

集中できる作業スペース

キーワード: 専用ワークスペース; 適切な服装;

ダイニングルームのテーブルで作業していると想像してみてください。それは、毎回食事の際にコンピュータやノートを片付けて、食事の準備をし、食後にテーブルを片付けてから作業に戻り、次の食事時間のためにそれを繰り返すことを意味します。

だからこそ、専用の作業スペースが重要です。高速WiFi、作業専用のテーブル、そして快適な椅子がより良い作業モードを意味します。これらは私たちの同僚からの写真です。

リモートワークを行うということは、ほぼ一日中部屋にこもることを意味します。パジャマを着るのは非常に誘惑的ですが、寝るための服装ではなく、何か別のものを着用することで、脳に仕事の時間であることを知らせることができます。Tシャツ、ズボン、フーディー、さらにはドレスを着ることができます。もしそれが生産性を上げると考えるならば。さらに、ビデオ会議が急に始まったときにパジャマで参加するのは非常に気まずいでしょう。

ベッドで作業することは、病気でない限り、簡単に眠気を誘うことがあります。特に仕事中に寝転がったりリラックスできる場所の誘惑に抵抗してください。特にほとんどの人はベッドでより生産的になることはめったにないので。

XMindからの言葉とアドバイス

役割の切り替えは、作業モードに入りやすくします。私はパジャマで仕事をするのを我慢できません。横になれる場所から離れてください。快適ですが、本当に簡単に眠くなります。 良いインフラストラクチャを備えた専用の作業スペースを作り、ビデオゲーム、猫、犬などの気を散らすものは除いてください;

テーブルを整頓し、仕事に必要なものだけを置いてください;

チームが同じ意識を持っていることを確認する

リモートコラボレーションにおいて重要なポイントの1つは、作業負荷の分担とマイルストーンの設定です。チームワークは一緒に戦うことです。調整と作業負荷の分担を考えるとき、計画、タスクの分解、様々な作業の管理について話す必要があります。

書籍Remoteによると、マネージャーはプロジェクトを完了するためのリソースを知り、どこに遅れがあり、どこで発生する可能性があるかを把握し、重要な問題について創造力を発揮し、現在のタスクを分解し、適切な人物に割り当てる能力を持たなければなりません。マネージャーは、ワークフローに対する問題ができるだけ少ないようにする必要があります。

プロジェクト内のタスクを明確に分解し、メンバーが状況と進捗を理解し、何がどこにあり、どこで増大するのかを知ることで、参加意識と自己認識が大いに向上します。

XMindでは、プロダクトディレクターが来るべき特徴、改善された問題、各四半期の異なる製品のバグを計画し、関与する部門に通知します。各部門は計画を立て、来るべきバージョンを話し合い、それに応じてフィードバックを提供します。これにより、皆がチームの内外をよりよく理解することができます。

タスクの実行時には、タスクの計画、実行、フィードバックと共に完全で閉じたループを作成することが重要です。プロダクトマネージャーは、オンラインドキュメンテーションツールを使用して文書を明確に書き、GitLab上で課題を作成し、マイルストーンと締め切りを設定し、関連するチームメンバーにタスクを割り当てます。

タスクが完了すると、GitLab上で次の関係者に引き継がれます。コード部分に関しては、コードはマージ前に提出され、レビューされます。このループは明確で効率的であり、参加者は現在と今後のタスクについて明確に意識しています。

XMindからの言葉とアドバイス:

全ての問題をリストアップし、それに応じて解決してください。それを消す時期がいつであるかは関係ありません。1つずつ行うことに集中し、最後の一つを消すたびに毎回感動させられます。

一歩ずつ。私はマルチタスクの人ではなく、1つずつタスクを完了させることが好きです。私にとって、コミュニケーションと執筆を分けるのが好きです。執筆中は集中しています。

チーム全員が必要な情報を持っていることを確認する;

タスクを分解し、チームメンバーの強みと弱みを基に割り当てる;

チームのクリティカル・マイルストーンを定義する;

チームが同じ意識を持っていることを確認し、コミュニケーションラインが常に開いていることを確認する;

効果的なコミュニケーションが鍵

キーワード: 準備; 文書化; 優先順位;

リアルタイムの重複が非同期コミュニケーションにどのように役立ち、チームが自分の立場を知る方法について話しました。しかし、「リアル」なコミュニケーションに移ると、注意が必要な部分があるかもしれません。

話す前に準備する

コミュニケーションは情報を伝えたり交換したりすることですが、効果的なコミュニケーションとは、話し手がアイデアを明確に整理し、情報を完全な詳細で表現または伝達することです。

アイデアを整理するということは、XMind: ZENの得意分野です。会議の前に、XMindでアイデアを視覚化し、整理することができます。これにより、伝達が整理され、内容が十分に明確になります。

これはデザイナーとのインタビューに向けてマーケティングがどのように準備をしている例です。

優先順位を定義する

今日の計画を立て、優先順位を定義し、次のステップを踏みましょう。緊急の問題に対処する際には、電話やリアルタイムのコミュニケーションツールを使用してください。

XMindからの言葉とアドバイス

最近、ポモドーロ・テクニックが私のお気に入りです。半時間働き、少し休憩をとります。これにより集中力が高まり、目を休めることができます。

グループミーティングでのディスカッションのために事前に書き出すか、マインドマップを作成してください。全員が必要な情報を受け取り、理解することを確実にしてください;

コミュニケーション時には、特に打ち込みでは誤解を招く可能性があるので、言い方や表現に気を付けてください;

慎重に書かれた文書は、チームメンバーがプロジェクトの詳細を把握するのに役立ちます;

私たちは支援ツールが大好きです（XMindだけではありません）

効果的なコミュニケーションには支援ツールが伴い、私たちが仕事で使用しているツールをいくつか共有したいと思います。

XMind: ZEN: 週間報告書、タスクの分解と管理、プレゼンテーション。

Zoom: オンライン会議、画面共有;

GitLab: コードの保管、文書の共同作成、バグの追跡と解決;

リモートをより良く。あなたは一人ではない。

XMind: ZEN（デスクトップとモバイル）は全員に30％オフの割引を提供します。リモートは誰にとっても機会であり挑戦です。私たちはXMindがあなたの生産性をどこにいても発見し、維持し、改善するのを助けられることを願っています。

こちらをクリックして一緒に戦いましょう。