XMind와 함께 재택근무 팀을 새로운 수준으로 끌어올리는 방법

Kristy

생산성은 효과적인 의사소통이 이루어지지 않을 때 종종 좌절감을 느끼는 리모트 근무자들에게 위협을 받습니다. 관리자나 리더의 경우, 팀이 같은 생각을 공유하지 않으면 고립감을 느끼기도 합니다. 생산성과 효율성은 개인과 팀 모두에게 항상 초점이 되는 부분입니다. 그렇다면 분리된 상황에서도 어떻게 협력하고 함께 일할 수 있을까요?

작가이자 마케터인 Tracy Ring은 워크플레이스 트렌드를 관찰하며, HR, 프로젝트 관리, 관리 역할 등을 포함한 10년 이상의 다양한 경험에서 얻은 인사이트를 공유합니다. 그녀는 리모트 팀 리더를 위한 실용적인 제안을 소프트웨어와 원칙을 포함하여 아래에 제공하고 있습니다.

작년은 전 세계 비즈니스 경제 역사상 가장 중요한 리모트 작업으로의 전환 중 하나를 경험했습니다. 이 트렌드는 적어도 어느 정도 2021년까지 계속될 것입니다. 평균적으로, 리모트 작업으로 전환한 직원의 76%는 COVID 이전 온사이트에서 했던 것과 같은 수준으로 집에서 생산적일 수 있었습니다 (때로는 더). Boston Consulting Group의 2020년 설문조사에 따르면, 협업 업무에 있어서는 그들 중 56%가 집에서 덜 생산적이었습니다.

BCG가 이 협업 문제의 근본 원인으로 식별한 두 가지 주요 기여 요소는 팀 연결 부족과 가상 워크플레이스 도구에 대한 접근 부족이었습니다. 원격 관리자로서, 당신은 WFH 팀이 떨어져 있어도 여전히 연결하고 의사소통할 수 있도록 보장할 책임이 있습니다. 다행히 디지털 플랫폼이 이러한 작업을 더 쉽게 만들므로, 아래 도구에 투자를 고려해 보세요. 이를 통해 협업을 최대화하고, 효율적인 워크플로우를 간소화하며, 생산성을 높일 수 있습니다.

리모트 팀워크가 효과적이고 성공적일 수 있지만, 현장 근무에 익숙한 많은 직원에게는 도전이기도 합니다. 사실, 87%의 직원이 사무실로의 귀환이 팀 협업과 관계 형성을 위해 중요하다고 동의합니다. 이는 PwC 설문조사에 따른 것입니다. 그러나 사무실로의 전환이 안전해질 때까지, 온라인 마인드 맵 소프트웨어가 팀워크를 강화하고 단순화할 수 있습니다.

Mind map illustrating project management phases: Create, Select, Plan, and Manage with detailed processes under each.

Xmind와 같은 소프트웨어는 가상 브레인스토밍 세션으로 작동하며, 팀이 다이어그램과 흐름도를 만들고, 파일을 공유하며, 데이터를 프레젠테이션으로 조직하고 아이디어를 협업 프로젝트로 전환할 수 있게 합니다. 최고의 마인드 맵 인터페이스는 또한 온라인 화이트보드를 제공하여 대면 브레인스토밍의 시각적 및 촉각적 느낌을 시뮬레이션합니다.

워크플로우 자동화 솔루션 활용하기

직원들이 불명확한 기대나 비효율적인 워크플로우 프로세스의 압박을 받을 때, 임상 심리학자이자 경영 리더십 컨설턴트인 Dr. Natalia Peart에 따르면, 이는 팀의 투쟁 또는 도피 반응을 유발할 수 있습니다. 그녀는 투쟁 또는 도피가 시간이 지남에 따라 만성 스트레스와 불안을 초래할 수 있으며, 이는 집중과 우선 순위 설정 및 일상 업무 관리가 어려워지게 만든다고 설명합니다.

이것은 또한 팀 구성원들의 신체적 웰빙을 해칠 수 있으며, 이는 그들의 성과와 참여를 더욱 저해할 수 있다고 Dr. Peart는 말합니다. 건강 전문가들에 따르면, 만성 스트레스는 제2형 당뇨병, 고혈압, 심장병, 천식, 두통, 소화 불균형 또는 우울증과 같은 문제를 일으킬 수 있습니다. 팀의 웰빙이 위험에 처하면, 팀은 높은 역량으로 수행할 수 없습니다.

Flowchart illustrating the redeem and activation process with steps including logging in, redeeming, and launching apps.

스트레스와 모든 부정적인 영향을 해결하기 위해 리모트 팀의 프로세스와 기대치를 분명히 보장하십시오. 워크플로우 자동화 솔루션은 관리가 잘되지 않거나 비효율적인 시스템의 스트레스를 완화할 수 있습니다. 이러한 도구를 통해, 직원들은 이메일, 일정 이벤트, 프로젝트 관리 또는 마감일 알림, 팀 채팅 및 기타 내부 업무를 하나의 통합 플랫폼에서 자동화할 수 있습니다. 이로 인해 워크플로우를 수동으로 처리하지 않고도 간단히 간소화, 모니터링 및 우선 순위 설정할 수 있으며, 모든 것이 결과적으로 스트레스를 줄이고 행복하고 건강한 리모트 직원을 만듭니다.

이 목록을 참조하여 팀에 적합한 옵션을 찾아보세요.

화상 커뮤니케이션 활용하기

리모트 팀의 물리적 상호작용 부재는 오해를 불러일으키고, 이는 궁극적으로 신뢰를 저해한다고 SN Applied Sciences 저널에서는 설명합니다. 오디오 또는 텍스트 기반의 가상 커뮤니케이션 채널 (예: 전화, 이메일, 채팅 메신저)은 항상 대면 커뮤니케이션이 제공하는 의미 있는 비언어적 단서를 제공하지 않습니다. 이 맥락 부족은 연구에 따르면 오해 또는 불신을 초래할 수 있습니다.

이메일 및 채팅과 같은 디지털 통신에 의존하는 대신, 화상 회의에 의존하십시오. “Zoom 피로”의 유행에도 불구하고, 모두가 비디오를 켜 두도록 요청하십시오. 팀이 반대한다면, 화상 회의의 이점에 대한 과학적 근거를 지적하십시오. 서로를 보고 몸짓 언어, 얼굴 표정, 눈맞춤 및 디지털 통신에서는 알 수 없는 다른 미묘한 태도를 해석하는 것이 더 쉽습니다.

화상 기반 회의를 장려하거나 개선하기 위한 몇 가지 규칙을 고려해 보세요:

회의를 심판없는 공간으로 만드세요. 리모트 직원들은 비디오를 켜기 위해 특정 방식으로 자신을 나타낼 필요가 없고 완벽한 웹캠 배경이 필요하지 않습니다.
누군가가 말한 후에는 오디오 지연을 감안하여 10초를 기다려 주세요. 추가하거나 개입하고 싶다면 손을 드세요.
항상 음소거 버튼을 사용하세요. 토론이 아니라면, 발표하거나 말을 하지 않는 사람들은 음소거해야 합니다. 대부분의 화상 회의는 스페이스 바로 음소거를 해제할 수 있습니다.

이 거대한 글로벌 변화는 COVID-19 동안 업계 및 비즈니스 분야 전반에 걸쳐 사이버 보안 위협을 증가시켰습니다. 2020년 한 해 동안만, FBI의 사이버 디비전은 하루에 4,000건의 사이버 공격 불만 사항을 보고했으며, 이는 팬데믹 전보다 400퍼센트 증가한 수치입니다. 게다가, 90퍼센트의 데이터 유출은 Kaspersky Labs에 따르면, 불안전한 네트워크, 비밀번호 또는 시스템 자격 증명 때문에 발생하는 인적 오류로 인한 것입니다.

즉, 여러 팀 구성원이 여러 다른 위치에서 동일한 로그인 정보를 사용해야 할 때 유출이 발생할 수 있습니다. 그러나 가상 비밀번호 관리자를 통해 이러한 자격 증명이 분실되거나 도난당할 위험을 최소화할 수 있습니다. 이 도구는 로그인 정보를 암호화하고, 민감한 파일이나 기록에 누가 접근할 수 있는지를 제어하며, 누군가 계정에서 잠겼을 때 안전하게 비밀번호를 복구할 수 있도록 도와줍니다.

얼마나 더 오랫동안 WFH 팀을 관리하더라도, 이러한 디지털 도구는 생산성, 커뮤니케이션, 효율성, 협업 및 전반적인 웰빙에 막대한 이득을 가져올 수 있습니다. 원격 근무 트렌드는 지속될 것이며 기술 혁신은 이를 더 쉽게 관리할 수 있게 합니다.

Tracy Ring은 기업과 협력하여 몰입감 있는 콘텐츠를 큐레이팅하는 프리랜서 작가이자 콘텐츠 마케터입니다. 그녀는 정신 건강과 워크플레이스 트렌드의 교차점에 대한 글쓰기를 좋아합니다. Tracy는 10년 이상의 다양한 경험(S, 프로젝트 관리, 고객 및 클라이언트 관계, 관리 직무 포함)에서 얻은 실제적인 관점을 제공합니다. 그녀와 LinkedIn 또는 Twitter에서 연결할 수 있습니다.

비밀번호 관리 보안을 간과하지 마세요

COVID-19 동안의 거대한 글로벌 변화는 업계 및 비즈니스 분야 전반에 걸쳐 사이버 보안 위협을 증가시켰습니다. 2020년 한 해 동안만, FBI의 사이버 디비전은 하루에 4,000건의 사이버 공격 불만 사항을 보고했으며, 이는 팬데믹 전보다 400퍼센트 증가한 수치입니다. 게다가, 90퍼센트의 데이터 유출은 Kaspersky Labs에 따르면, 불안전한 네트워크, 비밀번호 또는 시스템 자격 증명 때문에 발생하는 인적 오류로 인한 것입니다.