지식 관리 이해 - 시각적 가이드

조직이 작을 때는 직원들에게 유용한 정보를 제공하기가 더 쉽습니다. 하지만 비즈니스가 확장됨에 따라 일터는 더 혼란스러워지고 생산성은 떨어지게 됩니다. 이는 바로 숨겨진 혼란의 세계라고 부르는 것입니다. 맥킨지 보고서에 따르면 직원들은 매일 1.8시간 이상을 정보 검색과 수집에 소비합니다. 게다가, IDC 데이터에 따르면 노동자들은 매일 2.5시간(근무 시간의 30%)을 정확한 정보를 찾는데 쓰고 있는 것으로 나타났습니다.

이러한 오관리는 전통적인 텍스트 기반의 지식 관리가 현장 경험을 포착하는 데 어려움을 겪기 때문에 발생합니다. 모든 혼란 속에서 사용자는 모든 것을 제자리에 놓을 수 있는 보다 상호작용적이고 시각적인 솔루션으로 전환할 수 있습니다. 이 글에서는 KMS의 의미와 이해, 협업, 지식 공유를 향상시킬 수 있는 시각적 마인드 매핑 도구에 대해 탐구할 것입니다.

지식 관리(KMS)란 무엇인가요?

지식 관리 시스템은 정보가 조직 내에서 어떻게 포착되고, 조직되고, 공유되는지를 보여주기 위해 설계된 기술 기반 시스템입니다. 이는 더욱 값진 지식을 보다 쉽게 접근 가능하게 만들어 주며, 전반적인 경험을 개선합니다. 또한, 사용자는 다양한 지식 베이스를 개발 및 유지하고, 정기적인 교육 세션을 실시하며 문서 관리 시스템을 구현할 수 있습니다.

지식을 중앙화함으로써 KMS는 중복을 줄이고 회사 데이터, 생산성, 지속적인 학습을 향상시킵니다. 유연성은 직원들이 시스템에 기여하고 시스템을 활용해 효과적으로 지식을 관리하여 경쟁 우위를 얻을 수 있도록 보장합니다. 또한, 성공적인 KMS는 정보를 한 곳에 유지하고, 몇 가지 이니셔티브만으로 조직이 운영되는 방식을 변화시키도록 합니다.

종합적인 지식 관리의 유형

KMS의 기본을 이해한 후에는 일반적으로 세 가지 범주로 나뉩니다. 모든 지식은 가치가 있지만, 다음과 같은 지식의 유형은 자사 내에서 정보를 가장 잘 조직하고 공유할 수 있는 방법을 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다:

표준 유형

1. 명시적: 이는 문서화하기 쉽고 핸드북, FAQ, 월간 보고서 등 명확한 형식으로 문서화할 수 있는 모든 정보를 포함하므로 공유하기 쉬운 지식의 유형입니다. 또한, 이 지식은 조직이 팀 간에 정보를 쉽게 공유할 수 있도록 합니다.

2. 암묵적: 암묵적인 지식은 개인의 경험에서 얻는 지식으로, 리더십 기술과 언어처럼 직감적으로 이해됩니다. 이는 시간의 흐름에 따라 팀이 경험을 쌓는 과정에서 기록하기가 어려울 수 있습니다.

3. 암시적: 이 지식은 프로세스 내에 존재하며 암묵적 지식의 더 실용적인 표현입니다. 사용자는 상황과 부수적 활동을 통해 자주 이를 습득하지만, 그것을 배우고 있다는 것을 인지하지 않습니다. 소프트웨어 프로그램의 조작 방법을 위한 다이어그램과 프로세스에서 배우는 것처럼.

4. 선언적: 선언적 지식은 특정 주제에 관한 정적인 지식으로 귀사의 설립일자와 같은 사실 정보를 말합니다. 또한, 이는 절차적 지식과는 구분되는 사실, 데이터, 정보 조각으로 구성됩니다.

시각적 지식 소개

이러한 모든 지식 관리의 유형은 종이에 기록된 지식처럼 보이며 시각적 표현이 필요합니다. 이미지, 다이어그램, 지도, 기타 시각적 도구와 같은 시각적 단서를 활용하면 정보를 보다 효과적으로 전달할 수 있습니다. 전통적인 텍스트 기반 지식과 달리, 시각적 요소는 직원들이 복잡한 개념을 이해하는 데 크게 도움을 줍니다. ExplodingTopics가 편찬한 연구에 따르면, 뇌는 시각 정보를 텍스트보다 6만 배 더 빠르게 처리할 수 있다고 합니다.

지식 관리 프로세스: 캡처에서 응용까지

시간이 지남에 따라 지식은 더욱 구조적인 접근 방식으로 변해왔고, 수집, 조직, 응용에 치중하고 있습니다. 이를 더 잘 이해하기 위해, 당신의 회사가 원하는 결과를 얻기 위해 도입할 수 있는 지식 관리의 종합적인 프로세스는 다음과 같습니다:

A. 발견

이 과정의 첫 번째 단계는 회사 목표에 유용한 지식을 찾거나 탐색하는 것입니다. 모든 저장된 정보가 지식 자산이 아님을 주의 깊게 살펴야 하며, 불필요한 데이터를 배제해야 합니다. 또한, 특수한 루틴이나 일반적으로 사용하는 절차와 같은 다양한 중요한 지식이 간과되기도 합니다. 이러한 발견을 통해 큰 데이터 세트 안에서 패턴, 추세, 상관관계를 식별할 수 있습니다.

B. 지식 캡처

지식이 발견되면 이를 수집할 수 있지만, 이는 도전적인 작업입니다. 다양한 지식의 유형은 각자의 문서화 절차를 가지고 있으며, 다른 처리 방식을 요구합니다. 문서, 직원 경험, 또는 외부 연구와 같은 데이터가 중요하고 그 출처가 무엇인지 식별하는 것이 중요합니다. 인터뷰, 기록 등을 통해 데이터를 수집할 수도 있습니다.

C. 인덱싱/조직

모든 지식과 정보가 정리된 방식으로 쉽게 접근 가능할 때 직원들에게 항상 시간을 절약할 수 있는 프로세스입니다. KMS의 의미는 정보를 설명하고, 분류하고, 카테고리화하는 방식을 설명합니다. 정보를 다시 사용할 수 있고, 직원, 팀원, 고객 등과 공유할 수 있는 인덱스가 있는 것이 중요합니다. 지식의 구조는 데이터베이스, 태그 시스템, 분류 프레임워크로 구성됩니다.

D. 지식 평가

지식 관리의 가장 중요한 단계 중 하나는 평가 프로세스입니다. 회사가 협업, 혁신을 촉발하고자 한다면, 수집된 데이터와 지식을 보장하는 것이 중요합니다. 이는 정보 출처를 검증하고 그것을 사용 가능하게 만들어야 한다는 것을 의미하기도 합니다. 회사는 자동 검증 기능을 구현하여, 내부 전문가에 의해 정기적으로 정보를 검토하는 것을 보장할 수 있습니다.

E. 배포/공유

검증 후, 데이터를 다른 사람과 공유하고 모든 직원이나 특정 인원에게 쉽게 접근할 수 있도록 하는 것이 다음 단계입니다. 중앙 데이터베이스나 공유 플랫폼을 통해 잠재적 직원과 부서에 정보를 전달하고 쉽게 배포할 수 있습니다. 또한, 관리자가 최신 버전 및 변형에 대해 정기적으로 격려하고 공유하도록 하는 것이 중요합니다.

F. 응용

지식 관리의 마지막 단계는 응용으로, 회사에서 수집된 지식을 효율성을 향상시키고, 비즈니스 운영을 개선하며, 전략적 과제를 완료하는 것입니다. 또한, 다양한 조직이 이러한 능동적인 정보 응용을 통해 비즈니스 도전을 해결하고 회사 프로세스를 간소화하는 데 혜택을 보고 있습니다.

지식 관리를 통한 도전 과제와 해결 방법

지식 관리란 무엇인가에 대한 정의는 지식 공유와 응용을 방해하는 여러 장애 요소와 요인들도 설명하고 있습니다. 다음은 KMS에서 가장 흔한 도전 과제들입니다:

1. 정보 공유 부족: 많은 조직에서 지식은 종종 부서 내에 갇혀 있어 팀 간 협업을 방해합니다. 이러한 오관리와 올바른 정보를 제공하지 않음으로 인해 직원들은 특정 전문 지식을 갖추지 못한 채 떠날 수도 있습니다.

2. 오래된 시스템: 대부분의 회사는 검색성과 내비게이션이 부족한 구식 지식 관리 도구에 의존하고 있습니다. 이는 정보를 사용하고 공유하려는 직원들의 필요성을 크게 저해합니다.

3. 암묵적 지식의 어려움: 직원들은 수년간의 경험을 통해 귀중한 지식을 보유하고 있습니다. 그러나 이 정보는 문서 형식으로 기록하기가 어렵고 다른 사람들과 효과적으로 공유하기가 어렵습니다.

4. 변경에 대한 직원 저항: 일부 직원은 새로운 지식 관리 시스템 도입에 대해 저항을 보일 수 있습니다. 이는 항상 익숙하지 않거나 변화에 대한 적응 부족 때문입니다.

5. 정보 과부하: KMS에서 발생하는 또 다른 도전 과제는 과부하된 비구조적 정보입니다. 이는 직원들이 관련된 지식을 찾기 어렵게 만들어 시간 낭비로 이어집니다.

시각화를 통한 솔루션: 효율적인 KMS 솔루션

모든 도전 과제를 해결하기 위해 시각적 매핑을 활용하면 정보를 더 쉽게 접근할 수 있으며, 참여도가 높아지고, 실행 가능하게 할 수 있습니다. 이 문제를 시각적으로 처리하는 가장 좋은 방법 중 하나는 효과적인 마인드 매핑 도구를 사용하는 것입니다. 정보 시각화 도구가 제공하는 다음 기능을 검토하십시오:

1. 시각적 단서: 마인드 맵, 개념 다이어그램, 타임라인과 같은 시각적 지도를 사용하여 부서 간 데이터를 연결해 보십시오. 이는 직원들이 길을 잃지 않고 원활한 협업을 보장합니다.

2. 검색 가능한 데이터: 인터랙티브 대시보드, AI 기반 검색 허브, 필터링은 검색성과 조직성을 크게 향상시킬 수 있습니다. 이를 통해 적절한 정보를 찾는 것이 더 쉬워지며, 직원들은 항상 업데이트된 지식을 받을 수 있습니다.

3. 지식 표현: 기록 불가능한 데이터의 경우, 기업은 비디오 튜토리얼과 지식 그래프를 활용하여 직원의 전문성을 문서화할 수 있습니다. 게다가, 이 지식 관리 솔루션은 취해야 할 행동과 취하지 말아야 할 행동을 쉽게 알도록 만들어 줍니다.

4. 이해하기 쉬운 데이터: 복잡한 데이터를 구조화되고 쉽게 소화할 수 있는 형식으로 조직하기 위해 시각적 대시보드와 계층적 마인드 맵을 사용할 수 있습니다. 이는 이해하기 어렵지 않다면 더 빨리 파악할 수 있게 합니다.

5. 사용자 친화적인 작업 환경: 새로운 것을 채택하도록 권장하는 가장 쉬운 방법 중 하나는 사용자 친화적이고 시각적으로 직관적인 도구를 사용하는 것입니다. 이는 저항을 줄이고 학습을 더 흥미롭게 만듭니다. 모든 사람이 기여하고 생각을 공유할 수 있는 브레인스토밍 허브 사용을 포함할 수 있습니다.

Xmind가 지식 관리를 지원하는 방법

지식 관리 (KMS)에서 추천할 수 있는 마인드 매핑 도구 중 하나는 Xmind입니다. 뛰어난 AI 기능은 정보를 더 구조화되고, 접근 가능하며, 시각적으로 매력적으로 만듭니다. 최신 발전과 함께, 지식을 더 관리 가능한 형식으로 변환할 수 있습니다. 다음 제공 기능을 살펴보십시오:

지식 캡처를 위한 마인드 매핑

마인드 매핑을 위해 54개 이상의 스타일로 10가지 다른 스켈레톤 범주에 액세스할 수 있으며, 이를 통해 아이디어를 쉽게 맵핑할 수 있습니다. 이는 다양한 출처에서 정보를 수집하고 조직화하는 데 용이하게 만듭니다. 또한, 이러한 것은 구조화 시간을 절약하고 맵 콘텐츠의 더 나은 프레젠테이션을 돕습니다.

복잡한 개념 시각화

직관적인 디자인으로 Xmind는 복잡한 주제를 색상 테마, 배경색, 고급 레이아웃과 같은 명확하고 상호 연결된 비주얼로 분해하는 것을 돕습니다. 사용자는 AI 지원을 사용하여 아이디어를 표현하고 복잡한 용어를 설명할 수도 있습니다. 자동 및 필요 시 모드를 사용하면 구조화된 형식으로 빠른 브레인스토밍 세션을 가질 수 있습니다.

효율성을 위한 맞춤형 템플릿

사용자는 사전 설계된 템플릿을 활용하여 문서화를 간소화하고, 지식 관리 프로세스에서 일관성과 효율성을 보장할 수 있습니다. 이 도구는 다양한 시각적 요소를 위한 방대한 템플릿 컬렉션으로 채워져 있습니다. 사업 계획을 수립하거나 지식을 배포하든지 간에, 모든 필요에 맞는 완벽한 지식 관리 템플릿이 있습니다.

효과적인 조직으로 쉽고 빠른 탐색

이 마인드 매핑 도구의 탐색 및 보기 기능을 사용하면 신뢰할 수 있는 데이터를 쉽게 탐색하고 검색할 수 있습니다. 주제 필터링을 사용하여 주제, 노트, 라벨 등 다양한 기준에 따라 특정 지식을 분리할 수 있습니다. KMS의 의미에는 방대한 데이터를 포함하고 있어, 하위 범주로 펼치는 것이 모든 것을 간결하게 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다.

원활한 공유를 위한 내보내기 옵션

공유는 KMS에서 가장 중요한 단계이며, Xmind는 실시간 협업 및 내보내기 옵션을 제공합니다. 여러 템플릿을 공유하려면 이메일을 통해 링크를 보내거나 PDF, PNG, Markdown 등 다양한 형식으로 내보내기를 시도하십시오. 공유 중 관리자는 암호를 설정하여 보안 정보가 수정되거나 인쇄되지 않도록 보장할 수 있습니다.

결론

전통적인 텍스트 기반 시스템은 KM의 의미에서 종종 암묵적 지식과 진화하는 정보 요구를 관리하는 데 어려움을 겪습니다. 그렇기 때문에 이 기사는 이 관리의 다양한 도전 과제와 더 나은 시각적 매핑 도구를 제공합니다. Xmind의 매핑 기능을 통해 몇 초 안에 원활한 시각화, 협업, 데이터의 손쉬운 접근성을 달성할 수 있습니다. 주저하지 말고 그 기능을 직접 사용해보십시오.