2025. 4. 23.
2025년 최고의 팀을 위한 지식 관리 소프트웨어
Anna
데이터는 조직을 운영하는 데 매우 중요하지만, 적절한 관리가 없으면 쉽게 방향을 잃을 수 있습니다. 그 결과, 직원들은 데이터를 찾는 데 시간을 낭비하고 시대에 뒤떨어진 데이터를 바탕으로 잘못된 결정을 내리게 됩니다. 이러한 문제로 인해 조직들은 현재 중요한 정보를 체계적으로 구성하고 공유하여 팀 간에 쉽게 찾고 사용할 수 있도록 돕는 지식 관리 시스템에 의존하고 있습니다.
그래서 이 가이드는 왜 KM이 필요한지, 그리고 서로 다른 지식 관리 소프트웨어들이 일반적인 문제를 해결하는 방법을 이해하는 데 도움을 줄 것입니다. 이러한 KM 시스템이 없을 때 사용자들이 직면하는 도전과제를 통해 하나가 필요하다는 것을 강조할 것입니다. 또한, 여러분의 작업 공간에서 활용할 수 있는 여러 가지 KM 시스템을 발견하게 될 것입니다.
지식 관리 시스템 없이 사용자들이 직면하는 도전
데이터와 정보를 올바르게 관리할 수 있는 방법이 없으면 다양한 문제가 발생할 수 있습니다. 이는 특히 다음과 같은 도전 과제가 발생할 수 있는 조직에 대한 우려 사항입니다. 적절한 지식 관리 도구가 없는 경우:
1. 정보의 사일로화: 부서별로 정보를 따로 저장하면 다른 사람들이 접근하기 어려워집니다. 그 결과, 협업이 저해되고 중복된 노력과 불일치한 데이터로 이어집니다.
2. 지식 손실: 직원들이 회사를 떠나면 가치 있는 경험을 가지고 떠날 수 있습니다. 적절한 문서화가 없으면 그들의 통찰력과 경험이 사라져 이후 프로젝트가 지연됩니다.
3. 반복 작업: 공유된 정보의 부족은 비생산적인 중복 작업으로 이어집니다. 팀은 이미 완료된 작업을 다시 수행하게 될 수 있어 시간과 자원을 낭비합니다.
4. 불일치한 정보: 중앙 지식 기반이 없으면 다른 버전의 데이터가 존재할 수 있습니다. 이러한 불일치는 혼란과 오류를 유발하며, 결국 잘못된 결정을 초래할 수 있습니다.
5. 비효율적인 온보딩: 새로운 직원은 필요한 정보를 찾기 어려움을 겪을 수 있습니다. 접근 가능한 자원이 없으면 교육이 매우 혼란스러워지고 온보딩 과정에 영향을 미칩니다.
구식 지식 관리 모델의 문제
사용 가능한 다양한 지식 관리 시스템이 위의 문제를 어느 정도 해결하지만, 일반적으로 충분하지 않습니다. 다음 섹션에서는 구식 지식 관리 소프트웨어에서 발견할 수 있는 일반적인 문제 몇 가지를 설명합니다:
1. 정적 문서화: 전통적인 KM 시스템은 보통 변하지 않는 데이터나 문서에 많이 의존합니다. 이러한 문서는 빠르게 시대에 뒤떨어질 수 있으며, 따라서 업데이트는 수작업으로 진행되며 무시됩니다.
2. 제한된 검색 기능: 구식 시스템은 원하는 정보를 찾을 수 있는 고급 검색 기능이 부족할 수 있습니다. 그 결과, 전문적인 환경과 기업에서 생산성이 상당히 낮습니다.
3. 사용자 참여 부족: 시스템의 인터페이스가 단순하지 않다면 직원들은 시스템 사용에 어려움을 겪을 수 있습니다. 시스템이 제대로 사용되지 않으면 정보를 구성하는 주요 목적을 달성하지 못합니다.
4. 통합 부족: 사용자는 이러한 구식 시스템을 새로운 시스템과 연결하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 그 결과, 사용자에게 추가적인 단계를 생성하게 됩니다. 그로 인해 업무 흐름에 방해를 받을 수 있습니다.
5. 협업 부재: 통합 문제 외에도 구식 모델에는 팀 협업 기능이 부족합니다. 사용자가 문서 작업을 같이 수행할 수 없어 전체 프로세스가 지연됩니다.
이러한 구식 모델의 한계로 인해 더욱 체계적인 옵션의 필요성이 명확해집니다. 다행히도 현재는 더 나은 옵션들이 있으며, 이 기사 이후에 그것들을 논의할 것입니다.
시장에 나온 다양한 지식 관리 도구 검토
조직들은 다양한 지식 관리 도구를 사용할 수 있으며, 각각은 특정 요구와 운영 환경을 충족합니다. 아래에서는 이들을 기본적으로 이해할 수 있도록 5가지 주요 유형을 탐색했습니다:
1. 지식 기반
지식 기반은 회사 정책과 모범 사례와 같은 정보를 저장하고 조직하기 위한 온라인 도서관 역할을 합니다. 이들은 직원과 고객이 필요한 것을 빠르게 찾을 수 있도록 만들어졌습니다. 지식 기반은 조직된 정보와 검색 방식 덕에 사람들이 정보를 찾는 데 걸리는 시간을 줄이고, 스스로 도움을 찾기 더 쉽게 만들어줍니다. 고객 지원 효율성과 내부 지식 공유를 개선하려는 조직에 특히 유익합니다.
2. 학습 관리 시스템 (LMS)
이는 조직 내 교육 과정과 교육 프로그램의 전달 및 관리를 돕는 지식 관리 도구입니다. LMS는 모든 학습 자료를 한 곳에 모아서 사람들이 학습하는 방법을 확인할 수 있는 도구를 제공합니다. 이러한 플랫폼은 직원의 성장 지원과 회사의 규칙 준수가 중요한 기업에게 훌륭합니다. 학습이 회사 목표와 맞도록 이루어지기 때문입니다.
3. 지식 중심 서비스 (KCS)
서비스 및 지원 조직의 워크플로에 지식을 생성하고 유지하는 방법론입니다. KCS는 문제 해결의 결과로서 지식을 캡처하고, 사용을 기반으로 콘텐츠를 지속적으로 개선하는 데 중점을 둡니다. 이 도구는 고객 상호작용이 많은 환경에서 특히 효과적이며, 지식의 집단적 소유를 촉진하고 지원팀의 효율성을 향상시킵니다.
4. AI 기반의 지식 관리
이러한 관리 도우미는 AI와 같은 스마트 기술을 사용하여 자동으로 지식을 조직하고 분석합니다. 또한, 스마트 검색 옵션을 제공하고 콘텐츠를 자동으로 그룹화하기 위해 머신러닝과 자연어 처리(NLP)를 사용합니다. 또한, 지식 관리 소프트웨어와 협력하여 복잡한 데이터를 많이 가진 회사에서 특히 유용합니다. 이런 식으로 더 나은 결정을 내리고 지식을 관리하는 데 수작업을 줄이는 데 도움을 줍니다.
5. 문서 관리 시스템
문서 관리 시스템을 사용하여 보고서와 계약서 같은 디지털 파일을 저장하고 조직합니다. 이러한 시스템은 이전 버전을 확인하고 접근 권한을 제어하며 데이터에 태그를 추가할 수 있는 기능이 있습니다. DMS 시스템은 법률 회사나 은행과 같이 많은 문서를 처리하는 조직에 특히 중요합니다. 문서 사용을 더 쉽게 관리할 수 있도록 만들어주기 때문입니다.
2025년 최고의 지식 관리 소프트웨어에 대한 분석
이제 다양한 지식 관리 도구를 알고 나면 정보를 관리하는 데 도움이 되는 사용 가능한 소프트웨어를 논의해 보겠습니다. 다음 섹션에서는 여러분이 조직에서 사용할 수 있는 최고의 소프트웨어를 설명합니다:
1. Xmind
이 지식 관리 소프트웨어는 사용자들이 나무와 타임라인 같은 다이어그램을 사용하여 정보를 시각적으로 조직하고 구조화할 수 있게 해 주는 강력한 마인드 맵 도구입니다. Xmind는 브레인스토밍 허브와 스위치 가능한 아웃라이너 뷰를 포함하여 시각적 및 텍스트적으로 계획할 수 있는 유연성을 제공합니다. 사용자들은 또한 자신들의 맵을 다양한 형식으로 내보내기할 수 있으며, 클라우드 동기화는 모든 것을 기기에서 업데이트 유지시킵니다.
그 외에도 도구의 LaTeX 명령어는 사용자가 그들의 데이터에 수학 공식을 추가할 수 있게 합니다. 다른 사람들과 협력할 수 있게 하여 Xmind는 큰 규모의 조직에서 자동으로 유용한 선택이 됩니다. 사용자들은 또한 미팅 중 메모를 간단히 작성할 수 있도록 오디오 녹음 파일을 삽입할 수 있습니다. 또한, 하이퍼링크를 통해 외부 온라인 자원에 빠르게 접근할 수 있고 동일한 맵 내 다른 섹션이나 주제 간에 이동할 수도 있습니다.
주요 기능
1. 아웃라이너 뷰: 이 미리보기 모드는 지도들을 리스트로 표시하여 복잡한 프로젝트를 간소화합니다. 이 특정 기능은 리스트 관리 및 회의 중 아이디어를 조직하는 데 매우 유용합니다.
2. 맵 샷: 사용자가 자신들의 맵의 일부를 쉽게 캡처하고 형식을 설정할 수 있게 합니다. 이러한 방식으로 사용자는 특정한 부분의 마인드 맵을 그들의 표시 필요에 따라 설정하고 정보를 더 잘 관리할 수 있습니다.
3. 라벨과 노트: 사용자는 나중에 쉽게 접근할 수 있도록 그들의 창작물에 태그를 붙여 조직할 수 있습니다. 추가적으로, Xmind는 주제 내에서 메모를 추가하여 설명용으로 확장할 수 있게 합니다.
4. 브레인스토밍 허브: 이 기능은 흩어진 생각들을 한 곳에 모아 사용할 수 있는 맵으로 변환합니다. 따라서, 지식 관리는 상당히 향상됩니다. 왜냐하면 여러분께서는 아이디어를 더 좋은 방식으로 조직할 수 있기 때문입니다.
장점
● 정보를 계획하고, 마인드 매핑하는 데 집중할 수 있는 무방해 ZEN 모드를 제공합니다.
● 연결 기능을 사용하여 두 개의 아이디어를 서로 다른 선 스타일과 텍스트 설명으로 연결할 수 있습니다.
● 이 도구는 사용자들이 다른 마인드맵을 OPML와 TextBundle 형식으로 가져올 수 있도록 지원합니다.
단점
● Xmind는 인기 있는 프로젝트나 태스크 도구와의 강력한 통합을 제공하지 않습니다.
가격 계획
● 프로 플랜: 월 $4.92
● 프리미엄 플랜: 월 $8.25
2. Document360
이 플랫폼은 팀이 내부 사용이나 고객을 위한 문서를 작성할 수 있도록 돕는 지식 기반 플랫폼입니다. 이 플랫폼은 버전 추적, 분석 및 마크다운 편집 같은 기능으로 이를 가능하게 합니다. 사용 가능한 지식 관리 도구 중, 의미 있는 검색과 역할 관리를 통해 민감한 콘텐츠에 대한 접근을 제어할 수 있도록 지원합니다. Document360은 또한 30개 이상의 다른 플랫폼과의 통합을 제공하여 그들의 기능과 결합할 수 있습니다.
주요 기능
플랫폼에서 다양한 API 키를 발급받아 지식 기반에 완전한 편집 액세스로 접근할 수 있습니다.
SaaS부터 IT와 컨설팅까지 총 6개의 주요 산업에 완벽하게 맞춤형 솔루션을 제공하여 고객 관계를 관리합니다.
로컬화 기능이 지식 기반 포털 내 팀 계정 활동의 상세한 히스토리를 제공합니다.
장점
● 스마트 검색 기능으로 게시된 기사에서 관련 콘텐츠를 즉각적으로 찾아볼 수 있습니다.
● 플랫폼의 AI 비서인 Eddie는 전통적인 검색보다 5배 빠른 속도로 정확한 응답을 제공합니다.
단점
● 협업 도구가 다른 지식 관리 소프트웨어에 비해 제한적입니다.
● 많은 기능이 추가 애드인스를 통해서만 접근 가능합니다.
가격 계획
● 전문가: 맞춤형 가격
● 프리미엄: 맞춤형 가격
● 기업용: 맞춤형 가격
3. ClickUp
이 생산성 플랫폼은 팀이 그들의 작업과 문서를 한 곳에서 관리하고 목표를 추적할 수 있게 합니다. 위키나 맞춤형 대시보드 같은 지식 공유 기능을 포함하여 태스크와 직접 연결됩니다. 사용자는 마인드맵을 작성하고, 자동으로 회의 노트를 작성하여 문서와 태스크에 연결할 수 있습니다. 종합적인 기업용 솔루션으로, 팀원과의 채팅 및 화면 공유를 지원합니다.
주요 기능
사용자는 그들의 지식 항목에 구조화된 메타데이터를 추가할 수 있는 커스텀 필드를 사용할 수 있습니다.
이 지식 관리 소프트웨어는 사용자와 조직이 그들의 포트폴리오를 한 곳에서 조직할 수 있도록 합니다.
ClickUp은 모든 제품 릴리스 및 마케팅 캠페인을 동시에 관리할 수 있습니다.
장점
● 이 도구의 템플릿은 간편하게 반복 가능한 워크플로를 생성할 수 있게 해줍니다.
● 간트 차트를 통해 프로젝트 타임라인을 효율적으로 관리할 수 있습니다.
단점
● 모바일 앱이 존재하나, 데스크톱 버전에 비해 기능이 매우 제한적입니다.
● 수백 명의 직원이 동시에 사용하면 인터페이스가 혼잡해질 수 있습니다.
가격 계획
● 무제한: 사용자당 월 $7
● 비즈니스: 사용자당 월 $12
● 기업용: 맞춤형 가격
4. ZOHO Desk
Zoho Desk는 강력한 지식 기반 지원을 제공하는 고객 서비스 도구입니다. 이 플랫폼에는 티켓 아티클과 감정 분석 같은 여러 지식 관리 도구가 있습니다. 그 생성을 통해 AI는 고객 질문에 기반한 응답을 제공하는 맞춤 챗봇을 만들 수 있게 합니다. 추가적으로, 이메일 및 소셜 미디어 등 다양한 장소에서의 고객 채팅을 한 곳에서 처리하는 데 도움을 줍니다.
주요 기능.
플랫폼의 Zoho Desk는 회사가 사용하는 다른 소프트웨어와 연결하여 지식을 교환할 수 있게 합니다.
그의 API 및 SDK는 맞춤 모바일 애플리케이션을 만들고 다른 서비스로 통합하는 데 매우 유용합니다.
팀은 이 도구를 사용하여 고객 티켓에 대해 협업할 수 있으며, 그들을 더 잘 안내할 수 있습니다.
장점
● 그 있는 AI 모델은 티켓에서 학습하여 정보가 자동으로 티켓 필드에 채워질 수 있게 합니다.
● Zoho Desk의 변경 사항과 새로운 기능을 팀 전체에 적용하기 전에 테스트할 수 있습니다.
단점
● 사용자들은 그들의 알림 센터에 나타나는 알림을 제어할 수 없습니다.
● 다른 이메일 시스템에서 ZOHO로 이동할 때 중요한 데이터를 잃는 경우가 종종 있습니다.
가격 계획
● 익스프레스: 사용자당 월 $9
● 표준: 사용자당 월 $20
● 전문가: 사용자당 월 $35
● 기업용: 사용자당 월 $50
5. Stack Overflow For Teams
이 플랫폼은 회 및기 기술 질문 해결을 전문 지식을 공유하고 기술 문제를 해결하는데 사용되는 포럼으로 알려져 있습니다. 공개 Stack Overflow 사이트와 마찬가지로 태그 및 검색 기능을 추가로 제공합니다. 이 지식 관리 소프트웨어는 더 긴 가이드와 공지 사항을 만들어 팀에게 자세한 정보를 공유할 수 있습니다. 시스템은 학습과 공유를 재미있게 만들 수 있는 상과 반응을 추가하여 서로 도와줄 수 있도록 장려합니다.
주요 기능
플랫폼은 팀과 GitHub과의 통합을 통해 워크플로우에 답변을 연결할 수 있게 합니다.
답변 버전 관리는 시간에 걸친 변경 사항의 히스토리를 유지하므로, 지식 관리에 매우 유용합니다.
Stack Overflow For Teams는 팀이 지식 기반을 어떻게 활용하고 있는지를 보여주므로, 무엇이 유용하고 전문가가 누구인지 파악할 수 있습니다.
장점
● 특정 주제를 중심으로 초점 그룹을 생성하여 팀이 전문성을 공유하고 협력할 수 있게 합니다.
● 누군가 질문을 하면 시스템이 유사한 질문을 제안하여 이미 답변이 있는 질문을 제시합니다.
단점
● 다른 옵션과 비교해 볼 때 회사에게 비싼 선택으로 간주됩니다.
● 방대한 데이터 세트가 있지만 플랫폼의 검색 기능은 제한적입니다.
가격 계획
● 기본: 사용자당 월 $7.70
● 비즈니스: 사용자당 월 $15.40
● 기업용: 맞춤형 가격
6. Notion
Notion은 팀이 작업 및 지식을 관리하기 위해 문서와 위키를 생성하는 유연하고 종합적인 작업 공간입니다. 부가적으로 실시간 협업을 통한 동적인 콘텐츠 생성, 링크된 페이지 추가, 다양한 리치 미디어를 지원합니다. 그 외에도 정보 체계화 및 사용성을 향상시키는 토글 리스트, 템플릿, 드래그 앤 드롭 블록 같은 기능을 갖추고 있습니다. 다른 지식 관리 도구처럼, 다양한 기능을 지원하는 AI를 갖추고 있습니다.
주요 기능
토글 리스트는 독자를 압도하지 않고 콘텐츠를 체계화할 수 있게 해줍니다.
Notion은 다른 작업 및 프로젝트를 위해 30,000개 이상의 사전 제작된 페이지 레이아웃을 제공합니다.
사업체 소유자는 모두 예정된 행사와 마감일을 하나의 통합된 캘린더 뷰에서 확인할 수 있습니다.
장점
● 이 플랫폼에서 100가지 이상의 다양한 콘텐츠를 사용할 수 있어 필요한 것을 정확히 만들 수 있습니다.
● Notion은 프로젝트 정보를 캘린더, 보드, 리스트 등 다양한 형식으로 볼 수 있게 합니다.
단점
● 큰 데이터 세트에 대해 느려지는 성능 문제를 겪습니다.
● 고급 스프레드시트 기능이 필요한 사용자에게는 테이블 기능이 제한될 수 있습니다.
가격 계획
● 플러스: 월 $12
● 비즈니스: 월 $18
● 기업용: 맞춤형 가격
7. Nuclino
이 플랫폼은 빠르게 접근할 수 있고 방해가 없는 협력적 지식 기반 및 위키 소프트웨어입니다. Nuclino는 페이지 링크 및 실시간 시각적 콘텐츠 관리를 허용합니다. 지식 공유 외에도 게임 디자인 및 판매 캠페인 추적에 유용합니다. 이 지식 관리 소프트웨어는 API 키를 제공하여, Slack 및 Figma 같은 도구와 잘 통합하여 지식 관리를 도울 수 있습니다.
주요 기능
그래프 보기 기능은 작업 공간에서 지식 주제가 어떻게 연결되는지를 보여줍니다.
Markdown 지원을 통해 컨텐츠 생성 과정을 가속화할 수 있습니다.
30개 이상의 도구에서 내용을 직접 Nuclino 문서에 추가하여 모든 것이 연결되게 할 수 있습니다.
장점
● 문서의 이전 버전을 보고 필요에 따라 이전 변경으로 돌아갈 수 있습니다.
● 플랫폼은 민감한 콘텐츠를 보호하는 고급 접근 권한을 가지고 있습니다.
단점
● 팀이 커지면 다른 소프트웨어보다 비용이 더 많이 들 수 있습니다.
● 프로젝트 관리 소프트웨어와의 통합이 매우 적습니다.
가격 계획
● 스타터: 사용자당 월 $8
● 비즈니스: 사용자당 월 $12
8. TalentLMS
TalentLMS는 기업들이 교육 콘텐츠와 내부 지식 허브를 구축할 수 있게 하는 온라인 학습 관리 시스템입니다. 상호 학습, 진행 추적 및 대상 학습을 위한 사용자 세분화를 위해 SCORM 및 xAPI를 지원합니다. 퀴즈, 파일 업로드 및 모바일 접근 같은 유용한 기능은 유연한 학습 경험을 돕습니다. 이 지식 관리 도구는 특히 일관된 지식 이전을 보장하기 위해 온보딩, 준수 교육 및 역할 기반 학습에 효과적입니다.
주요 기능
이 플랫폼의 TalentCraft AI는 텍스트, 이미지 및 테스트와 같은 과정 콘텐츠를 빠르게 생성할 수 있게 합니다.
플랫폼은 또한 팀을 위한 중요한 소프트 스킬에 대한 많은 사전 구축된 코스를 포함하는 TalentLibrary를 가지고 있습니다.
유저는 플랫폼과 관련해 질문이나 도움이 필요할 때 TalentLMS 전문가들에게 도움을 받을 수 있습니다.
장점
● ISO 표준을 따르고 GDPR을 준수하여 귀하의 데이터 및 학습자의 데이터를 보호합니다.
● 학습자들이 그들의 교육을 통해 어떻게 진행되고 있는지 모니터하며 개선이 필요한 영역을 파악할 수 있습니다.
단점
● 이미 이용 가능한 코스는 매우 기본적이며, 상급 조직에는 적합하지 않을 수 있습니다.
● 실제로 학습한 시간을 추적하는 데 신뢰할 수 없으며 사용자의 학습 수준에 대한 보고서도 부실합니다.
가격 계획
● 코어: 사용자 40명 당 월 $139
● 성장: 사용자 70명 당 월 $299
● 프로: 사용자 100명 당 월 $519
● 기업용: 맞춤형 가격
왜 여러분의 조직은 KMS 시스템에 Xmind가 필요합니까?
다양한 지식 관리 도구와 사용 가능한 소프트웨어를 탐색한 후, 올바른 도구를 선택하는 것이 팀의 작업 방식을 크게 개선할 수 있음을 알 게 됩니다. 여러 옵션 중에서 Xmind는 복잡한 정보를 시각화하고 구조화하는 직관적인 마인드맵 접근법으로 눈에 띕니다. 다음은 Xmind가 지식 관리 시스템에 강력한 추가 요소인 이유를 산출하는 몇 가지 사용 사례와 이유입니다:
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