Compreendendo a Gestão do Conhecimento - Um Guia Visual

Quando uma organização é pequena, é mais fácil fornecer informações valiosas aos funcionários. No entanto, à medida que o negócio se expande, o ambiente de trabalho fica mais caótico, levando a menos produtividade, e isso é chamado de o mundo oculto da desorganização. De acordo com o relatório da McKinsey, os funcionários gastam mais de 1,8 horas diárias procurando e reunindo informações. Além disso, os dados do IDC indicaram que os trabalhadores gastam 2,5 horas por dia (30% do seu tempo de trabalho) procurando a informação correta.

Esta má gestão ocorre devido ao gestão do conhecimento tradicional baseado em texto, pois tem dificuldade em captar a experiência prática. Com toda a desorganização, os utilizadores podem recorrer a uma solução mais interativa e visual que pode organizar tudo. Este artigo explorará o significado do KMS e as ferramentas de mapeamento mental visual que podem ajudar a melhorar a compreensão, a colaboração e o compartilhamento de conhecimentos.

O que é Gestão do Conhecimento (KMS)?

Um sistema de gestão do conhecimento é um sistema baseado em tecnologia projetado para mostrar como a informação é capturada, organizada e compartilhada em uma organização. Torna o conhecimento valioso mais acessível a outros, melhorando a experiência geral. Além disso, os utilizadores podem desenvolver e manter várias bases de conhecimento, realizar sessões de treino regulares e implementar sistemas de gestão de documentos.

Ao centralizar o conhecimento, um KMS reduz redundâncias e melhora os dados da empresa, a produtividade e o aprendizado contínuo. A flexibilidade garante que os funcionários possam contribuir e aproveitar o sistema e gerenciar o conhecimento de forma eficaz para obter uma vantagem competitiva. Além disso, um KMS bem-sucedido inclui manutenção de informações num local e permite que apenas algumas iniciativas transformem a operação de uma organização.

Tipos de Gestão do Conhecimento [Compreensivo]

Após entender a base do que é KMS, ele é geralmente dividido em três categorias. Todo o conhecimento é valioso, mas os seguintes tipos de conhecimento podem ajudar a determinar a melhor forma de organizá-lo e compartilhá-lo dentro da sua empresa:

Tipos Padrão

1. Explícito: É aquele tipo de conhecimento que é fácil de escrever e compartilhar, pois inclui todas as informações que você pode documentar num formato claro, como manuais, FAQs e relatórios mensais. Além disso, este conhecimento permite que as organizações compartilhem facilmente informações entre suas equipes.

2. Tácito: Tácito é o conhecimento adquirido pela experiência pessoal e é intuitivamente entendido, como habilidades de liderança e linguagem. Pode ser difícil de registrar, pois sua equipe ganha experiência ao longo do tempo no seu próprio ritmo.

3. Implícito: Este conhecimento existe dentro do processo e é uma representação mais prática do conhecimento tácito. Os utilizadores frequentemente o adquirem através de contexto e atividade incidental, sem a consciência de estar aprendendo, como aprender a partir de diagramas documentados e processos para operar um programa de software.

4. Declarativo: Declarativo é como conhecimento estático específico de um tópico e refere-se a informações factuais, como a data de fundação da sua empresa. Além disso, trata-se de fatos, dados e pedaços de informação distintos do conhecimento procedimental.

Introduzindo o Conhecimento Visual

Todos esses tipos de gestão do conhecimento parecem ser conhecimento de papel e exigem uma representação visual. Utilizar pistas visuais, como imagens, diagramas, mapas e outras ferramentas visuais, pode ajudar a comunicar informações de forma mais eficaz. Ao contrário do conhecimento tradicional baseado em texto, o elemento visual melhora significativamente a compreensão dos funcionários sobre conceitos complexos. De acordo com uma pesquisa compilada pela ExplodingTopics, nossos cérebros processam imagens 60.000 vezes mais rápido do que texto.

O Processo de Gestão do Conhecimento: Da Captura à Aplicação

Com o tempo, o conhecimento tornou-se uma abordagem mais estruturada, inclinando-se para a coleta, organização e aplicação. Para entender isso melhor, o processo abrangente de gestão do conhecimento que sua empresa pode implementar no seu local de trabalho para obter os resultados desejados é o seguinte:

A. Descoberta

A primeira etapa do processo é procurar ou buscar conhecimento que seja útil para os objetivos da empresa. É importante notar que nem todas as informações armazenadas são um ativo de conhecimento e que você precisa filtrar dados extras. Além disso, vários conhecimentos críticos são negligenciados, como uma rotina especializada ou procedimento comumente usado. Com tal descoberta, você pode usar os dados para identificar padrões, tendências e correlações dentro de grandes conjuntos de dados.

B. Captura de Conhecimento

Quando o conhecimento é descoberto, você pode começar a coletá-lo, mas é uma tarefa desafiadora. Os diferentes tipos de conhecimento têm o seu procedimento de documentação e exigem tratamentos diferentes. Também é essencial identificar quais dados são importantes e quais são suas fontes, como documentos, experiência de funcionários e outras pesquisas externas. Você também pode tentar coletá-los realizando entrevistas, registros e mais.

C. Indexação/Organização

É sempre um processo que poupa tempo para os funcionários se todo o conhecimento e informação estiverem prontamente disponíveis de forma organizada. O significado do KMS explica como você descreve, classifica e categoriza informações. Tendo um índice de informações, você pode recuperá-la, reutilizá-la e compartilhá-la entre seus colegas de equipe, funcionários, clientes e mais. A estruturação do conhecimento inclui bases de dados, sistemas de etiquetagem e quadros de classificação.

D. Avaliação do Conhecimento

Uma das etapas mais críticas da gestão do conhecimento é o processo de avaliação. Se a sua empresa deseja incentivar a colaboração, inovação e mais, então garantir a obtenção e o conhecimento dos dados é crucial. Isso também significa que você deve verificar as fontes de informação e torná-las utilizáveis. As empresas podem implementar recursos de validação automática que revisam regularmente as informações por vários especialistas internos.

E. Distribuição/Compartilhamento

Após a validação, o próximo passo é compartilhar os dados com outros e torná-los diretamente acessíveis a todos ou a pessoal específico. Tendo uma base de dados centralizada ou plataforma de compartilhamento, você pode distribuir informações de forma fácil aos potenciais funcionários e departamentos. Além disso, é essencial que o gerente ou líder de equipe incentive regularmente e compartilhe dados para se manter atualizado sobre as últimas versões e variações.

F. Aplicação

A etapa final da gestão do conhecimento é a aplicação, que envolve aplicar o conhecimento coletado na empresa para aumentar a eficiência, melhorar operações comerciais e concluir tarefas estratégicas. Além disso, várias organizações beneficiam-se da aplicação ativa de informações para enfrentar desafios empresariais e otimizar processos empresariais.

Desafios na Gestão do Conhecimento e Como Superá-los

A definição de o que é gestão do conhecimento também fala sobre vários obstáculos e fatores que impedem o compartilhamento e aplicação do conhecimento. A seguir estão alguns dos desafios mais comuns no KMS:

1. Falta de Compartilhamento de Informações: Em muitas organizações, o conhecimento frequentemente fica preso entre departamentos, impedindo a colaboração entre equipes. Com tal má gestão e falta de fornecimento das informações corretas, os funcionários podem sair sem expertise específica.

2. Sistemas Desatualizados: A maioria das empresas dependem de ferramentas de gestão do conhecimento desatualizadas que carecem de capacidade de pesquisa e navegação. Isso desencoraja fortemente a necessidade dos funcionários de usarem e compartilharem informações.

3. Dificuldades com o Conhecimento Tácito: Os funcionários passam por vários anos de experiência e possuem uma experiência valiosa. No entanto, esta informação é difícil de registrar em formato de documento e não pode ser compartilhada de forma eficaz com outros.

4. Resistência dos Funcionários à Mudança: Alguns funcionários podem demonstrar resistência a adotar novos sistemas de gestão do conhecimento. Isso é sempre devido à falta de familiaridade ou incapacidade de se adaptar às mudanças.

5. Sobrecarga de Informação: Outra dificuldade que surge no KMS é a sobrecarga e a informação desorganizada. Isso dificulta que os funcionários encontrem conhecimento relevante, levando a perdas de tempo.

Soluções por Meio de Visualização: Uma Solução Eficiente de KMS

Para enfrentar cada desafio, utilize o mapeamento visual, pois pode tornar a informação mais acessível, envolvente e acionável. Além disso, uma das melhores formas de lidar visualmente com esses problemas é usar uma ferramenta de mapeamento mental eficaz. Veja as seguintes características que uma ferramenta de visualização de informação tem a oferecer:

1. Pistas Visuais: Experimente usar mapas visuais, como mapas mentais, diagramas de conceitos e cronogramas, para conectar dados entre departamentos. Isso garantirá colaboração contínua entre os funcionários, sem se perderem.

2. Dados Pesquisáveis: Ter painéis interativos, hubs pesquisáveis com inteligência artificial e filtragem pode melhorar significativamente a pesquisabilidade e organização. Com isso, fica mais fácil procurar informações apropriadas e os funcionários receberão sempre o conhecimento atualizado.

3. Representação do Conhecimento: No caso de dados não registráveis, as empresas podem utilizar tutoriais em vídeo e gráficos de conhecimento para ajudar a documentar a expertise dos funcionários. Além disso, esta solução na gestão do conhecimento torna mais fácil saber quais ações tomar e quais evitar.

4. Dados Fáceis de Entender: Você pode usar painéis visuais e mapas mentais hierárquicos para organizar dados complexos em formatos estruturados e fáceis de assimilar. Isso os torna mais rápidos de compreender, o que de outra forma permaneceria difícil de entender.

5. Ambiente de Trabalho Amigável para o Usuário: Uma das maneiras mais fáceis de incentivar a adoção é usar ferramentas visualmente intuitivas e amigáveis ao usuário que reduzem a resistência e tornam o aprendizado mais envolvente. Isso pode incluir o uso de hubs de brainstorming, onde todos podem contribuir e compartilhar suas ideias.

Como o Xmind Apoia a Gestão do Conhecimento

Na Gestão do Conhecimento (KMS), uma das ferramentas de mapeamento mental mais recomendadas que você pode usar é o Xmind. Seus esplêndidos recursos de inteligência artificial tornam a informação mais estruturada, acessível e visualmente envolvente. Com seus avanços mais recentes, você pode transformar o conhecimento em um formato mais gerenciável, por isso, verifique as seguintes características que ele tem a oferecer:

Mapeamento Mental para Captura de Conhecimento

Você pode acessar até 10 diferentes categorias de esqueletos com mais de 54 estilos para mapeamento mental, permitindo mapear ideias facilmente. Isso facilita a coleta e organização de informações de diferentes fontes. Além disso, esses recursos economizam tempo na estruturação e ajudam na melhor apresentação do conteúdo do mapa.

Visualização de Conceitos Complexos

Com seu design intuitivo, o Xmind ajuda a decompor tópicos complexos em visuais claros e interconectados, como fornecer temas de cores, cor de fundo, layouts avançados e mais. Os utilizadores podem também utilizar assistência de IA para desenvolver ideias e explicar termos complexos. Com os modos automático e sob demanda, tenha uma rápida sessão de brainstorming num formato estruturado.

Modelos Personalizados para Eficiência

Os utilizadores podem aproveitar modelos pré-projetados para simplificar a documentação, garantindo consistência e eficiência nos processos de gestão do conhecimento. Esta ferramenta está repleta de uma vasta coleção de modelos que atendem a diferentes elementos de visualização. Quer esteja elaborando um plano de negócios ou distribuindo conhecimento, há um modelo perfeito de Gestão do Conhecimento para cada necessidade.

Navegação Fácil com Organização Eficaz

As funcionalidades de navegação e visualização desta ferramenta de mapeamento mental permitem que você navegue facilmente e pesquise por dados confiáveis. Com o uso de filtragem de tópicos, os utilizadores podem isolar conhecimentos específicos com base em vários critérios, como tópicos, notas, rótulos e mais. No significado do KMS, há uma vasta quantidade de dados, portanto, desdobrá-los em subcategorias pode ajudar a manter tudo conciso.

Opções de Exportação para Compartilhamento Sem Fissuras

O compartilhamento é a etapa mais significativa no KMS, e o Xmind oferece opções de colaboração em tempo real e exportação. Se você deseja compartilhar múltiplos modelos, experimente enviar um link via e-mail ou exportá-lo em diferentes formatos, como PDF, PNG, Markdown e mais. Durante o compartilhamento, os gestores podem definir senhas para garantir que nenhuma modificação ou impressão de informações confidenciais seja realizada.

Conclusão

Sistemas tradicionais baseados em texto no significado do KM frequentemente enfrentam dificuldades para gerenciar conhecimento tácito e necessidades informacionais em evolução. É por isso que este artigo fornece a você vários desafios nesta gestão e oferece uma ferramenta de mapeamento visual muito melhor. Com os recursos de mapeamento do Xmind, você pode alcançar visualização, colaboração e acessibilidade de dados impecáveis em segundos. Não deve esperar e experimentar seus recursos por si mesmo.