Compreender o Essencial da Implementação de OKR nas Empresas

Já imaginou que, de alguma forma, poderia melhorar seu processo de definição de metas com a ajuda da visualização? Imagine ter uma maneira que não só ajude a fornecer um roteiro claro, mas também ofereça passos mensuráveis para acompanhar seu progresso. OKR, Objetivos e Resultados Chave, não é um termo novo para definir metas profissionais. Na verdade, é uma metodologia de definição de metas bem conhecida que orienta as empresas na definição de metas adequadas.

De acordo com um estudo, cerca de 95% dos funcionários de uma empresa não estão cientes dos planos de crescimento de seu empregador. É por isso que, com a ajuda de OKR, a sua empresa pode alcançar suas metas de negócios sem ficar presa na fase de execução. Vamos aprender mais sobre por que essa estratégia é importante, seus princípios fundamentais e como você pode aprimorá-los visualmente.

O que é um OKR?

OKR destaca-se por seus 2 componentes principais que ajudam um indivíduo ou equipe a estabelecer objetivos claros e acompanhar metas específicas e mensuráveis. Várias empresas definem e executam seu plano com base nos OKRs, uma vez que proporciona clareza e concentração para utilizar melhor seus recursos. Ao focar na organização e definição de objetivos claros e quantificados e resultados-chave, as organizações podem acompanhar seu progresso e tomar decisões baseadas em dados.

Por que o OKR é Importante?

Grandes organizações, como Google, foram apresentadas aos modelos de OKR em 2017. John Doerr os apresentou à fundação, auxiliando-os a passar de poucas pessoas para mais de 150.000 funcionários espalhados por vários setores. A seguir estão alguns dos outros principais benefícios e razões pelas quais isso é importante na criação de metas:

1. Metas Ações Rápidas: Sua equipe pode usar a metodologia OKR para desmembrar metas longas e complexas em pequenos passos mensuráveis para garantir progresso contínuo.

2. Sentido de Responsabilidade: OKR dá um sentido de responsabilidade e prestação de contas dentro da equipe, promovendo assim uma visão geral do panorama maior.

3. Priorização da Organização: Esta técnica ajuda as empresas a focarem no que realmente importa e no que priorizar sem se distrair.

4. Colaboração Entre Departamentos: Quando sua empresa compartilha objetivos colaborativos, o OKR os incentiva a trabalhar juntos e assegurar o alinhamento entre diferentes departamentos.

5. Transparência do Trabalho dos Outros: Tornar as metas visíveis para todos no trabalho pode ajudar a acompanhar o progresso de todos para evitar duplicação e manifestar uma cultura de trabalho aberta.

Compreendendo o OKR e Como Ele Impulsiona o Sucesso

É importante que você entenda os vários princípios do OKR e como eles impactam uma organização no caminho para o sucesso. Além disso, ajudam a criar uma cultura onde os membros da equipe são responsáveis por suas tarefas, ao mesmo tempo assegurando que todos estejam fazendo seu trabalho. Portanto, passe pelos seguintes princípios fundamentais, erros comuns em OKR e a principal diferença entre OKR vs KPI:

Princípios Fundamentais dos OKRs Eficazes

Conforme discutido, o núcleo do OKR são seus 2 componentes-chave que fornecem uma estrutura eficaz para a definição de metas. Quando esses princípios fundamentais são aplicados efetivamente, a empresa é garantida a permanecer focada e impulsionada para o sucesso. Vamos passar pelos seguintes princípios fundamentais de um OKR eficaz:

1. Número Específico de Metas

Sempre que começar um projeto, é importante começar com menos, como definir de 3 a 5 objetivos, cada um com alguns resultados-chave mensuráveis. Desta forma, garante-se que a equipe não fique sobrecarregada e possa trabalhar para alcançar um resultado maior, em vez de gastar muito tempo em uma tarefa. Além disso, é recomendado tentar desafios ousados para desafiar a equipe e fazê-los trabalhar para um crescimento contínuo.

2. Brainstorm com Colegas

OKRs não devem ser criados isoladamente e devem ser um esforço coletivo envolvendo membros da equipe, gerentes e partes interessadas. Se você se envolver com sua equipe em uma discussão colaborativa, garante que todos os objetivos estão alinhados com as metas da empresa. Isso não apenas promove a inovação entre o grupo mas também garante que todos entendam seu papel em alcançar o objetivo final.

3. Conectividade e Limites de Tempo

Como discutimos, OKRs são uma peça de um panorama maior ou uma estratégia mais ampla onde cada membro trabalha para obter uma meta. Além disso, as metas da empresa são vinculadas a um período de tempo, geralmente definido em um período específico, como trimestral ou anualmente. Isso mantém todos alertas e garante que progresso seja feito dentro desse período de tempo.

4. Metas Transparentes

Durante a fase de planejamento, todos estão cientes de suas responsabilidades e das dos outros. Junto com isso, é importante que os OKRs sejam visíveis em toda a organização também. Promove o alinhamento e a colaboração entre departamentos com toda a equipe. Quando a equipe pode ver se seu trabalho está sincronizado com os objetivos dos outros, cria uma sensação de esforços coordenados, enquanto evita a duplicação.

5. Abordagem Bidirecional

Em um modelo de OKR, trata-se de estabelecer uma lista de objetivos de cima para baixo com entrada dos empregados também. Esta abordagem sugere que, embora o líder defina uma meta estratégica, também é o direito dos indivíduos de alterá-la. Além disso, cria um equilíbrio entre os empregados, aumenta o envolvimento e mantém as coisas realistas entre diferentes metas.

OKR vs KPI: Quando Usar Qual?

A tabela apresentada é uma análise comparativa de OKR vs KPI, que são ambas ferramentas valiosas para impulsionar o sucesso nos negócios, mas servem a propósitos diferentes. Esta tabela examinará diferentes aspectos destes 2 termos e fornecerá uma melhor compreensão de qual deles é melhor para o sucesso nos negócios:

Erros Comuns de OKR a Evitar

Quando um negócio implementa OKRs, eles tendem a cometer os seguintes erros que podem levar sua empresa ao fracasso e frustração:

1. Acomodação

Nos capítulos anteriores, aprendemos que ter tarefas muito fáceis para a equipe não indica uma empresa em crescimento. Portanto, todos completando suas tarefas 100% indica que a empresa só estabelece metas alcançáveis baixas em vez de estabelecer metas ambiciosas que impulsionam o progresso significativo. Além disso, a acomodação reduz a eficácia dos OKRs em uma organização e não incentiva o crescimento e ultrapassar limites.

2. Metas Desalinhadas

Durante o processo de definição de metas, criar metas sem colaborar com a equipe pode levar a desastres e confusão. Além disso, quando os OKRs individuais ou da equipe não se conectam à visão geral da organização, cria-se desalinhamento e oportunidades perdidas de colaboração.

3. Falta de Transparência

Em um ambiente de negócios, os OKRs requerem melhor alinhamento de todos trabalhando juntos para alcançar as metas da empresa. No entanto, se eles não trabalham juntos e mantêm um registro das tarefas uns dos outros, pode levar a repetição, confusão e má gestão.

4. Expectativas Irrealistas

Às vezes, não se trata dos modelos de OKR que estão colocando seu plano de execução em risco, mas sim de ter a estratégia errada. Quando as empresas definem a barra muito alta e estabelecem os empregados com expectativas irrealistas, isso pode causar má gestão. Portanto, para manter uma estratégia de negócios equilibrada, ter metas holísticas e alcançáveis pode ajudar a direcionar a equipe para resultados positivos.

5. Sem Atualizações Regulares

Sem ter um sistema adequado de registro do progresso da empresa é outro erro comum que a maioria das empresas comete. Atualizações regulares são importantes para garantir que nada seja deixado para trás e que a equipe não tenha que enfrentar revisões. Além disso, com a implementação de OKR, é necessário manter todos em verificação para avançar com o alcance das metas de negócios.

Por que a Visualização Melhora o OKR?

Enquanto OKRs são uma estrutura poderosa no processo de definição de metas, o método tradicional de gerenciamento de projetos e metas apresenta vários problemas. A seguir estão os desafios mais enfrentados que podemos combater introduzindo um elemento visual. Visualizando seus OKRs, sua empresa pode criar um entendimento compartilhado do que precisa ser alcançado e como o progresso será medido:

Ponto de Dor 1. Quão Específico deve ser o OKR?

A maioria dos desafios enfrentados pelos usuários é quão específicos os OKRs precisam ser, e só abordam o "quê" e não o "como" da criação de metas. Além disso, os funcionários ainda se perguntam o que precisa ser feito para alcançar uma meta específica de OKR.

Solução

Para resolver este problema, sua equipe pode fazer uma sessão de brainstorming ou utilizar mapas mentais que oferecem uma visão geral dos principais objetivos para toda a equipe. Uma distribuição clara de metas nos mapas mentais pode ajudá-lo a ver como seus esforços contribuirão para a execução geral do projeto.

Ponto de Dor 2. Sem Visibilidade para a Equipe

Em muitas organizações, os OKRs geralmente são apresentados em planilhas ou documentos simples que não são facilmente acessíveis aos funcionários. Isso dificulta para eles entenderem como seu trabalho se alinha com os objetivos da empresa. Além disso, eventualmente leva ao desalinhamento e à colaboração reduzida dentro da empresa.

Solução

A melhor maneira de lidar com esse problema é usar painéis visuais de OKR que permitem às organizações tornar os OKRs acessíveis a diferentes equipes. Você pode usar vários modelos de OKR com mapas mentais hierárquicos e outros e distribuir cada meta separadamente. Isso aumentará a visibilidade e promoverá melhor comunicação e trabalho em equipe.

Ponto de Dor 3. Incapacidade de Acompanhar o Progresso

Outro grande ponto de dor do OKR tradicional é ser estático quando se trata de acompanhar o progresso. Nenhum sistema real para verificar sua equipe em tempo real pode levar a prazos atrasados, oportunidades perdidas e mais.

Solução

Existem vários sinais visuais, como o uso de barras de progresso e gráficos de Gantt, que podem ajudar a fornecer uma representação visual dos marcos do projeto. Além disso, os líderes de equipe podem utilizar ferramentas de acompanhamento automatizadas que atualizam automaticamente alguma alteração no objetivo de definição de metas do OKR.

Ponto de Dor 4. Cronograma de Planejamento Confuso

O cronograma é um componente essencial quando se trata de gerenciar suas tarefas e implementar OKRs. Portanto, sem um cronograma eficaz, o grupo pode enfrentar má priorização, execução ineficaz e mais.

Solução

Ciclos trimestrais de OKR são comumente usados para resolver esse problema, pois oferecem às equipes tempo adequado para trabalhar em suas metas. Além disso, você pode obter revisões regulares, como check-ins semanais ou trimestrais, para permitir que a equipe acompanhe o progresso, faça os ajustes necessários, se necessário, e lide com eventos inesperados antes de finalizar.

Como Escrever OKRs com Xmind?

Para evitar que seu OKR seja arruinado e manter sua equipe com ele, você pode adotar os recursos avançados de mapeamento mental do Xmind. Imagine que sua empresa está estabelecendo a meta de se tornar o principal software de gerenciamento de projetos baseados em nuvem no mercado. Então, vamos ver as etapas de como escrever um OKR visual eficaz a seguir:

Passo 1. Criar Objetivos Claros

Acesse o site principal da Xmind e faça login com suas credenciais para acessar sua área de trabalho principal. A partir daqui, clique no botão "Novo Mapa" para acessar uma grande variedade de modelos de OKR e escolha um para iniciar a redação do OKR definindo os objetivos do seu projeto. Para isso, escreva o tópico no "Nó Central" e o ramifique pressionando o ícone "Tópico" na barra de ferramentas inferior.

Passo 2. Definir Resultados-Chave

Depois disso, use os recursos "Subtópico" na barra inferior para ramificar ainda mais essas metas e criar um tópico flutuante no mapa mental, acrescentando resultados-chave.

Passo 3. Expandir Plano de Ação

Da mesma forma, sob esses resultados-chave, você pode adicionar mais "Subtópicos" e escrever em forma concisa mais objetivos do plano de ação. Em seguida, use sinais visuais como notas, comentários e mais da barra de ferramentas de ação.

Passo 4. Usar Elementos Visuais

Avançando, abra o painel "Adicionar um Marcador aos Tópicos Selecionados" no lado direito e acesse a aba "Marcadores". A partir daqui, selecione elementos visuais, como prioridades coloridas, marcas, iniciar e mais, para manter tudo organizado.

Passo 5. Revisar e Atualizar Regularmente

Quando tudo estiver no lugar, adicione "Comentários" e "Notas" em várias seções e nós para indicar revisões ou erros. Depois, clique nos botões "Compartilhar" no canto superior direito e clique na caixa "Digite o Email para Convidar" no diálogo pop-up recém-aberto. Você pode adicionar uma nota personalizada para todos verem e começarem a perceber os erros que precisam corrigir.

Acompanhamento de OKRs Eficazmente com Xmind

Xmind está equipado com recursos avançados de acompanhamento de tarefas que permitem monitorar o status em tempo real de sua equipe. Além disso, os usuários podem acompanhar efetivamente diferentes partes do mapa mental adicionando uma lista de verificação que os membros do grupo podem marcar após a conclusão de uma tarefa. Em OKR, esses recursos ajudam significativamente a priorizar tarefas importantes e dão à equipe a determinação para concluí-las primeiro, dependendo da urgência.

Esses recursos de acompanhamento suportam cálculos e permitem que você controle todo o processo, apontando quantos objetivos foram cumpridos. Você pode destacar um ramo inteiro que ficará verde ou completamente quando tudo no ramo estiver concluído. Em suma, esta ferramenta economiza tempo e esforço de manter manualmente um registro do projeto, que pode levar a erros e confusão.

Conclusão

No final, este artigo forneceu uma visão detalhada de OKR, por que é importante, e como você pode utilizá-lo ou implementá-lo antes de iniciar um projeto. Além disso, passando pelos princípios fundamentais e uma comparação entre OKR vs KPI esclareceu que OKR proporciona melhor execução de projetos com acompanhamento de progresso perfeito.

Também vimos vários desafios que as pessoas enfrentam com o uso tradicional da metodologia, então para ajudar a empresa a visualizá-los melhor, usamos Xmind. Esta ferramenta avançada de mapeamento mental com inteligência artificial oferece uma ampla gama de modelos que você pode personalizar, ramificar e adicionar recursos de acompanhamento para manter um nível de alcance de metas organizado.