Guia Completo sobre a Carta de Projeto: Dicas e Representação Visual

Se a sua empresa está a preparar-se para começar um novo projeto mas não entende a melhor forma de resolver o problema, experimente o Project Charter. Pode ser uma tarefa desafiadora se não souber que material reunir, como a tarefa deve ser dividida, entre outros. Portanto, tentar este processo oferece-lhe um roteiro claro de cada componente do projeto.

Depois de ter objetivos e direções claras para o projeto, precisará de uma ferramenta eficiente para ajudar a sua equipa a visualizar os conteúdos. Com este artigo, exploraremos os vários componentes e propósitos do processo de charter com exemplos. Faremos um guia pormenorizado sobre como o Xmind o ajuda a criar um Project Charter completo.

O que é um Project Charter e por que é Essencial?

Um Project Charter é como uma orientação de referência da empresa que lhes fornece exatamente sobre o que o projeto deve ser, quem deve estar envolvido, entre outros. Além disso, é como um documento que impulsiona o trabalho de uma organização caso não entendam como deve ser executado. A sua equipa pode começar por criar um resumo que se assemelha a um quadro de ideias a que podem voltar.

Além disso, o principal objetivo do charter é atuar como um documento formal que alinha as expectativas dos stakeholders para o projeto e estabelece uma autoridade. Em comparação a um plano de ensaio, um processo de charter incorpora todos os detalhes relevantes necessários para completar um projeto. A sua equipa pode usar estas diretrizes para identificar objeções potenciais, desafios, entre outros.

Componentes Principais

Como toda documentação de projeto, o modelo de Project Charter também segue uma estrutura específica que envolve componentes-chave. Fornecemos-lhe esses fatores essenciais que garantem a eficácia do projeto:

1. Escopo do Projeto: O escopo de um trabalho colaborativo fornece-lhe objetivos definidos, critérios de sucesso e resultados esperados, que estão sob a responsabilidade de um patrocinador de projeto.

2. Objetivos Essenciais: Quando se deseja garantir o alinhamento dentro da empresa, ter objetivos adequados deve ser uma prioridade ao iniciar um projeto de equipa.

3. Stakeholders Principais: Em trabalho colaborativo, identificar todos os principais stakeholders é essencial para o ciclo de trabalho, pois inclui os membros da equipa, clientes, patrocinadores e mais.

4. Identificação de Riscos: As equipas devem estar cientes dos riscos potenciais, uma vez que estabelecem uma base antes de iniciar o trabalho, como restrições de orçamento, falta de recursos, entre outros.

Quando o Project Charter é utilizado como uma estratégia de gerenciamento de projetos, empresas de alto desempenho comprovaram realizar 2,5 vezes melhor na conquista bem-sucedida dos seus objetivos. Além disso, com stakeholders e patrocinadores definidos, as organizações conseguem completar os seus projetos com uma taxa de sucesso de 40%, patrocinadores ativamente engajados têm 40% mais projetos de sucesso do que organizações com uma percentagem inferior de projetos (menos de 50%).

Como Usar o Xmind para Criar um Project Charter Completo

Como discutimos o propósito e os objetivos do project charter, pode alcançar as mesmas diretrizes detalhadas para a sua equipa. Além disso, para torná-los mais visualmente envolventes e fáceis de entender, use o Xmind. Esta é uma ferramenta poderosa e excelente de mapeamento mental que oferece vários modelos de project charter para atender a todas as suas necessidades de projeto.

Pode começar lançando as suas ideias no centro de brainstorming e usar IA para geração de conteúdo com as ferramentas dinâmicas desta ferramenta. Além disso, essas ideias podem se transformar em objetivos definidos que todos concordariam, criando uma base para o projeto. Para tornar as tarefas complexas mais fáceis, divida-as em pontos simplificados com os recursos de tópico e subtópico. Então, vamos aprender como executar um projeto inteiro seguindo o guia passo a passo:

Passo 1. Comece com um Título Claro de Projeto

Comece por iniciar sessão no site do Xmind com a sua conta Google e a partir da área de trabalho principal, clique na opção “Nova Mapa” para revelar os modelos de charter de projeto. Após escolher o desejado, pressione o “Nó Central” do mapa mental e insira o nome do seu projeto desejado. Em seguida, personalize o formato do texto usando o separador “Estilo” no painel direito.

Passo 2. Definir os Objetivos e Metas do Projeto

Escolha o nó central, vá à barra de ferramentas abaixo para selecionar a opção “Tópico” para criar subcategorias do nome principal do projeto. Uma vez adicionados, escreva o objetivo desejado, escopo, stakeholders, e outras seções.

Em seguida, colore-os abrindo o ícone “Mostrar ou Ocultar Opções de Estilo e Formato” e escolhendo uma cor no separador “Tema de Cor”.

Passo 3. Delinear o Escopo do Projeto e Entregas

Após isso, prossiga para desmembrar todos os objetivos e metas adicionados com o ícone “Subtópico” na barra de “Ação” abaixo. Esta estrutura hierárquica dá ao seu projeto um visual definido que pode aprimorar escolhendo determinadas tarefas e adicionando um “Limite”.

Passo 4. Identificar Stakeholders e Seus Papéis

Avançando, adicione os stakeholders e patrocinador clicando no nó “Stakeholder”. Agora, pressione o ícone “Subtópico” e adicione o pessoal responsável. A seguir, acesse o painel “Adicionar um Marcador aos Tópicos Selecionados” e abra a aba “Marcador”. A partir daqui, clique nos stakeholders individuais e adicione os “Adesivos de Pessoas” desejados a eles e atribua esses adesivos a tarefas específicas para garantir o papel de cada um.

Passo 5. Gerenciamento de Orçamento e Cronograma

No nó “Orçamento & Recursos”, estime quanto custará todo o projeto criando um subtópico. Em seguida, escolha os nós “Cronograma”, expanda a nota com subtópicos e adicione o tempo do projeto desejado, prazos e tarefas prioritárias. Crie links entre tarefas selecionando o ícone “Relacionamento” na barra de ação para indicar urgência.

Passo 6. Revisar e Partilhar o Mapa Mental do Project Charter

Antes de partilhar o mapa mental com os stakeholders, a equipa pode adicionar sua contribuição no mapa mental escolhendo as opções “Nota” ou “Comentário” na barra opcional. Agora, pressione o botão “Partilhar” no topo, clique na caixa “Insira o Email para Convidar” e escreva o email do stakeholder desejado. Assim que adicionado, pressione o botão “Enviar Convites” para permitir a colaboração em tempo real.

Exemplo Real de Project Charter

As organizações podem utilizar eficientemente este processo para executar um projeto com o guia de passos min-mapeamento discutido acima. Se ainda está com dificuldades para entender, vejamos um exemplo de project charter no Projeto de Realocação de Escritório. Neste exemplo, a empresa precisa garantir que tipo de espaço de escritório selecionar, onde configurar a infraestrutura de TI, entre outros.

Outros objetivos principais incluem completar a mudança dentro do cronograma, atualizar a segurança da rede e custos operacionais. No final, os patrocinadores supervisionarão a execução e verificarão se todos os requisitos foram atendidos antes do prazo de realocação.

Dicas para Criar Project Charters Eficazes com o Xmind

Considerando o exemplo de project charter anterior, pode criar um mapa mental envolvente e colaborativo usando o Xmind. A seguir estão algumas dicas que pode experimentar na criação de um mapa mental:

1. Envolver os Stakeholders Certos: Desde o início do projeto, é essencial envolver o patrocinador e os stakeholders certos, garantindo que seu projeto esteja alinhado com os objetivos e metas.

2. Claro e Conciso: Ter detalhes desnecessários pode afastá-lo do objetivo principal, escopo e marcos, portanto, torná-los concisos e claros é melhor para o trabalho.

3. Use Mapas Mentais: Aprendemos que ter uma apresentação visual do trabalho em equipa pode tornar tudo mais fácil, então aproveite as ferramentas de mapeamento visual do Xmind para organizar os detalhes do projeto e papéis.

4. Atualize Regularmente: Sempre que houver progresso, assegure-se de revisar e atualizar o charter regularmente para que continue a ser um ponto de referência confiável.

Conclusão

Este artigo forneceu uma explicação detalhada do Project Charter e como é benéfico no gerenciamento de projetos. Além disso, vimos uma das ferramentas perfeitas para apresentar os componentes do processo de charter, que é com o Xmind.

Analisamos um guia passo a passo detalhado do Xmind e aprendemos como criar um mapa mental em um projeto com suas opções de ação. Utilize o seguinte modelo de project charter pré-elaborado desta ferramenta e comece a criar o seu projeto.