5 шагов к успешному управлению проектами с использованием карты мыслей

Что касается происхождения управления проектами, широко распространено мнение, что оно возникло во время Второй мировой войны. Некоторые говорят, что 'в разгар беспорядка войны родился порядок управления проектами'. В 1940-х годах армия США начала применять методы управления проектами для планирования и координации работы в рамках Манхэттенского проекта. Со временем управление проектами стало применяться в промышленном производстве, технологиях, финансах и многих других областях.

5 основных шагов

Управление проектами представляет собой серию действий, выполняемых в процессе достижения задачи. В общем, в процессе управления проектом есть 5 основных шагов: инициирование проекта, планирование проекта, выполнение задач, мониторинг процесса и закрытие проекта. Мы можем использовать интеллектуальные карты, чтобы разобрать каждый шаг и определить, что можно сделать.

1-й: Инициация проекта

2-й: Планирование

####

Необходимо разработать всеобъемлющий и детализированный общий план действий для всех этапов проекта.

Ваше планирование должно включать декомпозицию задач, составление графиков, план коммуникаций, бюджетирование, план закупок и управление рисками.

1. Разбирайте свою задачу с использованием подхода MECE, чтобы убедиться, что каждый сценарий учтен;

2. Составьте расписание задач с использованием структуры WBS, чтобы определить ресурсы для каждого элемента, облегчить размещение заказов на задачи, кризисный контроль, временное ограничение и проверку процедур;

3. Убедитесь в регулярной связи между командами и отделами;

4. Планируйте свой бюджет с полным пониманием используемых ресурсов и их количества. Это включает в себя программное обеспечение, аппаратные ресурсы и прочее;

5. Планируйте свои покупки, всегда делайте список.

3-й: Выполнение

В процессе выполнения вашего проекта обращайте внимание на распределение ресурсов, управление командами и управление коммуникациями.

1. Убедитесь, что ваши ресурсы распределяются с учетом использования материалов и возможностей персонала и на основе вашего плана бюджета; также убедитесь, что ваши ресурсы имеются в наличии, корректно выданы и используются, как должно;

2. Координируйте свои команды и управляйте эмоциями членов команды, чтобы избежать негативной энергии;

3. Межотраслевое управление: убедитесь, что требования, выполняемые между каждым отделом, хорошо понимаются и передаются;

4. Составьте план контрольных списков для каждого этапа ваших задач. Используйте Tree Table для составления контрольного списка графика доставки.

4-й: Мониторинг

Мониторьте свой план, чтобы определить, отклоняется ли прогресс от плана, и в этом случае вовремя выявляйте изменения и управляйте ими.

1. Создайте систему отчетности для экстренной корректировки для мониторинга объема выполнения и потребления бюджета;

2. Цели на каждом этапе выполнены, и проверяется качество доставки;

3. Для любых изменений сводите отчеты и записывайте оценку.

5-й: Закрытие проекта

Убедитесь, что проект прошел проверку приемки от каждого ответственного лица соответственно; архивируйте свои файлы для целей хранения данных; и, наконец, проведите обзор и обобщите, что произошло в процессе.

Справка

https://corporatefinanceinstitute.com/resources/knowledge/other/smart-goal/

https://en.wikipedia.org/wiki/MECE_principle

https://people.ucalgary.ca/~design/engg251/First%20Year%20Files/wbss.pdf

В зависимости от требований вашего проекта:

1. Поймите и подтвердите, что вы собираетесь сделать: предыстория проекта и конечные цели;

2. Используйте принципы SMART для разложения целей на S (конкретные), M (измеримые), A (достижимые), R (релевантные) и T (связанные со временем).

3. Поймите объем вашего проекта: что необходимо и нужно сделать, и составьте их список.