5 шагов к успешному управлению проектами с использованием карты мыслей

Что касается происхождения управления проектами, считается, что оно возникло во время Второй мировой войны. Некоторые говорят: «В хаосе войны родился порядок управления проектами». В 1940-х годах Армия США начала применять методы управления проектами для планирования и координации работ в Манхэттенском проекте. Со временем управление проектами стало применяться в промышленном производстве, технологиях, финансах и многих других сферах.

5 основных этапов

Управление проектами — это серия действий, выполняемых в процессе достижения цели. В целом в процессе управления проектом есть 5 основных этапов: инициация проекта, планирование проекта, выполнение задач, мониторинг и завершение проекта. Мы можем использовать интеллекту-карты, чтобы разобрать каждый этап и понять, что можно сделать.

1-й: Инициация проекта

2-й: Планирование

####

Для всех этапов проекта необходимо разработать комплексный и подробный общий план действий.

Ваше планирование должно включать декомпозицию задач, составление графика, план коммуникаций, бюджетирование, план закупок и управление рисками.

1. Разбейте задачу с помощью фреймворка MECE, чтобы охватить все сценарии;

2. Планируйте задачи с помощью структуры WBS, чтобы определить ресурсы для каждого элемента и упростить порядок выполнения задач, контроль кризисов, соблюдение сроков и проверку процедур;

3. Обеспечьте регулярную коммуникацию между командами и отделами;

4. Планируйте бюджет, четко понимая, какие ресурсы и в каком объеме используются. Это включает ПО, оборудование, персонал и т. д.;

5. Планируйте закупки, всегда составляйте список.

3-й: Выполнение

В процессе выполнения проекта уделяйте внимание распределению ресурсов, управлению командой и управлению коммуникациями.

1. Убедитесь, что ресурсы распределены с учетом расхода материалов, квалификации персонала и вашего бюджета; также проверьте, что ресурсы на месте, корректно выданы и используются должным образом;

2. Координируйте команды и управляйте эмоциями участников, чтобы избежать негативного настроя;

3. Межфункциональное управление: убедитесь, что требования между отделами понятны и согласованы;

4. Составьте чек-лист для каждого этапа задач. Используйте Tree Table для контроля графика поставок.

4-й: Мониторинг

Отслеживайте план, чтобы определить, отклоняется ли прогресс от него, и при необходимости своевременно выявляйте изменения и контролируйте их.

1. Создайте систему отчетности для срочных корректировок, чтобы отслеживать объем выполнения и расход бюджета;

2. Проверьте, что цели каждого этапа достигнуты, а качество результата соответствует требованиям;

3. При любых изменениях своевременно сообщайте о них и фиксируйте оценку.

5-й: Завершение проекта

Убедитесь, что проект прошел приемку у каждого ответственного; архивируйте файлы для хранения данных; и, наконец, проанализируйте и подведите итоги того, что произошло в ходе выполнения.

Ссылки

https://corporatefinanceinstitute.com/resources/knowledge/other/smart-goal/

https://en.wikipedia.org/wiki/MECE_principle

https://people.ucalgary.ca/~design/engg251/First%20Year%20Files/wbss.pdf

В зависимости от требований проекта:

1. Поймите и подтвердите, что именно вы будете делать: контекст проекта и конечные цели;

2. Используйте принципы SMART, чтобы разложить цели на S (specific), M (Measurable), A (Achievable), R (Relevant) и T (Time-bound).

3. Поймите масштаб проекта: что необходимо сделать, и составьте список.