成功專案管理的五個步驟：使用心智圖工具

關於專案管理的起源，普遍認為是在二戰期間誕生的。有人說，‘在戰爭的混亂之中，專案管理的秩序誕生了。’在1940年代，美國陸軍開始運用專案管理的方法來規劃和協調曼哈頓計畫中的工作。隨著時間的推移，專案管理開始應用於工業製造、技術、金融以及許多其他領域。

五個主要步驟

專案管理是在完成任務過程中進行的一系列活動。一般來說，專案管理過程有五個主要步驟：專案啟動、專案規劃、任務執行、監控過程以及專案結束。我們可以使用思維導圖來分解每個步驟並查看我們能做些什麼。

第一：專案啟動

第二：規劃

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需要為專案的所有階段制定全面而詳細的整體行動計畫。

您的規劃應包括任務分解、排程、溝通計畫、預算編製、採購計畫以及風險管理。

1. 使用MECE框架來拆解您的任務，以確保每個情景都被涵蓋；

2. 使用WBS結構排程您的任務，以識別每個項目的資源，以促進任務排程、危機控制、時間限制和程序檢查；

3. 確保團隊和部門之間定期溝通；

4. 根據對使用資源及數量的全面理解來制定預算計畫。這包括軟體、硬體上的人力資源等等；

5. 計畫您的採購，始終列出清單。

第三：執行

在專案執行過程中，注意資源分配、團隊管理和溝通管理。

1. 確保資源根據材料使用和人員能力以及預算計畫進行分配；還要確保資源到位，分配得當且有效利用；

2. 協調您的團隊並管理團隊成員的情緒以避免負面能量；

3. 跨部門管理：確保各部門之間執行的要求被充分理解並溝通；

4. 為每個階段的任務制定清單計畫。使用樹形表格檢查交付計畫。

第四：監控

監控您的計畫，以識別進度是否偏離計畫，並及時識別變更並加以控制。

1. 建立報告系統以便於應急調整，監控執行範圍和預算消耗；

2. 每個階段的目標已完成，並檢查交付的品質；

3. 對任何更改，相應報告並記錄評估。

第五：專案結束

確保專案分別被每個負責人接受檢查； 將您的文件歸檔以供數據使用；最後，回顧並總結過程中的發生。

參考資料

https://corporatefinanceinstitute.com/resources/knowledge/other/smart-goal/

https://en.wikipedia.org/wiki/MECE_principle

https://people.ucalgary.ca/~design/engg251/First%20Year%20Files/wbss.pdf

依據您的專案要求：

1. 了解並確認您要做什麼：專案背景和最終目標；

2. 使用SMART原則來分解目標，使得目標具備具體性、可測量性、可達成性、相關性和時間限制。

3. 了解您的專案範圍：哪些是必要和必須做的，並列出清單。