2021年2月5日
如何使用XMind及其他工具提升您的居家工作團隊
Kristy
對於遠距工作者來說，生產力面臨威脅，因為他們經常感到交流不暢而沮喪。對於管理者或領導者來說，當團隊步調不一致時，孤立感往往會加劇。生產力和效率始終是個人和團隊關注的重點。因此，我們如何才能在分開時進行合作並一起工作呢？
作家兼市場營銷專家Tracy Ring觀察工作場所趨勢，並分享她在HR、項目管理和行政職能超過10年的多元經驗，提供實際建議給遠距團隊領導者，包括軟體和原則，詳情請見下文。
去年，全球商業經濟歷史上出現了最關鍵的遠距工作轉變之一，這一趨勢可能會在2021年(至少某種程度上)持續發展。根據Boston Consulting Group 2020年一項調查顯示，平均而言，轉至遠距工作的員工中有76%在家中像以前在辦公室一樣具備生產力（有時甚至更高）。然而，從協作任務而言，56%的員工在家中則生產力下降。
BCG確認這一協作問題根源的兩個主要因素是團隊連結的缺乏和虛擬工作場所工具獲取不足。作為一名遠距經理，您負責確保您的WFH (在家工作) 團隊能夠保持連接和溝通，即使是在遠距的情況下。幸運的是，數位平台能輕易地實現這一任務，因此請考慮投資下述工具以最大化協作、簡化有效的工作流程並增加生產力。
儘管遠距團隊合作可能是有效且成功的，但對於習慣於現場工作的人來說這也是一個挑戰。根據一項PwC調查，87%的員工認為最終回辦公室對於團隊協作和人際關係建設很重要。然而，在能夠安全轉回全職辦公室工作之前，線上心智圖軟體可以加強並簡化團隊合作。
像XMind這樣的軟體可以作為虛擬的頭腦風暴會議運行，允許您的團隊創建圖表和流程圖、分享文件、將數據組織成報告並將想法轉化為合作項目。最好的心智圖介面還提供在線白板來模擬親自頭腦風暴會議的視覺和觸覺感受。
採用工作流程自動化方案
當員工在不清晰的期望或低效的工作流程中處於壓力下時，這可能會引發心理學家和高層領導顧問Dr. Natalia Peart所說的“戰鬥或逃跑”反應。她解釋道，這樣的反應可導致長期的壓力和焦慮，使員工更難集中精力、優先處理問題和管理日常工作流程。
Dr. Peart繼續說，這也可能損害您的團隊成員的身體健康，進一步影響他們的表現和參與度。健康專家指出，長期壓力會導致一系列健康問題，如二型糖尿病、高血壓、心臟病、哮喘、頭痛、消化平衡失調或抑鬱。如果員工的健康受到威脅，他們就無法以高效率工作。
為了抵抗壓力及其產生的所有負面影響，確保您的遠距團隊了解行動流程和期望是透明的。工作流程自動化方案可以減輕由於系統管理不善或無序而引起的壓力。通過這類工具，員工可以自動化電子郵件、日曆事件、項目管理或截止日期提醒、團隊聊天以及其他內部任務 - 所有這一切都來自一個整合平台。這使得更容易流線化、監控和優先處理工作流程，而不必手動操作，最終減少壓力，使遠距員工更快樂、更健康。
請參考這份清單以尋找適合您團隊的選項。
利用視頻通信
缺乏面對面的互動會導致遠程團隊的誤解，這最終會阻礙信任，這一點備受SN Applied Sciences期刊的解釋。基於音頻或文本的虛擬溝通渠道（例如，電話、電子郵件、信息傳遞工具）不總是能提供面對面交流所帶來的重要非語言線索。研究表明，缺乏上下文可能導致誤解或不信任。
與其依賴於電子郵件和聊天等數位溝通，倒不如選用視頻會議。儘管“Zoom 疲勞”盛行，也要求大家開啟視頻。如果您的團隊提出反對，請舉出視頻會議有益的科學依據。相互見面有助於解讀肢體語言、面部表情、眼神接觸及其他微妙的行為，這是僅靠語音或數位溝通無法提供的。
考慮一些規則以促進/提高基於視頻的會議：
讓會議成為一個無評判的場域。遠距工作者不用呈現某種形象或為了打開攝像頭準備完美的背景。
當某人講完後請等待10秒鐘以應對不可避免的音頻延遲。如果您有話想補充或打斷，請舉手。
始終使用靜音按鈕。除非是討論，否則如果有人不是正在發言，那麼應該靜音。大多數視頻會議允許空白鍵接觸靜音。
這場全球大規模的遠距工作變革加劇了COVID-19期間各行各業的網路安全威脅。僅在2020年，FBI的網路部門就報告每天有多達4,000起網路攻擊投訴，比疫情前增長了400%。此外，卡巴斯基實驗室報告顯示，90%的數據洩露是由於不安全的網路、密碼或系統憑證而引起的人為錯誤。
換言之，當多名團隊成員需要在多個不同的地點使用相同的登錄信息時會發生洩露。 不過，虛擬密碼管理器可以將這些憑據丟失或被竊的風險降到最低。此工具加密您的登錄信息，讓您能控制誰可以訪問敏感文件或記錄，並在有人被鎖定戶口時安全恢復密碼。
無論您管理的WFH團隊時間多長——臨時狀況或永久解決方案——這些數位工具都能極大改善生產力、溝通、效率、協作和整體健康。所以遠距工作趨勢不會消退，科技創新使其更易管理。
Tracy Ring是自由作家兼內容營銷師，她與組織合作創建引人入勝的內容。她喜歡寫有關心理健康與工作場所趨勢的交集。Tracy從她超過10年的多樣化經驗中包括HR、項目管理、客戶和用戶關係，以及行政工作，將現實生活視角融入寫作。您可以在LinkedIn或Twitter上與她聯繫。
不要忽視密碼管理安全性
這場全球大規模的遠距工作變革加劇了COVID-19期間各行各業的網路安全威脅。僅在2020年，FBI的網路部門報告每天有多達4,000起網路攻擊投訴，比疫情前增長了400%。此外，卡巴斯基實驗室報告顯示，90%的數據洩露是由於不安全的網路、密碼或系統憑證而引起的人為錯誤。
換言之，當多名團隊成員需要利用相同的登錄信息時，洩密可能發生。不過，虛擬密碼管理器可以將憑據丟失或被盜的風險降到最低。此工具加密您的登錄信息，讓您能控制誰可以訪問敏感文件或記錄，並安全地恢復密碼如果有人被鎖定戶口。
更有效地管理WFH團隊以提升生產力
無論您管理的WFH團隊時間多長——無論是臨時狀況還是永久解決方案——這些數位工具都能極大地推動生產力、溝通、效率、協作及整體健康。遠距工作趨勢不會消退，科技創新使其更為容易。
Tracy Ring是一名自由作家兼內容營銷師，透過合作機構創作引人入勝的內容。她樂於撰寫有關心理健康和工作場所趨勢的文章。Tracy憑借其超過10年的多樣化經驗寫作，包括HR、項目管理、客戶關係及行政角色，為其作品注入現實生活視角。您可以通過LinkedIn或Twitter與她聯繫。
