理解知識管理——可視化指南

當一個組織規模較小時，向員工提供有價值的信息相對容易。然而，隨著業務擴展，工作環境變得更加混亂，導致生產力下降，這被稱為混亂的隱藏世界。根據麥肯錫報告，每天員工花費超過1.8小時搜索和收集信息。此外，IDC數據顯示，工人每天花費2.5小時（工作時間的30%）尋找正確的信息。

這種管理不善是由於傳統的基於文本的知識管理，其難以捕捉實際經驗。面對所有的無序狀況，用戶可以尋求更加互動和可視化的解決方案，能讓一切井然有序。本文將探討KMS的意義以及可以幫助提升理解、協作和知識共享的可視化思維導圖工具。

什麼是知識管理（KMS）？

知識管理系統是一種基於技術的系統，旨在展示信息如何在組織內捕捉、組織和共享。它使有價值的知識更易於他人訪問，改善整體體驗。此外，用戶可以開發和維護多種知識庫，定期舉辦培訓會議，並實施文件管理系統。

通過集中知識，KMS減少了冗餘，並提升公司數據、生產力和持續學習的效果。其靈活性保證了員工能夠貢獻和利用這一系統，並有效地管理知識以獲得競爭優勢。此外，成功的KMS包括把信息維護在一個地方，只需少數幾項計劃就能改變組織的運作方式。

知識管理的類型 [全面]

在了解KMS的基礎之後，通常將其分為三個類別。所有知識都是有價值的，但以下這些知識的類型可以幫助您確定在公司內組織和分享知識的最佳方式：

標準類型

1. 顯性知識：這是容易寫下和分享的知識類型，因為它包含所有可以清楚記錄的信息，例如手冊、常見問題解答和每月報告。此外，這些知識使組織能夠在團隊中輕鬆分享信息。

2. 內隱知識：內隱知識是從個人經驗中獲得的，直觀地被理解，例如領導技能和語言。隨著您的團隊隨時間積累經驗，它難以記錄下來。

3. 隱含知識：這種知識存在於過程中，是對內隱知識更為實際的描繪。用戶往往通過上下文和偶然活動而獲得它，通常沒有意識到是在學習，例如從記錄的圖表和進程中學習如何操作一個軟件程序。

4. 陳述性知識：陳述性知識是像靜態知識一樣專屬於特定主題，指的是事實信息，比如您的公司成立的日期。此外，這全關於事實、數據和信息片段，與程序性知識不同。

引入可視化知識

所有這些類型的知識管理都類似於紙質知識，需要進行可視化表示。利用圖片、圖表、地圖和其他可視化工具等視覺提示可以更有效地傳達信息。與傳統文本為基礎的知識不同，可視元素極大地增強了員工對複雜概念的理解。根據ExplodingTopics編輯的研究，我們的大腦可以比文字快60,000倍地處理視覺。

知識管理過程：從捕獲到應用

隨著時間的推移，知識已經演變成一種更為結構化的方法，傾向於收集、組織和應用。為了更好地理解，以下是您的公司可以在其工作空間中實施以獲得期望結果的全面知識管理過程：

A. 發現

過程的第一步是尋找或尋求對公司目標有用的知識。值得注意的是，並非所有存儲的信息都是知識資產，您需要過濾掉多餘的數據。此外，各種關鍵知識被忽視，如專業例行或常用程序。通過這樣的發現，您可以使用數據來識別大型數據集中的模式、趨勢和相關性。

B. 知識捕獲

發現知識後，您就可以開始收集它，但這是一項具有挑戰性的任務。不同的知識類型有其記錄過程，需要不同的處理。此外，識別哪些數據重要及其來源也是必不可少的，如文件、員工經驗和其他外部研究。您還可以嘗試通過進行訪談、記錄等來收集它。

C. 索引/組織

如果所有知識和信息都以有組織的方式隨時供應員工使用，這始終是一個節省時間的過程。KMS的意義解釋了您如何描述、分類和歸類信息。擁有您可以檢索、重用和與團隊成員、員工、客戶及更多人員共享的信息索引。結構化知識包括數據庫、標籤系統和分類框架。

D. 知識評估

知識管理過程中最關鍵的步驟之一是其評估過程。如果您的公司想要激發協作、創新等，確保獲得的數據和知識是至關重要的。這也意味著您必須驗證信息源並使其可用。公司可以實施自動驗證功能，由各部門內部專家定期審核信息。

E. 分發/分享

在驗證之後，與其他人分享數據是下一步，並使其能直接接觸到所有或特定人員。通過擁有一個集中式數據庫或共享平台，您可以輕鬆地向潛在員工和部門分發信息。此外，經理或團隊領導需定期鼓勵和分享數據以保持更新，了解最新版本和變體。

F. 應用

知識管理的最後一步是應用，即在公司中應用收集的知識以提高效率、改善業務運營和完成戰略任務。此外，各種組織從這種信息的活躍應用中受益，從而應對業務挑戰和簡化公司流程。

知識管理中的挑戰及其應對措施

什麼是知識管理的定義也討論了幾個阻礙知識共享和應用的障礙和因素。以下是KMS中的一些最常見的挑戰：

1. 缺乏信息共享：在許多組織中，知識往往被困在部門內，阻止跨團隊協作。由於這種管理不善和未能提供正確的信息，員工可能會離開，未能獲得特定專業知識。

2. 過時系統：大多數公司依賴於缺乏可查找性和導航功能的過時知識管理工具。這大大降低了員工使用和共享資訊的動機。

3. 內隱知識的困難：員工經歷了數年的經驗，積累了寶貴的經驗。然而，這些信息難以以文件格式記錄下來，無法有效分享給他人。

4. 員工對變革的抵制：一些員工可能會對採用新的知識管理系統表現出抵抗，由於不熟悉或不習慣於這些變革。

5. 信息過載：在KMS中還出現了一個挑戰，即資訊過載且未經結構化。這使得員工難以找到相關知識，導致時間的浪費。

通過可視化解決方案：高效的KMS解決方案

為了應對每個挑戰，可以利用可視化映射，使信息更易接觸、更有趣且更具可操作性。此外，處理這些問題的最佳方式之一是使用有效的思維導圖工具。了解信息可視化工具所提供的以下功能：

1. 視覺提示：嘗試使用心智圖、概念圖和時間線等視覺圖譜來連接各部門的數據。這將確保員工之間不會迷失的無縫協作。

2. 可搜索的數據：擁有互動式儀表板、AI驅動的可搜索中心和篩選功能可以顯著增強可查找性和組織性。借此，尋找適當的信息變得更容易，員工將始終獲得更新的知識。

3. 知識表示：在無法記錄的數據情況下，公司可以利用視頻教程和知識圖譜來幫助記錄員工專業知識。此外，在知識管理中，這種解決方案使得更容易知道應採取哪些措施以及不應採取哪些措施。

4. 易於理解的數據：您可以使用可視化儀表板和分層思維導圖將複雜數據組織為結構化且易於消化的格式。這使得它們更易於掌握，否則可能會保持難以理解。

5. 用戶友好的工作空間：鼓勵員工採納的最簡單方法之一是使用用戶友好且直觀的可視化工具，減少阻力，使學習更具吸引力。這可以包括使用頭腦風暴中心，每個人都可以貢獻和分享他們的想法。

Xmind如何支持知識管理

在知識管理（KMS）中，您可以使用的最推薦的思維導圖工具之一是Xmind。其豐富的AI功能使信息更結構化、可訪問且在視覺上更有參與性。借助它的最新進展，您可以將知識轉化為更易管理的格式，因此請查看它提供的以下功能：

思維導圖用於知識捕獲

您可以訪問多達10個不同類別的骨架和54個以上樣式的思維導圖，輕鬆地將想法圖像化。這使得從不同來源收集和組織信息變得簡單。此外，這些節省了結構化的時間，有助於更好地展示圖譜內容。

可視化複雜概念

憑藉其直觀的設計，Xmind幫助分解複雜主題成為清晰且相互連接的視覺，如提供配色方案、背景色、先進的布局等。使用者還可以利用AI助手來激發創意和解釋複雜術語。使用自動和按需模式，進行快速的頭腦風暴會議。

高效的自定義模板

用戶可以利用預設模板來精簡文檔，確保知識管理過程的一致性和效率。此工具有大量的模板集合，滿足不同的可視化元素。無論是製作商業計畫還是分發知識，都有適合每個需求的完美知識管理模板。

有效組織的輕鬆瀏覽

這款思維導圖工具的瀏覽和查看功能讓您能夠輕鬆導航和搜尋可靠數據。通過使用主題篩選，用戶可以根據各種條件隔離特定知識，例如主題、筆記、標籤等。在KMS的意義中，數據量龐大，將其分為子分類有助於保持簡潔。

無縫分享的導出選項

分享是KMS中最重要的一步，Xmind提供實時協作和導出選項。如果想分享多個模板，可以通過電子郵件發送連結，或以不同格式導出，如PDF、PNG、Markdown等。分享時，經理可以設置密碼以確保不進行已經分類信息的修改或打印。

結論

傳統基于文本的系統在KM的意義中往往難以管理內隱知識和不斷演變的信息需求。因此本文為您提供多種管理中的挑戰，並提供了一個更好的可視化映射工具。通過Xmind的映射功能，您可以在幾秒鐘內實現信息的無縫可視化、協作和輕鬆訪問。您應該馬上嘗試其功能。