2025年4月23日
2025 年最佳團隊知識管理軟件
Anna
雖然數據對運營組織非常重要，但如果缺乏適當的管理，它很容易變得混亂。因此，員工浪費時間搜尋數據，並根據過時數據做出錯誤的決策。由於這些問題，組織現在依賴知識管理系統，這些系統幫助組織和分享重要信息，以便於跨團隊使用和查找。
因此，本指南將幫助您理解為什麼知識管理（KM）是必要的以及不同的知識管理軟體如何幫助解決常見問題。通過了解用戶面臨的挑戰，我們將強調知識管理系統的必要性。此外，您還將發現各種可以用於您的工作空間的知識管理系統。
用戶在沒有知識管理系統時面臨的挑戰
如果沒有適當的方法來管理數據和信息，您可能會面臨各種問題。這尤其是組織的一大隱憂，因為以下挑戰可能會在缺乏適當的知識管理工具的情況下發生：
1. 信息孤島：當部門分別儲存信息時，其他人很難訪問它。這會影響合作，導致重複工作和數據不一致。
2. 知識流失：員工離職可能會把寶貴的經驗一起帶走。如果沒有適當的文檔，他們的見解和經驗將丟失，從而延緩後續項目。
3. 重複工作：缺乏共享信息會導致重複任務，這對組織來說是無效的。團隊可能會毫不知情地重新做已完成的工作，從而浪費時間和資源。
4. 信息不一致：缺乏集中知識庫可能導致多版本的數據存在。這種不一致會造成混亂和錯誤，最終導致劣質決策。
5. 效率低下的入職培訓：新員工可能會在尋找所需信息時遇到困難。缺乏可用的資源會使培訓過程變得非常混亂，影響入職流程。
舊有知識管理模型的問題
儘管現有的多種知識管理系統在某種程度上解決了上述問題，但通常不夠。以下部分包含一些在舊的知識管理軟體中常見的問題：
1. 靜態文檔：傳統的知識管理系統嚴重依賴通常不變的數據或文檔。這些文檔很快就會過時，因此更新它們是一個手動且被忽視的過程。
2. 搜索能力有限：舊系統可能缺乏高級搜索功能來找到所需的信息。因此，這些系統在專業和公司領域效率很低。
3. 糟糕的用戶互動：如果系統界面不簡單，員工在使用系統時可能會面臨困難。當系統沒有被正確使用，其組織信息的主要目的便無法實現。
4. 缺乏整合：用戶可能在將這些舊系統與新系統連接時遇到困難。因此，它會增加用戶的步驟，可能導致工作流程中斷。
5. 無法協作：除了整合問題外，舊模型也缺乏團隊協作功能。用戶無法在文檔上合作，這會減慢整個流程。
由於這些舊模型的限制，需求更為系統化的選擇變得愈發明顯。所幸現在有更好的選擇，我們將在後面的文章中討論它們。
審視市場上可用的各種知識管理工具
組織能夠使用一系列的知識管理工具，每個工具都滿足特定需求和運行背景。以下，我們探索了5種顯著類型，以幫助您對它們有一個基本認識：
1. 知識庫
知識庫是用於存儲和組織信息的線上圖書館，如公司政策和最佳實踐。它們旨在幫助員工和客戶快速找到所需的東西。知識庫幫助人們減少搜尋信息的時間，並因其組織性的信息和搜索方式，讓他們更容易自助服務。這對於希望提高客戶支持效率和內部知識共享的組織特別有益。
2. 學習管理系統（LMS）
這些是幫助企業內部交付和管理教育課程和培訓計劃的知識管理工具。LMS將所有學習內容集中在一個地方，並提供工具來查看學習成果。這些平台非常適合重視員工成長和遵循企業目標的公司，因為這確保了學習成果與公司願景的一致性。
3. 知識中心服務（KCS）
這是一種方法，將知識的創建和維護納入服務和支持組織的工作流程中。KCS專注於以解決問題為產物的知識捕獲，並根據使用情況不斷改進內容。該工具在有大量客戶互動的環境中特別有效，因為它促進知識的共同擁有並提高支持團隊的效率。
4. AI驅動的知識管理
這些管理助手利用智能科技，如AI，自動組織和分析知識。此外，它們使用機器學習和自然語言處理來提供智能搜索選項，自動將內容分組。這些功能與知識管理軟體一同運行，對於擁有大量複雜數據的公司特別有用。這樣它們能夠幫助做出更好的決策，並減少處理知識的手動工作。
5. 文檔管理系統
文檔管理系統用於存儲和組織您的數字文件，如報告和合同。這些系統具有版本查看和訪問控制功能，還可以給數據添加標籤。DMS系統對於處理大量文檔的組織，如律師事務所或銀行，至關重要，因為它們讓文檔管理變得更加簡便。
拆解2025年最佳的知識管理軟體
在瞭解各種知識管理工具後，讓我們來討論幫助管理信息的可用軟體。以下部分說明了可以用於您的組織的最佳軟體：
1. Xmind
這款知識管理軟體是一個強大的思維導圖工具，幫助用戶通過樹狀圖和時間線等圖形視覺地組織和結構信息。Xmind包括腦力激盪中心和可切換的大綱視圖，提供從視覺和文本計劃的靈活性。用戶還可以將他們的圖導出到各種格式以便共享，而雲同步則保持各設備之間的更新。
除此之外，工具的LaTeX命令讓用戶可以將數學方程和化學公式添加到數據中。通過允許與他人協作，Xmind自動成為大組織的實用選擇。用戶還可以插入音頻錄製，簡化會議記錄。此外，它還通過超連結促進快速訪問外部資源，也允許在同一地圖內的不同部分或主題之間進行切換。
主要特點
1. 大綱視圖：這種預覽模式通過將地圖以清單形式呈現來簡化複雜項目。這一特定功能對管理清單和會議時組織想法非常有用。
2. 地圖快照：它讓用戶輕鬆捕捉地圖的任何部分並設置其格式。這樣，用戶可以根據顯示需求設置心智圖的特定部分並更好地管理他們的信息。
3. 標籤和註釋：用戶可以通過分配標籤來組織自己的創作，以便於後續的輕鬆訪問。此外，Xmind允許在主題內添加註釋以擴展解釋。
4. 腦力激盪中心：該功能將分散的想法收集在一個地方，並轉化為可用的地圖。因此，您的知識管理會極大地改善，因為您可以以更好的方式組織您的想法。
優點
● 它提供了無干擾的ZEN模式，用於專注的信息規劃和思維導圖。
● 使用關係功能，可以通過不同的接線和文本描述連接兩個想法。
● 該工具還允許用戶以OPML和TextBundle格式導入其他心智圖。
缺點
● Xmind不提供強大的與流行項目或任務工具的集成。
定價方案
● 專業版計劃：每月 $4.92
● 高級版計劃：每月 $8.25
2. Document360
它是一個知識庫平台，幫助團隊為內部使用或客戶創建文檔。該平台提供版本跟踪、分析和降價編輯等功能。作為可用的知識管理工具之一，它支持更強大的搜索和角色管理來控制對敏感內容的訪問。Document360還提供了超過30個平台的集成，將其功能進行整合。
主要特點
您從平台接收到不同的API密鑰，可以完全編輯您的知識庫。
從SaaS到IT和諮詢，它全面地滿足6大行業的管理客戶關係需求。
其本地化功能提供知識庫門戶中團隊帳戶活動的詳細歷史記錄。
優點
● 其智能搜索可以立即從已發表的文章中找到相關內容。
● 平台的AI助手Eddie比傳統搜索提供5倍速度的準確響應。
缺點
● 與其他知識管理軟體相比，其協作工具有限。
● 其中許多功能僅能通過附加組件使用。
定價方案
● 專業版：定制計劃
● 高級版：定制計劃
● 企業版：定制計劃
3. ClickUp
這款生產力平台允許團隊集中管理其任務和文檔以追踪他們的目標。它包括類似wiki的知識共享功能和可自定義的儀表板，直接連接到任務。用戶可以創建心智圖，甚至獲得自動會議記錄，這些記錄與文檔和任務相連。作為公司的一個全面解決方案，它支持與團隊成員聊天並共享螢幕。
主要特點
您可以使用其自定義字段來向知識條目中添加結構化的元數據。
這款知識管理軟體讓用戶和組織可以在一個地方組織他們的投資組合。
ClickUp可以同時管理所有產品發布和營銷活動。
優點
● 該工具的模板使創建可重複的工作流程變得容易。
● Gantt Charts讓用戶能夠高效地管理項目時間線。
缺點
● 雖然它有一個移動應用程序，但與桌面版相比其功能非常有限。
● 當數百名員工同時使用時，其界面可能會變得混亂。
定價方案
● 無限：每用戶每月 $7
● 商業版：每用戶每月 $12
● 企業版：定制計劃
4. ZOHO Desk
Zoho Desk 是一款支持知識庫的客戶服務工具。該平台有許多知識管理工具，如工單文章和情緒分析。其生成式AI讓企業可以創建自定義聊天機器人，根據用戶的工單提供回答。此外，它幫助將來自不同地方如電子郵件和社交媒體的客戶聊天室都處理在一個地方。
主要特點
平台的Zoho Desk允許您連接公司使用的其他軟體以便知識交換。
其API和SDK在創建自定義移動應用程序並將其與其他服務集成方面非常有用。
團隊可以使用該工具協作處理客戶工單並更好地引導他們。
優點
● 其AI模型從您的工單中學習自動填寫工單欄位中的信息。
● 用戶可以在Zoho Desk中測試更改和新功能，然後再將其全公司上線。
缺點
● 用戶無法控制通知中心中出現的通知。
● 從其他電子郵件系統切換到ZOHO通常會導致數據丟失。
定價方案
● 快遞版：每用戶每月 $9
● 標準版：每用戶每月 $20
● 專業版：每用戶每月 $35
● 企業版：每用戶每月 $50
5. Stack Overflow For Teams
該平台因其論壇而著稱，企業在此分享專業知識並解決技術問題。它允許標籤和搜索以及組織答案，類似於公共Stack Overflow站點。這款知識管理軟體允許您創建更長的指南和公告，與團隊共享詳細信息。它通過獎項和反應使學習和共享更有趣，激勵大家互相幫助。
主要特點
該平台允許與Teams和GitHub的整合，以便將答案連接到工作流程。
它的答案版本控制有助於維護一段時間內的更改歷史記錄，使其成為知識管理的絕佳選擇。
Stack Overflow For Teams顯示您的團隊如何使用知識庫，幫助您了解哪些資訊有用以及誰是專家。
優點
● 您可以圍繞具體主題創建聚焦小組，讓團隊分享專業知識並一起工作。
● 當有人提出問題時，系統會建議已經被回答的相似問題。
缺點
● 與其他選擇相比，它被視為公司的一個昂貴選項。
● 儘管擁有龐大的數據集，但平台的搜索能力仍然有限。
定價方案
● 基本版：每用戶每月 $7.70
● 商業版：每用戶每月 $15.40
● 企業版：自定义定价
6. Notion
Notion是一個靈活的全面工作空間，團隊創建文檔和維基來管理任務和知識。它支持添加富媒體、鏈接頁面和實時協作進行內容創建。除此之外，其功能如切換清單、模板和拖放塊，增強了組織性和可用性。就像其他知識管理工具一樣，它也配備了AI，支持各種功能如翻譯。
主要特點
其切換清單有助於在不使讀者感到負擔的情況下組織內容。
Notion提供超過30,000種預製頁面佈局，適用於不同的任務和項目。
企業主可以看到所有計劃中的事件和截止日期在一個整合的日曆視圖中。
優點
● 您可以使用該平台上的100多種不同類型的內容，創建所需的內容。
● Notion允許您查看不同格式的項目信息，如日曆、板塊和列表。
缺點
● 當面對大型數據集時，平台面臨性能問題，可能會變慢。
● 需要高級電子表格功能的用戶可能會發現其表功能有限。
定價方案
● 專業版：每月 $12
● 商業版：每月 $18
● 企業版：定制計劃
7. Nuclino
它是一款協作型知識庫和wiki軟體，設計用於快速訪問和最小化干擾。Nuclino允許實時鏈接頁面和視覺內容管理。除了知識共享外，它在遊戲設計和銷售活動跟踪方面也很有用。這款知識管理軟體提供的API密鑰可以很好地與工具如Slack和Figma集成，幫助進行知識管理。
主要特點
它有一個圖形視圖功能，顯示如何在工作空間中連接知識主題。
用戶可以用其Markdown支持來加速內容創作。
從超過30個工具直接添加內容到您的Nuclino文檔中，使一切保持聯繫。
優點
● 您可以查看文檔的過去版本，並在需要時返回到更早的更改。
● 該平台具有高級訪問權限以保護敏感內容。
缺點
● 當團隊規模龐大時，可能比其他軟體花費更高。
● 該工具僅與少量的項目管理軟體集成。
定價方案
● 入門版：每用戶每月 $8
● 商業版：每用戶每月 $12
8. TalentLMS
TalentLMS是一款線上學習管理系統，允許企業構建培訓內容和內部知識中心。它支持SCORM和xAPI進行互動學習、進度跟踪和用戶細分以進行目標培訓。其有用功能如測驗、文件上傳和移動訪問有助於提供靈活的學習體驗。這款知識管理工具對於入職培訓、合規培訓和基於角色的學習特別有效，以確保一致的知識傳遞跨組織。
主要特點
這個平台的TalentCraft AI允許快速創建課程內容，如文本、圖像和測試。
該平台還擁有TalentLibrary，提供許多關於團隊重要軟技能的預先製作的課程。
用戶在有問題或需要平台幫助時可以獲得TalentLMS專家的支持。
優點
● 它符合ISO標準並符合GDPR，以確保您的數據和學習者的數據安全。
● 您可以監控學習者如何進行培訓並識別需要改進的領域。
缺點
● 現成的課程非常基礎，可能不適合高級組織。
● 在跟踪真正的學習時間方面不可靠，並且提供的用戶學習水平報告十分糟糕。
定價方案
● 核心版：每月 $139/40用戶限額
● 增長版：每月 $299/70用戶限額
● 專業版：每月 $519/100用戶限額
● 企業版：定制計劃
為什麼您的組織需要將Xmind納入其KMS系統？
在探索了不同類型的知識管理工具和可用的軟體後，很明顯選擇合適的工具可以顯著改善團隊的工作方式。在可選的選擇中，Xmind因其直觀的思維導圖式方法脫穎而出，這有助於可視化和結構化複雜信息。以下是顯示Xmind成為您知識管理系統重要補充的一些用例和原因：
1. 視覺化組織項目：在大規模項目中，信息的分散會導致混亂。Xmind通過允許用戶建立從目標到任務的整個項目流圖，從而在清晰的層次結構中組織思路。
2. 高效的會議文檔：會議中充滿快速的想法、更新和行動點，通常由於記錄不便而流失。Xmind幫助您在會議期間創建實時的思維導圖，並以實時方式插入音頻記錄或筆記。
3. 團隊創新管理：其腦力激盪中心讓團隊能夠在一個空間中收集未經處理的想法並稍後進行整理。這促進了創造力，同時還有助於將想法分類為可操作的任務。
4. 各部門間的知識共享：當知識被可視化時，跨團隊的協作會更高效。Xmind允許創建具有超連結和主題註釋的互聯地圖，讓部門能夠解釋他們的系統或主要績效指標（KPIs）。
5. 技術知識映射：在研究導向公司或學術機構，數據通常複雜且分散。使用LaTeX支持，Xmind讓用戶能夠將數學方程或化學公式直接添加到他們的地圖中。
結論
總之，投資於合適的知識管理軟體可以改變您的組織處理信息和提升生產力的方式。像Xmind這樣的工具不僅簡化了數據可視化，還加強了團隊交流和想法組織。對於不同需求有多種軟體選擇，選擇符合您目標的工具至關重要。這樣，您的組織可以克服知識孤島，打造更智慧、更互聯的工作場所。
